Read PROSEDUR text version

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 1 / 32 MUKASURAT

PROSEDUR PEROLEHAN

PK(S)AKMAL.05

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Nama

HJ MHD SUBRE BIN ISHAK

HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD

Jawatan

KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK

PENGARAH AKMAL

Tanda Tangan

Tarikh

No Salinan Kawalan :-

Dikeluarkan kepada :-

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 2 / 32 MUKASURAT

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No.Perenggan Muka Bentuk Pindaan surat

Tarikh Diluluskan

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 3 / 32 MUKASURAT

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garispanduan bagi langkah-langkah kawalan perolehan bekalan dan perkhidmatan secara terus dan sebutharga bagi memastikan bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi memenuhi kehendak perolehan yang ditetapkan melalui pembekal yang dinilai prestasinya dari masa semasa.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengarah AKMAL dan lain-lain pegawai yang terlibat didalam melaksanakan perolehan bekalan dan perkhidmatan bagi menyampaikan perkhidmatan kepada peserta kursus. Bekalan dan perkhidmatan diperolehi daripada pembekal yang tersenarai didalam Senarai Pembekal yang diluluskan melalui penilaian dan pemilihan oleh Jawatankuasa Sebutharga AKMAL.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK.AKMAL.02 Seksyen 7.4 3.2 3.3 Perolehan - Bab A Prosedur Kewangan

Arahan Perbendaharaan

Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan yang masih berkuatkuasa

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 4 / 32 MUKASURAT

4.0

DEFINISI

4.1

Borang 284

Borang Permohonan Pembelian Bekalan atau Perkhidmatan Nota bagi penghantaran barangan yang didalamnya tercatat bekalan barangan dan kuantitinya Kew 75 Pesanan Tempatan Kerajaan iaitu kebenaran bagi membuat pesanan bekalan / perkhidmatan

4.2

Nota Penghantaran Bekalan

4.3

Pesanan Tempatan

4.4

Buku Vot

Buku yang menunjukkan dengan jelas mengenai tiap-tiap program dan aktiviti atau projek mana-mana maksud perbelanjaan dan sentiasa dikawal dan diselenggara secara berterusan

4.5

Buku Lejar

Buku Rekod Penerimaan dan keluaran barangan/bekalan Buku merekod penerimaan bil, penyediaan baucar dan kelompok

4.6

Buku Daftar Bil

5.0

SINGKATAN 5.1 5.2 5.3 KDRM PA KP Kastam Diraja Malaysia Pengarah AKMAL Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan/Ketua Pusat Kerjasama Antarabangsa Pendaftar

5.4

P

-

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 5 / 32 MUKASURAT

5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19

PTK PT(Kew) P(Stor) JPS JSJ JPT JTJ DO LO JANM SDP PKK KKM PT(Kew) 1 PT(Kew) 2

-

Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir Kewangan Penyelenggara Stor Jawatankuasa Pembuka Sebutharga Jawatankuasa Sebutharga Jabatan Jawatankuasa Pembuka Tender Jawatankuasa Tender Jabatan Nota Penghantaran Bekalan Pesanan Tempatan Jabatan Akauntan Negara Melaka Simpan Dalam Perhatian Pusat Khidmat Kontraktor Kementerian Kewangan Malaysia Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu Tadbir Kewangan selain daripada PT(Kew) 1 Jawatankuasa Penilaian Pemilihan Pembekal / Kontraktor

5.20

JPPP

-

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 6 / 32 MUKASURAT

6A.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN A. Perolehan Secara Pembelian Terus Bagi Bekalan Tidak Melebihi RM50,000.00

P(Stor)

1.

Terima Borang 284 untuk Barang yang perlu diperolehi dari PYB

P(Stor)

2. 3.

Semak Kos Perolehan Jika bekalan perolehan tidak melebihi RM50,000.00 Setiap pesanan , pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran Serahkan borang 284 kepada PT(Kew)

4.

PT (Kew)

5.

PT(Kew) memaklumkan peruntukan vot adalah mencukupi atau tidak kepada Pendaftar Jika peruntukan tidak mencukupi ,serah semula kepada Pendaftar

6.

P

7.

Pendaftar minta P(Stor) SDP untuk pembelian

P

8.

Jika peruntukan mencukupi, sokong permohonan pembelian dan kemukakan Borang 284 untuk kelulusan PA dan maklum kepada P(Stor)

PT(Kew)

9.

Sedia LO untuk pembelian dan serahkan kepada pembekal melalui P(Stor)

P(Stor)

10. Menerima bekalan dari pembekal dan semak samada bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 7 / 32 MUKASURAT

P(Stor)

11. Jika tidak memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang ditetapkan minta pembekal membuat tindakan pembetulan.

P(Stor)

12. Jika memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang ditetapkan, terima bekalan dan tandatangan DO dan sahkan kuantiti dan kualiti bekalan 13. 14. Rekod dalam Buku Lejar Bekalan disimpan dalam stor atau terus digunakan

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 8 / 32 MUKASURAT

6B.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN B. Perolehan Secara Sebutharga

P

1.

Terima Permohonan untuk panggilan Sebutharga daripada PYB bagi bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM50,000 setahun hingga RM100,000.00 Semak Kos Perolehan Pastikan Peruntukan Vot mencukupi Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan

2. 3. 4.

P

5. 6.

Semak Spesifikasi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja Bagi nilai perolehan RM50,000.00 hingga RM100,000.00 hendaklah dipelawa dari syarikat bertaraf Bumiputera Semak syarat pelawaan i) Pembekal/kontraktor Bumiputra ii) Berdaftar dengan PKK dan KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitaan iii) Pelawa sekurang-kurangnya 5 syarikat

7.

8.

Arahkan PTK menyediakan Buku Sebutharga (Jika Perlu) dan Lampiran Q

PA

9.

Melantik JPS dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 9 / 32 MUKASURAT

PTK

10. Sediakan Nombor Siri Sebutharga 11. Daftar dalam Buku Daftar Sebutharga 12. Sediakan Buku Sebutharga /Lampiran Q 13. Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q 14. Serah Lampiran Q dan Buku Sebutharga untuk jualan kepada PT(Kew)(Jika ada Buku Sebutharga untuk Jualan) 15. Sediakan Notis Sebutharga dengan cara tampal atau edar atau Pos

PA

16.

Melantik JSJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar

P

17. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal pembekal/Kontraktor 18. Mengadakan taklimat kepada Penyebutharga pada tarikh yang telah ditetapkan.

19. Catatkan kehadiran pembekal/kontraktor 20. Adakan Lawatan Tapak PT(Kew) 21. Jual Buku Sebutharga kepada Pembekal/Kontraktor dan serah Lampiran Q

PTK

22. Labelkan Peti Sebutharga dengan ii. iii. iv. Tajuk Sebutharga No Sebutharga Tarikh dan masa tutup sebutharga

23. Pastikan Peti Sebutharga dikunci

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 10 / 32 MUKASURAT

JPS

24. Buka Peti sebutharga pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan 25. Kod dengan nombor bersiri semua borang sebutharga yang diterima dan cop tarikh terima 26. Tandatangan ringkas pada muka surat pertama setiap Lampiran Q dan semua muka surat Jadual Kadar Sebutharga 27. Sediakan Jadual Pembukaan Sebutharga dengan senaraikan setiap sebutharga yang diterima. 28. Menyedia dan pamer Jadual Kadar melalui Notis Kenyataan

P

29. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Jabatan (AKMAL)

JSJ

30. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang terbaik dan paling menguntungkan 31. Sediakan Minit Mesyuarat JSJ 32. Sediakan Laporan Sebutharga dan Perakuan Jawatankuasa Sebutharga

P

33. Sediakan surat Tawaran dan Surat Setuju Terima kepada kontraktor/pembekal yang berjaya

PA

34. Tandatangan Surat Tawaran 35. Maklumkan kepada Penyebutharga yang tidak berjaya

PTK

36. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran kedalam Buku Daftar Sebutharga

P

37.

Sediakan surat perjanjian bagi perkhidmatan/kerja

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 11 / 32 MUKASURAT

38. Bagi Bekalan pula dapatkan surat Jaminan(Waranti)

P PA PT(Kew)

39. Tandatangan Surat Perjanjian

40. Sediakan LO minta PA Tandatangan dan serah terus kepada Syarikat yang berjaya atau melalui P(Stor)

P

41. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut spesifikasi yang ditetapkan 42. Pastikan Bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak

P(Stor)

43.

Rekod Bekalan kedalam Inventori

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 12 / 32 MUKASURAT

6C.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN C. Perolehan Secara Tender

P

1.

Pastikan perkhidmatan yang diperlukan untuk dipanggil secara Tender Semak Kos Perolehan Pastikan Peruntukan Vot mencukupi Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan

2. 3. 4.

P

5. 6. 7.

Semak Spesifikasi Perkhidmatan Bagi Nilai Perolehan melebihi RM200,000.00 setahun Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitan Arahkan PTK menyediakan Buku Tender dan Lampiran Q

8.

PA

9.

Melantik JPT dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan

PTK

10. 11. 12. 13.

Sediakan Nombor Siri Tender Daftar dalam Buku Daftar Tender Sediakan Buku Tender /Lampiran Q Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 13 / 32 MUKASURAT

PTK

14. Serah Buku Tender kepada PT(Kew) untuk jualan

PTK

15. Sediakan Notis Tender dengan cara di Iklankan kedalam Akhbar (sekurang-kurangnya satu akhbar utama Berbahasa Melayu)

P

16. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal pembekal/Kontraktor 17. Mengadakan taklimat kepada Penender pada tarikh yang telah ditetapkan dan Lawatan Tapak

PTK

18. Mengedarkan Lampiran Q / Jual Buku Tender Kepada Kontraktor 19. Labelkan Peti Tender dengan i) Tajuk Tender ii) No Tender ii) Tarikh dan masa tutup Tender 20. Pastikan Peti Tender dikunci

PA

21. Melantik JTJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar

JPT

22. Buka Peti Tender pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan 23. Kod dengan nombor bersiri semua borang Tender yang diterima

JPT

24. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap Lampiran Q dan Jadual Kadar Tender 22. Sediakan Jadual Pembukaan Tender dengan senaraikan setiap Tender yang diterima

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 14 / 32 MUKASURAT

JPT

23. Menyedia dan Pamir Jadual Kadar melalui Notis Kenyataan

P

24. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Tender Jabatan (JTJ)

JTJ

25. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang terbaik dan paling menguntungkan 26. Sediakan Minit Mesyuarat JTJ 27. Sediakan Laporan Sebutharga Tender dan Perakuan Jawatankuasa Sebutharga Tender

P

28. Hantar Minit Mesyuarat kepada Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat untuk pertimbangan

P

29. Terima Keputusan kontraktor yang berjaya daripada Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat

PA

30. Tandatangan Surat Tawaran dan Surat Makluman kepada petender yang tidak berjaya

PTK

31. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran ke dalam Buku Daftar Tender

P

32. Sediakan Surat Perjanjian 33. Tandatangani Surat perjanjian antara PA dan Kontraktor yang berjaya bagi perkhidmatan 34. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan bekalan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 15 / 32 MUKASURAT

P

35. Menerima bekalan/Perkhidmatan dan menerima Nota Penghantaran 36. Serah Nota Penghantaran bagi bekalan kepada PT(Kew) untuk menyediakan LO

P

37.

Pastikan bekalan bagi perkhidmatan dilaksanakan dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 16 / 32 MUKASURAT

6D. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN D. Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan

P

1. 2. 3. 4.

Terima Permohonan daripada KP Semak Kos Perolehan Pastikan Peruntukan Vot mencukupi Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan

P

5. 6.

Semak Spesifikasi Perkhidmatan Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan KKM dan serah kepada KP

KP

7.

Kenalpasti Penceramah berdasarkan kepada Skop Perkhidmatan, Bidang kepakaran/ kelayakan/ pengalaman penceramah supaya harga yang ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian.

PA/P

8.

Buat surat permohonan kepada IbuPejabat KDRM Bah. Kewangan dan Perolehan dan minta PA tandatangan.

P

9.

Terima Surat kelulusan daripada Perbendaharaan Malaysia melalui Ibu pejabat KDRM

10. Serahkan surat kelulusan kepada KP KP 11. Memanggil Penceramah untuk melaksanakan program 12. Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 17 / 32 MUKASURAT

6E. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN E. Perolehan Secara Panjar Wang Runcit

PTK

1. 2. 3.

Terima Permohonan PYB Semak Kos Perolehan Pastikan Peruntukan Vot mencukupi

PTK

5. 6.

Kenalpasti keperluan perolehan Serah sejumlah wang yang diperlukan

PYB

7.

Mengembalikan Resit.dan Borang Kew. 50 kepada PTK

PTK

8. 9.

Buat Rekupmen Serah Rekupmen kepada PT(Kew)

PT(Kew)

10. Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar untuk dihantar ke JANM

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 18 / 32 MUKASURAT

6F. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN F. Tatacara Penyediaan Pesanan Tempatan

PT(Kew) 1

1.

Terima Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan (Borang 284) (Jika Perlu) atau terima Invois dari Kontraktor Semak Borang 284/Invois Pastikan Peruntukan Vot mencukupi dan nyatakan baki peruntukan vot dan catatkan jumlah baki Serah kepada PA untuk kelulusan

2. 3.

4.

PA

5. 6.

Jika PA luluskan sedia Pesanan Tempatan Jika tidak serahkan kembali kepada P(Stor)/PYB untuk KIV

PT(Kew) 2

7.

Menyediakan LO dan minta tandatangan PA dan serah kepada PT(Kew) 1 untuk tanggungan

PT (Kew) 1

8.

Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggunggan

PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2

9.

Serah LO kepada Pembekal melalui P(Stor) atau terus kepada Pembekal/Kontraktor

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 19 / 32 MUKASURAT

6G. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN G . Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran

PT(Kew) 2

1.

Terima Invois/Bil/LO dan rekod ke dalam Buku Daftar Bil Menyemak dan memastikan Bekalan/Perkhidmatan telah disempurnakan Merekod Nombor Baucar dalam Buku Daftar Baucar Menyediakan Draf Baucar Serah kepada Jurutaip untuk taip baucar

2.

3. 4. 5.

PT (Kew) 2

6.

Menerima Baucar yang telah siap di taip dan semak Amaun, kod sodo adalah betul Menyerah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk ditanggung kedalam Buku Vot Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggungan

7.

PT(Kew) 1

8.

PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2 PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2 PT(Kew) 1 PT (Kew) 2

9.

Serah Baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan

10.

Menyediakan Borang Kawalan Kelompok

11. Rekod Baucar dan Borang Kawalan Kelompok kedalam Buku Daftar Bil

PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2

12.

Hantar ke JANM

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 20 / 32 MUKASURAT

6H. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB H. TINDAKAN Penilaian Prestasi Pembekal / Kontraktor

P(Stor)

1.

Lakukan Penilaian ke atas prestasi pembekal / kontraktor mengikut kriteria yang telah ditetapkan i) Ketetapan masa penghantaran / perkhidmatan ii) Kuantiti barang / Jadual perkhidmatan iii) Kualiti barang / tarikh luput iv) Spesikasi yang telah ditetapkan

P(Stor)

2.

Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, maklumkan segera secara lisan Jika masih tidak membuat pembetulan, sediakan surat peringatan dan minta PA tandatangan Hantar surat peringatan kepada pembekal Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan dalam tempoh masa 14 hari bekerja, sedia dan hantar surat peringatan kedua kepada pembekal.

3.

4. 5.

P(Stor)

6.

Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan dalam masa 14 hari bekerja selepas peringatan kedua, sediakan dan hantar surat tunjuk sebab kepada pembekal Sediakan laporan Penilaian Prestasi pembekal dan lainlain dokumen sokongan Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal kepada Jawatan kuasa Penilaian dan Pemilihan Pembekal / Kontraktor yang dilantik oleh PA.

7.

8.

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 21 / 32 MUKASURAT

PA

9.

Lantik JPPP terdiri daripada Timbalan Pengarah AKMAL, seorang PKPK dan P.

Penilaian Dan Pemilihan Pembekal JPPP 10. Terima Laporan Penilaian prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk yang tidak memenuhi spesifikasi

11. Adakan mesyuarat untuk menganalisa laporan Penilaian prestasi pembekal / kontraktor perkhidmatan dan laporan produk yang tidak memenuhi spesifikasi ditetapkan yang diterima. 12. Tentukan tindakan yang akan diambil keatas pembekal, samada untuk: a. b. c. Dikekalkan dalam senarai pembekal Didalam perhatian (untuk pembekal / kontraktor baru) Disenaraihitamkan

P

13. 14.

Kemaskini Senarai pembekal Edarkan Senarai pembekal kepada P(Stor)

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 22 / 32 MUKASURAT

7A.

Carta Aliran Pembelian Terus Bagi Bekalan Tidak Melebihi RM50,000.00

MULA

P P

Terima Borang 284 untuk pembelian yang perlu dari PYB

Semak Kos Perolehan

P P(Stor)

Tidak melebihi RM 50,000.00 setiap pesanan pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran Sediakan borang permohonan pembelian bekalan dan serah kepada PT(Kew)

Maklum kepada PYB PT(Kew) Tidak P mencukupi

Maklumkan peruntukan vot adalah mencukupi atau tidak kepada Pendaftar

Pendaftar menyokong pembelian dan kemukakan Borang 284 kepada PA untuk kelulusan

PT(Kew)

Sediakan LO bagi Pesanan Bekalan

P(Stor) Minta pembekal Membuat tindakan pembetulan Tidak penuhi spesifikasi P(Stor)

Terima bekalan dari pembekal dan semak samada bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan

Semak bekalan mengikut spesifikasi dan kuantiti Penuhi spesifikasi Jika memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, terima bekalan dan DO dan sahkan Rekod Bekalan dalam Buku Lejar

P(Stor)

P(Stor)

Bekalan disimpan dalam stor Inventori atau terus digunakan

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 23 / 32 MUKASURAT

7B.

Carta Aliran Perolehan Secara Sebutharga

MULA

P

Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi

P

P

Maklumkan kepada PA untuk kelulusan

PTK

Sediakan Buku Sebutharga(Jika Perlu) dan Lampiran Q

PTK

Daftar dalam Buku Sebutharga, sediakan Buku Sebutharga/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew)

P

Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor

PTK(Kew)

Mengedarkan Lampiran Q/Jual Buku Sebutharga

PTK

Labelkan Peti Sebutharga

JPS

Buka Peti Sebutharga

P

Adakan Jemputan Mesyuarat JSJ Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga dan pilih kontraktor yang menawarkan harga yang berpatutan sediakan Laporan Sebutharga Sediakan surat tawaran,tandatangan dan serahkan kepada pembekal/kontraktor dan tandatangan surat perjanjian bagi perkhidmatan Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan

JSJ

P

P

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 24 / 32 MUKASURAT

7C. Carta Aliran Perolehan Secara Tender

MULA

P

Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi

P

P

Maklumkan kepada PA untuk kelulusan

PTK

Sediakan Buku Tender dan Lampiran Q

PTK

Daftar dalam Buku Tender, sediakan Buku Tender/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew) Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor

P

PTK(Kew)

Mengedarkan Lampiran Q/Buku Tender

PTK

Labelkan Peti Tender

JPT

Buka Peti Tender dan senaraikan Penender

JTJ

Pilih kontraktor yang menawarkan harga yang menguntungkan dan sediakan Laporan Tender

P

Hantar Laporan kepada Bah. Kewangan & Perolehan Ibu Pejabat KDRM

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 25 / 32 MUKASURAT

P

Terima keputusan dari Ibu Pejabat KDRM

P

Sediakan Surat Perjanjian dan tandatangan

P

Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan dan pantau

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 26 / 32 MUKASURAT

7D. Carta Aliran Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan

MULA

P

Terima permohonan daripada KP

P

Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi

P

Maklumkan kepada PA untuk kelulusan

KP

Semak spesifikasi perkhidmatan dan syarikat pembekal yang berdaftar dengan KKM Kenalpasti penceramah mengikut Skop Perkhidmatan

KP Buat Surat permohonan kepada Bah. Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM untuk dihantar ke Perbendaharaan

P

PA

Terima kelulusan khas Perbendaharaan melalui Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM

P

Serah Surat kelulusan kepada KP

KP

Memanggil penceramah untuk melaksanakan program

KP

Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 27 / 32 MUKASURAT

7E. Carta Aliran Perolehan Secara Panjar Wang Runcit MULA

PTK

Terima permohonan PYB

PTK

Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi

PTK

Kenalpasti keperluan perolehan

PTK

Serah sejumlah wang yang diperlukan kepada PYB

PYB

Mengembalikan Resit dan Borang Kew. 50 kepada PTK

PTK

Buat Rekupmen

PTK

Serah Rekupmen kepada PT(Kew)

PT(Kew)

Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar dan hantar ke JANM

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 28 / 32 MUKASURAT

7F. Carta Aliran Penyediaan Pesanan Tempatan

MULA

PT(Kew)1

Terima Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan

PT(Kew)1

Semak Borang Permohonan

SDP

PT(Kew)1

Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi Tidak Serah Borang Permohonan kepada PA untuk kelulusan

PT(Kew)1

Sediakan L.O dan serah kepada PA untuk tandatangan PT(Kew)2 Serah LO kepada PT(Kew) untuk rekodkan tanggungan kedalam Buku Vot

PT(Kew)2

PT(Kew)2

Menerima LO yang telah ditanggung dan serah kepada Pembekal/kontraktor atau P(Stor) Salinan LO di simpan dalam fail

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 29 / 32 MUKASURAT

7G. Carta Aliran Penyediaan Baucar Bayaran

MULA

PT(Kew)1

Terima Invois/Bil/LO dan rekod dalam Buku Daftar Bil

PT(Kew)1 Semak Bekalan/Perkhidmatan telah disempurnakan SDP Rekod No baucar dalan Daftar Baucar Tidak

PT(Kew)2

Sediakan Draf Baucar dan serah kepada Jurutaip

PT(Kew)2

Menerima Baucar dari Jurutaip dan semak

PT(Kew)2

Serah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk direkod dalam Buku Vot

PT(Kew)2

Serah baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan

PT(Kew)1/ PT(Kew)2 PT(Kew)1/ PT(Kew)2

Sediakan Borang kawalan Kelompok dan Rekod kedalam Buku Daftar Bil

Hantar ke JANM bagi penyediaan Cek bayaran

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 30 / 32 MUKASURAT

7H. Carta Penilaian prestasi Pembekal / Kontraktor

MULA

P(Stor)

Lakukan Penilaian keatas prestasi pembekal

P(Stor) Minta pembekal buat pembetulan P(Stor)

Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria

Maklumkan segera secara lisan kepada pembekal

Jika masih tidak membuat pembetulan P(Stor)

P(Stor)

Hantar surat peringatan kepada pembekal

P(Stor)

Jika pembekal masih belum mengambil tindakan pembetulan dalam masa 14 hari

Keluarkan surat peringatan kedua P(Stor)

P(Stor)

Jika pembekal masih belum membuat tindakan pembetulan dalam masa 14 hari selepas surat peringatan kedua

P(Stor)

Sedia dan hantar surat tunjuk sebab

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 31 / 32 MUKASURAT

P(Stor)

Sediakan Laporan Prestasi Pembekal dan lain-lain dokumen sokongan

P(Stor)

Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal kepada JPPP

JPPP

Terima Laporan Penilaian Prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk

JPPP

Adakan mesyuarat untuk menganalisa Laporan Prestasi pembekal / kontraktor

JPPP

Tentukan tindakan: Dikekalkan / dalam perhatian / senaraihitamkan

P

Kemaskini Senarai pembekal

P

Edar senarai pembekal kepada P(Stor)

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 : NO. PINDAAN : 1 Mac 2004 TARIKH : 32 / 32 MUKASURAT

8. REKOD KUALITI

BIL

REKOD

LOKASI

TEMPOH PENYIMPANAN 7 tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Salinan LO untuk Jabatan Salinan Invois/Bil Salinan Baucar Buku Vot Buku Daftar Bil Fail Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Fail Perlantikan JPPP Fail Sebutharga Fail Tender Buku Pesanan Tempatan Fail Perolehan Terus Buku Daftar Baucer Buku Lejer Buku Rekupmen Panjar Wang Runcit Sistem e-SPKB Borang 284 (Buku-buku) Pesanan Tempatan (Buku-buku)

Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar

7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun

15. 16. 17.

Pejabat Pendaftar Pejabat PSMA Pejabat PSMA

7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun

9.

LAMPIRAN Tiada

Information

PROSEDUR

32 pages

Find more like this

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

153294


You might also be interested in

BETA
PROSEDUR