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Recolección de Información del Area de Sistemas

Jurisdicción de la encuesta

País, provincia, estado.

Municipio de Portoviejo

ECUADOR, MANABI, PORTOVIEJO

Llenado por

Nombre: Oficina: Función: Dirección: Tel: Fax: Email: URL:

JOFFRE MOREIRA PICO DIRECCION DE INFORMATICA DIRECTOR PORTOVIEJO, CALLE BOLIVAR Y OLMEDO ESQUINA 052-631800 EXT. 200 052-631800 OPC. 1 [email protected] www.portoviejo.gov.ec

Diagnóstico

El diagnóstico se realizara en tres áreas: Aplicaciones y Sistemas, Infraestructura IT, y Recursos Humanos y Procesos.

AREA

OBJETIVO DEL DIAGNOSTICO

RESULTADOS / ENTREGABLES

APLICACIONES Y SISTEMAS

Determinar el grado de evolución que el municipio tiene respecto de la implantación de aplicaciones corporativas sistemas de misión crítica. Determinar el grado de evolución de la infraestructura de tecnología de la información que el municipio tiene.

Formulario llenado con información inicial en base a entrevistas telefónicas o en sitio

INFRAESTRUCTURA IT

Formulario llenado con información inicial en base a entrevistas telefónicas o en sitio

RECURSOS HUMANOS Y PROCESOS

Determinar el grado de evolución y consistencia que tienen los procesos, normas del área de sistemas del municipio y su correspondiente capacidad humana en términos de conocimientos, organización y gestión.

Formulario llenado con información inicial en base a entrevistas telefónicas o en sitio

E1 Aplicaciones y Sistemas

Sistemas de Mensajeria y Colaboración

1. ¿Tienen correo electrónico corporativo? SI, el @portoviejo.gov.ec

2.

¿Que tipo de servidores de correo electrónico tienen? Servidor Linux Centos Webmail: SquirrelMail

3.

¿Tienen servicios de mensajería instantánea? Estamos en etapa de implantación del servicio de chat a través de nuestra Intranet

4.

¿Tienen servicio de Intranet donde comparten y publican documentos? SI

5.

¿Tienen alguna plataforma de colaboración (tipo Sharepoint, Lotus, etc.)? NO, Pero tenemos un Sistema de Gestion de Archivos denominado AFile el cual cumple funciones parecidas, aún estamos en fase de implantación, esperamos tenerlo funcionando completamente en unos 2 meses.

6.

¿Tienen acceso remoto vía WEB a servicios de mensajería y colaboración? Ambos servicios estan en proceso de Implantación, pero ambos cuentan con acceso WEB

7.

¿Cuantos usuarios usan esos servicios? (especificar por servicio) Correo Corporativo: 190 Usuarios Mensajería y colaboración: Por definirse

Sistemas de Administración y Finanzas

8. ¿Tienen una aplicación central de contabilidad y presupuestos que esté integrada con otras áreas del municipio? Explicar que tipo de aplicación. SI, El sistema financiero-contable Olympo V6.0, desarrollado por la Empresa Protecotelsa de la ciudad de Quito, en Visual Basic 6.0 con motor de base de datos SQL Server 2000

9.

¿Cual es el alcance de ese sistema? Que áreas cubre?

SI NO AREA COMENTARIOS

X X

Contabilidad

Presupuestos Administración de cuentas por pagar y cuentas por cobrar Administracion de Activos Fijos Compras de bienes y servicios Administración de Almacenes Tesoreria (control de cajas y bancos) Administración de personal (planillas de sueldos y registro del funcionario) Otro:

X

X X X X

X

X

CARTERAS Y PROYECTOS

10

¿Usan algún sistema de información gerencial? Explicar el tipo de sistema. NO

Sistemas de Cobranza de Impuestos

11 ¿Tienen un sistema de cobranza de impuestos? SI

12

¿Es propio o usan algún servicio de terceros? ES PROPIO

13

¿Están conectados a la red bancaria? SI, con un banco y con otro estamos cerrando las negociaciones

14

¿Esos sistemas están integrados al sistema financiero central del municipio? NO, ya que el sistema Financiero NO es propietario y aún no hemos podido realizar una interfaz de integración de ambos sistemas

15

¿Tienen información gerencial de las cobranzas? A medias, ya que solo tenemos dos reportes que pueden clasificar como gerenciales

Sistemas de Empadronamiento

16 ¿Con que sistemas de empadronamiento cuenta el municipio, como se lo denomina, quien es el responsable y que tipo de informacion se registra?

TIENE NO TIENE DENOMINACION DEL SISTEMA OFICINA RESPONSABLE TIPO DE INFORMACION QUE SE REGISTRA

X

Registro Unico de Vehiculos

X

Registro de Bienes Inmuebles Registro Unico de Negocios (actividades económicas que pagan impuestos y tasas municipales) Otro: PREDIOS URBANOS Y RURALES

OLYMPO

DIRECCION ADMINISTRATIVA

X

CATASTRAL

JEFATURA DE AVALÚOS Y CATASTROS

X

CATASTRAL

JEFATURA DE AVALÚOS Y CATASTROS

Aplicaciones WEB, Portales Internos, Portales Externos

17 ¿Tienen una página o portal municipal? SI, www.portoviejo.gov.ec

18

¿Ese portal tiene contenido dinámico? SI

19

¿Hay alguna plataforma de administración de ese contenido? SI

20

¿Hay un portal interno? SI

21

¿Que información se publica en el portal interno? NOTICIAS REFERENTES A LA ADMINISTRACION INTERNA, AGENDA DE EVENTOS, ROLES DE PAGOS, FORMULACIOS DE PERMISOS, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS, ENTRE OTROS.

22

¿Que servicios ofrecen a los ciudadanos en el portal? CONSULTA DE DEUDAS; LEY DE TRANSPARECIA; OBRAS PÚBLICAS; NOTICIAS COBRE EL DESEMPEÑO DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

23

¿Se puede hacer transacciones electrónicas con el municipio? ACTUALMENTE SOLO LOS PAGOS QUE SE REALIZAN A TRAVES DE LA BANCA; ADEMÁS ESTAMOS CON UN PROYECTO MISMO QUE DARÁ MAS FUNCIONALIDADES DE TRANSACCIONALIDAD A NUESTRO PORTAL (INICIO DE TRAMITES DE RECLAMOS, ETC.)

24

¿Cual es el grado de evolución de Internet en el Municipio? TENEMOS UN ANCHO DE BANDA DE 2MB; Y ALREDEDOR DEL 60% DE LOS USUARIOS CUENTAN CON ACCESO A ESTA HERRAMIENTA DE TRABAJO

Sistemas de Información Gerencial

25 ¿Tienen algún sistema de Data Warehouse? NO

26

¿Los usuarios gerenciales tienen acceso a información resumida para hacer análisis? ¿Esos datos están organizados bajo un modelo único? NO

27

¿Usan alguna herramienta de análisis? (Excel, Power Play, Oracle Discoverer?, etc...) SOLO EXCEL

28

Si es así ¿en que áreas del municipio usan? DIRECCION FINANCIERA; JEFATURA DE COMPROBACION Y RENTAS; DIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS; JEFATURA DE PRESUPUESTO; DIRECCIÓN DE DESARROLLO ECONOMICO

Sistemas de Flujo de Trabajo

29 ¿Tienen trámites sistematizados? SI, 8 FLUJOS, EL MAS IMPORTANTE DE TODOS ES EL FLUJO DE ADQUISICIONES (BIENES Y SERVICIOS)

30

¿Usan alguna plataforma de Workflow? SI

31

Si es así ¿que plataforma usan?, ¿que alcance tiene?, ¿es posible definir procesos en forma sencilla? JAVA 2 PLATAFORM, ENTERPRISE EDITION; ES EN AMBIENTE WEB CON ALCANCE AJUSTADO SEGÚN NUESTRAS NECESIDADES (NO ES TRANSACCIONAL); ES AMIGABLE Y FACIL DE USAR.

32

¿Usan el concepto de ventanilla única de trámites? NO

33

¿Los ciudadanos pueden iniciar trámites en un portal Internet? (en caso que tengan un portal) AÚN NO, PERO EN LOS PROXIMOS MESES YA CONTAREMOS CON DICHA OPCION

34

¿Se ha hecho algún proceso de simplificación de trámites? SI, ANTES DE DIAGRAMAR UN PROCESO EN EL WORKFLOW, EL MISMO ES REVISADO POR LA DIRECCION DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ADEMÁS ESTA MISMA DIRECCIÓN SE ENCARGA DE LA SIMPLIFICACIÓN DE ESTOS PROCESOS.

E2 Infraestructura

Computadoras de escritorio

35. ¿Cuántas PC's tiene el municipio? 181 equipos más 7 Servidores

36.

¿Qué características? Especificar con claridad Dell Optiplex 745 Dell Vostro 200 Dell Precision 470 Dell Precision 490 Dell Optiplex 170L Dell Optiplex 210L Dell Optiplex 320 Dell Dimension 3100 Dell Dimension 5150 Dell Dimension GX620 IBM PENTIUM 3 y 4 Clon Pentium 3 Clon Pentium 4 HP Pentium 4 APPLE G5 Portátiles (Dell, Toshiba) 7 30 7 1 7 21 19 7 4 5 30 6 28 4 1 3

· Las PC Clones Pentium 4 e IBM Pentium 4 poseen procesador de 1,7 hasta 3,0Ghz con memoria de 256 Mb y HD mínimos de 80gb. · Los PC Pentium 3 e IBM Pentium 3 poseen procesadores desde los 733 Mhz hasta 1000 MHz con memoria que inician desde los 64 Mb con un máximo de 256 y discos desde los 20 Gb. · Los equipos Dell en su Mayoría son dual core, Pentium D, Core 2 duo y sus velocidades no bajan de los 2,0 Ghz con memoria mínimos de 256Mb hasta los 2 GB dependiendo de los departamentos con discos duros mínimos de 80 GB los cuales para mayor Información pueden ser consultados a la página www.dell.com.

37.

¿Qué sistema operativo usan los PC's? · Windows Xp profesional Sp2 · Windows Vista Bussines sp1 los 5 pcs

38.

¿Qué aplicaciones de ofimática (tipo de Office) usan? ¿En que porcentajes? Microsoft Office 100%

Servidores

39. ¿Cuántos servers tiene el municipio? 7

40.

¿Para qué aplicaciones? 1 Server WEB 1 de dominio 1 para bases de datos 1 para aplicaciones (WorkFlow, Aflow, Antivirus Corporativo, etc) 1 Para soporte SIG( Sistema de Información Geográfica) 1 Como unidad de respaldo POWER VAUL de DELL 1 Central VoIp Y consulta de deuda por teléfono

41.

¿Qué sistemas operativos usan? 4 de ellos Windows Server Enterprise R2 1 de ellos Windows Storage Server para respaldos 2 Linux (Server Web y Voip)

42.

¿Usan aplicaciones de administración de servidores (Tivoli, MOM, SMS, otros)? ¿Cuáles? Dell Open Manage Server Administrator

43.

¿Tienen un DATA CENTER? ¿Qué características? Si, con las siguientes caracteristicas: · 16 m2 · Sistemas redundantes de alimentación ininterrumpida. · UPS de corriente de 24 kVA. · Equipos de climatización de alta precisión que controla la temperatura. · Accesos controlados con tarjetas codificadas (aproximación magnética). · Firewalls de alta disponibilidad. · Switches de alta disponibilidad con velocidad hasta 1Gb. · Cableado estructurado de categoría 6. · Zonas configurables con racks.

44.

¿Qué nivel de seguridad tienen los servers? Usuarios autentificados por dominio

45.

¿Tienen aplicaciones 7x24? ¿Cuáles? ¿Qué tipo de instalación tiene en ese caso? No, La mayoría son 5x8.

46.

¿Tienen bses de datos corporativas? (SQL Server, Oracle, otras) ¿Cuáles? ¿Para qué aplicaciones? Si, Sql Server Para el manejo de los sistemas institucionales como es el sistema catastral, Sistema Financiero-Contable Olympo, Sistema de Recursos Humanos, Sistema de Flujo de trabajos (WorkFlow), Sistema de Gestión de Archivos.

Redes

47. ¿Cuántos puntos tienen? 200

48.

¿Cuántos sitios tienen? ¿Estan todos los sitios interconectados? Un sitio

49.

¿A qué velocidad (o ancho de banda) están conectados? 2048 Kbps

50.

¿Usan VPN's (Virtural Private Network)? No

51.

¿Qué tipo de acceso tienen a internet? Clear channel 1:1

E3 Recursos Humanos y Procesos

Recursos Humanos

52. ¿Cuántas personas trabaja en el departamento de sistemas? 6 personas

53.

¿Qué cargos ocupan? Especificar. 4 Analistas de Informática 1 1 Analistas de Informática 2 1 Director de Informática

54.

¿Qué profesión tienen? 1 Egdo. Analista de Sistemas. 3 Ing. en Sistemas. 2 Egdo. Ing. en Sistemas.

55.

¿Qué experiencia? Especificar. 1: BPM ­ Flujos de procesos ­ Egdo. Ing. en Sistemas. 2: Helpdesk ­ Ing. en Sistemas. 1: Redes y Telecomunicaciones ­ Egdo. Analista de Sistemas. 1: Bases de Datos y Sistemas - Ing. en Sistemas. 1: Director de Informática ­ Egdo. Ing. en Sistemas.

Procesos

56. Organigrama del equipo

57.

¿Cuáles son sus procesos formales de seguridad? ¿Tienen mecanismos de respaldos formales? En esta área estamos aún en proceso de crecimiento, apenas contamos con un documento denominado Políticas de Respaldos, contamos con una caja de almacenamiento (PowerVault), aún falta mejorar los procesos y normarlos.

58.

¿Qué proceso formal usan para el desarrollo de sistemas? ¿Qué metodologías? ¿Qué herramientas? No contamos con procesos formales para el desarrollo de sistemas, actualmente utilizamos la metodología de Programación Extrema (XP).

59.

¿Qué metodología usan para la Producción de los sistemas? ¿Usan algo como MOF (Microsoft Operations Framework)? La metodología del Ciclo de vida, y no utilizamos el MOF.

60.

¿Saben lo que es ITIL? Vagamente por artículos leídos en la internet.

61.

¿Saben lo que es CMMI? Vagamente por artículos leídos en la internet.

62.

¿Hay algún plan estratégico de sistemas? No Se trabaja con Planes Operativos Anuales, basados en los objetivos institucionales existentes en el Plan estratégico de toda la institución.

63.

¿Cómo gerentan los proyectos informáticos? ¿Hay alguna metodología? ¿Hay un plan único? Utilizamos el Microsoft Project como herramienta de seguimiento de los proyectos enmarcados en la metodología del Ciclo de vida, pero falta normalizar esta gerenciación.

64.

Dentro del municipio ¿A qué área reporta el departamento de sistemas? Somos una dirección y nos reportamos a la Dirección Corporativa de Servicios Institucionales, quien a su vez tiene a su cargo a: Dir. Administrativa; Dir. Desarrollo Institucional y Humano; Dir. Financiera y Dir. Informática.

65.

¿Tienen un presupuesto anual? Si contamos con un presupuesto basado en el Plan Operativo Anual.

66.

¿Quiénes determinana ese presupuesto? ¿Cómo? ¿En base a un plan anual? La pre-aprobación la realiza la dirección Corporativa (Inmediato Superior), luego la corporación municipal realiza la aprobación definitiva, siempre basados en el plan operativo anual.

67.

¿Hay planes de capacitación para el personal de sistemas? La dirección de Desarrollo Institucional y Humano nos solicita un plan de capacitaciones para el próximo año para dejarlo presupuestado.

68.

¿Miden los cosostos del departamento de sistemas? ¿Qué costos? Se hacen seguimientos de los objetivos planteados en el POA, en cuanto a los indicadores señalados en el mismo, mas no exactamente del costo generado por la dirección en la consecución de los mismos.

69.

¿Usan algún tipo de índice o métrica que deben cumplir anualmente? ¿Trabajan contra un plan anual? Dentro de los POAs se especifican los indicadores a cumplir por cada actividad vinculada a un objetivo, mismo que se evalúa en las reuniones de áreas bi-mensualmente, esta periodicidad varía según el área.

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