Read Övning: Kundregister text version

Skapa databas i Excel

Bakgrund Ditt företag vill skicka ut ett stort antal brev som ser likadana ut men som ska vara ställda till olika kunder. Hur löser man detta om man bara vill skriva brevet en enda gång? Jo, man kopplar ett huvuddokument (Word) med ett källdokument (t ex en databas i Excel). Databasen (= källdokumentet) innehåller ditt kundregister där information om t ex namn, adress och telefon finns. Man kan skapa en enklare databas i Word, men i denna övning ska vi skapa databasen i Excel.

Övning 1: Skapa en databas (= källdokument)

1) Starta Excel (Start, Program, Microsoft Excel). 2) Skriv in nedanstående kundregister. OBS! Rubrikerna ska stå överst med början i cell A1. Förnamn Thomas Maria Ulf Bo Gun Astrid Efternamn Jönsson Svensson Andersson Karlsson Nilsson Olsson Gatuadress Skogsvägen 211 Lilla Storgatan 3A Koppargränd 22 Getingevägen 34 Västra Saturnusgatan 3C Hamngatan 5 Postnr 211 23 255 32 276 12 219 32 878 21 125 22 Ort Lund Harlösa Kristianstad Skurup Södra Sandby Genarp

3) Justera kolumnerna så att all text får plats på en rad. Detta gör du genom att ta tag i kolumnerna och för dem i sidled. 4) Centrera kolumnen med postnummer med knappen: Centrera. 5) Formatera rubrikerna överst i tabellen med fet stil och typsnitt Arial. 6) Måla cellerna med rubrikerna mörkblå genom att först markera dem och därefter högerklicka på markeringen. Välj: Formatera, Celler, Mönster. 7) Välj vit textfärg med knappen: Teckenfärg. 8) Sortera ditt kundregister genom att ställa markören någonstans i tabellen. Gå därefter upp i menyn och välj: Data, Sortera. Sortera stigande efter Efternamn. 9) Spara slutligen dokumentet som du döper till "Kundregister" i mappen Mina dokument. 10) Stäng Excel. (Ifall du är snabb gör du extrauppgiften nedan.)

Extra:

Skriv in några extra slumpvisa namn och sortera tabellen ytterligare en gång, fast denna gång fallande efter Ort.

Ämne: Datorkunskap (Excel och Word) Handledare: Thomas Granhäll

Skapa huvuddokument i Word

Huvuddokumentet innehåller den text som ska finnas i alla de brev du vill skicka ut till dina kunder. I denna övning ska vi skapa ett huvuddokument och koppla detta till vår databas (källdokumentet som vi skapade i föregående övning).

Övning 2: Skapa huvuddokument (brevet till samtliga kunder)

Moment 1

1. Starta Word (Start, Program, Microsoft Word). 2. Du ska nu skapa ett brev som ser ut som medföljande bilaga. Börja med att gå upp i menyn under: Verktyg, Koppla dokument. 3. Du får upp ett fönster som heter Koppla dokument. Under rubriken Huvuddokument klickar du på: Skapa, Standardbrev. 4. I nästa dialogruta som dyker upp väljer du: Aktivt fönster.

Moment 2

5. Du kommer åter till fönstret Koppla dokument. Under rubriken Källdokument klickar du på: Hämta data, Öppna källdokument. 6. Leta upp filen Kundregister som du skapade i förra övningen (den ligger förhoppningsvis i mappen Mina dokument) och klicka på Öppna. 7. Klicka på OK i det fönster som dyker upp. 8. I dialogrutan som dyker upp klickar du på: Redigera huvuddokument. 9. Du har nu fått ett antal nya knappar uppe i verktygsfältet. Med dessa ska du koppla huvuddokumentet med källdokumentet. Klicka på knappen: Infoga kopplingsinstruktion, Förnamn. Du har nu kopplat ihop förnamnen i källdokumentet med brevet! (Se bifogad bilaga nästa sida). 10. Fortsätt enligt samma procedur (Infoga kopplingsinstruktion) att lägga till Efternamn, Adress, Postnummer, Ort. 11. Infoga dessutom datum i brevets högra övre del, genom att göra ett högerställt tabbstopp vid 16 cm (Format, Tabbar). 12. Skriv därefter själva brevet (enligt bilagan). 13. Spara slutligen dokumentet som du döper till "Brevet" i mappen Mina dokument.

Moment 3

14. Efter att du sparat brevet går du upp i menyn under: Verktyg, Koppla dokument. 15. Du kommer åter till fönstret Koppla dokument. Under rubriken Koppla informationen till dokumentet klickar du på: Koppla. 16. Du får upp ett nytt fönster som även det heter Koppla dokument. Här klickar du på knappen: Koppla. Du väljer härmed att producera ett brev till samtliga dina kunder i ett nytt dokument. Lägg märke till att det nya Word-dokumentet heter "Standardbrev1" och har lika många sidor som du har kunder. I vårt fall minst 6 sidor beroende på om du lagt till några extra kunder. 17. Är du nöjd med resultatet så kan du nu skriva ut breven på skrivaren (Arkiv, Skriv ut). 18. När du skrivit ut kan du stänga dokumentet "Standardbrev1" utan att spara. 19. Stäng Word (Arkiv, Avsluta).

Ämne: Datorkunskap (Excel och Word) Handledare: Thomas Granhäll

BILAGA Så här ska ditt huvuddokument (brevet till kunderna) se ut:

«Förnamn» «Efternamn» «Gatuadress» «Postnr» «Ort»

Skurup den 22 juni 2003

Infoga kopplingsinstruktioner här.

Infoga datum och tid här.

Hej «Förnamn»! I sommar ger vi dig som stamkund 25 % rabatt på hela vårt sortiment. Det enda du behöver göra är att ta med dig detta erbjudande till butiken. Vi önskar dig en fortsatt skön sommar! AB Koppla Dokument

Ämne: Datorkunskap (Excel och Word) Handledare: Thomas Granhäll

Information

Övning: Kundregister

3 pages

Find more like this

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

490532