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Management Project Procedures

Rocío Cos Gerente de Proyectos de CLARA [email protected] Quito, Ecuador Julio 27 /2006

Project Management

· To give sopport in development and to ensure the orderly execution of the CLARA Strategic Projects and monitoring their overall progress in order to achieve their objetives. · To promote the develop of colaborative projects in Latin América. · To help in proposal formulation in order to get financial sopport for project development. · To help in order to assure the quality of the projects implementation and results.

Strategic Projects. Action lines

Action Lines A B C D E F G H # of projects Development of the strategic management of CLARA 3 Development of the operative management of CLARA 2 Planning and operation of the RedCLARA 3 Support to the development of NRENs. 5 Promotion and support to public policies of promotion to Advance Networks 2 Promotion to the development and interchange of contents and applications 4 Support to development of critical mass and transference of knowledge 2 Search and concretion of strategic alliances 2 Total 23

Planning of Strategic Project

One of the first assigned task was - To create an efficient management procedure for planning and development of CLARA Strategic Projects.

Project Management Procedure

Objetive

To favor the systematized development of projects, to accredit its procedures, facilitating its pursuit and control to ensure the success such, through the fulfillment in time, cost and quality to satisfaction, as much of the executors of the project, like of its objective and the sources of financing, as well as of the authorities and all the involved ones directly or indirectly with the same one

Project Planning

All the strategic projects will have to count on the following basic elements: 1. Project Name 2. General Objetive 3. Specific Objetives. 4. Activities, Tasks and Intermediate Results 5. Cronogram 6. Organización 7. Resources 8. Budget 9. Glosary

Activities, Tasks, Results

Each task will have to define: - Description. To describe the task clearly.

Responsible. To define the person in charge of the execution of the task. Deliverables and Terms. To describe to the product or service that will be from execution of each task. Human resources, responsibility, Man hour. To describe the human equipment requiered, assigning to the responsibilities of each one and the number of hours that they will use in the activity. Preceding tasks. To define the tasks that will have to be executed previously to the task at issue. Risks / Prevention. Identification of the possible risks and

-

forms to pevenir them.

Example

1. Nombre del Proyecto

Prospección de necesidades y desarrollo de un plan de capacitación de técnicos de las redes nacionales.

2. Objetivo General

Generar un equipo técnico de trabajo de alto nivel en las Redes Nacionales de América Latina, con los conocimientos y habilidades de vanguardia en su ramo, permanentemente actualizada, a través de la definición de sus necesidades de capacitación, de la detección y difusión oportuna de las ofertas de capacitación en la región y externas. Todo ello soportado con la búsqueda de financiamiento que aplique para el caso, del establecimiento de alianzas con programas de capacitación existentes, eventos periódicos y empresas. Este proceso deberá desarrollarse y darle el seguimiento adecuado, evaluando la calidad y el impacto obtenidos.

3.1 Prospección permanente y sistemática de necesidades de capacitación.

Desarrollar un proceso de consulta periódica a todas las redes nacionales, acerca de las necesidades de capacitación de sus técnicos, que les permitirán adquirir los conocimientos y habilidades indispensables para desempeñar sus funciones de manera eficiente y eficaz, manteniendo la información permanentemente actualizada, de manera que los tenga a la vanguardia en sus áreas de actividad

4. Actividades, tareas y resultados entregables e intermedios

Prospección capacitación.

4.1

permanente

y

sistemática

de

necesidades

de

Toda vez que las necesidades de capacitación están conformadas por los conocimientos, habilidades, aptitudes y destrezas que los individuos no poseen y que deben ser aprendidos por estos para el desempeño exitoso de sus cargos, el proceso de detección de necesidades de capacitación implica determinar dónde se necesita la capacitación, cuál debe ser su contenido y qué personas deben formarse.

Responsable:

Coordinador de Capacitación

Plazos 2 meses Plazos 15 días 45 días

Resultados esperados:

Entregables: Informe de diagnostico de necesidades de capacitación elaborado Resultados intermedios: Formato de encuesta de necesidades de capacitación Informe de resultados de la encuesta de capacitación

Recursos: equipo de trabajo y asignación de responsabilidades

Recursos Humanos Coordinador de capacitación Miembros de CLARA Coordinadores nacionales Coordinadora de Proyectos Coordinadora del GT Capacitación Director Ejecutivo Responsabilidad Recopilar, analizar y elaborar el diagnostico Proponer sus necesidades de capacitación Revisar y validar las necesidades Revisar y validar el diagnostico Revisar el formato de encuesta y revisar y validar el diagnostico Revisar y aprobar el diagnostico Horas/ Hombre 72 2 4 10 10 8 hrs.

Tareas predecesoras: ninguna

Riesgos Insuficiente nivel de respuestas a la encuesta distribuida Prevención Fortalecer la comunicación con los miembros de las redes nacionales

Cronogram

Programa de actividades Horas / hombre Nombre del Proyecto WBS 4.1 4.1.1 4.1.1.1 4.1.1.3 4.1.1.5 4.1.1.7 4.1.1.9 4.1.1.10 4.1.1.11 4.1.1.12 4.1.1.2 4.1.1.4 4.1.1.6 4.1.1.8 4.1.2 4.1.2.1 4.1.2.2 4.1.2.3 4.1.2.4 4.1.2.5 4.1.2.6 4.1.2.7 4.1.3 4.1.3.1 TOTAL Actividades/ Tareas Horas/ Hombre Fecha inicio Fecha fin CLAVE: Tiempo aug sep oct nov dec jun jul jan feb mar

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Program of Deliverables

WBS (Work Breakdown Structure)

(Horas /hombre con fechas de entrega -último día hábil de cada mes-) Nombfre del Proyecto WBS 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.5 4.5.1 4.5.2 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 Objetivos-Total horas Horas /hombre x tarea Período de entregas Tareas / Entregables Fecha de entrega Fecha real CLAVE: 2006 sep jun Jul ago

Calendar of deliverables

Entregables por fecha Entregas último día hábil de cada mes Plan de Operaciones_NOC_ junio 2006 a marzo 2007 Fecha de entrega WBS 4.1.1.1 4.1.1.3 4.1.1.5 4.1.1.7 Jun-06 4.1.1.9 4.1.1.10 4.1.1.11 4.1.1.12 4.1.1.2 4.1.3.1 4.1.1.1 4.1.1.3 4.1.1.5 4.1.1.7 Jul-06 4.1.1.9 Entregable Reporte de Monitoreo Reporte del estado de los parámetros de desempeño de la red Reporte mensual de estadísticas Reporte mensual de las actividades de seguridad Reporte de actividades realizadas en los equipos de la troncal de actualizaciones, filtros de acceso a la administración de los equipos de monitoreo.Registros de los servidores de autenticación disponibles en línea. Sistema en línea de seguimiento de respuesta a las fallas.Reporte ejecutivo de las fallas ocurridas en red CLARA: Publicaciones de las presentaciones y reportes en línea Instalación del sistema base. Reporte de avances del proyecto Sistema de Gestión de Red CLARA con los datos de estado de la Red. Bitácora en Línea Documento de Funciones del NOC Reporte de Monitoreo Reporte del estado de los parámetros de desempeño de la red Reporte mensual de estadísticas Reporte mensual de las actividades de seguridad Reporte de actividades realizadas en los equipos de la troncal de actualizaciones, filtros de acceso a la administración de los equipos de monitoreo.Registros de los servidores de autenticación disponibles en línea.

Sistema en línea de seguimiento de respuesta a las fallas.Reporte ejecutivo de las fallas ocurridas en red 4.1.1.10 CLARA: 4.1.1.11 Publicaciones de las presentaciones y reportes en líneaocumentación y difusión 4.1.1.12 Instalación del sistema base. Reporte de avances del proyecto

Human Resources

Matriz de Roles y Funciones en el proyecto

E Ejecuta P Participa C Coordina S Seguimiento Horas/ Hombre P E/C E/C E/C E/C E/C E/C 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 R, A R, A R, A R, A R, A R, A R, A R, A C C C C C C C C E E E E E E E E R E/C R, A R, A R, A R, A R, A R, A E/C R, A R, A S S S S S S S S S P P Participante E/C P E/C

WBS

Nombre del Proyecto

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9

Financial Resources

· Each project should include the description of the financial resources needed to implement it. · This should include a detailed description of human and material financial resources requiered.

Risks /Prevention

Matríz de Análisis de Riesgos No. 4.1 WBS Riesgo Análisis/ Posibles Respuestras Plan de Acción Responsable

4.2

Budget

Nombre del Proyecto Recursos Responsable Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Recurso 4 Total Man Hours Total Euros/ Horas /hombre Viajes Total Euros /Viajes Total Euros NEG Euros/viaje 0.00 0.00 Horas /hombre Euros/Mes Euros/Hora CLAVE: Subtotal

0 0.00

Distribution of funds

Programa de erogaciones Nombre del Proyecto WBS 4.1 4.1.1 4.1.1.1 4.1.1.3 4.1.1.5 4.1.1.7 4.1.1.9 4.1.1.10 4.1.1.11 4.1.1.12 4.1.1.2 4.1.1.4 4.1.1.6 4.1.1.8 4.1.2 4.1.2.1 4.1.2.2 4.1.2.3 4.1.2.4 4.1.2.5 4.1.2.6 4.1.2.7 4.1.3 Total Actividades/ Tareas Horas / Hombre Plazomeses Presupuesto base Fecha Inicio Fecha Fin CLAVE: 2006 sep jun Jul ago oct nov

Total Total Acumulado

Pursuit to projects

· To define indicators that allow to give pursuit to the diverse activities of each project. · To define periodic reports on the part of the responsible executors for the project that will have to give to inform on the advance, possible difficulties in the compliment, request of changes, etc. · To define the preventive measures or corrective in its case, altogether with the person in charge to execute them and thus to obtain the fulfillment of the objectives of the project. · To register and to inform on these advances.

[email protected]

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