Read GARIS PANDUAN 5S text version

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

SUDUT DAN RUANG PEJABAT

KATEGORI

NO 1.

KEPERLUAN PELAKSANAAN Nama dan gambar ahli bersaiz passport bagi setiap kumpulan di dalam zon / Jawatankuasa Induk 5S. Setiap sudut 5S perlu menonjolkan kreativiti dari segi hiasan dan pameran setiap pasukan dengan mengekalkan imej korporat. Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi:· · · · · · · · · · · · · Logo 5S / Slogan 5S Polisi 5S Objektif , Visi dan Misi 5S Nama Kumpulan Carta Organisasi Carta Perbatuan Terkini (Induk dan Zon) Gambar sebelum / selepas aktiviti 5S dan selepas penambahbaikan berserta tarikh Pelan lantai zon Kedudukan sudut hendaklah terletak di laluan utama ahli zon dan mudah dilihat (bonus diberi sekiranya keutamaan untuk orang ramai) Keputusan audit PIC (`Person In Charge') dan lokasi Jadual giliran bertugas Lain-lain maklumat yang bersesuaian

2.

3.

SUDUT 5S

PAPAN KENYATAAN (JIKA ADA) REKOD AKTIVITI KUMPULAN/ ZON

1.

Papan kenyataan hendaklah mengandungi maklumat semasa dan tidak lapuk. Maklumat yang dipapar hendaklah disusun dengan teratur dan kemas.

2.

1.

Setiap zon hendaklah mewujudkan dan menyelenggara fail 5S masingmasing dan memastikan segala maklumat di sudut difailkan. Rekod hasil mesyuarat kumpulan hendaklah difailkan. Aktiviti penambahbaikan hendaklah ditunjukkan dengan jelas. 1 KATEGORI PELAKSANAAN

2. 3. NO

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

KATEGORI 1. Berada di tempat kerja (`workstation') semasa audit dijalankan kecuali bercuti, berkursus, mesyuarat atau bertugas rasmi di luar dan rekod pergerakan staf hendaklah sentiasa dikemaskini. Cara berpakaian hendaklah kemas dan sesuai dengan pakaian kerja mengikut Pekeliling Pentadbiran dan Peraturan-Peraturan Pejabat. Penampilan diri sebagai Pegawai Perkhidmatan Awam yang berorientasikan pelanggan seperti berbudi bahasa, kesopanan dan bertatasusila yang baik. Sentiasa memberi kerjasama semasa kerja-kerja pengauditan dijalankan dan mempunyai sikap berpasukan serta budaya 5S dikalangan ahli zon.

2. DISIPLIN DAN SIKAP PEKERJA

3.

4.

1.

Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran. Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut ­ sudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan Lantai tidak berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan pekerja Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai

2. LANTAI 3. 4.

1.

Peralatan pejabat dan perabot sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat. Cermin tingkat sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang pecah segera diganti. Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian. Peralatan yang rosak tidak boleh diletakkan di atas meja atau

2. PERALATAN PEJABAT DAN PERABOT

3.

4.

5.

2

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

berdekatan dengan 'workstation'. Ia perlulah diletakkan di satu tempat khas dan dilabelkan dengan jelas. 6. Teknik susunan peralatan pejabat dan perabot dapat memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya, kabinet fail diletakkan berhampiran dengan 'workstation' pegawai.

1.

Fail perlu disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem. Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail). Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut : a. Tetulang ring file menngandungi : file · Nama jabatan/unit · Nombor rujukan fail · Tajuk fail · Nombor siri fail · b. Muka depan ring file mengandungi : · Logo jabatan · Tajuk fail · Nama unit c. Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut kesesuaian fail. d. Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file adalah file warna yang telah ditetapkan mengikut unit kerja atau warna sejagat (hitam,putih).

2.

3.

SUSUNAN FAIL

5.

Setiap bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik fail. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh : carta organisasi dan

1. HIASAN DALAMAN 2.

3

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

piagam pelanggan). 3. Langsir/ bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih.

4. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya. 5. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap dan pokok mati. 6. Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dalam ruang pejabat perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik. 7. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan. 8. Susunan hiasan sentiasa pergerakan pekerja. kemas, tersusun dan menyenangkan

1.

Tanda nama Jabatan/ Unit yang berkaitan perlu dipamerkan di ruang supaya memudahkan urusan pekerja. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti `AWAS' pada plug yang terdedah dan `SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN' pada suis lampu yang terbabit. Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap meja/partition/ bilik pegawai. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

2.

TANDA ARAH / PETUNJUK/ PERINGATAN

3.

4.

4

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

1.

Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik DTB dan Kawasan Kerja Larangan. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna

RUANG KERJA TERPERINGKAT

2.

3.

1.

Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks. Fail hendaklah disusun menggunakan label abjad atau tanda pengenalan supaya mudah diperolehi. Pergerakan fail hendaklah direkodkan samada menggunakan sistem doket atau buku daftar pergerakan fail. Fail perlu disusun semua di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja. Pastikan fail-fail di dalam simpanan unit didaftarkan. Simpan satu senarai fail yang mengandungi Nama Fail, Tarikh Buka, Tarikh Tutup dan Nombor Rujukan. Fail-fail yang telah ditutup diasingkan daripada fail aktif, disimpan di satu tempat dan dilabelkan. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet berkunci. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet. Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual. Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail. Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail terperingkat perlu dipamerkan utnuk perhatian kakitangan lain. Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat

2.

3.

4. BILIK FAIL/BILIK SULIT/ BILIK DOKUMENTASI

5.

6. 7. 8.

9.

5

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

dan dipakirkan. 10. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) menguruskan kebersihan bilik fail. dilantik bagi

1.

Memastikan peralatan dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat. Peralatan komputer dan perabot sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan kemas. `System Operating Procedure' (SOP) yang menerangkan tatacara menggunakan peralatan dipamerkan di tempat bersesuaian di dalam KIOSK. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan keperluan KIOSK ini.

2.

3.

BILIK KIOSK

4.

6

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

RUANG KERJA KATEGORI NO 1. KEPERLUAN PELAKSANAAN Lantai hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, tidak basah, tidak rosak dan tiada sampah di bawah meja serta di sekeliling ruang kerja. Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai dan sekitar ruang kerja.

LANTAI

2.

1.

Tray hendaklah dilabelkan dengan perkataan `MASUK' dan `KELUAR' atau `KIV' jika ada. Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan.

2.

3. 4. MEJA (Di atas meja) 5.

Fail meja pegawai perlulah diletakkan di atas meja. Fail-fail aktif boleh diletakkan di atas meja pegawai pada satu tempoh masa tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. Alat tulis hendaklah diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah. Cop getah di atas meja masing-masing hendaklah dilabel. Lain-lain peralatan yang difikirkan perlu seperti kalendar meja.

6. 7.

1.

Bakul sampah perlu mempunyai parking dan memastikannya tidak berbau serta bersih. Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan sepasang selipar. Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing /conduit dan ianya hendaklah di pasang secara bersesiku dan tersorok.

2. MEJA (Di bawah/tepi meja)

3.

7

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

4.

CPU dan pedestal bergerak perlu ditempatkan di bawah meja atau di sisi meja. Kotak kitar semula boleh diwujudakan dan digunakan secara gunasama.

5.

1.

Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut: · Laci 1 : Alat tulis · Laci 2 : Peribadi ( dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri ) Bagi bilik pegawai yang mempunyai 3 laci, pembahagian ruang laci adalah seperti berikut : · Laci 1 : Alat tulis · Laci 2 : Dokumen Rasmi · Laci 3 : Peribadi ( dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri)

LACI MEJA

2.

Dalam laci alat tulis, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian bagi mengisi alatan tersebut. Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, paying, atau lain-lain peralatan perlu diletakkan dalam laci peribadi dan disusun kemas. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah di label iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.

3. 4.

5.

1.

Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masingmasing termasuk bilik pegawai ialah; · · · · · · · Tanda Nama Penuh Jawatan Waktu Kerja Berperingkat (Format akan disediakan) Senarai Aset Alih Kerajaan Fail Meja/Pekeliling Ring File tersusun dan dilabelkan Senarai rujukan fail (optional)

DINDING / PARTITION PEGAWAI

8

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

2.

Sila kenal pasti ruang pada dinding /partition yang perlu dilabel sebagai rasmi dan peribadi.

3.

Pada ruang rasmi perlulah dilengkapkan dengan fakta-fakta rujukan pegawai seperti nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail. Pada ruang peribadi dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk hiasan. Sila pastikan segala dokumen yang dipamerkan tersusun kemas dan teratur.

4.

5.

1.

Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan. Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari atau pada tempat penyangkut yang disediakan, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi. Sila pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduki, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

KERUSI

2.

3.

1.

Sila pastikan computer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna. Sila pastikan computer ditutup sebelum pulang (shut down). Wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan dengan imej korporat Jabatan.

2. KOMPUTER DAN PENCETAK 3.

1. SISTEM FAIL 2.

Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail.

Fail berbentuk Ring File ­ dilabel mengikut format yang telah diseragamkan.

9

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

3.

Fail perlu disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail. Sila sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian dan boleh ditampal pada partition. Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur.

4.

5.

6.

Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah diletakkan dan disusun di meja kerja. Sila pastikan fail-fail yang digunakan diletakkan kembali di dalam kabinet fail sebelum pegawai meninggalkan tempat kerja pada setiap hari.

7.

1.

Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga di gunapakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffe table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti.

2.

BILIK PEGAWAI

3.

Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

10

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

BAHAGIAN PENGELUARAN KATEGORI NO 1. KEPERLUAN PELAKSANAAN Lantai bilik mestilah sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama alatan Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan di simpan semula. Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai.

2. BILIK PENCETAKAN/ DOKUMENTASI 3.

4.

1.

Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja. Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin. Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair. Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian. Mesin yang rosak hendaklah berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan. Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.

2.

3. MESIN DAN PERALATAN

4.

5.

6.

7.

11

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

STOR 1. Barang- barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara masuk Dulu Keluar Dulu.

2.

3.

Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang yang memerlukan: a) Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah. b) Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa panas. c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras. d) Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah di label untuk mudah dilihat. e) Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama. f) Bagi baran-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas. g) Pastikan bahan ­bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan. h) Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab. i) Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang KEW.PS 10 (stor utama) atau KEW. PS- 11 (stor unit/bahagian) dan; j) Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

4.

5.

6. SIMPANAN DALAM STOR 7.

12

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

1.

Alat pemadam api yang memenuhi criteria berikut: a) Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak bomba. b) Prosedur opersi hendaklah diletakkan bersebelahan. c) Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir. Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: System water sprinkler dan Hose reel)

2.

3. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN STOR 4.

Pencahayaan yang mencukupi.

Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser grill). 5. Emergency light. 6. Addressable Speaker System. 7. Pest control hendaklah dilaksanakan secara peribadi. 8. Tanda amaran seperti "Dilarang merokok" dan Mudah terbakar" dipamerkan dengan jelas. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.

9.

13

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

TEMPAT UMUM 1. Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur.

2.

Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna. Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini. Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskini. Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api. Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian. Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang partition.

3.

RUANG LEGAR

4. 5.

6. 7.

1.

Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. Maklumat korporat yang dipamerkan hendaklah keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini. tidak

2.

KAUNTER 3.

Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan. 4. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan ianya perlu disusun dengan teratur dan dilabelkan. 14

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

5. Sofa dan kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan. 6. Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut:· Tanda nama pegawai bertugas · Buku kedatangan pelawat · Telefon · Direktori telefon pegawai JANM · Borang aduan/ cadangan/ kepuasan hati pelanggan. · Peti cadangan · Bahan bacaan Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam sempurna dan boleh digunakan dengan baik. keadaan

7.

1.

2.

Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas. Pintu masuk hendaklah Surau/Bilik Solat. Almari/cabinet/rak/penyidai keperluan. dilabelkan dengan perkataan

3.

4.

5. SURAU (LELAKI/PEREMPUAN) 6.

adalah

dibenarkan

mengikut

Quran, surah yassin atau buku-buku agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/cabinet/rak yang disediakan. 7. Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/ bilik solat dengan jelas. 8. Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi di atas rak kasut/ selipar. 9. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan. 10. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.

15

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

11.

Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan mendapatkan suasana yang sentiasa segar. Jam dinding disediakan untuk panduan.

untuk

12. Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang tersumbat dan semua paip berfungsi dengan baik. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).

13.

14.

1.

Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran. Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Ubah `signage' di pintu bilik mesyuarat mengikut penggunaan (bagi yang mempunyai penanda khas seperti ADA/ TIADA MESYUARAT) White board hendaklah sentiasa dibersihkan selepas mesyuarat selesai. Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.

2.

3.

4.

BILIK MESYUARAT/ BILIK BINCANG

5. 6.

7.

8.

9. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup dan `motorised screen' dinaikkan.

10.

16

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

11.

Makanan berat dielakkan.

(contoh:

makanan berkuah)

hendaklah

Suis lampu dan penghawa dingin ditutup (oleh orang terakhir meninggalkan bilik mesyuarat). 12.

13.

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang. · · Nama pegawai Nombor telefon

14.

1.

Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

2.

3. BILIK LATIHAN 4.

Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan Kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

5. 6. 1. BILIK BACAAN 2. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/ dicapai/dicari (seperti rak/tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan. Kemudahan tanda arah/ keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Bersih, susunan pelanggan. rapi dan kemas serta menyenangkan

3.

17

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

4.

Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Kemudahan tanda arah/ maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informative dan efektif. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. Akhbar, majalah atau buku-buku bacaan hendaklah disusun dengan kemas di dalam almari/cabinet/rak yang disediakan.

5. 6.

1.

Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.

2.

Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan. Kabinet/Almari/Rak/ dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/ optional). Peralatan yang dibenarkan di pantry: · · · · · · · · · · Peti sejuk Microwave Cerek elektrik Pembakar roti Penapis air Periuk nasi elektrik (rice cooker). Rak pinggan Water dispenser Frame gambar (contoh: buah-buahan, poster pemakanan seimbang) Radio atau televisyen.

3.

4.

PANTRI

5.

Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak diatas meja dan sinki selepas digunakan. Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam almari/rak. Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.

6.

18

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

7.

Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan. Meja makan dialas dengan pelapik plastic dan berkeadaan bersih (digalakkan menggunakan warna korporat). Bahan makanan seperti milo, Nescafe, gula ,susu, the dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas penutup (contoh : dilasukkan dalam Tupperware) dan dilabelkan (merngikut kesesuaian/optional) Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.

8.

9.

10.

11.

Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan. Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenagkan. Makanan dan minuman tidak dibenarkan di bawa keluar dari pantry. Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan. Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan. Dilarang merokok di pantry. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantry. · Nama pegawai · Nombor telefon Setiap tandas (cubical), urinal bowl dan sinki hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya. Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada di dalam bilik

12.

13. 14. 15.

16.

17.

TANDAS/ TANDAS OKU

1.

2.

19

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

air: · · · · · · 3. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering. 4. Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama. Bekas sampah Sanitary bin (untuk bilik air wanita) Alat pengering tangan (hand drayer) Mesin penyembur pewangi Soap dispenser dan Kertas tisu

5.

Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidakbersawang. Semua lampu berfungsi dengan baik. Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih. Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat. Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna. Urinal bowl mestilah berkeadaan bersih.

6. 7.

8.

9. 10.

11.

Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna. Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.

12. 13.

14.

Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun.

20

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

15. Tisu sentiasa ada di dalam tandas. 16. Digalakkan meggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas. 17. 18. Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan. 19. Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air. · Nama pegawai · Nombor telefon Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air.

1.

Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan. Hiasan seperrti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan. Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama / umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup

2.

3. LALUAN UTAMA/ LALUAN AWAM 4.

Papan notis yang diletakkan disepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya. 5. Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekototran serta sampah. Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal. 2. Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik.

1. LIF UMUM/ LIF BOMBA

21

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

3.

Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif dan mikrofon penghubung berfungsi dengan baik. Lif sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan. Kemudahan OKU disediakan. 5. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informative dan efektif.

4.

6.

7.

22

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN.

1. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.

PAPAN TANDA JABATAN/ PAPAN TANDA ARAH/ PETUNJUK

2.

Saiz yang sesuai dan senang difahami.

3.

Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik.

4.

Berkonsepkan imej korporat jabatan.

1.

Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, berdebu dan sentiasa bersih. Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur. Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan. perlu

MEDIA / BAHAN PAMERAN

2. 3.

4.

adalah

1.

Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang diperlukan (contoh: pasu bunga, fire extinguisher, kotakkotak, barang-barang pra pelupusan dan sebagainya. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantry.

2. KESELAMATAN PERSEKITARAN

3. 4.

5.

Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas 23

GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AMALAN 5S JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI MELAKA

(contoh : Dilarang merokok, tanda KELUAR dan AWAS ) 6. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barangbarang pra pelupusan). Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman JANM ( contoh : pabtri, cafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya) Peralatan-peralatan rosak diselenggarakan dengan segera. hendaklah dilaporkan dan

7.

8.

24

Information

GARIS PANDUAN 5S

24 pages

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

131435


Notice: fwrite(): send of 198 bytes failed with errno=104 Connection reset by peer in /home/readbag.com/web/sphinxapi.php on line 531