Read Microsoft Word - Knjige faktura.doc text version

Poslovni informacioni sistem WAND

Verzija 6.0, Demo CD

Knjige faktura

(KONCEPTI I KREIRANJE)

Knjige faktura ....................................................................................................................................................... 3 Knjige faktura i izgled menija u modulu Financijsko knjigovodstvo.................................................................. 4 Automatizacija kreiranja faktura ....................................................................................................................... 5 Dodatne opcije za kreiranje faktura................................................................................................................... 6 Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama ...................................................................................... 6 Fakturiranje vise robnih dokumenata na jednu fakturu ................................................................................. 8 Izbor datuma pri kreiranju fakture................................................................................................................. 8 Izbor nacina numeriranja faktura................................................................................................................... 9 Izbor opcije fakturiranja na centralu partnera................................................................................................ 9 Praenje plaanja faktura kroz modul otvorenih stavki............................................................................... 10 Kreiranje i azuriranje knjige faktura ............................................................................................................... 10 Izgled prozora za pregled knjiga faktura ..................................................................................................... 10 Izgled prozora za kreiranje i azuriranje knjiga faktura ................................................................................ 11 Kreiranje nove knjige faktura ...................................................................................................................... 12

Knjige faktura

Knjiga faktura je nacin evidentiranja i grupiranja faktura, po kriterijima koji proizilaze iz poslovnih potreba korisnika i zakona o PDV-u. Tako se npr. korisnik moze odluciti da sve nabavke softvera grupira u ,,Knjigu ulaznih faktura nabavke softvera", a sve nabavke hardvera u ,,Knjigu ulaznih faktura nabavke hardvera". Meutim, knjiga faktura ima jos jedno, za ispravno funkcioniranje programa vaznije svojstvo, koje proizilazi iz zakona o PDV-u. Knjigom faktura se naime odreuje minimalni skup podataka koji fakture smjestene u tu knjigu moraju imati, te nacin na koji se ti podaci tretiraju u prijavi za PDV. Faktura, drugim rijecima, nasljeuje osobine knjige faktura u koju je upisana. Konacno, u knjizi faktura definiraju se i nacin kreiranja (automatsko, poluautomatsko ili rucno), te osobine faktura. Iz ovoga proizilazi da bez definirane knjige faktura nije mogue kreirati fakture. U verziji WAND 6.0, faktura se nikada ne pojavljuje kao neovisni dokument. Ona uvijek mora biti pridruzena nekoj knjizi faktura. Knjiga faktura opisuje se pomou tri parametra: Tipa knjige (odnosno indirektno, tipa fakture), kojim se odreuje da li se radi o knjizi ulaznih ili izlaznih faktura, Broja knjige, kojim se numeriraju knjige pojedinog tipa. Drugim rijecima, brojanje knjiga faktura se vodi odvojeno za knjige ulaznih odnosno izlaznih faktura i mogue je imati dvije knjige sa istim brojem ­ jednu ulaznu i jednu izlaznu. Knjiga faktura je jednoznacno odreena kombinacijom dva podatka ­ tipom i brojem knjige. Klase knjige, kojim se odreuje da li se u knjizi evidentiraju fakture ili knjizne obavijesti Vrste knjige, kojim se odreuje da li su predmet evidencije poslovne promjene iz jedne od slijedeih kategorija: · · · · · Pomona evidencija Poslovanje sa partnerima u zemlji (domai ulazi ili izlazi) Poslovanje sa partnerima u inostranstvu (uvoz ili izvoz) Vanposlovne svrhe Avansi

-

Ova kategorizacija je usko vezana uz zakon o PDV-u i na osnovu nje se odreuje koji podaci sa fakture i na koji nacin se uzimaju u obzir pri kreiranju dokumenta za prijavu PDV-a (poresku prijavu). Pored toga, vrsta knjige utice i na nacin na koji program radi sa fakturama. Tako e npr. za avansne fakture program korisniku staviti na raspolaganje neke specificne alate koji nisu primjenjivi na fakture druge vrste, poput alata za storniranje i automatsko pretvaranje avansne fakture u fakturu drugog tipa. Rad sa pojedinim vrstama faktura bie detaljnije opisan u poglavlju o fakturama. Broj knjiga faktura nije ogranicen. Korisnik planira otvaranje knjiga faktura prema vlastitim potrebama, imajui u vidu zakonsku obavezu da se slijedee vrste poslovnih primjena moraju odvojiti u zasebne knjige: · · · · Poslovne promjene vezane za partnere u zemlji (domai ulazi ili izlazi) Poslovne promjene vezane za partnere u inostranstvu (uvoz ili izvoz) Vanposlovne svrhe Avansi

Tako bi, na primjer, korisnik koji izdaje i ulazne i izlazne fakture, bavi se izvozom i uvozom, posluje sa avansima, te koristi dobra i usluge za vanposlovne svrhe, bio obavezan, imajui u vidu obavezu da se te fakture razdvajaju po vrstama poslovnih promjena, napraviti najmanje osam razlicitih knjiga faktura ­ cetiri ulazne (KUF) i cetiri izlazne (KIF), kako je prikazano u slijedeem primjeru:

Knjige ulaznih faktura (KUF)

Poslovna promjena Naziv KUF-a

Knjige izlaznih faktura (KIF)

Poslovna promjena Naziv KIF-a

Ulazne fakture Uvozne fakture Vanposlovne svrhe Avansne fakture

Ulazne fakture za robu i usluge iz zemlje Ulazne fakture za robu i usluge iz inostranstva Ulazna faktura za vlastitu potrosnju Ulazna faktura ­ avansna

Izlazne fakture Izvozne fakture Vanposlovne svrhe Avansne fakture

Izlazne fakture za robu i usluge u zemlji Izlazne fakture roba i usluga za izvoz Izlazna faktura za vlastitu potrosnju Izlazna faktura ­ avansna

Ako se korisnik iz prethodnog primjera ne bavi izvozom i uvozom, imajui u vidu zakonsku obavezu razdvajanja faktura po vrstama poslovnih promjena, korisnik bi tada bio obavezan napraviti najmanje sest razlicitih knjiga faktura ­ tri ulazne (KUF) i tri izlazne (KIF), kako je prikazano u slijedeem primjeru: Knjige ulaznih faktura (KUF)

Poslovna promjena Naziv KUF-a

Knjige izlaznih faktura (KIF)

Poslovna promjena Naziv KIF-a

Ulazne fakture Vanposlovne svrhe Avansne fakture

Ulazne fakture za robu i usluge iz zemlje Ulazna faktura za vlastitu potrosnju Ulazna faktura ­ avansna

Izlazne fakture Vanposlovne svrhe Avansne fakture

Izlazne fakture za robu i usluge u zemlji Izlazna faktura za valstitu potrosnju Izlazna faktura ­ avansna

Kao sto smo ve naglasili, broj knjiga faktura nije ogranicen i korisnik ih otvara prema vlastitim potrebama, pridrzavajui se zakonski propisanih vrsta knjiga faktura. To u praksi znaci, da korisnik moze otvoriti i vise od jedne knjige faktura za istu vrstu poslovne promjene. Ilustrirajmo to slijedeim primjerom: Pretpostavimo da: Korisnik izdaje i ulazne i izlazne fakture Korisnik posluje sa partnerima u zemlji i inostranstvu Korisnik zeli sve ulazne fakture od domaih dobavljaca razdvojiti tako da se sve nabavke robe grupiraju u jednu knjigu, a sve nabavke usluga od domaih partnera u drugu knjigu Ne posluje sa avansima Ne koristi dobra i usluge u vanposlovne svrhe

Tada bi korisnik mogao napraviti knjige faktura prema primjeru iz slijedee tabele: Knjige ulaznih faktura (KUF)

Poslovna promjena Naziv KUF-a

Knjige izlaznih faktura (KIF)

Poslovna promjena Naziv KIF-a

Ulazne fakture (roba) Ulazne fakture (usluge) Uvozne fakture

Ulazne fakture za robu iz zemlje Ulazne fakture za usluge iz zemlje Ulazne fakture za robu i usluge iz inostranstva

Izlazne fakture Izvozne fakture

Izlazne fakture za robu i usluge u zemlji Izlazne fakture roba i usluga za izvoz

Napominjemo da su ovdje navedeni primjeri dati iskljucivo radi ilustracije mogunosti poslovnog informacionog sistema WAND i ne pretendiraju da budu vodic za organizaciju poslovanja preduzea, niti da tumace zakone koji pokrivaju ovu materiju.

Knjige faktura i izgled menija u modulu Financijsko knjigovodstvo

Korisnik pojedinacnim fakturama pristupa pomou komandi smjestenih ispod opcija ,,Ulazne fakture" i ,,Izlazne fakture", na glavnom meniju modula ,,Financijsko knjigovodstvo". Ove komande opisane su u odvojenom poglavlju, ali emo na ovom mjestu ukazati na vrlo vaznu vezu izmeu knjiga faktura i spomenutih komandi sa menija. Prisjetimo se da faktura u WAND 6.0 nije neovisan dokument, ve je obavezno vezana za odgovarajuu knjigu faktura. Zbog toga, klikom na komande ,,Ulazne fakture" i ,,Izlazne fakture", korisnik u stvari otvara liste knjiga faktura, pa tek iz tih knjiga pristupa pojedinacnim

fakturama. Iz ovoga proizilazi vazna osobina menija u modulu Financijsko knjigovodstvo ­ izgled menija je promjenjiv i zavisi od broja definiranih knjiga ulaznih, odnosno izlaznih faktura. Na temelju knjiga ulaznih faktura koje je korisnik kreirao, formiraju se komande u listi ispod opcije ,,Ulazne fakture", dok se iz liste izlaznih faktura koje je korisnik kreirao, formiraju komande ispod opcije ,,Izlazne fakture". Ovu vezu izmeu izgleda menija u modulu Financijsko knjigovodstvo i kreiranih knjiga faktura, ilustriraemo primjerom koji slijedi. Program WAND 6.0 se isporucuje bez unaprijed definiranih knjiga faktura. Zbog toga klik na opcije ,,Ulazne fakture" odnosno ,,Izlazne fakture", ne otvara nikakve liste komandi niti pokree bilo kakvu akciju, sto bi korisnik mozda ocekivao. Izgled menija poslije klika na komande ,,Ulazne fakture" odnosno ,,Izlazne fakture", u programu u kojem nije definirana nijedna knjiga faktura, prikazan je na slijedeim slikama:

Rad sa fakturama jos nije mogu, jer ne postoji niti jedna knjiga faktura. Meutim, ako korisnik formira knjige faktura, izgled menija e se promijeniti. Pretpostavimo da je korisnik kreirao slijedee knjige faktura: Knjige ulaznih faktura (KUF)

Poslovna promjena Naziv KUF-a

Knjige izlaznih faktura (KIF)

Poslovna promjena Naziv KIF-a

Ulazne fakture Vanposlovne svrhe Avansne fakture

Ulazne fakture za robu i usluge iz zemlje Ulazne fakture za vlastitu potrosnju Ulazne fakture ­ avansne

Izlazne fakture

Izlazne fakture usluge u zemlji

za

robu

i

Opcije menija sad izgledaju kao na slijedeim slikama:

Automatizacija kreiranja faktura

U poslovnom informacionom sistemu WAND, knjiga faktura sluzi i za definiranje dodatnih parametara kojima se nacin kreiranja faktura prilagoava specificnim potrebama korisnika. U ove parametre spadaju i parametri koji odreuju stepen automatizacije kreiranja faktura. Korisnik moze izabrati tri nivoa automatizacije kreiranja faktura: Rucno. U ovom modalitetu rada fakture mogu nastati iskljucivo slobodnim unosom u knjigu faktura. Fakture nastale na ovaj nacin mogu se, ako za tim postoji potreba, rucno povezati sa

dokumentima robnog knjigovodstva, ali se ovaj nacin kreiranja najcese koristi kod rada sa fakturama koje nisu posljedica robnih dokumenata. Primjer takvih faktura su ulazne fakture. Poluatomatski. U ovom modalitetu rada, mogue je fakturu kreirati iz dokumenta robnog knjigovodstva, rucnim izdavanjem komande za kreiranje faktura. Tako kreirane fakture mogu automatski naslijediti neke od podataka robnog dokumenta iz kojeg su nastale, kao sto su datum ili broj fakture, te automatski sadrze informacije o vezi sa dokumentom robnog knjigovodstva iz kojeg su nastale. Drugim rijecima, popunjavanje sadrzaja fakture je automatizirano, ali je obavezno rucno izdati komandu za kreiranje fakture. Zbog toga ovaj nacin nastanka fakture i nazivamo poluatomatskim. Automatski. U ovom modalitetu rada, program ne ocekuje od operatera da izda komandu za kreiranje fakture (kao sto je to bio slucaj kod poluatomatskog kreiranja faktura), ve e je kreirati automatski, u trenutku odobravanja dokumenta robnog knjigovodstva.

-

Obzirom da se nivo automatizacije kreiranja faktura podesava na nivou knjige faktura, izabrani nacin kreiranja faktura odnosie se na sve fakture iz te knjige faktura. Ako je nivo automatizacije kreiranja faktura postavljen na ,,Poluatomatski" ili ,,Automatski", rucno dodavanje faktura u takve knjige nije mogue. Ova se cinjenica odrazava i na izgled prozora za pregled takvih knjiga faktura, na kojima je komandno dugme ,,Unos" neaktivno.

Dodatne opcije za kreiranje faktura

U poslovnom informacionom sistemu WAND, knjiga faktura sluzi i za definiranje dodatnih parametara kojima se nacin kreiranja faktura prilagoava specificnim potrebama korisnika. U ove parametre spadaju i parametri koji odreuju pravila nastanka i osobine faktura koje nisu vezane za tip, vrstu i klasu knjige. Korisnik moze definirati slijedea pravila nastanka faktura: Fakture se razdvajaju po organizacionim jedinicama Fakture mogu objedinjavati vise robnih dokumenata Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju Fakture se kreiraju na centralu kupca iz robnog dokumenta Fakture se prate i povezuju kroz modul otvorenih stavki

Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama

U firmama za koje je definirano vise organizacionih jedinica (skladista), korisnici imaju na raspolaganju dva nacina voenja knjiga faktura: Fakture se ne razdvajaju po organizacionoj jedinici Kod ovakvog nacina organizacije knjiga faktura otpremnice se, bez obzira na organizacionu jedinicu (skladiste) iz koje poticu, fakturiraju u knjigu faktura na takav nacin, da se svaka faktura unutar knjige faktura identificira samo brojem fakture. Svaka nova faktura dobija prvi slijedei slobodan broj. To u praksi znaci slijedee: pretpostavimo da firma ima tri skladista ­ Skladiste Sarajevo, Skladiste Biha i Skladiste Mostar iz kojih se izdaje roba kupcima. Pri fakturiranju otpremnica iz pomenutih skladista, fakture uvijek dobijaju broj hronoloski, po redoslijedu nastanka, bez obzira na broj i organizacionu jedinicu otpremnica iz kojih nastaju. U ovakvoj knjizi faktura, sve fakture imaju jedinstveno numeriranje i njihovo dupliciranje nije dozvoljeno. Primjer takve knjige faktura dat je na slijedeoj slici:

Broj otpremnice 1 2 1 1 2 3 Skladiste Sarajevo Sarajevo Mostar Biha Biha Sarajevo Broj fakture 1 2 3 4 5 6

Ako je izabrana ovakva organizacija knjige faktura, nije dozvoljeno ukljuciti opciju ,,Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju", jer bi to dovelo do pojave dupliciranih brojeva faktura. Fakture se razdvajaju po organizacionoj jedinici (skladistu) Kod ovakvog nacina organizacije knjiga faktura, otpremnice se fakturiraju u knjigu faktura na takav nacin, da se svaka faktura unutar knjige faktura identificira brojem fakture i oznakom skladista otpremnice iz koje je nastala. Numeriranje faktura je vezano uz skladiste, pa je pojava dupliciranih brojeva faktura mogua (i uobicajena). Ako se odluci za ovakav nacin voenja knjiga faktura, korisnik e moi uticati i na nacin numeriranja faktura, izborom opcije ,,Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju". Numeriranje faktura u knjizi faktura u kojoj se fakture razdvajaju po organizacionoj jedinici detaljnije je objasnjeno u odjeljku ,,Izbor nacina numeriranja faktura", a ovdje emo napomenuti da su kod ovako organiziranih knjiga faktura mogue dvije metode numeriranja faktura ­ hronolosko i po broju robnog dokumenta. Korisnicima koji se odluce za razdvajanje knjige faktura po poslovnoj jedinici, strogo se preporucuje da svakoj organizacionoj jedinici dodijele prefiks u alatu ,,Podaci o korisniku". Bez upotrebe prefiksa, odstampane fakture bie numerirane samo rednim brojem i godinom izdavanja, bez oznake skladista iz kojeg su nastale. Imajui u vidu osobinu ovakvih knjiga faktura da dopustaju duplicirane brojeve faktura, nekoristenje prefiksa dovelo bi do pojave nekoliko razlicitih faktura sa istim brojem, sto moze biti uzrokom zabunama i greskama. Upotreba prefiksa eliminira ovaj problem, jer se uz redni broj fakture i godinu izdavanja, stampa i prefiks skladista, cime fakturu oznacavamo na jedinstven nacin. Razlika izmeu faktura odstampanih sa i bez upotrebe prefiksa organizacione jedinice prikazana je na slijedeem primjeru:

Skladiste: Veleprodaja Prefiks skladista: VELS

Skladiste: Repromaterijal Prefiks skladista: REPR

Skladiste: Veleprodaja Prefiks skladista: Nije definiran

Skladiste: Repromaterijal Prefiks skladista: Nije definiran

Korisnici koji su ukljucili opciju razdvajanja faktura po organizacionim jedinicama otpremnica iz kojih su te fakture nastale, trebaju imati u vidu da e prikaz faktura u prozoru za pregled knjige faktura biti filtriran po organizacionoj jedinici (skladistu). Iz ovoga proizilazi da je izgled prozora za pregled knjige faktura promjenjiv i zavisi od ove opcije. Ilustrirajmo ovo slijedeim primjerom:

Fakture se ne razdvajaju po organizacionim jedinicama

Fakture se razdvajaju po organizacionim jedinicama

Prikazane samo fakture skladista ,,Repromaterijal"

Prikazane samo fakture skladista ,,Veleprodaja Sa."

Druga i trea slika prikazuju prozore za pregled iste knjige faktura, u kojoj se vrsi razdvajanje po organizacionim jedinicama, pri cemu je prikaz filtriran po organizacionoj jedinici, upotrebom padajue liste smjestene uz desni rub prozora, neposredno iznad stupca ,,Skonto". Primjeujemo da se padajua lista za filtriranje ne pojavljuje na prozoru sa prve slike, jer se radi o pregledu knjige faktura koja ne razdvaja fakture po organizacionoj jedinici.

Fakturiranje vise robnih dokumenata na jednu fakturu

Korisnici koji imaju potrebu za objedinjavanjem vise robnih dokumenata u jednu fakturu, moraju ovu funkcionalnost ukljuciti pri definiranju knjige faktura. Ukoliko je opcija izabrana, bie dozvoljeno fakturiranje vise otpremnica u jednu fakturu. U suprotnom, pokusaj fakturiranja otpremnice u postojeu fakturu rezultirae greskom.

Izbor datuma pri kreiranju fakture

Korisnici mogu utjecati na datum fakture, koji e program automatski generirati pri kreiranju nove fakture, postavljanjem opcije ,,Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju". U predefiniranom (default) rezimu rada, program kao datum fakture postavlja tekui datum (datum izdavanja komande ,,Fakturiraj"). Ako se opcija ,,Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju" ukljuci, tada ponueni datum fakture postaje jednak datumu sa otpremnice.

Izbor nacina numeriranja faktura

Korisnik moze izabrati nacin numeriranja faktura, izborom opcije ,,Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju". U predefiniranom (default) rezimu rada, ova opcija je iskljucena i program kao broj fakture nudi prvi slijedei slobodni broj fakture. Ako je zadnja faktura u knjizi faktura u koju fakturiramo imala broj 8, program e kod kreiranja nove fakture ponuditi broj 9. Ako opciju ,,Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju" ukljucimo, tada e program pri kreiranju nove fakture kao broj ponuditi broj robnog dokumenta na temelju kojeg faktura nastaje, ne uzimajui u obzir broj zadnje fakture koju imamo u knjizi faktura. To u praksi znaci slijedee: Ako je zadnja faktura imala broj 8, a otpremnica na osnovu koje kreiramo novu fakturu ima broj 10, tada e kao broj fakture, cije je kreiranje u toku, biti ponuen broj 10. Nacin numeriranja u kojem fakture nasljeuju broj robnog dokumenta, dozvoljen je samo u kombinaciji sa opcijom razdvajanja faktura po organizacionim jedinicama. Ako razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama nije ukljuceno, upotreba opcije ,,Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju", dovese do pojave dupliciranih brojeva faktura. Program e u tom slucaju prijaviti gresku i nee dopustiti nastavak fakturiranja. Ako se korisnik odluci da u knjizi faktura razdvaja fakture po organizacionim jedinicama, tada e postavke opcije ,,Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju" imati slijedei efekat: ako je opcija iskljucena, brojanje faktura bie hronolosko, unutar jedne organizacione jedinice. To u praksi znaci da e nove fakture dobijati prvi slobodni broj za skladiste kojem pripadaju. Izgled knjige faktura sa ovakvim postavkama dat je u slijedeem primjeru:

Redoslijed fakturiranja 1 2 3 4 5 6 Broj otpremnice 1 3 1 1 2 2 Skladiste Sarajevo Sarajevo Mostar Biha Biha Sarajevo Broj fakture 1 2 1 1 2 3

Iz tabele je vidljivo da program vodi odvojeno brojanje faktura za svako od skladista i brojeve faktura dodjeljuje prema redoslijedu nastanka. Tako faktura, koja nastaje iz otpremnice broj 3 za skladiste Sarajevo, dobija redni broj 2, jer je to druga po redu fakturirana otpremnica u skladistu Sarajevo. ako je opcija ukljucena, program e za broj fakture preuzeti broj otpremnice iz koje faktura nastaje. Izgled knjige faktura sa ovakvim postavkama dat je u slijedeem primjeru:

Redoslijed fakturiranja 1 2 3 4 5 6 Broj otpremnice 1 3 1 1 2 2 Skladiste Sarajevo Sarajevo Mostar Biha Biha Sarajevo Broj fakture 1 3 1 1 2 2

U knjizi faktura u kojoj je ukljuceno razdvajanje po organizacionoj jedinici, mogu se (i moraju) pojaviti duplicirani brojevi faktura. Zbog toga, kod ovakvog nacina numeriranja, program fakture ne obiljezava samo brojem ve i oznakom skladista. Na prozoru za prikaz sadrzaja ovakve knjige faktura, pojavljuje se dodatni filter kojim se vrsi prikaz faktura po skladistu, kao sto je objasnjeno u objasnjenju opcije ,,Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama".

Izbor opcije fakturiranja na centralu partnera

U predefiniranom rezimu rada, poslovni informacioni sistem WAND pri fakturiranju otpremnice naslovljava fakturu na partnera kojem je izdata otpremnica. Ako je poslovni partner definiran tako da ima centralu, aktiviranjem opcije ,,Fakture se kreiraju na centralu kupca iz robnog dokumenta" fakture e se naslovljavati na partnera koji je postavljen kao centrala.

Fakturiranje na centralu firme iskljuceno

Fakturiranje na centralu firme ukljuceno

Praenje plaanja faktura kroz modul otvorenih stavki

U predefiniranom (default) modalitetu rada, knjiga faktura ne aktivira praenje faktura kroz modul otvorenih stavki. Fakture pridruzene takvoj knjizi faktura nee biti obraene alatom za automatsko zatvaranje faktura, niti e biti prikazane u alatu za rucno zatvaranje otvorenih stavki. Korisnici koji fakture zele pratiti kroz modul ,,Otvorene stavke", moraju aktivirati opciju ,,Fakture se prate i povezuju kroz modul otvorenih stavki".

Kreiranje i azuriranje knjige faktura

Da bi bilo kakav rad sa fakturama bio mogu, nuzno je imati otvorenu barem jednu knjigu faktura. Program se isporucuje bez unaprijed definiranih knjiga faktura, pa je otvaranje barem jedne knjige faktura obavezan korak u procesu pripreme programa za rad. Za rad sa knjigama faktura postoji poseban registar, i svako kreiranje i azuriranje knjiga faktura zapocinje otvaranjem tog registra, komandom Registri Knjige faktura sa glavnog menija modula Finansijsko poslovanje.

Izgled prozora za pregled knjiga faktura

Na prozoru za pregled knjiga faktura mozemo uociti nekoliko cjelina koje sluze kao podloga za prikaz informacija o postojeim knjigama faktura, te za smjestaj komandi za kreiranje, azuriranje i brisanje knjiga faktura. Prozor za pregled knjiga faktura podijeljen je u slijedee cjeline: Traka s naslovom Daje nam informaciju o aktivnom programskom modulu (,,Tipovi faktura") Kartice za izbor tipa knjiga faktura Kartice za izbor tipa knjiga faktura daju nam mogunost filtriranja knjiga koje e biti prikazane u listi knjiga faktura. U zavisnosti od izabrane kartice, mozemo ukljuciti prikaz knjiga ulaznih faktura ili knjiga izlaznih faktura. Lista knjiga faktura Najvei dio prozora za pregled knjiga faktura, rezerviran je za prikaz liste postojeih knjiga. Knjige faktura su prikazane u tabelarnoj formi, tako da se jedan red u tabeli odnosi na jedanu definiranu knjigu. Uz gornji rub tabele smjesteni su nazivi kolona, koji opisuju vrstu podatka prikazanog u toj koloni:

Naziv kolone Knjiga Naziv knjige faktura Podatak koji se prikazuje Broj knjige Naziv knjige faktura

-

-

Traka komandi U ovom dijelu prozora smjestene su komande za kreiranje, azuriranje i brisanje knjiga faktura.

Slijedea slika prikazuje elemente prozora za pregled knjiga faktura:

Izgled prozora za kreiranje i azuriranje knjiga faktura

Na prozoru za kreiranje i azuriranje knjiga faktura mozemo uociti nekoliko cjelina koje sluze kao podloga za prikaz informacija o postojeim knjigama faktura, te za smjestaj komandi za kreiranje, azuriranje i brisanje knjiga faktura. Prozor za pregled knjiga faktura podijeljen je u slijedee cjeline: Traka s naslovom Daje nam informaciju o aktivnom programskom modulu (,,Tipovi faktura") Panel za opis knjige faktura U ovom dijelu prozora grupirana su polja i padajue liste za izbor broja, naziva, klase i vrste knjige faktura. Panel dodatnih opcija knjige faktura U ovom dijelu prozora smjesteni su okviri za izbor dodatnih opcija za kreiranje faktura. Panel opcija automatizacije kreiranja faktura U ovom dijelu prozora smjestena su opciona dugmad za izbor nivoa automatizacije kreiranja faktura. Traka komandi U ovom dijelu prozora smjestene su komande za kreiranje, azuriranje i brisanje knjiga faktura.

-

-

Slijedea slika prikazuje elemente prozora za kreiranje i azuriranje knjiga faktura:

Kreiranje nove knjige faktura

Novu knjigu faktura otvaramo na slijedei nacin: 1. Komandom Registri Knjige faktura sa glavnog menija modula Finansijsko poslovanje otvaramo prozor za pregled knjiga faktura. 2. Izabiramo tip knjige faktura, aktiviranjem odgovarajue kartice za izbor tipa knjige faktura (,,Ulazne fakture" ili ,,Izlazne fakture"). U koraku koji slijedi, program e na temelju ovog izbora odrediti tip fakture koja se kreira, tj. bie kreirana knjiga ulaznih ili izlaznih faktura. 3. Klikom na komandu Unos, otvaramo prozor za kreiranje knjiga faktura u kojem podesavamo sve osobine nove knjige faktura, osim tipa knjige, koji smo odredili u prethodnom koraku (knjiga ulaznih ili izlaznih faktura). Prozor sadrzi niz polja, grupiranih u slijedee cjeline: Panel za opis knjige faktura Panel dodatnih opcija knjige faktura Panel automatizacije kreiranja faktura

Panel za opis knjige faktura sadrzi slijedea polja: Knjiga, u koje se upisuje broj (sifra) knjige faktura koju kreiramo. Program u ovo polje automatski upisuje prvi slijedei slobodan broj, za izabrani tip knjige. Napomenimo da se, numeriranje knjiga faktura vodi odvojeno za knjige ulaznih odnosno izlaznih faktura i mogue je imati dvije knjige sa istim brojem ­ jednu ulaznu i jednu izlaznu. Sadrzaj ovog polja korisnik moze promijeniti i unijeti broj po vlastitom izboru. Naziv, u koje se upisuje opis knjige fakture. Klasa. Ovaj podatak predstavljen je u obliku padajue liste, iz koje korisnik moze izabrati jednu od slijedeih vrijednosti: · Faktura · Knjizna obavijest Vrsta knjige. Ovaj podatak predstavljen je u obliku padajue liste, iz koje korisnik moze izabrati jednu od slijedeih vrijednosti: · Pomona evidencija · Ulazne fakture ili Izlazne fakture (u zavisnosti od izabranog tipa knjige faktura) · Uvozne fakture ili Izvozne fakture (u zavisnosti od izabranog tipa knjige faktura) · Fakture za vanposlovne svrhe · Avansne fakture

-

-

Napomenimo da je ova kategorizacija usko vezana uz zakon o PDV-u. Na osnovu nje se odreuje koji podaci sa fakture i na koji nacin se uzimaju u obzir pri kreiranju dokumenta za prijavu PDV-a (poresku prijavu) te na koji nacin program radi sa fakturama. Rad sa pojedinim vrstama faktura bie detaljnije opisan u poglavlju o fakturama. Panel dodatnih opcija knjige faktura sadrzi slijedee okvire za izbor: Fakture se razdvajaju po organizacionim jedinicama, kojim odreujemo da li se fakture razdvajaju po organizacionim jedinicama ili ne. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku ,,Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama". Fakture mogu objedinjavati vise robnih dokumenata, kojim odreujemo da li se vise robnih dokumenata moze fakturirati u jednu fakturu ili ne. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku ,,Fakturiranje vise robnih dokumenata na jednu fakturu". Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju, kako se kreira datum fakture kod automatskog i poluautomatskog fakturiranja. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku ,,Izbor datuma pri kreiranju fakture". Ova opcija nema efekta kod faktura koje nastaju slobodnim unosom. Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju, kojim odreujemo kako se dodjeljuje broj fakture kod automatskog ili poluautomatskog fakturiranja. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku ,,Izbor nacina numeriranja faktura". Ova opcija nema efekta kod faktura koje nastaju slobodnim unosom. Fakture se kreiraju na centralu kupca iz robnog dokumenta, kojim odreujemo da li se, kod automatskog ili poluatomatskog fakturiranja, fakture naslovljavaju na partnera sa otpremnice iz koje faktura nastaje ili na centralu tog partnera. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku ,,Izbor opcije fakturiranja na centralu partnera". Ova opcija nema efekta kod faktura koje nastaju slobodnim unosom. Fakture se prate i povezuju kroz modul otvorenih stavki, kojim odreujemo da li e fakture iz knjige koju kreiramo biti predmet praenja u modulu otvorene stavke ili ne. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku ,,Praenje plaanja faktura kroz modul otvorenih stavki".

-

-

-

-

-

Panel automatizacije kreiranja faktura sadrzi opciona polja sa slijedeim opcijama: Slobodnim unosom u knjigu faktura, kojom izabiramo rucno fakturiranje u knjigu faktura Akcijom kreiranja iz robnog dokumenta, kojom izabiramo poluautomatsko fakturiranje u knjigu faktura Odobravanjem robnog dokumenta, kojom izabiramo automatsko fakturiranje u knjigu faktura

Detaljan opis opcija za automatizaciju kreiranja faktura dat je u odjeljku ,,Automatizacija kreiranja faktura". 4. Kreiranje nove knjige faktura zavrsavamo klikom na komandno dugme OK, cime se knjiga sa osobinama definiranim u koracima 2. i 3. pohranjuje u registar knjiga faktura i spremna je za koristenje ili klikom na komandno dugme Prekid, kojim rad zavrsavamo bez kreiranja nove knjige.

Information

Microsoft Word - Knjige faktura.doc

13 pages

Find more like this

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

81084


You might also be interested in

BETA
Microsoft Word - 06_Knjiga_Ulaznih_Faktura.doc
Microsoft Word - 04_Ulazna kalkulacija-uvoz.doc
Microsoft Word - Knjige faktura.doc
Ulazne_fakture