Read Prosjektbegrunnelse text version

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Fullmaktsmatrise

SAPUiO

Dette dokumentet beskriver overordnede prinsipper for ansvar og fullmakt i prosjektet. Ansvar for gjennomføring av og beslutningsmyndighet i konkrete prosjektaktiviteter beskrives i milepels- og aktivitetsplanen.

Skrevet av: Ellen Millar og Johnny Frivoll

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 05.08.2008 Sist endret: 30.10.2008 Sider: 8

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Side: 1 / 8

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Revisjonshistorikk Dato

Juni/juli 05.08.2008 07.08.2008 17.08.2008 19.08.2008 22.08.2008 02.09.2008 30.10.2008 27.11.2008

Versjon

Utkast t.o.m v0.5 v. 0.6 v. 0.7 v. 0.8 v. 0.9 v. 0.99 v. 1 v.1.1 v.1.1

Beskrivelse

Flere utkast laget i Excel. Innhold revidert og flyttet til word-mal 5.8.2008 Ny dokumentmal og revidert innhold i tråd med kommentarer fra prosjektleder JFR. Revisjoner etter innspill fra JFR og prosjekteier Benedicte Rustad. Revisjoner etter innspill prosjekteier Benedicte Rustad. Revisjoner etter forslag JFR og avklaring m. BR Presisert tekst om konktraktsgruppe etter innspill fra Hjort, BR, JFR Plan vedtatt i styringsgruppen 28.8.08. Topptekster justert, sendt Ass. universitetsdirektør for godkjenning 2.9.2008. Oppdatering med nye roller ­ referansegruppe og arbeidsgruppe. Godkjent av prosjekteier/leder for styringsgruppen Benedicte Rustad.

Forfatter

Utkast laget av Ellen Millar, kommentert av Styringsgruppa SAPUiO og prosjektleder Johnny Frivoll. Ellen Millar Ellen Millar Johnny Frivoll Ellen Millar Ellen Millar Ellen Millar Johnny Frivoll og Ellen Millar Ellen Millar

Beskrivelse av nivåer, ansvar og fullmakter i prosjektet

Rolle/nivå Universitetsdirektøren Ansvar/ fullmakt Fastsette prosjektmandat og fullmaktsmatrise. Fastsette budsjett, innenfor ramme vedtatt i Universitetsstyret. Godkjenne vesentlige endringer i mandat og budsjett. Godkjenne valg av eksterne leverandør, signere kontrakter. Beslutte prosjektoppstart, driftssetting, prosjektavslutning, samt godkjenne sluttrapport fra prosjektet, etter anbefaling fra Fullmakt kan delegeres til Assisterende universitetsdirektør Fullmakt eskaleres til Ingen, med unntak av vesentlige endringer ift. vedtatt ramme. Kommentar Vesentlige endringer og avvik til vedtatt ramme må rapporteres til og behandles av Universitetsstyret.

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Side: 2 / 8

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Rolle/nivå

Ansvar/ fullmakt IS-gruppen. Samordningsgruppe på tvers av IS-prosjekter ved UiO. Rådgivende til universitetsdirektøren. Anbefaler oppstart, driftssetting og avslutning av prosjekter på grunnlag av dokumentasjonskrav ihht IS-prosjektrammeverk. Får forelagt styrende dokumenter ift sentrale beslutninger om prosjektoppstart, go-live, prosjektavslutning og lignende. Alle pågående IS-prosjekter rapporterer jevnlig status til ISgruppen i forkant av gruppens møter. Prosjekteier har ansvar for denne rapporteringen. Ansvar for drøfte og forsøke å løse tvistespørsmål knyttet til fortolkning av kontrakten mellom UiO og ekstern leverandør (Zalaris). Gruppen består av to representanter fra UiO og to representanter fra Zalaris. Begge parter kan fremme saker for kontraktsgruppen. UiOs prosjektleder orienterer prosjekteier i forkant av å fremme saker for kontraktsgruppen. Styringsgruppen skal holdes orientert om de spørsmål kontraktsgruppen får til behandling.

Fullmakt kan delegeres til Ikke besluttende

Fullmakt eskaleres til Ikke besluttende

Kommentar

IS-gruppen

Rådgivende og kvalitetssikrende organ.

Kontraktsgruppe For UiO: IS-dir. Arne Laukholm, Hjort v/Partner Kristin Veierød. For Zalaris: Jan Erik Nessmo, Esther Lindalen Rohde Garder (jurist, kun ved behov)

Ingen

Assisterende universitetsdirektør

Alle medlemmer i gruppen har fullmakt på samme nivå. Dersom kontraktsgruppen ikke kommer til enighet om en løsning skal saken eskaleres til universitetsdirektørnivå.

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Side: 3 / 8

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Rolle/nivå Prosjekteier (operativ) Benedicte Rustad

Ansvar/ fullmakt Framlegg og anbefaling til IS-gruppen og universitetsdirektør av styringsgruppens vurderinger og beslutninger. Prosjekteier tar også beslutninger på vegne av styringsgruppa vedrørende forhold som angår prosjektets fremdrift når dette er nødvendig. Utforme mandat og mål for prosjektet. Ansvar for overordnede beslutninger som gjelder prosjektet, særlig beslutninger som påvirker forhold til linjeorganisasjonen, ressursbehov/ressursavgivelse og framdrift. Godkjenne prosjekthåndbok, inkl: Godkjenning av planverk (milepelsplan, kommunikasjonsplan, testplaner, utrullingsplaner osv), inkludert godkjenning av vesentlige endringer og/eller regime for endringshåndtering. Ansvar for å avkreve og godkjenne statusrapportering fra prosjektledelse ift planleggingsprosesser, leveranser ift vedtatte milepeler, oppfølging av beslutningsprosesser m.m. Forvaltning av kontrakter med leverandører til prosjektet. Påse tilstrekkelig intern forankring og informasjon. Godkjenne regnskapsrapporter og eventuelle omdisponeringer av midler innenfor vedtatt budsjett for prosjektet. Godkjenne bemanning av ledelse og kjerneteam i prosjektet. Godkjenne eventuelle særlige tiltak som må iverksettes for å sikre fremdrift i prosjektet.

Fullmakt kan delegeres til Intern prosjektleder

Fullmakt eskaleres til Assisterende universitetsdirektør

Kommentar Med mindre det er kritisk for framdrift har ikke og bør ikke prosjekteier ha beslutningsmyndighet da denne ligger hos styringsgruppen og berørte linjeledere (men obs samme person kan ha rolle som både prosjekteier og berørt linjeleder). Den linjeleder som er faglig ansvarlig beslutter endringer i eksisterende rutiner og arbeidsprosesser. Styringsgruppen i samråd med berørt linjelder beslutter når en endring skal implementeres i linje. Dette dokumenteres i/fremgår av prosjektplanen som godkjennes av styringsgruppen,og hvor berørt direktør blir inkludert i prosjektansvarskartet til milepælsplanen/prosjektplanen. Se "kontraktsgruppen" for fullmakt ift eventuell uenighet om tolkning av kontraktens ordlyd.

Styringsgruppen

Prosjekteier, linjeledelse

Universitetsdirektøren

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Side: 4 / 8

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Rolle/nivå

Ansvar/ fullmakt Godkjenne sluttrapportering fra prosjektet. Sikre rapportering til systemeier (hvis ikke overlappende m. prosjekteier eller deltager i SG), til IS-gruppen, og til universitetsdirektøren. Påse at beslutninger formaliseres, dokumenteres og iverksettes i praksis. Håndtere og avklare saker som eskaleres av prosjektlederen eller kjerneteamet. Sikre at prosjektets leveranser blir overført til linjen.

Fullmakt kan delegeres til

Fullmakt eskaleres til

Kommentar

Påse at relevante interessenter får nødvendig informasjon fra prosjektet - styrende organer, ulike grupper ansatte, ev. andre målgrupper. Referansegruppe Referansegruppen skal sørge for at videre utvikling av SAPUiO ivaretar organisasjonens interesser og behov. Referansegruppen skal bidra med innspill og råd til styringsgruppen i forkant av beslutninger som får betydning for lønns- og personalarbeidet på enhetene. Referansegruppen rapporter til styringsgruppen. Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper skal bidra til og/eller gi innspill og råd til prosjektet og prosjektledelsen om bestemte problemstillinger og arbeidsområder i en begrenset periode av prosjektet. En arbeidsgruppe kan bestå både av personell fra både linje og prosjekt, og opprettes etter behov.

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Ingen

Ingen

Ingen

Ingen

Opprettes i forkant av fase 2. Mandat, sammensetning, rapporteringslinje og funksjonsperiode godkjent av universitetsdirektøren. Det sendes eget oppnevningsbrev til representantene med kopi til enhetene. Opprettes ved behov. Ved opprettelsen av en arbeidsgruppe lages det en beskrivelse av sammensetning, formål, funksjonsperiode og forventet ressursinnsatts fra deltagere.

Side: 5 / 8

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Rolle/nivå Linjeledelse (direktørnivå)

Ansvar/ fullmakt Beslutninger om bemanning fra linjen til prosjektet. Inngåelse av ressursavtaler. Ta faglige beslutninger om de forhold som det skal tas beslutning om ihht prosjektansvarskartet i milepælsplan. Det fremkommer av prosjektansvarskartet i de enkelte milepælsplaner i D1 og DP2 samt hovedprosjekt hvilke linjer som er aktuelle og hvilke beslutninger som ligger til hvilken linje. Det er prosjektleders oppgave å følge opp dette i samarbeid med styringsgruppen. Ansvar for at prosjektet har utarbeidet og godkjent milepælpsplaner og prosjektansvarskart i DP1, DP2 samt hovedprosjekt. Ansvar for oppfølging av og rapportering til styringsgruppen om prosjektets budsjett og regnskap. Ansvar for UiO's ledelse og oppfølging av prosjektet og mot ekstern leverandør sin (Zalaris) prosjektleder. Ansvar for å påse at ressurser avgis fra UiOs linje til prosjekt i henhold til inngått avtale med leverandør. Ansvar for koordinering av ekstern leverandør sitt (Zalaris) prosjektplanverk mot et felles integrert planverk for prosjektet, og klargjøring av leveranse kontra mottager, forholdet mellom ekstern leverandør (Zalaris) sine leveranser og UiO's godkjenninger og beslutninger. Ansvarlig for kommuniksjon og informasjon internt og

Fullmakt kan delegeres til Underliggende nivåer i linjen (seksjonssjef, gruppeledere)

Fullmakt eskaleres til Universitetsdirektøren

Kommentar Eskalering til Universitetsdirektør gjøres etter behandling i og anbefaling fra styringsgruppen.

Intern prosjektleder Johnny Frivoll

UiO's Styringsgruppen delprosjektledere

Intern prosjektleder er ansvarlig kontaktpunkt for ekstern prosjektleder. Intern prosjektleder har ansvar for budsjettoppfølging og for økonomirapportering til styringsgruppa. Selve produksjonen og oppdateringen av økonomirapporter for SAPUiO og POLSdrift og for totalen er delegert til delprosjektleder for DP 1, Jan Thorsen og rådgiver Renate Salomonsen, USIT.

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Side: 6 / 8

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Rolle/nivå

Ansvar/ fullmakt eksternt i prosjektet i samråd med styringsgruppen. Beslutte eskalering av saker til styringsgruppen. Vurdere og iverksatte tiltak for å ta ned identifiserte risikoområder. Vurdere leveranser fra ekstern leverandør (Zalaris) ihht avtale og planverk, og legge disse frem til styringsgruppen eller berørt linjeleder for godkjennning ihht prosjektansvarskart. Vurdere og legge frem endringer og tillegg til avtale innenfor og/eller utenfor budsjettramme for styringsgruppen. Rapportere til styringsgruppen iht avtalt rutine. Kvalitetssikring av dokumentasjon fra prosjektet ihht UiOs rammeverk for IS-prosjekter. Oppfølging av prosjektgruppen (intern og ekstern prosjektledelse).

Fullmakt kan delegeres til

Fullmakt eskaleres til

Kommentar

Ekstern prosjektleder Jørand Strøm

Ansvarlig for utarbeidelsen av prosjektets prosjektplanverk for avtalte leveranser, basert på metodikken målrettet prosjektstyring og ihht UiO's prosjektrammeverk og avtale med UiO og beslutte disponering av eksterne ressurser, samt interne ressurser i prosjektet iht ressursavtaler. Utarbeide estimater og økonomiske rapporter. Avklare og vurdere risiko i prosjektet. Oppfølging av fremdrift på milepæler. Oppfølging og statusrapportering av fremdrift av prosjektet og rapportere til inten prosjektleder . Utarbeide og vedlikeholde prosjektdokumentasjon etter gitte

Eksterne delprojektleder

Intern prosjektleder, Oppdragsansvarlig hos leverandør

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Side: 7 / 8

Fullmaktsmatrise SAPUiO

Dokumenteier: Benedicte Rustad Status: vedtatt Versjon: 1.1 Opprettet: 04.12.2008 Sist endret: 30.10.2008

Rolle/nivå

Ansvar/ fullmakt maler og retningslinjer. Ansvar for å utarbeide delprosjektplanverk ihht rammer gitt av prosjektleder. Beslutte fordeling av oppgaver og ressurser i aktivitetsplaner innenfor "sitt" område.

Fullmakt kan delegeres til Prosjektdeltakere (fagansvarlige)

Fullmakt eskaleres til Intern prosjektleder vedr. forhold som gjelder prosjektet, alternativt tas opp som endringsordre ift avtale med UiO Beslutninger løftes til linjeleder eller delprosjektleder, avh. av sak. Ingen, men problemstillinger med løsningsforslag ta opp med DPL

Kommentar

Delprosjektleder Jan Thorsen (DP1) Kristin Lindley (DP 2) Knut-Morten Finstad (Zalaris DP 1) Tore Alm (Zalaris DP 2) Fagansvarlig

Koordinerende ansvar for bestemte fagområder i delprosjektene. Konkretisering av fagansvarliges ansvar og oppgaver gjøres i prosjektplanverk- og aktivitesansvarskartene. Utføre konkrete prosjektoppgaver og bidra til leveranser i prosjektet iht til godkjente planverk. Føre timer brukt på prosjektarbeidet - rapportere framdrift og ressursbruk på allokerte aktiviteter. Bistå med prosjektoppfølging og prosjektrapportering. Løpende fremme forslag til løsninger. Dokumentere eget arbeid etter gitte retningslinjer. Følge prosjektets spilleregler.

Ingen

Fagansvarlige har koordinerende heller enn besluttende myndighet.

Prosjektdeltager

Ingen

Rolle og ansvar i konkrete prosjektoppgaver beskrives i aktivitetsplanene

Filnavn: SAPUiO fullmaktsmatrise

Side: 8 / 8

Information

Prosjektbegrunnelse

8 pages

Find more like this

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

61973


You might also be interested in

BETA
Prosjektbegrunnelse