Read QuyetDinh3210-YHN403.pdf text version

1

QUY CH CÔNG TÁC VN TH ( Ban hành theo Q s 3210/Q-HYHN ngày 07 tháng 11 nm 2011) Chng I. QUY NH CHUNG iu 1. Phm vi và i tng iu chnh 1. Quy ch này quy nh v nguyên tc, ni dung, trách nhim và t chc hot ng công tác vn th; quy nh v trình t, th thc, k thut trình bày vn bn hành chính; lp h s hin hành và giao np h s vào lu tr; qun lý và s dng con du ca trng i hc Y Hà Ni. 2. Quy ch t chc hot ng công tác vn th c áp dng thng nht trong tt c các phòng, ban, b môn thuc Trng, các Vin/Bnh vin/Khoa/Trung tâm trc thuc trng i hc Y Hà Ni. iu 2. Các khái nim và gii thích các t ng, thut ng 1. "Công vn i" là các vn bn hành chính ca Trng dùng công b, truyn t các quyt nh, ch trng, nhim v và k hoch ca Trng; báo cáo cp trên, liên h và trao i công tác, hp ng vi các c quan bên ngoài... 2. "Công vn n" là các vn bn, tài liu, th tín do các c quan, t chc bên ngoài gi n Trng. 3. "Công vn ni b" là các vn bn, tài liu, giy t lu hành trong ni b Nhà trng. 4. "Bn tho vn bn" là bn c vit hoc ánh máy, hình thành trong quá trình son tho mt vn bn ca n v và Nhà trng. 5. "Bn gc vn bn" là bn hoàn chnh v ni dung, th thc vn bn c n v, Nhà trng ban hành và có ch ký trc tip ca ngi có thm quyn. 6. "Bn chính vn bn" là bn hoàn chnh v ni dung, th thc vn bn và c n v, Nhà trng ban hành. 7. "Bn sao y bn chính" là bn sao y , chính xác ni dung ca vn bn và c trình bày theo th thc quy nh. Bn sao y bn chính phi c thc hin t bn chính. 8. "Bn trích sao" là bn sao mt phn ni dung ca vn bn và c trình bày theo th thc quy nh. Bn trích sao phi c thc hin t bn chính. 9. "Bn sao lc" là bn sao y , chính xác ni dung ca vn bn c thc hin t bn sao y bn chính và trình bày theo th thc quy nh. 2

10. "H s" là mt tp vn bn, tài liu có liên quan vi nhau v mt vn , mt s vic mt i tng c th hoc có mt hay mt s c im chung (tên loi vn bn, tên c quan t chc ban hành vn bn ...) hình thành trong quá trình theo dõi, gii quyt công vic. 11. "Lp h s" là tp hp và sp xp vn bn, tài liu hình thành trong quá trình theo dõi, gii quyt công vic thành h s theo nguyên tc và phng pháp nht nh. iu 3. Trách nhim qun lý, thc hin công tác vn th - Hiu trng có trách nhim qun lý toàn din v công tác vn th trong toàn Trng. - Lãnh o phòng Hành chính tng hp có trách nhim giúp Hiu trng t chc ch o và qun lý công tác vn th trong Trng. - Trng các n v có trách nhim trin khai công tác vn th ti n v mình và qun lý vn bn tài liu, lp h s và giao np cho lu tr Trng theo quy nh. - Mi cán b viên chc trong Trng trong quá trình theo dõi, gii quyt công vic có liên quan n công tác vn th u phi có trách nhim thc hin quy ch v công tác vn th ca Nhà trng. iu 4. T chc và nhim v ca vn th ti các n v và Nhà trng - Phòng HCTH Nhà trng là n v u mi có trách nhim tip nhn, gii quyt công vn i, n; lp h s hin hành và giao np h s tài liu vào lu tr; thu thp, biên tp, chnh lý các tài liu a vào lu tr, s dng và các công vic khác liên quan n công tác vn th ca Trng; qun lý và s dng con du theo quy nh. - Các n v và t chc là nhng b môn, phòng, ban trc tip son tho các vn bn i, tip nhn các vn bn tài liu n, t chc trin khai các công vic c th liên quan n công tác vn th ca các n v, t chc và ca Trng. iu 5. Cán b vn th Cán b làm công tác vn th ca Trng và các n v, t chc phi m bo tiêu chun tt nghip i hc; trung cp chuyên ngành vn th, lu tr. Nu là cán b kiêm nhim làm công tác vn th cng phi nm vng và thc hin úng các quy nh ti Quy ch này.

3

iu 6. Bo v bí mt Nhà nc trong công tác vn th Mi hot ng trong công tác vn th ti trng i hc Y Hà Ni u phi thc hin theo các quy nh ca pháp lut hin hành v bo v bí mt nhà nc và ca ngành Y t, ngành Giáo dc và ào to. iu 7. Kinh phí cho công tác vn th 1 . Kinh phí u t cho công tác vn th c trích t ngân sách Nhà nc. 2 . Hàng nm, Trng phòng Hành chính tng hp có trách nhim ch o cán b vn th ca n v mình xây dng k hoch t chc các lp tp hun, trao i nghip v; lp d toán mua các trang thit b chuyên dùng và các hot ng khác áp ng yêu cu công tác vn th theo quy nh.

4

Chng II. CÔNG TÁC VN TH Mc 1. Son tho, ban hành vn bn iu 8. Hình thc ban hành vn bn Trng i hc Y Hà Ni ch c phép ban hành các vn bn hành chính thông thng gm: quyt nh, thông báo, chng trình, k hoch, án, báo cáo, biên bn, t trình, hp ng, công vn, giy chng nhn, giy ngh phép, giy y nhim, giy mi, giy gii thiu, giy i ng, giy biên nhn... iu 9. Th thc vn bn hành chính Th thc vn bn c quy nh c th ti Ngh nh s 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 v hng dn th thc và k thut trình by vn bn Hành chính. 1. Th thc vn bn hành chính bao gm các thành phn sau: a. Quc hiu; b. Tên c quan, t chc ban hành vn bn; c. S, ký hiu ca vn bn; d. a danh và ngày, tháng, nm ban hành vn bn; e. Tên loi và trích yu ni dung ca vn bn; f. Ni dung vn bn; g. Chc v, h tên và ch ký ca ngi có thm quyn; h. Du ca c quan, t chc; i. Ni nhn; j. Du ch mc khn, mt (i vi nhng vn bn loi khn, mt). 2. i vi công vn, giy gii thiu, giy mi, ngoài các thành phn c quy nh ti im a ca khon 1 này, có th b sung a ch c quan, t chc, a ch E-mail; s in thoi, s Fax. 3. Các vn bn ca các t chc ng, phn "Quc hiu" thay bng " ng Cng sn Vit Nam". iu 10. Son tho vn bn 1. Cn c vào tính cht, ni dung ca vn bn cn son tho, trng các n v giao cho cá nhân/nhóm son tho ch trì son tho. 2. Các cá nhân/nhóm son tho thc hin các công vic sau:

5

a. Xác nh hình thc, ni dung, khn (mt) ca vn bn cn son tho; b. Thu thp, x lý thông tin có liên quan; c. Son tho vn bn; d. Tham kho ý kin ca các n v và cá nhân liên quan hoàn chnh vn bn (nu cn); e. Trình duyt bn tho (và các tài liu có liên quan nu cn): bn tho phi m bo theo mu quy nh v th thc vn bn và phi rõ ràng, sch s. iu 11. Duyt bn tho, sa cha b sung bn tho ã duyt 1. Bn tho vn bn phi do Lãnh o hoc ngi c y quyn ca các n v trình duyt và phi do ngi có thm quyn ký vn bn duyt. 2. Trng hp phi sa cha, b sung bn tho vn bn ã c duyt phi trình ngi ký duyt xem xét, quyt nh. iu 12. ánh máy, nhân bn Vic ánh máy, nhân bn phi m bo các yêu cu sau: 1. ánh máy úng nguyên vn bn tho. Trng hp phát hin sai sót hoc không rõ ràng trong bn tho thì ngi ánh máy phi hi li n v, cá nhân son tho hoc ngi duyt vn bn ó; 2. úng th thc vn bn quy nh; 3. úng quy nh v k thut trình bày vn bn; 4. Phông ch trình bày vn bn phi là phông ch ting Vit, kiu ch chân phng, phông ch ting Vit Unicode theo tiêu chun Vit Nam; 5. Nhân bn úng theo s lng quy nh; 6. Gi gìn bí mt ni dung vn bn (nu vn bn mt) và m bo úng thi gian quy nh. iu 13. Kim tra vn bn trc khi ký ban hành 1. Lãnh o n v hay cá nhân son tho vn bn phi kim tra và chu trách nhim v chính xác ca ni dung vn bn, v th thc và k thut trình bày vn bn. 2. Phòng HCTH có trách nhim kim tra li ln na v th thc và k thut trình by vn bn trc khi trình ký Ban Giám hiu. 3. Vn bn do Trng n v, t chc ký thì cán b c giao d tho phi ký nháy vào dòng cui cùng ca ni dung vn bn. 6

4. Vn bn do BGH ký thì Lãnh o n v, t chc son tho phi ký nháy vào dòng cui cùng ca vn bn, sau du ./. (không k phn Ni nhn) trc khi trình ký ban hành. 5. Khi trình ký vn bn phi chun b y các h s tài liu liên quan (nu cn). iu 14. Ký vn bn 1. Ngi ký vn bn chu trách nhim v vn bn mình ký. 2. Hiu trng ký các vn bn chính và quan trng ca Trng, các vn bn gi cp trên, các lnh vc Hiu trng ph trách trc tip và ký các vn bn thuc các lnh vc ã phân công cho các Phó Hiu trng (nu Phó Hiu trng i công tác). 3. Phó Hiu trng ký thay (KT) Hiu trng các vn bn thuc các lnh vc công tác ã c Hiu trng phân công và ký các vn bn thuc thm quyn Hiu trng ký khi Hiu trng i công tác y quyn (vic ký tha y quyn (TUQ) c quy nh bng vn bn và trong thi gian nht nh; ngi c ký y quyn không c y quyn li cho ngi khác). 4. Lãnh o Trng ký giy gii thiu cho Trng, Phó Trng và Ph trách các n v khi c giao nhim v gii quyt các công vic quan trng. 5. Trng phòng Hành chính tng hp c Hiu trng giao cho ký tha lnh (TL) các loi vn bn theo chc nng nhim v c giao và c óng du ca Trng gm: - Sao lc và trích sao các công vn n. Trong mt s trng hp c phép ký sao y bn chính các vn bn do Trng ban hành (khi c s ng ý ca Ban Giám hiu hoc m bo tính kp thi ca công vic khi Lãnh o các Phòng chc nng i vng); - Thông báo các ch trng, quyt nh ca Hiu trng ti các n v trong Trng và c quan ngoài Trng; - Ký các giy gii thiu; giy i ng; lnh iu xe (tr trng hp quan trng do Ban Giám hiu ký). iu 15. Bn sao vn bn 1. Các hình thc sao vn bn gm: sao y bn chính, bn trích sao, bn sao lc. 2. Th thc bn sao c quy nh gm: tên Trng (hoc tên các t chc); s và ký hiu bn sao; a danh và ngày, tháng, nm sao; chc v, h tên và ch ký ngi có thm quyn, du, ni nhn (có ph lc kèm theo). 7

3. Bn sao y bn chính, bn trích sao, bn sao lc có giá tr pháp lý nh bn chính. 4. i vi vic sao y, chng thc các vn bn, giy t ca trng i hc Y Hà Ni ban hành: a. i tng áp dng: các h s, giy t, vn bng, chng ch, bng im, tài liu... do trng i hc Y Hà Ni ban hành; b. Quy trình thc hin: Phòng HCTH tip nhn, kim tra vn bn, giy t ca ngi có yêu cu công chng. Vic kim tra bao gm c kim tra h s, giy t có thuc các trng hp c phép công chng theo quy nh ca pháp lut hay không. - Nu vn bn, giy t không c s gii quyt: phòng HCTH phi gii thích rõ lý do và t chi tip nhn h s. Nu khách ngh t chi bng vn bn, n v xem xét, nghiên cu và xut phng án tr li. - Nu vn bn, giy t thiu: phòng HCTH hng dn khách b sung các giy t cn thit h s th tc gii quyt. - Nu vn bn, giy t y , hp l: phòng HCTH tip nhn vn bn, giy t và x lý (nhân bn, ký xác nhn, óng du, vào s theo dõi) theo yêu cu ca khách. c. Thi hn gii quyt: - Vn bàn, giy t y , hp l: x lý ngay trong ngày. - Vn bn, giy t phc tp, không c s gii quyt: 02 ngày - 05 ngày làm vic k t ngày nhn h s, giy t (tùy theo mc phc tp ca giy t). d. Mc thu: - Cp bn sao t s gc: + Vi bn sao t công vn n, công vn lu tr: 5.000 ng/bn; + Vi bn sao t bng im: 20.000 ng/bn. - Chng thc bn sao t bn chính: 2000 ng/trang; t trang th 3 tr lên thì mi trang thu 1.000 ng/trang; nhng tng thu không quá 100.000 ng/bn; - Chng thc bn sao bng im, Bng tt nghip, Chng ch các môn hc: 3.000 ng/bn. - Bng im ting Anh: 100.000 ng/bn u và 20.000 ng/bn sao thêm.

8

e. Mc trích:

Tin thu c t vic sao y, chng thc s c theo dõi trong s và c báo cáo quyt toán vi Nhà trng 4 ln/1nm (thc hin ch báo cáo theo Quý). Trong ó: - n v trc tip - Phòng Hành chính Tng hp - Np vào qu ca Nhà trng : 50% tng l phí thu c; : 40% tng l phí thu c; : 10% tng l phí thu c.

g. Trách nhim ca các n v thc hin: - i vi n v trc tip x lý h s, giy t: n v trc tip x lý h s, giy t chu trách nhim chính v tính úng n, hp pháp ca giy t khi tin hành ký sao y, chng thc hoc khi có ý kin thc mc xung quanh giy t sao y, chng thc. - i vi phòng Hành chính Tng hp: + Chu trách nhim v vic óng du sao y, chng thc các h s, giy t ã c các n v trc tip x lý xong; + Trong trng hp khách yêu cu cp bn sao t s gc thì cán b lu tr ca Phòng HCTH và các Phòng chc nng có trách nhim tìm h s, giy t gc phc v yêu cu sao y, chng thc theo úng thi gian và quy trình quy nh; + Vào s theo dõi các h s, giy t c sao y, chng thc; ngi sao y, chng thc ký nhn c th trong s; + M file lu tr các bn sao; + Thu các khon l phí sao y, chng thc; + Vào s theo dõi vic thu l phí; + Công khai và np các khon thu phí cho Nhà trng theo quý (3 tháng/ln). h. Công khai ch thu phí, l phí: Vic t chc thu phí sao y, chng thc c thông báo c th n các n v trong Trng qua vn bn và trên trang thông tin in t ca Trng. Mc thu c niêm yt công khai ti a im thu phí các i tng np phí, l phí d nhn bit.

9

Mc 2. Qun lý và x lý vn bn iu 16. Trình t qun lý và x lý vn bn n Vn bn n c chia thành 2 loi: - Loi 1: bao gm tt c vn bn, tài liu, th t do Trng nhn c t bên ngoài gi n. Các vn bn n Trng thuc loi 1 c qun lý theo trình t sau: 1. Tip nhn vn bn n, phân loi s b; 2. Bóc bì vn bn; 3. óng du n, ghi s n, ngày n và vào máy ng ký; 4. Trình ký vn bn 5. Chuyn giao vn bn - Loi 2: bao gm các vn bn, tài liu do các cá nhân, phòng, ban, n v trong Trng gi trình Ban Giám hiu. Các vn bn n Trng thuc loi 2 c qun lý theo trình t sau: 1. Tip nhn vn bn n, phân loi s b; 2. Trình ký vn bn; 3. Chuyn giao vn bn. iu 17. Trình t qun lý và x lý vn bn n nhn c t bên ngoài Trng gi n (loi 1) 1. Tip nhn vn bn n, phân loi s b Công vn t bên ngoài gi n hàng ngày ca Trng s c tip nhn ti b phn Vn th. Khi tip nhn vn bn n, nhân viên Vn th có nhim v xem nhanh bì vn bn, kim tra phong bì xem có úng a ch không, có còn nguyên vn không. Nu không úng a ch phi tr cho ni gi, nu b bóc trc phi lp biên bn có ch ký ca ngi chuyn giao vn bn. Sau khi tip nhn vn bn, nhân viên vn th cn c vào "Ni nhn" ca vn bn phân thành 2 loi: - Vn bn gi Ban Giám hiu bao gm: vn bn gi các thành viên Ban Giám hiu và vn bn chung gi Trng. - Vn bn có tên riêng gi cho các cá nhân, n v trong Trng.

10

Sau khi công vn c phân loi s b thì vn bn gi cho các cá nhân, phòng, ban, n v và các b môn trong Trng s c gi li b phn vn th chuyn ti các cá nhân, n v hàng ngày vào các bui sáng. Các vn bn gi Ban Giám hiu s c nhân viên Vn th phân loi thành: - Loi không phi bóc bì: th riêng ghi rõ h tên tng thành viên Ban Giám hiu, sách báo, vn bn mt. Loi vn bn này c chuyn n các thành viên Ban Giám hiu vào 10h00 hàng ngày. - Loi phi bóc bì: các vn bn chung gi Trng (các vn bn mà ngoài bì ghi "Trng i hc Y Hà Ni") 2. Bóc bì vn bn Vn bn chung gi Trng s c nhân viên Vn th bóc bì, kim soát s b và xp sp công vn theo th t: vn bn có du "ho tc", "thng khn", "khn" - vn bn ca c quan ch qun (B Y t; B Giáo dc & ào to) - vn bn ca các B, ngành khác - vn bn ca các n v (trc thuc các B, Ngành) - vn bn ca các a phng - vn bn khác... ri óng du vn bn n Khi bóc bì không c làm rách vn bn, không làm mt a ch ni gi. Cn soát li bì xem ã ly ht vn bn ra cha, có b sót gì không. i vi nhng n t khiu ni, t cáo, th nc danh hoc vn bn cn kim tra, xác minh im gì ó thì cn gi li c phong bì, ính kèm vi vn bn lu h s gii quyt sau này. i vi nhng vn bn óng du ký hiu mt bao gm: tuyt mt, ti mt và mt thì b phn vn th không c bóc bì và phi chuyn trc tip n tay ngi nhn. Vn bn mt khi gi n Trng c phân loi thành: - Vn bn mt gi chung cho "Trng i hc Y Hà Ni": ch có Hiu trng hoc ngi c u quyn bóc bì và qun lý. - Vn bn mt gi tên riêng cho các cá nhân, n v: nu là vn bn mt gi các thành viên Ban Giám hiu thì b phn th ký s chu trách nhim trình cho các thành viên Ban Giám hiu; nu là vn bn mt gi cho các cá nhân, n v trong Trng thì s c b phn vn th chuyn trc tip n tay ngi nhn và có ký nhn rõ ràng. Vn th nu c giao ph trách vn bn mt thì phi vào s riêng theo dõi, khi chuyn vn bn mt phi chuyn c bì n tay ngi nhn theo úng ch qun lý vn bn mt ca Trng.

11

Vn bn "khn" n ngoài gi làm vic, các ngày l, tt thì Bo v c quan có trách nhim ký nhn và báo cáo ngay vi Trng phòng Hành chính tng hp kp thi x lý. 3. óng du n, ghi s n, ngày n và vào máy ng ký. Sau khi bóc bì nhân viên vn th óng du n lên vn bn. Du n có mc ích xác nhn vn bn ã qua vn th, ghi ngày tháng, s vn bn n. Du n c óng rõ ràng và thng nht vào khong trng di s và ký hiu, trích yu (ca công vn) hoc khong trng gia tác gi và tiêu vn bn. S n phi khp vi s th t trong s ghi vn bn n, ngày n là ngày vn th nhn vn bn, s n ghi liên tc t 01 bt u t ngày 01/01 n ht ngày 31/12 mi nm. Sau khi ly s vn bn n nhân viên vn th phi ng ký vn bn vào máy tính. ng ký vn bn là mt bc quan trng trong qun lý vn bn n giúp nm c s lng vn bn, ni dung và i tng gii quyt vn bn n nhm cung cp nhng thông tin này kp thi theo yêu cu. Khi ng ký vn bn phi bo m nguyên tc: không trùng lp, không b sót, mi vn bn n ch ng ký 1 ln. 4. Trình vn bn Vào máy xong, vn bn s c trình lên Lãnh o phòng Hành chính Tng hp phân lung vn bn vào 14h00 hàng ngày. i vi vn bn khn: Vn bn khn c ngoài Trng và trong Trng gi n thì phi trình BGH hoc Lãnh o phòng HCTH ngay m bo tính cht ca vn bn và kp thi gii quyt. Sau khi c phân lung, vn bn s c chuyn ra, tu theo ý kin ó mà vn bn s c trình lên Ban Giám hiu hoc a xung b phn vn th làm các th tc luân chuyn ti các n v liên quan. i vi nhng vn bn cn phúc áp, báo cáo thì n v thc hin chính phi có trách nhim phi hp vi các n v liên quan hoàn thành nhim v úng thi hn ri báo cáo kt qu lên Ban Giám hiu; ngoài ra phòng HCTH cng có trách nhim ôn c, nhc nh các n v hoàn thành báo cáo úng thi hn quy nh. 5. Chuyn giao vn bn Vn bn sau khi x lý xong phi c chuyn giao xung b phn vn th, ti ây nhân viên vn th tip tc vào máy cn c vào ý kin phân lung và ý kin ch o gii quyt khác ca lãnh o (nu có), sau ó tin hành sao chp gi cho các n v chu trách nhim gii quyt. Vn bn khi chuyn giao phi m bo chuyn giao úng, trc tip cho i tng chu trách nhim gii quyt 12

ngay trong ngày qua mng internet hoc theo ng công vn thông thng (có ký nhn vào s chuyn giao vn bn), không nh ngi khác hoc n v khác nhn thay. Bn chính c lu ti vn th hoc giao cho n v, cá nhân có trách nhim chính. Vn bn n ngày nào phi c chuyn giao ngay trong ngày ó. Trong trng hp nhiu n v hoc nhiu ngi cùng tham gia gii quyt mt vn bn thì b phn vn th có trách nhim sao vn bn ra làm nhiu bn khác nhau ri chuyn n tng n v, cá nhân nhng bn chính phi giao cho n v, cá nhân có trách nhim gii quyt chính. Các n v sau khi nhn c vn bn n phi trình ngay lãnh o n v (hoc cán b có trách nhim) xem xét, gii quyt. Lãnh o các n v có trách nhim gii quyt hoc phi hp vi các n v trong Trng gii quyt kp thi các vn bn n thuc các lnh vc c giao. Cn c vào tính cht công vic và quy nh thi gian hoàn thành vn bn, các cá nhân, n v xét thy không th hoàn thành nhim v c thì phi báo cáo vi lãnh o nhà trng xin kéo dài thi gian hoc có ý kin ch o gii quyt (riêng các n th khiu ni, t cáo phi thc hin úng theo quy nh ca pháp lut). iu 18. Trình t qun lý và x lý vn bn n nhn c t trong Trng trình ký Ban Giám hiu (loi 2) 1. Tip nhn vn bn n, phân loi s b Công vn t trong Trng hàng ngày gi n trình các thành viên Ban Giám hiu s c tip nhn ti b phn vn th. Khi tip nhn vn bn ca các cá nhân, n v trong Trng nhân viên vn th phi có trách nhim xem nhanh vn bn, kim tra th thc và ni dung vn bn, nu phát hin sai sót thì b phn vn th có quyn tr li và yêu cu cá nhân, n v trình vn bn sa cha, b sung cho hoàn chnh trc khi trình Ban Giám hiu. 2. Trình ký vn bn Vn bn trình Ban Giám hiu s c trình 2 ln/1 ngày vào lúc 10h00 (bao gm các vn bn trình ký vào cui bui chiu ngày hôm trc và bui sáng c tp hp li trình ký) và 16h00 (bao gm các vn bn trình ký vào cui gi sáng và u gi chiu) cùng vi các th t, sách báo riêng t ngoài Trng gi n Ban Giám hiu. 3. Chuyn giao vn bn Vn bn sau khi c Ban Giám hiu x lý s chuyn xung phòng Vn th gi li các n v trình ký gii quyt theo trình t x lý vn bn i. 13

iu 19. Trình t qun lý và x lý vn bn i Tt c vn bn, tài liu ca các cá nhân, phòng, ban, n v, b môn trong Trng gi ti các cá nhân, n v trong và ngoài Trng c gi là vn bn i. Vn bn i ca Trng c qun lý theo trình t sau: 1. Tip nhn vn bn i. Mi vn bn i ca Trng u phi qua b phn vn th ng ký, óng du làm các th tc gi i. Nhân viên vn th có trách nhim kim tra th thc, hình thc và k thut trình bày ln cui cùng, nu không úng v mt th thc thì tr li cá nhân, n v son tho sa li mi óng du phát hành; 2. Ghi s, ghi ngày tháng nm, nhân bn, óng du vn bn - Ghi s ca vn bn: S ca vn bn c ghi liên tc t 01 bt u t ngày 01/01 n ht ngày 31/12 mi nm. Tu theo khi lng các vn bn i ca Trng mà ánh s chung hoc tách bit theo tng loi ( Trng vn bn i c chia thành 2 loi: Quyt nh và Công vn i) - Ghi ngày tháng ca vn bn: V nguyên tc, vn bn gi ngày nào thì ghi ngày y. Ngày tháng c ghi trên u ca mi vn bn. - Nhân bn: tu theo ni nhn ca mi vn bn và mc ích s dng ca cá nhân son tho, vn bn s c photo thành nhiu bn kèm theo mt bn lu ti vn th. - óng du: Vn bn ã có ch ký hp l mi óng du. Không óng du sn vào bn trng. óng du phi rõ ràng, úng mu quy nh, mt du chm lên 1/3 hoc 1/4 ch ký v bên trái. 3. Chuyn giao vn bn Vn bn i phi c các n v hoàn thành th tc vn th (ly du, ly s, ngày tháng nm, óng du, b bì và ghi a ch ni nhn rõ ràng) và chuyn phát ngay trong ngày, chm nht là trong ngày làm vic tip theo. Vn bn i có th c chuyn qua ni nhn bng Fax, qua mng Internet nhng vn phi gi bn chính qua ng công vn. i vi mt s vn bn gi các n v ni b trong Trng nh: lch tun, các vn bn ph bin công vic chung ca Trng, thông báo... tu theo tng loi vn bn s c phòng Hành chính Tng hp hoc phòng Công ngh thông

14

tin ng ti trên website ca Trng hoc gi vào hòm th các cá nhân ca các Phòng, Ban, n v, b môn theo a ch ã c cung cp. Các cá nhân, phòng, ban, n v ngoài Trng cn b trí 01 ngi làm nhim v vn th, chuyên x lý các vn bn chung ca Trng gi n n v mình, tránh trng hp công vn n n v b quá hn, làm nh hng chung n các hot ng chung ca trng. 4. Lu vn bn i Bn lu phi là bn chính, sch s, in bng giy mc tt m bo lâu dài không b mc hoc nhoè ch. Mi vn bn i phi lu 02 bn chính: 01 bn chính lu ti vn th ca Trng (hoc vn th ca t chc), 01 bn chính lu h s ca n v gii quyt vn bn. Bn lu ti vn th Trng (hoc vn th ca t chc) phi là bn có ch ký nháy ca n v, cá nhân son tho. Bn lu vn bn phi c vn th sp xp theo th t ng ký. Mc 3. Lp h s hin hành và giao np h s tài liu vào lu tr Trng iu 20. Ni dung vic lp h s hin hành và yêu cu i vi h s c lp (do ngi thc hin, gii quyt công vic lp) 1. Ni dung vic lp h s hin hành. - M h s; - Thu thp, cp nht vn bn, tài liu hình thành trong quá trình theo dõi, gii quyt công vic vào h s; - Kt thúc và biên mc h s. 2. Yêu cu i vi mi h s c lp - H s c lp phi phn ánh úng chc nng, nhim v ca n v, t chc; - Vn bn tài liu c thu thp vào h s phi có s liên quan cht ch vi nhau và phn ánh úng trình t din bin ca s vic hay trình t gii quyt công vic; - Vn bn tài liu c thu thp vào h s phi có giá tr bo qun tng i ng u

15

iu 21. Giao np tài liu vào lu tr hin hành ca c quan 1. Trách nhim ca các t chc, n v và cá nhân trong Trng - Các n v và cá nhân trong Trng phi giao np nhng h s, tài liu có giá tr lu tr vào lu tr hin hành ca Trng theo thi hn quy nh; - Trng hp t chc, n v hoc cá nhân cn gi li nhng h s, tài liu ã n hn np lu thì phi lp danh mc gi cho lu tr hin hành ca Trng nhng thi hn gi li không quá 02 nm; - Mi cán b, viên chc trc khi ngh hu, thôi vic hay chuyn công tác khác u phi bàn giao li h s, tài liu cho n v hay ngi k nhim. 2. Thi gian quy nh - Tài liu hành chính: sau 01 nm k t nm công vic kt thúc; - Tài liu nghiên cu khoa hc, ng dng nghiên cu khoa hc: Sau 01 nm k t nm công trình c nghim thu chính thc; - Tài liu xây dng c bn: Sau 03 tháng k t khi công trình c quyt toán; - Tài liu nh, ghi âm, ghi hình và các tài liu khác: sau 03 tháng k t khi công vic kt thúc. 3. Th tc giao np Khi giao np tài liu phi lp 02 bn mc lc h s tài liu np lu và 2 bn biên bn giao nhn tài liu. T chc, n v và cá nhân giao np tài liu vào lu tr hin hành ca Trng gi mi loi 01 bn. iu 22. Trách nhim i vi vic lp h s và giao np h s, tài liu vào lu tr Trng 1. Hiu trng có trách nhim ch o công tác lp h s và giao np h s, tài liu vào lu tr hin hành ca Trng theo phm vi qun lý ca mình. 2. Trng phòng Hành chính tng hp có nhim v - Tham mu cho Hiu trng trong vic ch o, kim tra, hng dn vic lp h s và giao np h s, tài liu vào lu tr hin hành ca Trng; - T chc thc hin vic lp h s và giao np h s, tài liu vào lu tr hin hành ca Trng; 3. Trng các t chc, n v trong Trng chu trách nhim trong vic lp h s, bo qun và giao np h s, tài liu ca t chc, n v mình vào lu tr hin hành ca Trng.

16

4. Trong quá trình theo dõi, gii quyt các công vic, mi cán b viên chc phi lp h s v công vic ó. Mc 4. Qun lý và s dng con du trong công tác vn th iu 23. Qun lý và s dng con du 1. Vic qun lý s dng con du c thc hin theo quy nh ca pháp lut v qun lý và s dng con du. 2. Con du ca Trng và các t chc trong Trng phi c giao cho nhân viên vn th gi và óng du ti c quan. Nhân viên vn th có trách nhim thc hin các quy nh sau: - Không giao con du cho ngi khác khi cha c s cho phép ca ngi có thm quyn; - Ch c óng du vào các vn bn, giy t sau khi ã có ch ký ca ngi có thm quyn; - Không c óng du khng ch. 3. Vic s dng con du ca Trng và các t chc trong Trng - Nhng vn bn do Trng ban hành phi óng du ca Trng, nhng vn bn ca các t chc phi óng du ca các t chc; - Nhng t chc ca Trng có con du và t cách pháp nhân riêng nhng mun óng du ca Trng phi c Lãnh o Nhà trng xem xét, phê duyt. iu 24. óng du 1. óng du phi rõ ràng, ngay ngn, úng chiu và mc màu . 2. Khi óng du lên ch ký thì du óng phi trùm lên 1/3 ch ký v phía bên trái. 3. Vic óng du lên các ph lc kèm theo vn bn chính do ngi ký vn bn quyt nh và du óng lên trang u phi trùm lên mt phn tên Trng hoc các n v có con du. 4. Vic óng du giáp lai các vn bn phi m bo du trùm lên các trang vn bn tài liu và khi ghép li phi c c (thng ghép 3-5 t vn bn óng mt du). 5. Vic óng du ni vào mt s giy t, vn bng khác phi c thc hin theo quy nh v s dng con du ni.

17

Chng IV. T CHC THC HIN iu 25. Trách nhim ca các n v 1. Trng các n v, t chc trong Trng chu trách nhim t chc vic thc hin quy ch này trong phm vi t chc và n v mình. 2. Trng phòng Hành chính tng hp có trách nhim báo cáo lãnh o nhà trng v k hoch trin khai chung ca Trng và kt qu thc hin hàng nm b sung, iu chnh cho phù hp. iu 26. Khen thng và x lý k lut 1. n v và cá nhân có thành tích trong vic thu thp, b sung, bo v tài liu, giao np y tài liu lu tr c nhà trng khen thng theo quy nh. 2. Ngi nào chim gi, tiêu hy tài liu hoc có hành vi vi phm các quy nh trên u phi x lý hoc bi thng tùy theo mc vi phm. iu 27. Hiu lc thi hành Quy ch v công tác vn th ti Trng i hc Y Hà Ni có hiu lc thi hành k t ngày ký quyt nh ban hành.

18

Ph lc: YÊU CU VÀ CÁCH SON THO VN BN THÔNG THNG, QUY NH V MU BÌA VÀ CÁC TÀI LIU CA TRNG I- Yêu cu chung i vi mt vn bn: 1. Yêu cu v hình thc - Phi úng th thc vn bn quy nh. - B cc cht ch, cân i. - ánh máy, sao chp rõ ràng, sch s, không sai sót các li chính t, li ng pháp và không ty xoá. 2. Yêu cu v ni dung 2.1. Phi úng n v mt chính tr. - úng ng li chính sách ca ng và Nhà nc. - Phc v cho vic thc hin mi ch trng chính sách ca ng và Nhà nc. 2.2. Phi m bo chính xác tuyt i v mt pháp lý. - úng thm quyn ban hành vn bn. - m bo tính thng nht, tính chính xác ca pháp lut. - Không trái vi các vn bn cp trên và các vn bn cp cao hn. - Không làm tn hi n li ích hp pháp ca công dân. - Dn chng, trích dn vn bn nào phi hoàn toàn chính xác. 2.3. Phi ngn gn, rõ ràng, chính xác, s kin nêu ra phi y . - tit kim thi gian và công vn không phi hi i hi li nhiu. - không hiu sai vn hoc có th hiu vn bng nhiu cách. - Ni dung vn bn cn tp trung gii quyt trng im (không a ra nhiu chi tit vn vn trong cùng mt vn bn). 2.4. Phi thit thc, áp ng yêu cu và thc t ca cuc sng.

19

- Phi xut phát t nhu cu thc tin, vn bn làm ra gii quyt vn thc tin, phát huy c hiu qu trong vic qun lý và hot ng ca n v, ca Nhà nc. - Trng hp cn thit vn bn phi quy nh gii quyt các hu qu do các quy nh t ra. II- Phng pháp son tho các vn bn thông thng. 1. K hoch công tác 1.1. K hoch công tác phi phù hp vi yêu cu nhim v và kh nng thc tin ca n v, là chng trình hot ng c th trong mt thi gian nht nh; là c s kim im, ánh giá kt qu công tác nhng ng thi li là bn hng dn công tác cho cp di nên khi xây dng k hoch phi d kin c nhng khó khn, thun li và t ra các bin pháp c th t chc thc hin trong tng thi k nht nh. 1.2. Thông thng k hoch công tác gm 3 phn chính. 1.2.1. Phn m u: Phn này nhn nh khái quát, ngn gn (s vic, s liu chính xác) nhm ánh giá kh nng và trin vng ca tình hình. 1.2.2. Phn ni dung: - Nêu nhng nhim v phi làm và mc tiêu phi t c. - Các bin pháp t chc thc hin, kim tra ôn c. 1.2.3. Phn kt lun: Nhn mnh ý ngha và tm quan trng ca vic thc hin k hoch, trin vng k hoch ng viên ngi thc hin và các khó khn mi ngi quyt tâm khc phc và vt qua. 2. Báo cáo: 2.1. Phân loi: Cn c vào ni dung phân loi báo cáo (nh s kt, tng kt, báo cáo khoa hc, báo cáo chính tr...) 2.2. B cc báo cáo: Thng gm các phn sau. - Gii thiu vài nét tiêu biu v tình hình, c im ca c quan t chc, a phng, k hc, nm hc, nhim k ... - Nhng thành tích ã t c. - Nhng bài hc kinh nghim. 20

- Nhng vn tn ng cn gii quyt. - ngh. - Kt lun (ánh giá chung kt qu thc hin) * Trong trng hp báo cáo công tác thi gian ã qua (nhim k, nm hc, hc k ...) và phng hng công tác thi gian ti thì báo cáo thng phi có hai phn ln là báo cáo phn ã thc hin và phng hng công tác ti. * Vi báo cáo hàng tun ch cn nêu nhng công tác trng tâm, t xut và ngh ch trng, bin pháp gii quyt. * Vi báo cáo tháng, quý thì cn nêu tình hình ch o, t chc thc hin và kt qu ã t c v các mt công tác ln ng thi cng ra các công tác trng tâm cho tháng, quý ti và các kin ngh vi cp trên (nu cn) * Yêu cu ca mt báo cáo phi t c. + Tính trung thc và chính xác. + y , c th, có chn lc, có tính tng hp. + Kp thi. 3. Biên bn: 3.1. Phân loi: Có nhiu loi biên bn nh biên bn hi ngh, biên bn bàn giao công vic, biên bn vi phm pháp lut ... 3.2. Biên bn hi ngh: Thng gm 3 phn. * Phn 1: Thi gian, a im, thành phn d, các th tc hi ngh. * Phn 2: Din bin hi ngh (thng ghi nhng ni dung sau): - Báo cáo ti Hi ngh: Ghi rõ h tên, chc v ngi báo cáo, báo cáo v vn gì và ghi các ý chính ó vào biên bn (nu báo cáo thành vn thì phi ghi "có báo cáo kèm theo" và kèm biên bn) - Nhng vn a ra tho lun - H tên, chc v và ý kin ngi phát biu - Ý kin s kt, tng kt hi ngh ca ch tch oàn hay ch to (c gng ghi y ) - Ngh quyt ã c hi ngh thông qua (nu có biu quyt phi ghi rõ s ngi biu quyt, nu b phiu biu quyt thì phi ghi s phiu hp l, không hp l, s phiu trng, s phiu tán thành và s phiu không tán thành)

21

* Phn 3: (ghi nhng ni dung ca giai on kt thúc hi ngh) - Li phát biu ca i biu cp trên (nu có) hoc phát biu cm tng, phê bình ... - Ngày, gi b mc hi ngh. - Ch ký ca th ký (bên trái) và ch tch oàn (ch to) bên phi và ghi rõ h tên. - Biên bn vit xong phi thông qua hi ngh và lu vào h s hi ngh. 4. Công vn hành chính: Thng gm 3 phn * Phn m u: Nêu lý do hoc tóm tt cô ng mc ích gi công vn. * Phn ni dung: - Trình bày rõ ràng, dt khoát có quan im, thái và cách gii quyt ca c quan ra vn bn i vi công vic cp. - Mi công vn ch nên cp mt vn tránh gây khó khn cho nghiên cu gii quyt và các ni nhn công vn (nu nhiu n v nhn) - Li vn phi khiêm tn, gin d, d gây thuyt phc và không c dùng i t nhân xng ngôi th ba. * Phn kt lun: Thng phn này bày t thái ca ni gi công vn nh "Rt mong quý c quan lu ý cho ý kin sm hoc gii quyt sm" hay "Chúng tôi xin chân thành cm n".

22

Information

22 pages

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

239692