Read Microsoft Word - MPK-2010-1.docx text version

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing

Jawatankuasa Pembangunan Manual Prosedur Kerja

31.12.2010

MANUAL PROSEDUR KERJA

ISI KANDUNGAN

1. 2. 3. 4. 5. 6.

LATAR BELAKANG OBJEKTIF, VISI DAN MISI CARTA ORGANISASI FUNGSI DAN AKTIVITI UTAMA PROSES DAN CARTA ALIR KERJA UTAMA SENARAI BORANG-BORANG BERKAITAN

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

1

MANUAL PROSEDUR KERJA

LATAR BELAKANG Institut Latihan Perindustrian (ILP) yang ditubuhkan di bawah Jabatan Tenaga Manusia bertujuan memberi latihan teknikal secara formal kepada pekerjapekerja sektor perindustrian dan para belia lepasan sekolah bagi membolehkan mereka mendapat kemahiran di dalam bidang tertentu. Selaras dengan itu, Institut Latihan Perindustrian (ILP) Mersing menawarkan 6 kursus meliputi bidang Elektrik, Mekanikal dan Teknologi Maklumat. Institut ini telah disiapkan pada bulan Disember 2004 dengan dilengkapi kemudahan peralatan dan teknologi yang moden dan terkini. Bengkel ini dapat menampung seramai 600 orang pelajar pada satu-satu masa. Selain daripada itu, bengkel ini juga

mengendalikan kursus-kursus separuh masa berbentuk Modular dan Customised bagi memenuhi keperluan industri. Institut Latihan Perindustrian (ILP) Mersing telah disempurnakan perasmiannya oleh Yang Amat Mulia Tunku Mahkota Johor pada 31 Mac 2009. OBJEKTIF 1. Melahirkan tenaga pekerja mahir untuk memenuhi keperluan sektor perindustrian negara. 2. Meningkatkan kemahiran pekerja industri ke negara. 3. Memudahkan para lepasan sekolah memperolehi pekerjaan dengan berbekalkan kemahiran perindustrian yang sistematik. MISI Membangunkan ILP Mersing sebagai satu pusat yang berprestij untuk pembangunan sumber manusia ke arah wawasan 2020. VISI Menjadikan ILP Mersing sebuah institusi yang cemerlang, gemilang dan terbilang serta mampu mengeluarkan tenaga mahir untuk keperluan negara. arah pembangunan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

2

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ORGANISASI

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

3

MANUAL PROSEDUR KERJA

FUNGSI DAN AKTIVITI UTAMA

A.

PENGURUSAN SUMBER (PS) 1. Bahagian Kawalan Dan Kualiti Latihan (BKKL) 1.1 Unit Kawalan Teknikal 2.2 Unit Peperiksaan dan Persijilan Bahagian Pengurusan Pelajar Dan Latihan (BPPL) 2.1 Unit Pengurusan Pelajar 2.2 Unit Pengurusan Latihan Bahagian Pembangunan Dan Pengurusan Aset (BPPA) 3.1 Unit Pembangunan Kemahiran 3.2 Unit Pengurusan Aset Bahagian Pusat Sumber Dan Multimedia (BPSM) 4.1 Unit Pusat Sumber 4.2 Unit ICT dan Multimedia Unit Komuniti Dan Khidmat Sokongan Pekerjaan (CESS) 5.1 Unit Perhubungan Industri 5.2 Unit Khidmat Sokongan Pekerjaan 5.3 Unit Pengurusan Latihan Industri

2.

3.

4.

5.

B.

PENGURUSAN LATIHAN (PL) 1. Jabatan Mekanikal dan Pengeluaran 1.1 Bahagian Teknologi Automotif 1.2 Bahagian Teknologi Kimpalan Jabatan Elektrikal dan Elektronik 2.1 Bahagian Teknologi Elektrik 2.2 Bahagian Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara Jabatan Teknologi Komputer dan Maklumat 3.1 Bahagian Teknologi Telekomunikasi 3.2 Bahagian Teknologi Komputer (Rangkaian)

2.

3.

C.

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN 1. 2. 3. Unit Pentadbiran dan Sumber Manusia Unit Kewangan Unit Stor dan Rekod

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

4

MANUAL PROSEDUR KERJA

1.

BAHAGIAN KAWALAN DAN KUALITI LATIHAN (BKKL)

____________________________________

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

5

MANUAL PROSEDUR KERJA

1.

BAHAGIAN KAWALAN DAN KUALITI LATIHAN (BKKL)

1.1 1.

OBJEKTIF Menyelia dan mengawal mutu latihan yang dijalankan di ILP agar memenuhi/menepati kurikulum dan syarat-syarat persijilan yang telah ditetapkan.

2.

Menyelaras dan menyedia pembangunan bahan latihan / panduan pembelajaran dan pengajar supaya latihan berjalan lancar dan dapat melahirkan tenaga mahir yang berketrampilan.

3.

Merancang dan menyelaras kursus jangka pendek kepada pihak industri.

4.

Melaksanakan kerja-kerja penyelidikan dan pembangunan latihan vokasional di peringkat ILP Mering dan peringkat jabatan.

5.

Menguruskan persijilan pelajar dan pusat bertauliah dalam melaksanakan Sistem Penilaian Berterusan dan Persijilan Kemahiran Malaysia.

6.

Menyelaras aktiviti Business Plan di peringkat ILP Mersing.

7.

Menyelaras Jawatankuasa Penasihat dalam Kemahiran Malaysia.

pelaksanaan Persijilan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

6

MANUAL PROSEDUR KERJA

1.2

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

A. Unit Kawalan Teknikal 1. Pembangunan Pensyarah i. Mengurus kursus-kursus teknikal anjuran JTM. ii. Mengurus seminar/bengkel/persidangan anjuran JTM dan agensi luar. iii. Mengurus peningkatan akademi pensyarah bagi program diploma, ijazah dan master. iv. Menyelaras dan mengemaskini rekod kepakaran teknikal pensyarah ILP. v. Menyelaras dan mengemaskini rekod-rekod kelayakan akademi pensyarah ILP. vi. Mengurus permohonan PPT dan kelayakan kekompetenan (KK). vii. Mengurus data berkaitan pembangunan pensyarah.

2. Kursus Jangka Pendek i. Memantau perlaksanaan kursus modular, customized, seminar & ICT dan laporan perlaksanaan kursus jangka pendek tahunan. ii. Mengurus maklumat dan cetakan sijil kursus jangka pendek & ICT. iii. Mengurus data berkaitan pencapaian kursus jangka pendek & ICT.

3. Kerjasama Luar i. Mengurus data berkaitan program dan pencapaian yang berkaitan dengan kerjasama luar.

4. Pertandingan i. Mengurus pertandingan-pertandingan yang dianjurkan oleh JTM. ii. Mengurus data berkaitan pencapaian kakitangan dan pelajar di dalam pertandingan.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

7

MANUAL PROSEDUR KERJA

5. Pensyarah Jemputan i. Mengurus perlantikan pensyarah-pensyarah jemputan untuk subjek umum.

6. Aktiviti Business Plan i. Menyelaras aktiviti-aktiviti Business Plan di peringkat ILP Mersing.

B. Unit Peperiksaan Dan Persijilan 1. Peperiksaan dan Persijilan i. Mengurus perlaksanaan peperiksaan akhir institut. ii. Mengurus dan memantau perlaksaan sistem penilaian CGPA JTM. iii. Mengurus proses persijilan pelajar. iv. Mengurus proses verifikasi Naziran.

2. Kurikulum dan Pengiktirafan i. Mengurus pendaftaran SKM/DKM pelajar dan pensyarah. ii. Mengurus perlaksanaan sistem penilaian JPK di ILP. iii. Mengurus pengiktirafan program latihan dengan JPK, Suruhanjaya Tenaga (ST) dan lain-lain. iv. Mengurus dan memantau proses pendaftaran dan pembaharuan pusat bertauliah ILP. v. Memantau pembagunan silibus, WIM dan kurikulum bagi kursus sedia ada dan kursus baru.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

8

MANUAL PROSEDUR KERJA

1.3

PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVTI UTAMA

Aktiviti 1 : Merancang, Menyedia, Menyelaras Program Pembangunan Kemahiran / Akademik Personel

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

BKT Ibu Pejabat

Terima memo minta percalonan bagi institut untuk kursus-kursus tertentu anjuran pihak swasta & kerajaan Edar memo kepada bahagian berkenaan dan dapatkan maklumbalas daripada setiap bahagian yang terlibat. Terima pencalonan daripada bahagian yang terlibat. Serah kepada Pengarah untuk diluluskan. Hantar pencalonan peserta kursus ke ibu pejabat. Terima memo penuh tawaran kursus beserta maklumat berkaitan kursus dari ibu pejabat Maklumkan kepada staff yang terlibat Staff berkenaan menghadiri kursus Dapatkan maklumbalas keberkesanan kursus yang dihadiri setelah kursus selesai dijalankan

2

PP(BKKL)

3

KETUA BAHAGIAN

4 5

PP(BKKL) PP(BKKL)

6

BKT Ibu Pejabat

7 8 9

PPLV J29 BKKL Staff yang berkenaan PPLV J29 BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

9

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2 : Menilai Keberkesanan Latihan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1 2

PP(BKKL) PP(BKKL)

Mengenalpasti keperluan / objektif kajiselidik. Mengenalpasti ciri-ciri maklumat yang hendak dinilai. Menentukan kaedah mendapatkan maklumat yang sesuai digunakan, contoh borang kaji selidik, temubual dan lawatan. Melaksanakan penyelidikan mengikut kaedah yang sesuai. Mengumpul dan merekod data atau maklumat Menginterpretasi data / maklumat yang diperolehi. Menyediakan laporan berdasarkan analisis yang dibuat. Bentang laporan. Mendapatkan kelulusan bagi tindakan pembangunan atau pembetulan. Mengambil tindakan pembangunan atau pembetulan. Melakukan pengawasan dari masa ke semasa terhadap pembangunan atau pembetulan yang telah dibuat.

3

PP(BKKL)

4

BKKL

5 6

BKKL BKKL

7

PP(BKKL)

8 9

PP(BKKL) Pengarah

10

BKKL

11

BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

10

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 3 : Merancang, Menyedia, Menyelaras Program Kursus Jangka Pendek

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PP(BKKL) / KJ / KB

Edarkan memo kepada semua Jabatan / Bahagian berkenaan dengan kertas kerja perancangan kursus modular, customized, seminar dan ICT sepanjang tahun Terima kertas cadangan daripada Jabatan/ Bahagian berkenaan perancangan kursus modular, customized, seminar dan ICT sepanjang tahun Analisa kertas cadangan tersebut dari segi keperluan dan kos yanag terlibat Serah dan bentangkan kepada pengarah untuk kelulusan Hantar kertas cadangan ke ibu pejabat jika memerlukan peruntukan Terima maklumat / memo / peruntukan dari Ibu Pejabat untuk Kursus Jangka Pendek yang memerlukan peruntukan Edar memo kepada Jabatan / Bahagian berkenaan kursus jangka pendek yang dirancang untuk dilaksanakan berkenaan dengan tarikh dan tempat perlaksanaannya Maklumkan kepada Peserta kursus yang terlibat Peserta Kursus berkenaan menghadiri kursus Dapatkan maklumat peserta kursus untuk proses sijil kursus Dapatkan maklumbalas keberkesanan kursus yang dihadiri setelah kursus selesai dijalankan

2

PPLV J29 BKKL

3

PP(BKKL)

4

PP(BKKL)

5

PP(BKKL)

6

PP(BKKL)

7

PP(BKKL) / KB

8 9 10

PPLV J29 BKKL Peserta Kursus PPLV J29 BKKL

11

PPLV J29 BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

11

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 4 : Menyelaras Dan Mengurus Jawatankuasa Pertandingan Anjuran JTM Atau Agensi-Agensi Lain.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

BKKL

Terima memo tawaran penyertaan pertandingan. Edar memo minta pencalonan dari setiap bahagian berkenaan. Terima pencalonan daipada bahagianbahagian berkenaan. Lantik penyelaras / urusetia / penyelia untuk setiap bahagian berkenaan bagi memantau aktiviti pelajar. Hantar pencalonan ke ibupejabat/agensi berkenaan. Terima soalan/tajuk/tema projek bagi pertandingan. Edarkan kepada penyelaras/urusetia/penyelia berkenaan. Terima tarikh dan tempat pertandingan. Edarkan kepada penyelaras/urusetia/penyelia berkenaan untuk tujuan persiapan akhir sebelum pertandingan. Uruskan pengangkutan peserta ke tempat pertandingan. Terima keputusan pertandingan. Maklum kepada penyelaras / urusetia / penyelia berkenaan.

2

PPLV J29 BKKL

3

Ketua Bahagian

4

Pengarah

5

PP(BKKL)

6

PP(BKKL)

7

BKKL / Urusetia

8 9

PPLV J29 BKKL PP(BKKL)

10

BKKL / Urusetia

11 12

PP(BKKL) BKKL / Urusetia

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

12

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 5 : Pengurusan Pengambilan Pensyarah Jemputan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Ketua Bahagian

Kenalpasti subjek yang memerlukan Pensyarah Jemputan Senaraikan Kriteria-kriteria yang perlu dimiliki oleh pensyarah jemputan. Lengkapkan borang BK-T04-03 (Borang Permohonan Pensyarah Jemputan) Buat surat permohonan kepada institut / universiti / Kolej / Syarikat yang telah dikenalpasti dapat memberikan perkhidmatan. Adakan mesyuarat pemilihan Pensyarah Jemputan Mengeluarkan surat tawaran lantikan kepada calon melalui pengarah. Menerima surat setuju terima daripada Pensyarah Jemputan. Edar borang BK-T04-04 (Borang Soal Selidik Pensyarah Jemputan) di penghujung sesi semester untuk diisi oleh pelajar. Borang yang telah diisi, hendaklah dihantar ke BKKL.

2

Ketua Bahagian

3

Ketua Bahagian

4

PP(BKKL)

5

PP(BKKL)

6

PP(BKKL)

7

PPLV J29 BKKL

8

Ketua Bahagian

9

Ketua Bahagian

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

13

MANUAL PROSEDUR KERJA

AKTIVITI 6 : Menyelaras Aktiviti-Aktiviti Business Plan.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PP(BKKL)

Terima memo minta maklumat business plan bagi institut untuk perancangan tahun hadapan. Edar memo kepada bahagian berkenaan dan dapatkan maklumbalas daripada setiap bahagian yang terlibat. Terima maklumat daripada bahagian yang terlibat. Selaraskan dan masukkan ke dalam format yang sesuai. Serah kepada pengarah untuk diluluskan. Hantar perancangan business plan ke ibu pejabat. Laksana aktiviti-aktiviti seperti yang dirancang.

2

BKKL / KJ/ KB

3

PP(BKKL)

4

PPLV J36 BKKL

5 6

Pengarah PP(BKKL)

7

BKKL / Bahagian Berkenaan PP(BKKL)

8

Hantar laporan pencapaian business plan setengah tahun. Hantar laporan penuh pencapaian business plan bagi tahun berkenaan.

9

PP(BKKL)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

14

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 7 : Mengurus dan Menjalankan Peperiksaan Akhir Institut

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN AKHIR 1 BKT Ibu Pejabat Sediakan jadual waktu bagi peperiksaan akhir tiga (3) minggu sebelum peperiksaan kepada ILJTM untuk mendapat maklumbalas. Ubah jika perlu sebarang pindaan. Edarkan jadual peperiksaan mutlak kepada ILJTM seminggu sebelum pepepriksaan. PELAKSANAAN PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER 4 Ketua Pengarah Melantik ketua pengawas dan penolong ketua pengawas di kalangan pensyarah senior ILJTM. Melantik pembantu pengawas peperiksaan di institut. Menyiapkan bilik/dewan/keperluan peperiksaan sebelum peperiksaan bermula. Terima kertas soalan dari ibupejabat dan tandatangan Rekod Terima Kertas Soalan BKT13-02. Dengar taklimat oleh KPP(KT) dan tandatangan Surat Aku Janji Integriti BK-T13-01. Awasi perjalanan peperiksaan akhir dan pastikan peraturan peperiksaan dipatuhi. Kumpul semua kertas jawapan setelah tamat masa peperiksaan. Isi format Rekod Serah Kertas Jawapan BKT13-05 untuk diserah kepada pengarah pusat peperiksaan. Edar kertas jawapan calon dan skima jawapan kepada PP berkenaan dengan mengisi format Senarai Pemeriksa Kertas BK-T13-06.

2 3

BKT Ibu Pejabat BKT Ibu Pejabat

5

Pengarah / BKKL

6

PP(BKKL)

7

Ketua Pengawas

8

Ketua Pengawas

9

BKKL

10

BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

15

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

11

Pegawai Penilai

Periksa kertas jawapan calon berpandukan skima jawapan. Hantar laporan markah Peperiksaan Akhir ke BKT JTM. PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

12

PP(BKKL)

13

Pegawai Penilai

Masukkan markah ke dalam SPC.02/SPC.02a (Laporan Keputusan Subjek). Masukkan markah ke dalam SPC.03/SPC.03a (Laporan Pencapaian Pelajar). Kemukakan Borang SPC.02/SPC.02a (Laporan Keputusan Subjek).dan SPC.03/SPC.03a (Laporan Pencapaian Pelajar) yang telah lengkap diisi kepada Ketua Jabatan untuk semakan dan pengesahan. Serahkan Borang SPC.02/SPC.02a dan SPC.03/SPC.03a kepada BKKL. Sediakan Borang SPC.04/SPC.04a berdasarkan SPC.03/SPC.03a. Edarkan SPC.04/SPC.04a kepada pelajar.

14

Ketua Bahagian

15

Ketua Jabatan

16

Ketua Bahagian

17

BKKL

18

BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

16

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 8 : Pengurusan Pengeluaran Sijil / Diploma BIL JAWATAN PROSES KERJA

1 2

BKT Ibu Pejabat BKKL

Sediakan jadual lawatan PN ke ILJTM. Lengkapkan borang BK-T14-01/BK-T14-02 (Laporan Keputusan Akhir Semester) setelah tamat semester dan disahkan oleh Pegawai Naziran (PN) yang telah dilantik oleh Ibu Pejabat semasa lawatan PN dijalankan. Lengkapkan borang BK-T14-03 (Borang Permohonan Pengeluaran Sijil/Diploma) untuk kumpulan pelajar semester akhir dan disahkan oleh Ketua BKKL , Pengarah dan PN. Lengkapkan borang BK-T14-04 (Borang Audit Keterampilan Tahap 1,2 dan 3) bagi kursus diploma sahaja. Disahkan oleh PPD dan PN sebelum lawatan PPL JPK. Lawatan PN ­ Mengesahkan borang BK-T1401/BK-T14-02 dan BK-T14-03. PN memberi khidmat nasihat (jika ada) kepada institut dan membuat laporan naziran untuk dikemukakan kepada institut. Lengkapkan borang BK-T14-05 (Borang Pengesahan Keputusan Akhir bagi Jawatankuasa Kecil Peperiksaan dan Persijilan ILJTM) dan diserahkan kepada BKT Ibu Pejabat bersama-sama dengan borang BK-T14-01/ BKT14-02 (Laporan Keputusan Akhir Semester ) dan BKT-T14-03 (Borang Permohonan Sijil/Diploma). Adakan MJKPP selepas PN membuat lawatan bagi mengesahkan keputusan akhir pelajar sebelum dikemukakan kepada BKT Ibu Pejabat. Kemaskini laporan keputusan yang telah disahkan dalam borang BK-T14-06/BK-T1406a/BK-T14-07/BK-T14-07a (Borang maklumat Persijilan ILJTM SJP/ST/DT/DLT) setiap semester.

3

BKKL

4

Ketua Bahagian

5

Pegawai Naziran

6

Pegawai Naziran

7

BKKL

8

PP(BKKL)

9

BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

17

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

10

BKKL

Hantar borang BK-T14-06/BK-T14-06a/BK-T1407/BK-T14- 07a pada semester akhir kepada BKT Ibu Pejabat selewat-lewatnya empat belas (14) hari bekerja selepas tarikh Lawatan PN. Sediakan transkrip akademik setelah keputusan akhir ILJTM disahkan dalam MJPP. Mencetak maklumat pelajar dalam sijil , mendapatkan tandatangan P(ILJTM) dan kembalikan sijil-sijil berkenaan kepada BKT Ibu Pejabat. Terima sijil-sijil yang telah dicetak daripada ILJTM dan membuat semakan. Mengecop (emboss) sijil dengan logo jabatan dan mendapatkan tandatangan KP JTM dan hantar sijil-sijil tersebut kepada ILJTM. Terima sijil-sijil tersebut daripada Ibu Pejabat dan membuat semakan. Rekodkan daftar sijil dan kembalikan borang BKT14-08 (Borang Pengesahan Penerimaan JP/ST/DT/DLT) kepada BKT Ibu Pejabat selewat-lewatnya tujuh (7) hari selepas tarikh sijil diterima. Menyerahkan sijil kepada pelajar dan mendapatkan pengesahan penerimaan sijil daripada pelajar tersebut dalam borang BKT14-09 (Buku Daftar Penerimaan SJP/ST/DT/DLT).

11

BKKL

12

BKKL

13

BKKL

14

BKT Ibu Pejabat

15

BKKL

16

BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

18

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus Sistem Penilaian JPK (Sijil Kemahiran Malaysia-SKM Atau Diploma Kemahiran Malaysia-DKM)

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1 2

KB/PP PPLV J36 BKKL

Pelajar menjalani latihan Daftarkan Pelajar sebagai calon SKM/DKM melalui atas talian (online) eJPK Buatkan jadual perancangan lawata PPL dan peperiksaan akhir Mohon Lawatan PPL untuk SKM/DKM melalui atas talian sistem eJPK PPL membuat lawatan penilaian SKM/DKM di bengkel. Jalankan peperiksaan dan penilaian kepada pelajar Isikan markah melalui atas talian eJPK dan cetak borang JPK-1003 dan laporan penilaian pelatih JPK/P1(A) dan JPK/P1(B) untuk ditandatangani oleh PPL dan KB/PPD Hantar borang JPK/P2(T/1003) dan laporan penilaian pelatih JPK/P1(A) dan JPK/P1(B) ke JPK dan PSA untuk proses pengeluaran SKM/DKM Terima SKM/DKM dari JPK Serah SKM/DKM kepada pelajar

3

PP(BKKL)

4

PP(BKKL)

5

PPL

6

KB/PP/PPL

7

KB/PPL

8

PP(BKKL)

9 10

PP(BKKL) PLV J36 BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

19

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 10 : Mengurus Dan Memantau Proses Pendaftaran Dan Pembaharuan Pusat Bertauliah ILP.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

BKKL

Dapatkan NOSS yang terkini daripada Jabatan Pembangunan Kemahiran (JPK). Kaji keperluan untuk pentauliahan Buat Permohonan Pusat Bertauliah melalui atas talian eJPK. Buat bayaran ke JPK melalui pesanan tempatan (LO) dan cetak maklumat bayaran melalui sistem eJPK. Hantarkan maklumat bayaran yang telah dicetak ke JPK 3 bulan sebelum tarikh tamat pendaftaran atau pembaharuan Terima lawatan pemeriksaan dari JPK. Penilaian pentauliahan pusat Terima Sijil Akuan Pentauliahan dari JPK Pamerkan Sijil Akuan di Pusat Bertauliah (Pejabat)

2 3

BKKL BKKL

4

BKKL

5

BKKL

6 7 8 9

BKKL JPK BKKL BKKL

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

20

MANUAL PROSEDUR KERJA

1.4

CARTA ALIRAN KERJA Carta Alir Merancang, Menyedia, Menyelaras Program Pembangunan Kemahiran / Akedemik Personel

MULA

TERIMA MEMO DARI IBU PEJABAT BERKENAAN KURSUS

EDAR MEMO KE BAHAGIAN BERKENAAN

TERIMA PENCALONAN DARI BAHAGIAN

DAPATKAN PENCALONAN BARU SERAH KEPADA PENGARAH UNTUK KELULUSAN

DITOLAK

LULUS HANTAR PENCALONAN KE IBU PEJABAT

TERIMA TAWARAN KURSUS DARI IBU PEJABAT

STAFF BERKENAAN HADIR KURSUS

TERIMA MAKLUM BALAS BERKENAAN KURSUS SETELAH KURSUS SELESAI DIHADIRI

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

21

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Bagi Menilai Keberkesanan Latihan

MULA

KENALPASTI OBJEKTIF DAN KEPERLUAN KAJISELIDIK

KENALPASTI CIRI-CIRI MAKLUMAT

PILIH DAN TENTUKAN KAEDAH KAJI SELIDIK

LAKSANAKAN KAJI SELIDIK

KUMPUL DAN REKOD DATA/MAKLUMAT

DATA PENGKALAN DATA DATA MENCUKUPI ? TIDAK

DATA

YA

INTERPRETASI REKOD DATA/MAKLUMAT

SEDIAKAN LAPORAN

BENTANGKAN LAPORAN

PERLUKAN TINDAKAN

PERLUKAN TINDAKAN ?

YA

TINDAKAN PEMBANGUNAN ATAU PEMBETULAN

TIDAK PENGAWASAN TAMAT Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

22

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Merancang, Menyedia, Menyelaras Program Kursus Jangka Pendek

MULA

EDAR MEMO PERANCANGAN KEPADA JABATAN/BAHAGIAN

TERIMA PERANCANGAN DARIPADA JABATAN/BAHAGIAN

DITOLAK

ANALISA DARI SEGI KEPERLUAN DAN KOS

SERAH KEPADA PENGARAH UNTUK KELULUSAN LULUS

HANTAR PENCALONAN KE IBU PEJABAT UNTUK DAPATKAN PERUNTUKAN

TERIMA MAKLUMAT / MEMO / PERUNTUKAN DARIPADA IBU PEJABAT EDAR MEMO KEPADA JABATAN / BAHAGIAN BERKENAAN PERLAKSANAAN KURSUS

MAKLUMKAN KEPADA PESERTA KURSUS

PESERTA MENGHADIRI KURSUS

TERIMA MAKLUMAT PESERTA KURSUS UNTUK PROSES SIJIL KURSUS

TERIMA MAKLUM BALAS BERKENAAN KURSUS SETELAH KURSUS SELESAI DIHADIRI

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

23

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Bagi Menyelaras Dan Mengurus Jawatankuasa Pertandingan Anjuran JTM Atau Agensi-Agensi Lain

MULA

TERIMA MEMO TAWARAN PENYERTAAN PERTANDINGAN

EDAR MEMO MINTA PENCALONAN DARIPADA SETIAP BAHAGIAN BERKENAAN

LANTIK URUSETIA UNTUK MENGURUSKAN JAWATANKUASA PERTANDINGAN

HANTAR PENCALONAN KE IBU PEJABAT / AGENSI BERKENAAN

TERIMA SOALAN / TAJUK / TEMA PROJEK BAGI PERTANDINGAN EDARKAN KEPADA URUSETIA UNTUK DIMAJUKAN KEPADA BAHAGIANBAHAGIAN BERKENAAN

TERIMA TARIKH DAN TEMPAT PERTANDINGAN

EDAR KEPADA URUSETIA UNTUK TUJUAN PERSIAPAN AKHIR SEBELUM PERTANDINGAN

URUSKAN PENGANGKUTAN KE TEMPAT PERTANDINGAN

TERIMA KEPUTUSAN PERTANDINGAN

MAKLUM KEPADA URUSETIA BERKENAAN

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

24

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Bagi Pengurusan Pengambilan Pensyarah Jemputan

MULA

KENALPASTI SUBJEK YANG MEMERLUKAN PENSYARAH JEMPUTAN

KENALPASRI KRITERIA PENSYARAH YANG DIPILIH DAN ISI BORANG PERMOHONAN (bk-t04-03)

BUAT PERMOHONAN KEPADA INSTITUSI YANG BOLEH MEMBEKALKAN PERKHIDMATAN PENSYRAH JEMPUTAN

TERIMA MAKLUMBALAS DARI INSTITUSI BESERTA CALON-CALON CADNGAN DAN RESUME CALON

BUAT PEMILIHAN CALON MELALUI MESYUARAT

DITOLAK

LULUS KELUARKAN SURAT TAWARAN LANTIKAN KEPADA CALON MELALUI PENGARAH

TERIMA SURAT SETUJU TERIMA LANTIKAN DARIPADA CALON MELALUI INSTITUSI BERKENAAN

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

25

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Bagi Menyelaras Aktiviti-Aktiviti Business Plan.

MULA

TERIMA MEMO MINTA MAKLUMAT BUSINESS PLAN

EDAR MEMO KEPADA BAHAGIAN BERKENAAN, DAPATKAN MAKLUMBALAS DARI SETIAP BAHAGIAN

TERIMA MAKLUMAT DARI BAHAGIAN TERLIBAT

SELARASKAN DAN MASUKAN KE DALAM FROMAT YANG SESUAI

SERAH KEPADA PENGARAH UNTUK DILULUSKAN

PENGARAH BERSETUJU ? YA

HANTAR PERANCANGAN BUSINESS PLAN YANG DILULUSKAN KE IBU PEJABAT

TIDAK

TINDAKAN PEMBETULAN/PEMBAIKAN

LAKSANA AKTIVITI-AKTIVIT YANG DIRANCANG

HANTAR LAPORAN RANCANGAN SETENGAH TAHUN

HANTAR LAPORAN PENUH PENCAPAIAN TAHUN BERKENAAN

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

26

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Bagi Pengurusan Pengambilan Pensyarah Jemputan

MULA

KUMPUL SOALAN

GUBAL SOALAN

PILIH SOALAN

SEMAK SOALAN

EDIT/BETULKAN SOALAN

SAHKAN SOALAN

SAH?

TIDAK

YA CETAK SOALAN

SEDIAKAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN AKHIR

BUNGKUS SOALAN

EDARKAN SOALAN

LAKSANAKAN PEPERIKSAAN AKHIR

KUMPUL LAPORAN PENGAWAS / PROSES KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

MESYUARAT POST-MORTEM PEPERIKSAAN

TAMAT Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

27

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Bagi Pengurusan Pengeluaran Sijil / Diploma

MULA

LANTIK PEGAWAI NAZIRAN (PN)

LENGKAPKAN BORANG BK-T14-01/BK-T14-02, BK-T14-03 DAN BK-T14-04

LAWATAN PN

PENGESAHAN PN

KHIDMAT NASIHAT PN

MENGADAKAN MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL PEPERIKSAAN DAN PERSIJILAN ILJTM (MJKPP)

KESALAHAN MAJOR

PENGESAHAN KEPUTUSAN TIDAK KESALAHAN

KEMASKINI DAN HANTAR BORANG BKT14-06/BK-T14-06a/BK-T14-07/BK-T1407/BK-T14-07a

KESALAHAN MINOR, BUAT SEMAKAN SEMULA / PEMBETULAN

SEDIAKAN TRANSKRIP AKADEMI

TERIMA SIJIL

EDARKAN SIJIL DAN TRANSKRIP KEPADA PELAJAR

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

28

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Mengurus Sistem Penilaian JPK (Sijil Kemahiran Malaysia-SKM Atau Diploma Kemahiran Malaysia-DKM)

MULA

PELAJAR MENJALANI LATIHAN)

PENDAFTARAN PELAJAR - eJPK

BUAT JADUAL LAWATAN PPL DAN PEPERIKSAAN

MOHON LAWATAN PPL

GAGAL PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN LULUS ISIKAN BORANG DAN LENGKAPKAN LAPORAN PENILAIAN PELATIH

HANTAR BORANG DAN LAPORAN PENILAIAN PELATIH KE JPK DAN PSA

TERIMA SKM/DKM DARI JPK

EDARKAN SKM/DKM KEPADA PELAJAR

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

29

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Mengurus Dan Memantau Proses Pendaftaran Dan Pembaharuan Pusat Bertauliah ILP.

MULA

DAPATKAN NOSS

KAJI KEPERLUAN NOSS

BUAT PERMOHONAN

BUAT BAYARAN KE JPK

HANTAR MAKLUMAT BAYARAN KE JPK

PENILAIAN PENG\TAULIAHAN

GAGAL

LULUS TERIMA SIJIL AKUAN PENTAULIAHAN DARI JPK

PAMERKAN SJIL AKUAN DI PUSAT BERTAULIAH

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

30

MANUAL PROSEDUR KERJA

2. BAHAGIAN PENGURUSAN

PELAJAR DAN LATIHAN (BPPL) ____________________________________

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

31

MANUAL PROSEDUR KERJA

2.

BAHAGIAN PENGURUSAN PELAJAR DAN LATIHAN (BPPL)

2.1 1.

OBJEKTIF Mengurus Pengambilan Pelajar untuk mengikuti program latihan sepenuh masa dikalangan belia-belia lepasan sekolah dan orang ramai.

2.

Merekod dan mengendali rekod pelajar.

3.

Menyedia program pembangunan Ihsan, mengawal disiplin pelajar, menyedia dan menyelia program Ko­Kurikulum pelajar, mengendali Kebajikan pelajar meliputi kemudahan asrama, rawatan, pengangkutan, aduan, masalah dan lain-lain yang berkaitan.

4.

Menyelaras pengambilan Pelajar untuk enam(6) kursus.

5.

Menyelaras dan menyelia promosi latihan yang melibatkan iklan, ceramah di sekolah, promosi di radio dan TV, penulisan rencana akhbar dan majalah dan mengambil bahagian dalam pameran-pameran yang dianjurkan oleh Kerajaan Negeri atau pihak swasta.

6.

Menyelaras pembayaran Elaun Pelajar dari segi penyediaan bayaran secara bulanan dan memantau pembayaran elaun kepada Pelajar.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

32

MANUAL PROSEDUR KERJA

2.2

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

BIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

SENARAI AKTIVITI Merancang dan Menyelaras Perancangan Aktiviti Latihan Tahunan Mengurus Pembayaran Elaun kepada pelajar Merancang dan Mengurus Aktiviti Komuniti Mengurus Penilaian Kursus Dan Pengajar (KPI - SPePL) Mengurus pengambilan pelajar untuk mengikuti program latihan sepenuh masa di kalangan beliabelia lepasan sekolah dan orang ramai Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru Menjalankan Promosi / Pameran di Sekolah / Industri Mengurus pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) Menyelaras dan Memantau Aktiviti Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) Mengurus Aktiviti Lawatan daripada Pihak Sekolah dan Agensi Luar Menguruskan Jemputan Graduan bagi Majlis Konvokesyen ILJTM Mengurus Dokumen Perjanjian bagi mengikuti program latihan sepenuh masa Mengurus laporan perubatan pelajar bagi mengikuti program latihan sepenuh masa Mengurus laporan Jawatankuasa Tatatertib Pelajar II (JTP II) bagi pelajar-pelajar yang mengikuti latihan di institut. Menguruskan pinjaman Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran (PTPK) bagi pelajarpelajar diploma

TANGGUNGJAWAB PP(BPPL) PP(BPPL) PP(BPPL) PP(BPPL) & PPLV J36 PP(BPPL) & PPLV J29 PP(BPPL) & PPLV J29 PPLV J36 PPLV J36 PPLV J36 PPLV J36 PPLV J36 PPLV J29 PPLV J29

14

PPLV J29

15

PPLV J29

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

33

MANUAL PROSEDUR KERJA

2.3

PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVTI UTAMA

Aktiviti 1 : Merancang Dan Menyelaras Perancangan Aktiviti Latihan Tahunan

BIL 1

JAWATAN PP(BPPL) Terima Kalendar

PROSES KERJA Latihan Tahunan dari Bahagian

Pengurusan Pelajar (BPL) Ibu Pejabat JTM 2 PP(BPPL) Bincang bersama Pengarah, KJ dan PP strategi dan senarai program dan aktiviti latihan tahunan institut. 3 PP(BPPL) Selaraskan program dan aktiviti latihan tahunan yang meliputi cuti semester, pendaftaran pelajar, minggu suaikenal, 4 PP(BPPL) Kemukakan program dan aktiviti latihan tahunan yang telah dikemaskini (BPPL PT-01) kepada P(ILJTM) untuk diluluskan. 5 PP(BPPL) Maklumkan kepada semua KJ, PP dan KB Perancangan Aktiviti Tahunan Institut

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

34

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2 : Mengurus pembayaran elaun kepada pelajar

BIL 1

JAWATAN PP(BPPL)

PROSES KERJA Maklumkan kepada semua Ketua Bahagian melalui emel atau panggilan telefon tarikh akhir penghantaran Senarai Kehadiran Pelajar (BPPL EP-01) bagi tujuan pembayaran elaun pelajar

2

PP(BPPL)

Terima Senarai Kehadiran Pelajar (BPPL EP-01) dari Ketua Bahagian pada setiap atau sebelum 2hb pada setiap bulan

3

PP(BPPL)

Semak Senarai

Kehadiran

Pelajar

dan masukkan

maklumat pembayaran elaun (BPPL EP-02 ) mengikut kursus seperti berikut : 4 PP(BPPL) Nama No Kad Pengenalan No Akaun Bank Islam Jumlah bayaran elaun

Sedia Ringkasan Pembayaran Elaun Pelajar (BPPL EP03(1) dan BPPL EP-03(2)) bagi setiap kursus dan kemukakan kepada semua KJ untuk semakan

5

KJ

Semak

dan

turunkan

tandatangan

sebagai

pengesahan. 6 PP(BPPL) Serahkan BPPL EP-02, BPPL EP-03(1) dan BPPL EP-03(2) ke Bahagian Kewangan untuk pembayaran elaun pelajar 7 Bahagian Kewangan Buat pembayaran elaun ke akaun pelajar

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

35

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 3 : Merancang dan Mengurus Aktiviti komuniti

BIL 1

JAWATAN PP(BPPL), PPLV J36 dan PPLV J29 Bincang dan

PROSES KERJA rancang aktiviti komuniti tahunan

merangkumi : Mesyuarat Komuniti Aktiviti sukan /gotong royong Aktiviti ceramah / forum / bengkel / seminar Program / aktiviti khidmat masyarakat

2

PP(BPPL)

Sedia gantt chart bagi menyenaraikan semua aktiviti yang telah dirancang

3

PP(BPPL)

Kemukakan

carta

perancangan

aktiviti

komuniti

kepada P(ILJTM) bagi tujuan kelulusan 4 PP(BPPL) Lantik ahli jawatankuasa bagi setiap aktiviti yang dilakukan 5 Ahli Jawatankuasa PP(BPPL) Urus persiapan tempat, bahan dan jemputan bagi setiap aktiviti Sedia laporan bagi setiap aktiviti untuk tujuan rekod atau makluman di dalam mesyuarat.

6

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

36

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 4 : Mengurus Penilaian Kursus Dan Pengajar (KPI - SPePL)

BIL 1 2

JAWATAN PPLV J36 PPLV J36

PROSES KERJA Kemaskini nama pensyarah mengikut bengkel dan subjek (teras /umum) yang diajar di dalam SPePL Buat tempahan bilik komputer dan setkan sekurangkurangnya 10 buah komputer yang disambungkan ke komputer utama (lokasi penyimpanan data) secara sharing Set Security dan option Microsoft Access 2003 bagi setiap komputer mengikut panduan yang terdapat di dalam Manual SPePL Uji setiap komputer supaya boleh menghantar data penilaian ke komputer utama (penyimpanan data) Set jadual penilaian mengikut kursus. Maklumkan kepada semua Ketua Bahagian melalui emel berkaitan bilangan pelajar, tarikh, waktu dan lokasi Penilaian SPePL dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan Beri penerangan kepada pelajar (mengikut bengkel) cara membuat penilaian menggunakan SPePL Buat pengawasan sepanjang sesi penilaian dijalankan Semak dan cetak Ringkasan Maklumbalas Program Latihan dan Ringkasan Maklumbalas ePL Pensyarah dari SPePL Hantar Ringkasan Maklumbalas Program Latihan dan Ringkasan Maklumbalas ePL Pensyarah kepada Pengarah institut dan P(BPL) Buat perjumpaan dengan pensyarah-pensyarah bagi memaklumkan keputusan penilaian setiap pensyarah

3

PPLV J36

4

PPLV J36

5 6

PPLV J36 PP(BPPL)

7

PPLV J36

8 9

PPLV J36 PP(BPPL)

10

PP(BPPL)

11

PP(BPPL)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

37

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 5 : Mengurus pengambilan pelajar untuk mengikuti program latihan sepenuh masa di kalangan belia-belia lepasan sekolah dan orang ramai

BIL 1

JAWATAN PP(BPPL)

PROSES KERJA Buat cadangan pengambilan pelajar baru dengan mengenalpasti status pelajar sedia ada. Hantar maklumat cadangan pengambilan pelajar baru yang telah disahkan oleh P(ILJTM) kepada P(BPL) dengan menggunakan Borang Cadangan Pengambilan Pelajar Baru (BK-T05-01) Terima senarai calon berjaya dan calon simpanan dari BPL HQ Sedia dokumen-dokumen pengambilan seperti Lampiran Setuju Terima, Borang Pemeriksaan Perubatan, Senarai bayaran, Panduan Pembayaran dan maklumat tambahan. Masukkan semua dokumen pengambilan ke dalam sampul surat mengikut bilangan pelajar berdasarkan kepada cadangan pengambilan pelajar yang ditetapkan dan hantar ke Ibu Pejabat JTM Terima borang setuju terima daripada calon melalui pos / faks sehingga kapasiti pengambilan dipenuhkan Sedia statistik Setuju Terima berdasarkan Lampiran Setuju Terima yang diterima daripada calon bagi mengetahui bilangan calon sebenar yang akan mendaftar. Sedia laporan keseluruhan pengambilan (statistik kemasukan dan enrolmen pelajar BK-T05-02)

2

PP(BPPL)

3

PP(BPPL)

4

PPLV J29

5

PPLV J29

6

PPLV J29

7

PP(BPPL)

8

PP(BPPL)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

38

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru

BIL 1

JAWATAN P(ILJTM)

PROSES KERJA Lantik Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar bagi setiap sesi kemasukan pelajar ke ILJTM

2

PP(BPPL)

Edarkan senarai nama pelajar yang akan mendaftar kepada Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar

3

Pengerusi Jawatankuasa Pendaftaran

Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran untuk membincangkan : i. ii. iii. iv. v. Tugas-tugas ahli jawatankuasa Tempat pendaftaran Masa dan tarikh pendaftaran Dokumen-dokumen pendaftaran Peralatan pendaftaran keperluan peralatan dan dokumen

4

Ahlli Jawatankuasa Pendaftaran

Sediakan

pendaftaran ; i. ii. iii. Komputer (key-in maklumat pelajar baru) Sistem LAN Borang Perjanjian Latihan Kemahiran

5

Ahli Jawatankuasa Pendaftaran

Semak maklumat pelajar dari Sistem Maklumat Pelajar (SMP) dan sahkan kesahihan maklumat pelajar

berdasarkan surat tawaran, kad pengenalan, borang pemeriksaan perubatan, dan sijil/keputusan SPM 6 PPLV J29 Cetak Borang Pendaftaran Pelajar (BK-T06-01) untuk disimpan sebagai rekod. 7 PPLV J29 Semak dan terima Borang Perjanjian Pelajar dan Borang Laporan Perubatan telah lengkap

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

39

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL 8

JAWATAN Ahli Jawatankuasa Pendaftaran Ahli Jawatankuasa Pendaftaran

PROSES KERJA Terima bayaran pelbagai daripada pelajar

9

Sahkan maklumat pelajar dan maklumkan Nombor Daftar Pelajar (NDP) kepada pelajar dan sediakan kad matrik pelajar

10

Penyelia Asrama

Semak dan serahkan kunci kepada pelajar yang mendaftar di asrama.

11

Penyelia Asrama

Cetak Borang Pendaftaran Asrama (BK-T06-02) untuk disimpan sebagai rekod.

12

Pengerusi Jawatankuasa Pendaftaran PP(BPPL)

Sedia dan kemukakan Laporan Pendaftaran pelajar kepada PP(BPPL) Hantar Laporan Enrolmen Pelajar ILJTM (BK-T05-02) kepada P(BPL)

13

14

P(ILJTM)

Lantik Jawatankuasa Minggu Suaikenal bagi setiap sesi kemasukan pelajar ke ILJTM

15

16

Pengerusi Jawatankuasa Minggu Suaikenal Ahli Jawatankuasa Minggu Suaikenal Pengerusi Jawatankuasa Minggu Suaikenal

Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Minggu Suaikenal

Laksanakan program dan aktiviti Minggu Suaikenal mengikut perancangan Sedia dan kemukakan Laporan Perlaksanaan Minggu Suaikenal kepada PP(BPPL) yang mengandungi : i. ii. iii. Aktiviti-aktiviti yang telah/tidak dijalankan Masalah-masalah semasa pelaksanaan Cadangan penambahbaikan

17

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

40

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 7 : Menjalankan Promosi / Pameran di Sekolah/ Industri

BIL 1

JAWATAN PP(BPPL)

PROSES KERJA Hantar surat permohonan atau terima jemputan dari mana-mana agensi untuk membuat lawatan/pameran di agensi-agensi yang berkaitan

2 3

PP(BPPL) PP(BPPL)

Terima surat setuju terima lawatan/pameran Tetapkan tarikh lawatan/pameran/hadir mengikut

tarikh yang ditetapkan 4 PPLV J36 Buat pilihan pegawai yang akan turut serta di dalam aktivit promosi 5 PPLV J36 Keluarkan surat lantikan yang ditandatangani oleh P(ILJTM) untuk menjadi pegawai pengiring/promosi bagi lawatan/pameran 6 7 8 PPLV J36 PPLV J36 PPLV J36 Atur jadual pegawai yang terlibat dengan pameran Maklumkan kepada pegawai promosi yang dilantik Sediakan semua peralatan dan bahan

promosi/pameran untuk dibawa ke lokasi promosi /pameran 9 PPLV J36 & Pegawai Promosi 10 PPLV J36 Jalankan aktiviti promosi seperti pameran / lawatan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Buat laporan dan hantar ke PP(BPPL) sebagai rekod dan makluman.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

41

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) Kaedah 1 : Pemilihan dilakukan dengan cara lantikan terus (pencalonan diterima dari Ketua Bahagian) BIL 1 JAWATAN PPLV J36 PROSES KERJA Minta cadangan nama pelajar dua orang pelajar dari Ketua Bahagian setiap kursus bagi percalonan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) setiap sesi. 2 PPLV J36 Terima cadangan nama pelajar dari setiap Ketua Bahagian 3 PPLV J36 Hantar memo panggilan Mesyuarat Pemilihan kepada pelajar-pelajar yang dicalonkan. 4 PPLV J36 Adakan mesyuarat pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) dengan melantik pelajar mengikut jawatan yang terdapat di dalam carta organisasi Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) serta beri penerangan akan bidang tugas setiap jawatan. 5 PPLV J36 Keluarkan surat lantikan yang di tandatangani oleh P(ILJTM) kepada Majlis Perwakilan Pelajar yang baru dilantik 6 PPLV J36 Adakan sesi perjumpaan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru bersama P(ILJTM) dan Ketua Warden 7 PPLV J36 Maklumkan kepada semua pelajar dan serahkan surat perlantikan kepada Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dilantik di perhimpunan bulanan pelajar 8 PPLV J36 Sediakan carta organisasi Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dan pamerkan di papan kenyataan pelajar di asrama dan di bengkel-bengkel

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

42

MANUAL PROSEDUR KERJA

Kaedah 2 : Pemilihan dilakukan dengan cara pilihanraya pelajar (pencalonan diterima dari Ketua Bahagian) BIL 1 JAWATAN PP(BPPL) PROSES KERJA Maklumkan kepada semua ketua bahagian untuk menyenaraikan senarai pelajar yang layak untuk dicalonkan bertanding bagi jawatan MPP secara Pilihanraya 3 KB Masukkan maklumat pencalonan mengikut jawatan di dalam Modul Pencalonan Pilihanraya MPP yang

terdapat di dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP) 4 PP(BPPL) Semak senarai pencalonan di dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP) dan keluarkan memo lantikan yang ditandatangani oleh P(ILJTM) kepada AJK Pilihanraya. 5 PPLV J36 Adakan Mesyuarat Pilihanraya MPP bersama-sama AJK Pilihanraya bagi membincangkan : i. ii. iii. iv. v. 6 AJK Pilihanraya MPP Syarat-syarat pertandingan Tempoh berkempen Tarikh dan masa pilihanraya Tempat pilihanraya Peralatan yang diperlukan.

Buat tempahan bilik komputer dan setkan sekurangkurangnya 40 buah komputer dalam 1 bilik komputer yang boleh digunakan untuk membuat undian.

7

AJK Pilihanraya MPP PPLV J36

Maklumkan kepada semua pelajar tentang tarikh, masa dan lokasi untuk membuat undian Mohon pelepasan dari semua Ketua Bahagian untuk membolehkan semua pelajar diberi pelepasan untuk keluar mengundi pada tarikh pilihanraya yang telah ditetapkan

8

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

43

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL 9

JAWATAN AJK Pilihanraya MPP

PROSES KERJA Catatkan kehadiran pengundi (terdiri daripada semua pelajar institut) dan awasi bilik-bilik komputer di mana undian dijalankan

10

PPLV J36

Cetak keputusan undian dari Sistem Maklumat Pelajar (SMP)

11

PPLV J36

Keluarkan surat lantikan yang di tandatangani oleh P(ILJTM) kepada calon yang berjaya menyandang jawatan di dalam Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) berdasarkan jumlah undian.

12

PPLV J36

Adakan sesi perjumpaan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru bersama P(ILJTM) dan Ketua Warden

13

PPLV J36

Maklumkan kepada semua pelajar dan serahkan surat perlantikan kepada Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dilantik di perhimpunan bulanan pelajar

14

PPLV J36

Sediakan carta organisasi Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dan pamerkan di papan kenyataan pelajar di asrama dan di bengkel-bengkel

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

44

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 9 : Menyelaras dan Memantau Aktiviti Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)

BIL 1

JAWATAN PPLV J36

PROSES KERJA Adakan perjumpaan dan perbincangan bersama Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) bagi membincangkan Perancangan Aktiviti Tahunan Majlis Perwakilan Pelajar yang merangkumi : i. ii. iii. iv. v. Aktiviti Exco Disiplin Aktiviti Exco Kebajikan dan Asrama Aktiviti Exco Agama Aktiviti Exco Sukan dan Ko-kurikulum Aktiviti Exco Kebudayaan

2

PPLV J36

Terima dan semak Perancangan Aktiviti Tahun Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)

3

PPLV J36

Kemukakan

Perancangan

Aktiviti

Tahun

Majlis

Perwakilan Pelajar (MPP) kepada P(ILJTM) untuk tujuan pengesahan dan kelulusan 4 MPP Buat permohonan bertulis aktiviti beserta anggaran kos dan kemukakan ke PP(BPPL) 5 PP(BPPL) Terima permohonan pelajar dan majukan kepada Pengerusi / Bendahari Kelab Sukan dan Kebajikan (KSDK) untuk pengeluaran wang tabung pelajar bagi tujuan pembelian peralatan dan kelengkapan aktiviti. 6 MPP Buat pembelian peralatan dan rekodkan dan simpan semua peralatan dan kelengkapan milik MPP untuk kegunaan aktiviti pada masa akan datang 7 PPLV J36 Lakukan pemantauan untuk setiap aktiviti dijalankan. yang

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

45

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 10 : Mengurus Aktiviti Lawatan daripada Pihak Sekolah dan Agensi Luar

BIL 1

JAWATAN PP(BPPL)

PROSES KERJA Terima surat permohonan lawatan dari pihak sekolah / lain-lain agensi yang berkaitan

2

PP(BPPL)

Beri

maklumbalas

persetujuan

menerima

lawatan

kepada pihak sekolah / agensi luar 3 PP(BPPL) Maklumkan kepada bengkel / bahagian yang berlibat untuk membuat persediaan bagi menerima lawatan 4 PPLV J36 Buat tempahan dan tentukan lokasi jamuan ringan untuk semua pelawat 5 PPLV J36 Maklumkan kepada Ketua Bahagian yang terlibat berkaitan ketibaan pelawat dan bawa pelawat ke lokasi lawatan 6 7 PPLV J36 PPLVJ36 Iringi pelawat sepanjang aktiviti lawatan dijalankan Jemput semua pelawat ke jamuan ringan yang disediakan.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

46

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 11 : Menguruskan Jemputan Graduan bagi Majlis Konvokesyen ILJTM

BIL 1

JAWATAN PP(BPPL)

PROSES KERJA Terima memo penghantaran maklumat pelajar yang lulus dan layak bagi keluaran mengikut sesi yang telah disahkan tamat oleh Pegawai Naziran

2

PP(BPPL)

Kemukakan maklumat pelajar yang layak mengikut sesi keluaran kepada Bahagian Pengurusan Latihan (BPL) JTM dengan menggunakan format Senarai Nama Graduan yang disediakan oleh pihak BPL JTM.

3

PPLV J36

Sediakan

surat

jemputan

mengikut

format

Surat

Jemputan kepada Graduan Konvo mengikut tahun dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan. 4 5 PPLV J36 PPLV J36 Hantar surat jemputan kepada semua graduan yang layak Terima surat pengesahan hadir / tidak hadir daripada graduan berserta borang soal selidik yang telah lengkap diisi. 6 PPLV J36 Sediakan Data Rumusan Kehadiran Graduan ILJTM Majlis Konvokesyen mengikut tahun menggunakan format yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan Pelajar (BPL) JTM berdasarkan pengesahan kehadiran yang dihantar oleh graduan. 7 PP(BPPL) Lengkapkan Data Rumusan Kehadiran Graduan ILJTM Majlis Konvokesyen mengikut tahun dan hantar ke Bahagian Pengurusan Latihan (BPL) JTM 8 PP(BPPL) Kumpulkan semua Borang Soal Selidik yang diterima daripada graduan dan hantar kepada BPP JTM

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

47

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 12 : Mengurus Dokumen Perjanjian bagi Mengikuti Program Latihan Sepenuh Masa

BIL 1

JAWATAN PPLV J29

PROSES KERJA Sedia dokumen perjanjian pelajar untuk diedarkan kepada pelajar semasa hari pendaftaran sebanyak 2 salinan untuk setiap pelajar

2

PPLV J29

Edar dokumen perjanjian kepada semua pelajar pada hari pendaftaran pelajar sebanyak 2 salinan bagi setiap

3

PP(BPPL)

Beri taklimat tentang pengisian dokumen perjanjian dan memberitahu kepada pelajar bahawa dokumen perjanjian wajib dihantar ke BPPL dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh pelajar mendaftarkan diri di institut

4

PPLV J29

Terima dokumen perjanjian semakan.

dari pelajar dan buat

5

PPLV J29

Kembalikan

semula

dokumen

perjanjian

kepada

pelajar sekiranya terdapat pembetulan. 6 PPLV J29 Lapor kepada Ketua Bahagian sekiranya ada pelajar yang belum menghantar dokumen perjanjian . 7 PPLV J29 Serah kepada pengarah untuk tandatangan bahagian Bagi Pihak Kerajaan Malaysia 8 PPLV J29 Masukkan semua dokumen perjanjian mengikut fail iso yang ditetapkan mengikut kursus.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

48

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 13 : Mengurus Laporan Perubatan Pelajar bagi Mengikuti Program Latihan Sepenuh Masa

BIL 1

JAWATAN PPLV J29

PROSES KERJA Sedia borang laporan perubatan pelajar berdasarkan cadangan pengambilan pelajar yang ditetapkan dan hantar ke Ibu pejabat JTM.

2

PPLV J29

Terima dan semak borang laporan perubatan pelajar yang diserahkan oleh pelajar pada hari pendaftaran.

3

PPLV J29

Kembalikan semula kepada pelajar sekiranya terdapat pembetulan yang perlu dilakukan.

4

PP(BPPL)

Lapor kepada ketua unit/ ketua bahagian sekiranya ada pelajar yang belum menghantar borang laporan perubatan. Tempoh penghantaran 1 bulan daripada tarikh melapor diri

5

PPLV J29

Semak sekiranya ada pelajar mengalami masalah kesihatan yang tidak mengizinkan pelajar untuk belajar di ILP Mersing berdasarkan laporan kesihatan yang diterima.

6

PPLV J29

Maklumkan kepada PP(BPPL) untuk dibentangkan di dalam mesyuarat.

7

PP(BPPL)

Maklumkan

di

dalam

mesyuarat

dan

dapatkan

cadangan daripada KB dan KJ. 8 PP(BPPL) Keluarkan surat kepada pelajar mengikut keputusan mesyuarat. 9 PPLV J29 Masukkan semua borang laporan perubatan mengikut fail iso yang ditetapkan mengikut kursus

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

49

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 14 : Mengurus Laporan Jawatankuasa Tatatertib Pelajar II (JTP II) bagi Pelajar-Pelajar yang Mengikuti Latihan di Institut.

BIL 1

JAWATAN PPLV J29

PROSES KERJA Terima Borang 1 ­ Aduan Disiplin Pelajar dari ketua bahagian / pensyarah / penolong pensyarah /

penyelia asrama / warden dan pembantu warden 2 PPLV J29 Sedia dokumen-dokumen berkaitan seperti Borang 2surat pertuduhan , Borang 3-surat hadir bicara dan

memo mesyuarat Ahli Jawatankuasa Tatatertib Pelajar II (JTP II). 3 PPLV J29 Sedia dan keluarkan mengikut bilangan slot terkumpul bagi kes ketidakhadiran (mengikut salinan bukti ketidakhadiran yang disertakan) kepada pelajar/penjaga berdasarkan : i. ii. iii. 4 AJK JTP II Amaran pertama(1) - 15 slot terkumpul Amaran kedua (2) ­ 30 slot terkumpul Amaran ketiga(3) / terakhir ­ 45 slot terkumpul

Adakan perbicaraan bersama pelajar dan bincangkan bersama ahli jawatankuasa untuk menjatuhkan

hukuman berdasarkan Buku Peraturan Tatatertib & Akademik Pelajar. 6 PPLV J29 Keluarkan Borang 5 ­ Surat Hukuman Tatatertib atau Borang 7 - Surat Amaran Tidak Hadir Latihan yang

ditandatangani oleh Pengerusi JTP II kepada pelajar bagi kes tatatertib dan ketidakhadiran (salinan kepada bahagian yang terlibat) 8 PPLV J29 Majukan Borang 9 kepada Jawatankuasa Tatatertib I (JTP I) bagi kes yang melibatkan kesalahan berat.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

50

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 15 : Mengurus pinjaman Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran (PTPK) bagi Pelajar-Pelajar Diploma

BIL 1

JAWATAN PPLV J29 Serah Borang

PROSES KERJA Permohonan Pinjaman Latihan

Kemahiran kepada pelajar-pelajar diploma pada Hari Pendaftaran 2 PP(BPPL) Beri taklimat kepada pelajar-pelajar diploma berkaitan cara-cara mengisi Borang Permohonan Pinjaman Latihan Kemahiran 3 PPLV J29 Kumpul Borang Permohonan Pinjaman Latihan

Kemahiran yang telah lengkap diisi oleh pelajar beserta semua dokumen sokongan mengikut kursus dalam tempoh 5 hari selepas hari pendaftaran 4 PPLV J29 Semak Borang Permohonan Pinjaman Latihan

Kemahiran dan serah semula kepada pelajar bagi Borang Permohonan Pinjaman Latihan Kemahiran yang tidak lengkap 5 PPLV J29 Masukkan maklumat permohonan pinjaman latihan kemahiran pelajar ke dalam sistem Sppi (sistem permohonan secara atas talian) 6 PPLV J29 Semak pengesahan permohonan di dalam Sistem Sppi dan cetak Surat Tawaran Pinjaman Kemahiran beserta Lampiran A ­ Surat Penerimaan Tawaran 7 PPLV J29 Serah Lampiran A ­ Surat Penerimaan Tawaran kepada pelajar untuk ditandatangani dan hantar ke PTPK bersama-sama dengan dokumen sokongan untuk memboleh bayaran 3 bulan pertama dibayar kepada pelajar

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

51

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL 8

JAWATAN PPLV J29

PROSES KERJA Semak kelulusan permohonan di dalam Sistem Sppi dan cetak Borang Perjanjian Pinjaman Kemahiran (4 salinan bagi setiap pelajar)

9

PPLV J29

Serah Borang Perjanjian Pinjaman Latihan Kemahiran kepada pelajar beserta dokumen sokongan.

10

PP(BPPL)

Beri penerangan cara pengisian Borang Perjanjian Pinjaman Latihan Kemahiran kepada pelajar

11

PPLV J29

Terima Borang Perjanjian Pinjaman Latihan Kemahiran yang telah lengkap diisi dan dimatikan stem

12

PPLV J29

Hantar ke PTPK untuk membolehkan bayaran setiap bulan dibayar kepada pelajar

13

PPLV J29

Semak Sistem Sppi dan cetak Pengesahan Bayaran Susulan

14

PPLV J29

Serah Pengesahan Bayaran Susulan kepada pelajar untuk ditandatangani dan hantar ke PTPK untuk memboleh bayaran seterusnya dibayar kepada pelajar

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

52

MANUAL PROSEDUR KERJA

2.4

CARTA ALIRAN KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

53

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR PEMBAYARAN ELAUN PELAJAR

Mula

Maklumkan kepada semua Ketua Bahagian melalui emel atau panggilan telefon tarikh akhir penghantaran Senarai Kehadiran Pelajar (BPPL EP-01) bagi tujuan pembayaran elaun pelajar

Terima Senarai Kehadiran Pelajar (BPPL EP-01) dari Ketua Bahagian pada setiap atau sebelum 2hb pada setiap bulan

Tidak Terima BPPL EP-01

Ya Semak Senarai Kehadiran Pelajar dan masukkan maklumat pembayaran elaun (BPPL EP-02 ) mengikut kursus seperti berikut : Nama No Kad Pengenalan No Akaun Bank Islam Jumlah bayaran elaun

Sedia Ringkasan Pembayaran Elaun Pelajar (BPPL EP-03(1) dan BPPL EP-03(2)) bagi setiap kursus dan kemukakan kepada semua KJ untuk semakan

Semak dan turunkan tandatangan sebagai pengesahan.

Serahkan BPPL EP-02, BPPL EP-03(1) dan BPPL EP-03(2) ke Bahagian Kewangan untuk pembayaran elaun pelajar

Bahagian Kewangan membuat pembayaran elaun ke akaun pelajar

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

54

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR MERANCANG DAN MENGURUS AKTIVITI KOMUNITI

Mula

Bincang dan rancang aktiviti komuniti tahunan merangkumi : Mesyuarat Komuniti Aktiviti sukan /gotong royong Aktiviti ceramah / forum / bengkel / semin Program / aktiviti khidmat masyarakat

Sedia gantt chart bagi menyenaraikan semua aktiviti yang telah dirancang

Kemukakan carta perancangan aktiviti komuniti kepada P(ILJTM) bagi tujuan kelulusan

Tidak

Perancangan mendapat kelulusan

Ya

Lantik ahli jawatankuasa bagi setiap aktiviti yang dilakukan

Urus persiapan tempat, bahan dan jemputan bagi setiap aktiviti

Sedia laporan bagi setiap aktiviti untuk tujuan rekod atau makluman di dalam mesyuarat.

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

55

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR MENGURUS PENILAIAN KURSUS DAN PENGAJAR (KPI-SPePL)

Mula

Kemaskini nama pensyarah mengikut bengkel dan subjek (teras /umum) yang diajar di dalam SPePL

Buat tempahan bilik komputer dan setkan sekurangkurangnya 10 buah komputer yang disambungkan ke komputer utama (lokasi penyimpanan data) secara sharing

Set Security dan option Microsoft Access 2003 bagi setiap komputer mengikut panduan yang terdapat di dalam Manual SPePL

Tidak

Uji penghantaran data penilaian ke komputer utama

Ya Maklumkan kepada semua Ketua Bahagian melalui emel berkaitan bilangan pelajar, tarikh, waktu dan lokasi Penilaian SPePL dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan

Beri penerangan kepada pelajar (mengikut bengkel) cara membuat penilaian menggunakan SPePL

Buat pengawasan sepanjang sesi penilaian dijalankan

Semak dan cetak Ringkasan Maklumbalas Program Latihan dan Ringkasan Maklumbalas ePL Pensyarah dari SPePL

Hantar Ringkasan Maklumbalas Program Latihan dan Ringkasan Maklumbalas ePL Pensyarah kepada Pengarah institut dan P(BPL)

Buat perjumpaan dengan pensyarah-pensyarah bagi memaklumkan keputusan penilaian setiap pensyarah

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

56

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR PENGAMBILAN PELAJAR

Mula

Buat cadangan pengambilan pelajar baru dengan mengenalpasti status pelajar sedia ada

Hantar maklumat cadangan pengambilan pelajar baru yang telah disahkan oleh P(ILJTM) kepada P(BPL) dengan menggunakan Borang Cadangan Pengambilan Pelajar Baru (BK-T05-01)

Terima senarai calon berjaya dan calon simpanan dari BPL HQ

Sedia dokumen-dokumen pengambilan seperti Lampiran Setuju Terima, Borang Pemeriksaan Perubatan, Senarai bayaran, Panduan Pembayaran dan maklumat tambahan.

Masukkan semua dokumen pengambilan ke dalam sampul surat mengikut bilangan pelajar berdasarkan kepada cadangan pengambilan pelajar yang ditetapkan dan hantar ke Ibu Pejabat JTM

Terima borang setuju terima daripada calon melalui pos / faks sehingga kapasiti pengambilan dipenuhkan

Cari dan tawarkan kemasukan kepada calon baru

Tidak

Kapasiti penuh?

Ya

Sedia statistik Setuju Terima berdasarkan Lampiran Setuju Terima yang diterima daripada calon bagi mengetahui bilangan calon sebenar yang akan mendaftar.

Sedia laporan keseluruhan pengambilan (statistik kemasukan dan enrolmen pelajar BK-T05-02)

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

57

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR MENGURUS PENDAFTARAN PELAJAR BARU

Mula

Lantik Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar bagi setiap sesi kemasukan pelajar ke ILJTM

Edarkan senarai nama pelajar yang akan mendaftar kepada Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar

Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran untuk membincangkan : i. ii. iii. iv. v. Tugas-tugas ahli jawatankuasa Tempat pendaftaran Masa dan tarikh pendaftaran Dokumen-dokumen pendaftaran Peralatan pendaftaran

Sediakan keperluan peralatan dan dokumen pendaftaran ; i. Komputer (key-in maklumat pelajar baru) ii. Sistem LAN iii. Borang Perjanjian Latihan Kemahiran

Semak maklumat pelajar dari Sistem Maklumat Pelajar (SMP) dan sahkan kesahihan maklumat pelajar berdasarkan surat tawaran, kad pengenalan, borang pemeriksaan perubatan, dan sijil/keputusan SPM

Pelajar lengkapkan maklumat diri

Tidak Dokumen Lengkap?

Ya

Cetak Borang Pendaftaran Pelajar (BK-T06-01) untuk disimpan sebagai rekod.

Semak dan terima Borang Perjanjian Pelajar dan Borang Laporan Perubatan telah lengkap

Terima bayaran pelbagai daripada pelajar

A

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

58

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR MENGURUS PENDAFTARAN PELAJAR BARU (sambungan)

A

Sahkan maklumat pelajar dan maklumkan Nombor Daftar Pelajar (NDP) kepada pelajar dan sediakan kad matrik pelajar

Semak dan serahkan kunci kepada pelajar yang mendaftar di asrama.

Cetak Borang Pendaftaran Asrama (BK-T06-02) untuk disimpan sebagai rekod.

Sedia dan kemukakan Laporan Pendaftaran pelajar kepada PP(BPPL)

Hantar Laporan Enrolmen Pelajar ILJTM (BK-T05-02) kepada P(BPL)

Lantik Jawatankuasa Minggu Suaikenal bagi setiap sesi kemasukan pelajar ke ILJTM

Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Minggu Suaikenal

Laksanakan program dan aktiviti Minggu Suaikenal mengikut perancangan

Sedia dan kemukakan Laporan Perlaksanaan Suaikenal kepada PP(BPPL) yang mengandungi : i. ii. iii.

Minggu

Aktiviti-aktiviti yang telah/tidak dijalankan Masalah-masalah semasa pelaksanaan Cadangan penambahbaikan

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

59

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

60

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP) ­ Kaedah 1

Mula

Minta cadangan nama pelajar dua orang pelajar dari Ketua Bahagian setiap kursus bagi percalonan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) setiap sesi.

Tidak

Terima cadangan nama pelajar dari setiap Ketua Bahagian

Ya

Hantar memo panggilan Mesyuarat Pemilihan kepada pelajarpelajar yang dicalonkan.

Adakan mesyuarat pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) dengan melantik pelajar mengikut jawatan yang terdapat di dalam carta organisasi Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) serta beri penerangan akan bidang tugas setiap jawatan.

Keluarkan surat lantikan yang di tandatangani oleh P(ILJTM) kepada Majlis Perwakilan Pelajar yang baru dilantik

Adakan sesi perjumpaan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru bersama P(ILJTM) dan Ketua Warden

Maklumkan kepada semua pelajar dan serahkan surat perlantikan kepada Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dilantik di perhimpunan bulanan pelajar

Sediakan carta organisasi Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dan pamerkan di papan kenyataan pelajar di asrama dan di bengkel-bengkel

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

61

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP) ­ Kaedah 2

Mula

Maklumkan kepada semua ketua bahagian untuk menyenaraikan senarai pelajar yang layak untuk dicalonkan bertanding bagi jawatan MPP secara Pilihanraya

Masukkan maklumat pencalonan mengikut jawatan di dalam Modul Pencalonan Pilihanraya MPP yang terdapat di dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMP)

Tidak

Maklumat calon dalam SMP lengkap?

Ya Keluarkan memo lantikan yang ditandatangani oleh P(ILJTM) kepada AJK Pilihanraya.

Adakan Mesyuarat Pilihanraya MPP bersama-sama AJK Pilihanraya

Buat tempahan bilik komputer dan setkan sekurang-kurangnya 40 buah komputer dalam 1 bilik komputer yang boleh digunakan untuk membuat undian.

Maklumkan kepada semua pelajar tentang tarikh, masa dan lokasi untuk membuat undian

Mohon pelepasan dari semua Ketua Bahagian untuk membolehkan semua pelajar diberi pelepasan untuk keluar mengundi pada tarikh pilihanraya yang telah ditetapkan

Catatkan kehadiran pengundi (terdiri daripada semua pelajar institut) dan awasi bilik-bilik komputer di mana undian dijalankan

Cetak keputusan undian dari Sistem Maklumat Pelajar (SMP)

Keluarkan surat lantikan yang di tandatangani oleh P(ILJTM) kepada calon yang berjaya menyandang jawatan di dalam Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) berdasarkan jumlah undian.

Adakan sesi perjumpaan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru bersama P(ILJTM) dan Ketua Warden

Maklumkan kepada semua pelajar dan serahkan surat perlantikan kepada Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dilantik di perhimpunan bulanan pelajar

Sediakan carta organisasi Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) yang baru dan pamerkan di papan kenyataan pelajar di asrama dan di bengkel-bengkel

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

62

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR MENYELARAS AKTIVITI MPP

Mula

Adakan perjumpaan dan perbincangan bersama Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) bagi membincangkan Perancangan Aktiviti Tahunan Majlis Perwakilan Pelajar yang merangkumi : i. Aktiviti Exco Disiplin ii. Aktiviti Exco Kebajikan dan Asrama iii. iv. Aktiviti Exco Agama Aktiviti Exco Sukan dan Ko-kurikulum Aktiviti Exco Kebudayaan

Terima dan semak Perancangan Aktiviti Tahun Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)

Buat pembetulan

Tidak

Terima dan tiada perubahan

Ya Kemukakan Perancangan Aktiviti Tahun Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) kepada P(ILJTM) untuk tujuan pengesahan dan kelulusan

Buat permohonan bertulis aktiviti beserta anggaran kos dan kemukakan ke PP(BPPL)

Terima permohonan pelajar dan majukan kepada Pengerusi /

Bendahari Kelab Sukan dan Kebajikan (KSDK) untuk pengeluaran wang tabung pelajar bagi tujuan pembelian peralatan dan kelengkapan aktiviti.

Buat pembelian peralatan dan rekodkan dan simpan semua peralatan dan kelengkapan milik MPP untuk kegunaan aktiviti pada masa akan datang

Buat pembelian peralatan dan rekodkan dan simpan semua peralatan dan kelengkapan milik MPP untuk kegunaan aktiviti pada masa akan datang

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

63

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR AKTIVITI LAWATAN DARI PIHAK SEKOLAH / AGENSI LUAR

Mula

Terima surat permohonan lawatan dari pihak sekolah / lain-lain agensi yang berkaitan

Beri maklumbalas persetujuan menerima lawatan kepada pihak sekolah / agensi luar

Maklumkan kepada bengkel / bahagian yang berlibat untuk membuat persediaan bagi menerima lawatan

Buat tempahan dan tentukan lokasi jamuan ringan untuk semua pelawat

Maklumkan kepada Ketua Bahagian yang terlibat berkaitan ketibaan pelawat dan bawa pelawat ke lokasi lawatan

Iringi pelawat sepanjang aktiviti lawatan dijalankan

Jemput semua pelawat ke jamuan ringan yang disediakan.

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

64

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR MENGURUSKAN JEMPUTAN GRADUAN BAGI MAJLIS KONVOKESYEN ILJTM

Mula

Terima memo penghantaran maklumat pelajar yang lulus dan layak bagi keluaran mengikut sesi yang telah disahkan tamat oleh Pegawai Naziran

Kemukakan maklumat pelajar yang layak mengikut sesi keluaran kepada Bahagian Pengurusan Latihan (BPL) JTM dengan menggunakan format Senarai Nama Graduan yang disediakan oleh pihak BPL JTM.

Sediakan surat jemputan mengikut format Surat Jemputan kepada Graduan Konvo mengikut tahun dan dokumendokumen lain yang berkaitan.

Hantar surat jemputan kepada semua graduan yang layak

Terima surat pengesahan hadir / tidak hadir daripada graduan berserta borang soal selidik yang telah lengkap diisi.

Kemaskini jadual Pengesahan Kehadiran dan dapatkan maklumbalas dari graduan

Tidak

Terimaan jawapan dari graduan? (sah kehadiran, bayaran yuran & borang soal selidik)

Ya Sediakan Data Rumusan Kehadiran Graduan ILJTM Majlis Konvokesyen mengikut tahun menggunakan format yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan Pelajar (BPL) JTM berdasarkan pengesahan kehadiran yang dihantar oleh graduan.

Lengkapkan Data Rumusan Kehadiran Graduan ILJTM Majlis Konvokesyen mengikut tahun dan hantar ke Bahagian Pengurusan Latihan (BPL) JTM

Kumpulkan semua Borang Soal Selidik yang diterima daripada graduan dan hantar kepada BPP JTM

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

65

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR DOKUMEN PERJANJIAN PELAJAR

Mula

Sedia dokumen perjanjian pelajar untuk diedarkan semasa pelajar mendaftar ­ 2 salinan setiap pelajar

Edar dokumen perjanjian kepada pelajar pada hari pendaftaran ­ 2 salinan setiap pelajar

Beri taklimat tentang pengisian dokumen ­ setiap pelajar wajib hantar dokumen perjanjian dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh pelajar mendaftar di institut

Terima dokumen perjanjian dari pelajar ­ semak sekiranya ada pembetulan perlu dikembalikan kepada pelajar .

Tidak Pembetulan Dokumen Dokumen Lengkap?

Ya

Lapor kepada ketua unit/ ketua bahagian sekiranya ada pelajar yang belum menghantar dokumen perjanjian .

Serah kepada pengarah untuk tandatangan bagi pihak kerajaan malaysia

Masukkan semua dokumen perjanjian mengikut fail iso yang ditetapkan mengikut kursus

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

66

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR LAPORAN PERUBATAN PELAJAR

Mula

Sedia borang laporan perubatan pelajar berdasarkan cadangan pengambilan pelajar yang ditetapkan dan hantar ke Ibu pejabat JTM.

Terima dan semak borang laporan perubatan pelajar yang diserahkan oleh pelajar pada hari pendaftaran.

Tidak Pembetulan Dokumen Dokumen Lengkap?

Ya

Lapor kepada ketua unit/ ketua bahagian sekiranya ada pelajar yang belum menghantar borang laporan perubatan. Tempoh penghantaran 1 bulan daripada tarikh melapor diri

Semak sekiranya ada pelajar mengalami masalah kesihatan yang tidak mengizinkan pelajar untuk belajar di ILP Mersing berdasarkan laporan kesihatan yang diterima.

Maklumkan kepada PP(BPPL) untuk dibentangkan di dalam mesyuarat.

Maklumkan di dalam mesyuarat dan dapatkan cadangan daripada KB dan KJ.

Keluarkan surat kepada pelajar mengikut keputusan mesyuarat.

Masukkan semua dokumen perjanjian mengikut fail iso yang ditetapkan mengikut kursus

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

67

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR JAWATANKUASA TATATERTIB PELAJAR II (JTP II)

Mula

Terima Borang 1 ­ Aduan Disiplin Pelajar dari ketua bahagian / pensyarah / penolong pensyarah / penyelia asrama / warden dan pembantu warden

Sedia dokumen-dokumen berkaitan seperti Borang 2-surat pertuduhan , Borang 3-surat hadir bicara dan memo mesyuarat Ahli Jawatankuasa Tatatertib Pelajar II (JTP II).

Adakan perbicaraan bersama pelajar dan bincangkan bersama ahli jawatankuasa untuk menjatuhkan hukuman berdasarkan Buku Peraturan Tatatertib & Akademik Pelajar.

Tidak Bersidang Mengaku Bersalah

Ya

Keluarkan Borang 5 ­ Surat Hukuman Tatatertib yang ditandatangani oleh Pengerusi JTP II kepada pelajar bagi kes tatatertib (salinan kepada bahagian yang terlibat)

Majukan Borang 9 ­ Laporan Keputusan Penyinkiran oleh JTP II kepada setiausaha Jawatankuasa Tatatertib I (JTP I) bagi kes yang melibatkan kesalahan berat.

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

68

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR TINDAKAN TATATERTIB PELAJAR II ( KES KETIDAKHADIRAN )

Mula

Terima Borang 1 ­ Aduan Disiplin Pelajar dari ketua bahagian / pensyarah / penolong pensyarah

Sedia dan keluarkan surat amaran mengikut bilangan slot terkumpul bagi kes ketidakhadiran (mengikut salinan bukti ketidakhadiran yang disertakan) kepada pelajar/penjaga berdasarkan : i. ii. iii. Amaran pertama(1)- 15 slot terkumpul Amaran kedua (2) ­ 30 slot terkumpul Amaran ketiga(3) / terakhir ­ 45 slot terkumpul

Keluarkan Borang 7 - Surat Amaran Tidak Hadir Latihan yang ditandatangani oleh Pengerusi JTP II kepada pelajar bagi kes ketidakhadiran (salinan kepada bahagian yang terlibat)

Tidak Bersidang Amaran Terakhir

Ya

Majukan Borang 9 ­ Laporan Keputusan Penyinkiran oleh JTP II kepada setiausaha Jawatankuasa Tatatertib I (JTP I) bagi kes yang melibatkan kesalahan berat (ketidakhadiran melebihi 60 slot terkumpul)

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

69

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

70

MANUAL PROSEDUR KERJA

3. BAHAGIAN PEMBANGUNAN

DAN PENGURUSAN ASET (BPPA) ____________________________________

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

71

MANUAL PROSEDUR KERJA

3.

BAHAGIAN PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET (BPPA)

3.1

OBJEKTIF

Pada keseluruhannya, BPPA bertanggungjawab menyediakan perancangan pembangunan kemudahan latihan, pembangunan infastruktur, pengurusan dan penyelenggaraan aset agar program latihan kemahiran yang dijalankan lebih berkualiti, berkesan dan berjaya mencapai objektif penubuhannya.

Fungsi

Mengurus dan menyelaras pembangunan kemahiran dan penyelenggaraan aset di ILP Mersing merangkumi keperluan dan kemudahan latihan (bangunan, kemudahan fizikal, mesin dan peralatan latihan). Antara tugas dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan merangkumi aspek berikut:

1.

Pengurusan Aset Kerajaan. a) b) c) d) e) Memantau aktiviti Penyelenggaraan Peralatan. Memantau aktiviti Penyelenggaraan Bangunan & Kemudahan Asas. Menyelaras dan Mengurus Perolehan Stok, Inventori & Aset Institut. Mengurus Keselamatan Bangunan & Harta Benda Institut. Mengurus Proses Pelupusan Peralatan.

2.

Pengurusan Perolehan Peralatan, Bahan Latihan & Perkhidmatan Institut. a) Merancang dan mengesyorkan pembelian, pembangunan

peralatan dan bahan latihan termasuk kemudahan saintifik dan matematik, pembangunan dan kemudahan konvensional/fizikal, serta keperluan/kemudahan masa depan. b) Terlibat sebagai Urusetia Jawatankuasa Sebut Harga Institut

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

72

MANUAL PROSEDUR KERJA

3. 4.

Membuat Cadangan Pembangunan Infrastruktur & Naik Taraf Institut. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari masa ke semasa

3.2

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

1.

Kerja-kerja pembangunan Sediakan list projek, perancangan bajet, sediakan spesifikasi dan dokumen sebutharga, uruskan sebutharga dan surat menyurat, memantau kerja sehingga siap.

2.

Kerja-kerja penyelenggaraan Uruskan borang kerosakan (ISO), uruskan penyelenggaraan dan surat menyurat, memantau kerja penyelenggaraan.

3.

Sewaan bangunan dan kemudahan ILP Uruskan surat menyurat sewaan, maklum pada Pengawal, uruskan pembayaran dengan PPT, tubuh Jawatankuasa bertugas.

4.

Bekalan bahan latihan, gunahabis dan peralatan pejabat Uruskan sebutharga, borang perolehan ISO

5.

Perkhidmatan (Cuci bangunan, Kawalan keselamatan, Lanskap dan Potong Rumput, Kafeteria, Loji dan Stesen Pam Kumbahan) Uruskan sebutharga, surat menyurat dan prestasi kerja syarikat yang dilantik guna format ISO.

6.

Urus aset alih ikut pekeliling tatacara pengurusan aset Penerimaan,pendaftaran,pemeriksaan,pelupusan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

73

MANUAL PROSEDUR KERJA

3.3

PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVTI UTAMA

Aktiviti 1:

Kerja-kerja pembangunan

BIL 1 2 3 4

JAWATAN PP(BPPA) / PPLV J36 PP(BPPA) / PPLV J36 PP(BPPA) PP(BPPA) / PPLV J36

PROSES KERJA Sediakan senarai projek yang ingin dilaksanakan. Sediakan perancangan bajet. Hantar ke ibu pejabat untuk kelulusan. Setelah menerima kelulusan,sediakan spesifikasi dan dokumen sebutharga. i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Lampiran Q Borang maklumat syarikat Skop kerja Senarai Peralatan/Perabot Jadual harga Jadual Teknikal Borang Perakuan Syarikat

5 6 7

PPLV J36 PP(BPPA) PP(BPPA) / PPLV J36

Uruskan sebutharga.(Rujuk Lampiran 1) Maklumkan pada kontraktor yang berjaya. Memantau prestasi kerja syarikat yang dilantik menggunakan borang ISO BK S04-02,BK S04-03.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

74

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2:

Kerja-kerja penyelenggaraan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA Kerja-kerja penyelenggaraan kecil.

1

PLV J36 BPPA

Terima borang kerosakan (ISO) BK-S10-02, Kew. PA 9 Dapatkan syor penyelenggaraan daripada Jawatankuasa Penyelenggaraan. Dapatkan sekurang-kurangnya 3 `quotation' daripada kontraktor. Isi borang perolehan dan semak peruntukan dengan Bahagian Kewangan. Dapatkan kelulusan Pengarah. Jana Pesanan Tempatan melalui E-SPKB (Bahagian Kewangan) Uruskan penyelenggaraan bersama kontraktor dan surat menyurat, memantau kerja penyelenggaraan. Memantau prestasi kerja syarikat yang dilantik menggunakan borang ISO BK S04-02,BK S04-03. Kerja-kerja Penyelenggaraan Berkala Bengkel

2

PLV J36 BPPA

3

PLV J36 BPPA

4

PLV J36 BPPA

5 6

PP(BPPA) Pem. Tadbir (Kew)

7

PLV J36 BPPA

8

PLV J36 BPPA

9

KJ / KB

Bahagian menghantar senarai peralatan yang perlu diselenggara ke BPPA. Sediakan anggaran kos. Uruskan sebutharga.(Rujuk lampiran 1) Memantau kerja-kerja penyelenggaraan sehingga selesai. Memantau prestasi kerja syarikat yang dilantik menggunakan borang ISO BK S04-02,BK S04-03.

10 11 12

PP(BPPA) / PPLV J36 PLV J36 BPPA PLV J36 BPPA

13

PLV J36 BPPA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

75

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 3 : Sewaan bangunan dan kemudahan ILP

BIL 1 2 3

JAWATAN PP(BPPA) / PPLV J36 PP(BPPA) / PPLV J36 PP(BPPA) / PPLV J36

PROSES KERJA Terima surat permohonan sewaan. Uruskan surat menyurat sewaan. Maklumkan pada Ketua bahagian BPSM. (sekiranya sewaan DKU dan memerlukan P.A sistem) Tubuh jawatankuasa bertugas. Maklum pada pengawal keselamatan. Uruskan pembayaran dengan Bahagian Kewangan

4 5 6

PP(BPPA) / PPLV J36 PP(BPPA) / PPLV J36 PP(BPPA) / PPLV J36

Aktiviti 4 : Bekalan bahan latihan, gunahabis dan peralatan pejabat

BIL 1

JAWATAN PPLV J29 BPPA

PROSES KERJA Terima borang perolehan ISO BK-S04-01 dari bengkel. Uruskan sebutharga atau Pembelian secara terus melalui sistem E-perolehan. Dapatkan quotation dari pembekal. Lakukan perbandingan dan dapatkan harga terendah. Jana pesanan tempatan melalui sistem E-Perolehan. Maklumkan pada pembekal yang berjaya. Uruskan penghantaran barang ke bengkel. Uruskan pembayaran melalui Bahagian kewangan.

2

PP(BPPA) / PPLV J29

3 4

PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA

5 6 7 8

PPLV J29 BPPA PP(BPPA) / PPLV J29 PPLV J29 BPPA PP(BPPA) / PPLV J29

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

76

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA Proses Perolehan melalui Sistem E-Perolehan

9 10 11 12 13 14 15

PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA

Terima Borang Perolehan BK S04-01. Dapatkan Quotation dari pembekal. Dapatkan harga terendah. Jana Pesanan tempatan melalui E-Perolehan. Sediakan Notis Pergerakan EP Mohon Kelulusan Pelulus Cetak Pesanan tempatan dan cop PT telah dicetak dan tarikh. Sediakan surat cover letter. Serahkan Pesanan Tempatan kepada pembekal untuk ditandatangan. Simpan salinan Pesanan tempatan. Uruskan penerimaan barang bersama bengkel. Bengkel sahkan Pesanan tempatan dan invois. Pegawai Terima Barang (GRO) sahkan penerimaan barang melalui EP. Tandatangan notis EP. Perakuan Pegawai Padanan (Kewangan)

16

PPLV J29 BPPA

17 18

PPLV J29 BPPA PPLV J29 BPPA

19

PP(BPPA) / PPLV J29

20 21

PP(BPPA) / PPLV J29 Pemb. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

77

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 5 : Perkhidmatan (Mencuci bangunan, Kawalan Keselamatan, Memotong Rumput dan Membersih kawasan, Kafeteria, Perkhidmatan Penyelenggaraan Sistem Rawatan Loji Kumbahan, Perkhidmatan Menyenggara Stesen Pam Kumbahan)

BIL 1

JAWATAN PP(BPPA) / PPLV J29

PROSES KERJA Perbincangan bersama Pengarah mengenai penambahan skop kerja baru perkhidmatan. Sediakan spesifikasi dan dokumen sebutharga. i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Lampiran Q Borang maklumat syarikat Skop kerja Senarai Peralatan/Perabot Jadual harga Jadual Teknikal Borang Perakuan Syarikat

2

PP(BPPA) / PPLV J29

Dokumen yang perlu disediakan syarikat : i. ii. 3 4 5 PP(BPPA) / PPLV J29 PP(BPPA) / PPLV J29 PPLV J29 BPPA Sijil Kementerian Kewangan Sijil Akuan Taraf Bumiputera

Lakukan proses sebutharga.(Rujuk Lampiran 1) Maklumkan pada kontraktor yang berjaya. Memantau prestasi kerja syarikat yang dilantik menggunakan borang pemantauan ISO,BK S0402,BK S04-03.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

78

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 6 : Urus Aset Alih Ikut Pekeliling Tatacara Pengurusan Aset (TPA)

BIL

JAWATAN Pendaftaran Aset.

PROSES KERJA

1

Pegawai Aset

Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan punca maklumat. Tentukan kumpulan aset mengikut jenis i. ii. Harta Modal Inventori

2

Pegawai Aset / Ketua Bahagian

3

Pegawai Aset / Ketua Bahagian

Sediakan Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 oleh Pegawai Aset di Kementerian / Jabatan / PTJ. Kemaskini senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai daftar Inventori KEW.PA-5. Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.

4

Pegawai Aset / Ketua Bahagian Pegawai Aset

5

6

Pegawai Aset / Ketua Bahagian Pegawai Aset / Ketua Bahagian Pegawai Aset / Ketua Bahagian Pegawai Aset / Ketua Bahagian

Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset. Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan.

7

8

Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7)

9

Simpan daftar aset.

Pelupusan Aset 10 11 12 Ketua Bahagian Pegawai Aset Pegawai Aset Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan. Dapatkan PEP KEW.PA-16,jika perlu Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 seperti berikut:-

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

79

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL

JAWATAN i. ii. iii. iv. v. vi.

PROSES KERJA Keterangan aset Kuantiti Tarikh pembelian Tempoh digunakan/disimpan Nilai Perolehan Asal Nilai Semasa

13 14

Pemeriksa Aset Pemeriksa Aset

Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan menandatangani KEW.PA-17 Kemukakan KEW.PA-17 kepada Urus setia Pelupusan Urus setia menyemak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan berikut disertakan:i. PEP bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer. ii. Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli, tukar barang iii. Laporan kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan. iv. Gambar aset,jika perlu v. Surat permohonan daripada Kementerian/Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah hadiah/pindahan Urus setia menentukan Kuasa Melulus Urus setia menyemak bidang Kuasa Melulus Kemukakan kepada Perbendaharaan jika: Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000 Syor kaedah pelupusan hadiah,pindah persekutuan ke negeri,tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA Kemukakan kepada Kementerian/Jabatan jika: Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan Kurang daripada RM500,000 Maklumkan keputusan kepada pemohon

15 16

Pemeriksa Aset Urusetia Pelupusan

17 18 19

Urusetia Pelupusan Urusetia Pelupusan Urusetia Pelupusan

20

Urusetia Pelupusan

21

Urusetia Pelupusan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

80

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL 22 23 24

JAWATAN Pegawai Aset Pegawai Aset Urusetia Pelupusan

PROSES KERJA Laksanakan pelupusan mengikut keputusan Sediakan sijil Pelupusan KEW.PA-19 Kemukakan sijil Pelupusan kepada Kuasa melulus berserta:i. Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan ii. Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah. iii. Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah Kemaskini rekod daftar aset.

25

Pegawai Aset / Ketua Bahagian

Aktiviti 7 : Proses Sebutharga

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA Proses menguruskan sebutharga

1

PP(BPPA)/PLVJ36 /PLV 29

Pelawaan dibuat dengan mengemukakan dokumen sebut harga kepada pembuat/ pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau PKK/CIDB, yang mana berkenaan. Mempamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam dan laman sesawang ILP, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. Bagi perolehan kerja, borang/format Jabatan Kerja Raya (JKR)/Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) boleh digunakan. Borang -borang tersebut boleh diubah suai mengikut keperluan Agensi. Dokumen sebut harga hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut :

2

PP(BPPA)/PLVJ36 /PLV 29

3

PP(BPPA)/PLVJ36 /PLV 29

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

81

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL

JAWATAN i. ii. iii.

PROSES KERJA Arahan kepada penyebut harga Syarat-syarat sebut harga Borang sebut harga termasuk Ringkasan Sebut Harga/Senarai Kuantiti (tetap atau sementara) Spesifikasi; Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal (jika ada); Jadual Kadar Harga (jika perlu); dan Pengalaman dan Senarai Kerja Dalam Tangan.

iv. v. vi. vii.

4 5

PPLV J36 / J29 PP(BPPA)/Pengarah

Lawatan tapak sekiranya perlu. Melantik jawatankuasa pembuka peti sebutharga, jawatankuasa teknikal dan jawatankuasa harga. Mesyuarat jawatankuasa sebutharga ILP memilih dan membuat syor kepada Jawatankuasa Sebutharga JTM. Setelah keputusan diperoleh dan pesanan tempatan dikeluarkan,kerja-kerja atau bekalan bahan boleh dimulakan oleh kontraktor yeng terpilih. Memantau prestasi kerja syarikat yang dilantik menggunakan borang ISO BK S04-02,BK S04-03. Lantik jawatankuasa memantau sekiranya perlu.

6

PP(BPPA)/Pengarah

7

PP(BPPA)/PLVJ36 /PLV 29

8

PP(BPPA)/PLVJ36 /PLV 29

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

82

MANUAL PROSEDUR KERJA

3.4

CARTA ALIRAN KERJA Carta Alir Kerja-Kerja Pembangunan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

83

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Kerja-Kerja Penyelenggaraan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

84

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Proses Sewaan Bangunan Dan Kemudahan ILP Mersing.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

85

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Perkhidmatan ILP Mersing

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

86

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Bekalan Bahan Latihan, Gunahabis dan Peralatan Pejabat

Mula

Terima borang perolehan,BK S0401 Sediakan surat cover letter. Serahkan Pesanan Tempatan kepada pembekal untuk ditandatangan.

Dapatkan `quotation' dari pembekal

Lakukan perbandingan dan dapatkan harga terendah.

Simpan salinan Pesanan tempatan.

Semak peruntukan, dapatkan kelulusan Pengarah

Uruskan penerimaan barang bersama bengkel. Bengkel sahkan Pesanan Tempatan dan invois

Jana Pesanan Tempatan melalui E-Perolehan

Pegawai Terima Barang (GRO) sahkan penerimaan barang melalui EP.

Tandatangan notis EP. Sediakan Notis Pergerakan EPerolehan

Perakuan Pegawai Padanan (Kewangan) Mohon kelulusan Pelulus.

Tamat Cetak Pesanan tempatan dan cop PT telah dicetak dan tarikh.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

87

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Penerimaan dan Pendaftaran Aset.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

88

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Pelupusan Aset

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

89

MANUAL PROSEDUR KERJA

4. BAHAGIAN PUSAT SUMBER DAN

MULTIMEDIA (BPSM) ____________________________________

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

90

MANUAL PROSEDUR KERJA

4. 4.1 1. 2.

BAHAGIAN PUSAT SUMBER DAN MULTIMEDIA (BPSM) OBJEKTIF Melahirkan tenaga pekerja mahir dan berketerampilan serta berdisiplin Memastikan semua kakitangan dan pelajar Institut latihan Perindustrian Mersing dapat menikmati kemudahan perkhidmatan Perpustakaan dan Pusat Komputer secara saksama dan berupaya mencapai dan

menggunakan ilmu warisan intelek Malaysia dan sejagat.

4.2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA Peminjaman Bahan Bacaan Pemulangan Bahan Bacaan Penerimaan Bahan Bacaan Berbentuk Sumbangan Penerimaan Bahan Bacaan dari Pembekal Pengurusan Bahan Bacaan Yang Baru Diterima Perolehan Bahan Bacaan Kawalan Sistem P.A di Dewan Besar & DKU Pendaftaran Kad Matrik Mengemaskini Kandungan Papan Elektronik Merancang Kursus Customised/Modular Melaksanakan Kursus Customised/Modular Pengendalian Dan Penyelenggaraan Infranstruktur Dan Sistem ICT Operasi Pemantauan Dan Penyelenggaraan Peralatan ICT Pejabat Operasi Penyelenggaraan Berjadual Peralatan ICT Pejabat Oleh Pembekal

15. 16. 17.

Perolehan Bahan Guna Habis Pelupusan Harta Modal Dan Inventori Operasi Penyelenggaraan Berjadual Peralatan ICT di Makmal / Pejabat / Bilik Server

18. 19.

Peminjaman Harta Modal Dan Inventori Penerimaan Dan Perekodan Peralatan Yang Diterima

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

91

MANUAL PROSEDUR KERJA

4.3

PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVTI UTAMA

Aktiviti 1: Peminjaman Bahan Bacaan

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

Pelajar/Pengajar/Kakitangan Dapatkan bahan bacaan yang ingin dipinjam Pelajar/Pengajar/Kakitangan Serahkan bahan bacaan yang ingin dipinjam kepada Pembantu Perpustakaan Periksa samada bahan bacaan yang ingin dipinjam itu adalah dari jenis Layanan Terhad atau Layanan Terbuka Dapatkan maklumat peminjam dan data buku untuk ditulis di dalam Daftar Peminjaman Buku i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. Nama peminjam No NDP (untuk pelajar) No KP (untuk pengajar/kakitangan) Kursus/Bengkel/Bahagian Tajuk Buku No Perolehan Tarikh peminjaman Tarikh pemulangan

2.

3.

Pembantu Perpustakaan S17

4.

Pembantu Perpustakaan S17

5.

Pembantu Perpustakaan S17

Catatkan tarikh pemulangan buku di bahagian lampiran belakang buku Imbas keluar buku yang dipinjam pada Pengimbas Buku (Book Scanner) Serahkan buku yang telah diimbas kepada peminjam

6.

Pembantu Perpustakaan S17

7.

Pembantu Perpustakaan S17

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

92

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2 : Pemulangan Bahan Bacaan

BIL.

JAWATAN

PROSES

1. 2.

Pelajar/Pengajar/Kakitangan Pulangkan bahan bacaan yang dipinjam Pembantu Perpustakaan S17 Periksa data peminjam dari Daftar Peminjaman Buku Catatkan tarikh pemulangan buku dalam Daftar Pemulangan Buku Imbas buku (masuk) yang dipulang pada Pengimbas Buku (Book Scanner) Letakkan buku kembali di rak berkenaan

3.

Pembantu Perpustakaan S17

4.

Pembantu Perpustakaan S17

5.

Pembantu Perpustakaan S17

Aktiviti 3 : Penerimaan Bahan Bacaan Berbentuk Sumbangan

BIL.

JAWATAN

PROSES

1. 2.

Pembantu Perpustakaan S17 Pembantu Perpustakaan S17

Terima bahan bacaan yang dihantar Lengkapkan borang penerimaan yang disertakan (sekiranya ada) Hantar (fax/pos) borang penerimaan kepada institusi terlibat Proses bahan bacaan

3.

Pembantu Perpustakaan S17

4.

Pembantu Perpustakaan S17

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

93

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 4 : Penerimaan Bahan Bacaan dari Pembekal

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

Pembantu Perpustakaan S17

Terima bahan bacaan yang dihantar oleh pembekal Periksa bahan bacaan yang dihantar dengan kandungan di dalam Nota Penghantaran i. ii. iii. Kuantiti Judul Buku No ISBN

2.

Pembantu Perpustakaan S17

3.

Pembantu Perpustakaan S17

Tandatangani Nota Penghantaran apabila semakan selesai Tandatangani invois apabila semua penghantaran bahan bacaan telah lengkap Serahkan nota penghantaran,invois dan LO kepada BPPA Proses bahan bacaan

4.

Pembantu Perpustakaan S17

5.

Pembantu Perpustakaan S17

6.

Pembantu Perpustakaan S17

Aktiviti 5 : Pengurusan Bahan Bacaan Yang Baru Diterima

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

Pembantu Perpustakaan S17

Asingkan jenis bahan bacaan yang diterima i. ii. iii. iv. v. Buletin/Jurnal Buku berharga bawah RM 400.00 Buku berharga lebih RM 400.00 Ensiklopedia Kamus

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

94

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL. 2.

JAWATAN Pembantu Perpustakaan S17

PROSES Cop "Pusat Sumber ILP Mersing" pada muka surat pertama , muka surat 21 dan muka surat akhir Cop tarikh diterima pada muka surat pertama Cop alamat ILP Mersing pada sisi atas,tepi dan bawah bahan bacaan Cop "Untuk Rujukan Sahaja" pada muka surat pertama bagi bahan bacaan kategori ensiklopedia dan kamus Cop "Hadiah" bagi bahan bacaan berbentuk buku yang diterima secara sumbangan Cop nombor perolehan pada penjuru atas sebelah kanan muka surat pertama kecuali pada bahan bacaan berbentuk buletin/jurnal Cari nombor panggilan bagi bahan bacaan melalui internet Tampal nombor panggilan pada tulang bahan bacaan berjarak 2 cm dari bawah sisi dengan Font Arial bersaiz 16. i. warna putih untuk bahan layanan terbuka ii. warna kuning untuk kamus dan ensiklopedia Tampal stiker bulat berwarna merah pada atas nombor panggilan pada tulang bahan bacaan yang berharga lebih dari RM 400.00 Tampal lampiran tarikh pemulangan pada muka surat belakang bahan bacaan Susun bahan bacaan di rak mengikut kategori berdasarkan nombor panggilan

3.

Pembantu Perpustakaan S17

4.

Pembantu Perpustakaan S17

5.

Pembantu Perpustakaan S17

6.

Pembantu Perpustakaan S17

7.

Pembantu Perpustakaan S17

8.

Pembantu Perpustakaan S17

9.

Pembantu Perpustakaan S17

10.

Pembantu Perpustakaan S17

11.

Pembantu Perpustakaan S17

12.

Pembantu Perpustakaan S17

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

95

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 6 : Perolehan Bahan Bacaan

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PP (PSM) J41

Terima memo berkaitan peruntukkan bahan bacaan daripada ibupejabat Hubungi syarikat pembekal bahan bacaan untuk hantar senarai bahan bacaan bersama dengan harga (sekurangkurangnya 3 syarikat Bumiputera) Buat pemilihan bahan bacaan dari senarai yang ada bersama-sama Ketua Bahagian

2.

PPLV J36

3.

PPLV J36,PLV J41,Pembantu Perpustakaan S17 PPLV J36

4.

Hantar senarai bahan bacaan yang dipilih kepada syarikat pembekal Dapatkan senarai bahan bacaan yang telah dipilih bersama jumlah harga dari syarikat pembekal Hantar senarai bahan bacaan kepada BPPA Hantar senarai bahan bacaan kepada pihak ibupejabat untuk dikeluarkan LO Terima LO dari ibupejabat Hantar salinan LO dan senarai bahan bacaan kepada syarikat pembekal Terima bahan bacaan dari syarikat pembekal

5.

PPLV J36

6.

PPLV J36

7.

PP (PPA) J41

8. 9.

PP(PSM) J41 PPLV J36

10.

Pembantu Perpustakaan S17

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

96

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 7 : Kawalan Sistem P.A di Dewan Besar & DKU

BIL.

JAWATAN

PROSES

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

PPLV J29 PPLV J29 PPLV J29 PPLV J29 PPLV J29 PPLV J29 PPLV J29 PPLV J29 PPLV J29

Terima memo arahan Kenalpasti peralatan yang diperlukan Sediakan dan sambungkan mikrofon Buat `backdrop' (sekiranya perlu) Hidupkan LCD Projector Hidupkan suis speaker pada rak Hidupkan suis pada papan mixer Hidupkan butang untuk kawalan mikrofon Laraskan `volume' untuk mikrofon dan speaker Hidupkan butang kawalan dan laraskan `volume' pada papan mixer (sekiranya diperlukan) CD player DVD player Computer audio

10.

PPLV J29

11.

PPLV J29

Setelah selesai program, matikan Suis kawalan untuk mikrofon dan peralatan lain (cd player/dvd player/computer audio) suis papan mixer suis speaker pada rak LCD projector

12. PPLV J29

Kemas dan simpan semua mikrofon ke dalam bilik PA system

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

97

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 8 : Pendaftaran Kad Matrik

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PPLV J29/Pembantu Perpustakaan S17

Terima borang kad matrik dari pelajar. Pastikan NDP pelajar telah diberi (pelajar baru) Minta pelajar mengisi maklumat dalam borang yang disertakan (pelajar yang kehilangan kad matrik) Ambil gambar pelajar

2.

PPLV J29/Pembantu Perpustakaan S17

3.

PPLV J29/Pembantu Perpustakaan S17 PPLV J29/Pembantu Perpustakaan S17 PPLV J29/Pembantu Perpustakaan S17

4.

Buka program Card Five pada komputer

5.

Isi butiran pelajar ke dalam template kad matrik i. ii. iii. iv. v. vi. Gambar Nama NDP Kursus Sesi kemasukan Barcode (ikut NDP)

6.

PPLV J29/Pembantu Perpustakaan S17 PPLV J29/Pembantu Perpustakaan S17

Cetak kad matrik

7.

Serahkan pada pelajar

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

98

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 9 : Mengemaskini Kandungan Papan Elektronik

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PPLV J29

Dapatkan maklumat berkaitan peristiwa yang berlaku di ILP Mersing daripada semua bahagian Buka program EBB pada laptop Masukkan maklumat peristiwa secara mukasurat demi mukasurat (page by page). Satu mukasurat untuk satu peristiwa Setkan `effect' dan `delay' yang bersesuaian Simpan mengikut tarikh kemaskini Sambungkan `display cable' dari papan elektronik ke laptop Tekan butang `submit' pada program EBB tadi Perhatikan paparan di papan elektronik untuk memastikan paparan yang betul terhasil

2. 3.

PPLV J29 PPLV J29

4.

PPLV J29

5. 6.

PPLV J29 PPLV J29

7.

PPLV J29

8.

PPLV J29

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

99

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 10 : Merancang Kursus Customised/Modular

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PP (PSM) J41

Bincang dengan kakitangan berkenaan senarai kursus yang ingin dianjurkan Senaraikan kursus yang dirancang Buat anggaran perbelanjaan untuk tentukan yuran kursus Beri maklumat kursus berserta nilai yuran kepada BKKL untuk tujuan promosi

2. 3.

PP (PSM) J41 PP (PSM) J41

4.

PP (PSM) J41

Aktiviti 11 : Melaksanakan Kursus Customised/Modular

BIL.

JAWATAN

PROSES

1. 2.

PP (PSM) J41 PPLV J36

Terima permohonan dari peserta Sediakan keperluan kursus i. ii. iii. iv. Tarikh, tempat dan masa makan/minum kelengkapan nota alatulis

3.

PPLV J36

Maklumkan kepada peserta berkenaan tarikh,tempat dan masa kursus Buat pendaftaran peserta Laksanakan proses pengajaran Hantar pendaftaran peserta pada pihak BKKT untuk tujuan pengeluaran sijil

4. 5. 6.

PPLV J36 PP (PSM) J41 / PPLV J36 PPLV J36

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

100

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 12 : Pengendalian Dan Penyelenggaraan Infranstruktur Dan Sistem ICT

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PP (PSM) J41 / PPTM F29

Pantau keseluruhan sistem ICT i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Laman web Mail server Proxy server DNS server DHCP server Anti virus server Training Management System

2.

PP (PSM) J41 / PPTM F29

Pantau keseluruhan infrastruktur ICT i. ii. iii. iv. v. vi. Kesemua server Firewall Access Point Switch Router JTMNet & Streamyx

3.

PPTM F29

Baik pulih system atau insfranstruktur jika perlu Dapatkan vendor jika perlu Selenggara sistem dan infrastruktur secara berkala

4. 5.

PPTM F29 PPTM F29

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

101

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 13 : Operasi Pemantauan Dan Penyelenggaraan Peralatan ICT Pejabat

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PPTM F29

Pantau keseluruhan peralatan ICT pejabat kakitangan dari segi keselamatan Terima borang aduan kerosakan peralatan ICT pejabat Selenggara peralatan ICT pejabat berkenaan Panggil pembekal jika perlu Rekodkan aktiviti selenggaraan pada kad KEW-PA.2

2.

PPTM F29

3.

PPTM F29

4. 5.

PPTM F29 PPTM F29 / Pegawai Aset bahagian berkenaan

Aktiviti 14 : Operasi Penyelenggaraan Berjadual Peralatan ICT Pejabat Oleh Pembekal

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PPLV J36

Terima jadual penyelenggaraan dari ibupejabat Maklumkan kepada pengguna peralatan ICT berkenaan Semak dan pantau kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan Rekodkan aktiviti selenggaraan pada kad KEW-PA.2

2.

PPLV J36

3.

PPTM F29

4.

PPTM F29 / Pegawai Aset bahagian berkenaan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

102

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 15 : Perolehan Bahan Guna Habis

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PPLV J36

Kenalpasti keperluan pegawai dan kakitangan Sediakan senarai dan spesifikasi bahan guna habis Isi borang BK-S04-01 dan dapatkan pengesahan PP (PSM) Hantar senarai dan spesifikasi kepada BPPA Terima makluman dari BPPA berkenaan status Terima bahan guna habis Rekod mengikut tatacara kewangan dan pengurusan stor (TPS)

2.

PPLV J36 / PPLV J29

3.

PPLV J36 / PPLV J29

4. 5.

PPLV J36 / PPLV J29 PPLV J36 / PPLV J29

6. 7.

PPLV J36 / PPLV J29 PPLV J36 / PPLV J29

Aktiviti 16 : Pelupusan Harta Modal Dan Inventori

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PP (PSM) J41

Dapatkan maklumat peralatan yang hendak dilupuskan Lengkapkan borang KEW-PA 15 dan 16 Hantar permohonan ke BPPA Iring pegawai pelupusan semasa pemeriksaan

2. 3. 4.

PP (PSM) J41 PP (PSM) J41 PP (PSM) J41

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

103

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 17 : Operasi Penyelenggaraan Berjadual Peralatan ICT di Makmal / Pejabat / Bilik Server

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PPTM F29

Tentukan peralatan yang perlu dibuat Preventive Maintenance Sediakan jadual penyelenggaraan berdasarkan Borang BK-S10-01 Laksanakan penyelenggaraan mengikut jadual tersebut Tandatangan borang selepas kerja selesai

2.

PPTM F29

3.

PPTM F29

4.

PPTM F29

Aktiviti 18 : Peminjaman Harta Modal Dan Inventori

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PPLV J36 / PPLV J29

Rekod butiran peminjaman dalam Buku Pergerakkan Aset & Inventori Isi Pas Pintu sekiranya aset perlu di bawa keluar dari kawasan ILP Rekod butiran dalam Buku Pergerakkan Aset & Inventori semasa pemulangan

2.

PPLV J36 / PPLV J29

3.

PPLV J36 / PPLV J29

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

104

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 19 : Penerimaan Dan Perekodan Peralatan Yang Diterima

BIL.

JAWATAN

PROSES

1.

PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29 PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29 PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29 PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29 Kakitangan yang berkenaan PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29

Terima peralatan dari pembekal

2.

Semak spesifikasi peralatan yang diterima dengan spesifikasi yang ditentukan Tentukan lokasi penempatan peralatan

3.

4.

Pantau pengujian peralatan oleh pembekal

5.

Hadiri Kursus Latihan Peralatan (jika ada)

6.

Lengkapkan borang SAP (Sijil Akuan Penerimaan) samada secara 100% atau 80% Mohon kod daftar dengan Pegawai Aset

7.

PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29 PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29 PP (PSM) J41/PPLV J36/PPLV J29/PPTM F29

8.

Daftarkan peralatan ke dalam kad KEW-PA 2 (Harta Modal) atau KEW-PA 3 (Inventori) Tuliskan kod daftar pada peralatan dan aksesorinya (jika ada)

9.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

105

MANUAL PROSEDUR KERJA

4.4

CARTA ALIRAN KERJA

Carta Alir Peminjaman Bahan Bacaan

MULA

Dapatkan bahan bacaan yang ingin dipinjam

Serahkan bahan bacaan yang ingin dipinjam kepada Pembantu Perpustakaan

Periksa samada bahan bacaan yang ingin dipinjam itu adalah dari jenis Bahan Tidak Boleh Dipinjam atau Bahan Boleh Dipinjam

Ya Bahan Tidak Boleh Dipinjam?

Tidak Dapatkan maklumat peminjam dan data buku untuk ditulis di dalam Daftar Peminjaman Buku Nama peminjam No NDP (untuk pelajar) No KP (untuk pengajar/kakitangan) Kursus/Bengkel/Bahagian Tajuk Buku No Perolehan Tarikh peminjaman Tarikh pemulangan

Catatkan tarikh pemulangan buku di bahagian lampiran belakang buku

Imbas keluar buku yang dipinjam pada Pengimbas Buku (Book Scanner)

Serahkan buku yang telah diimbas kepada peminjam

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

106

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Pemulangan Bahan Bacaan

MULA

Pulangkan bahan bacaan yang dipinjam

Periksa data peminjam dari Daftar Peminjaman Buku

Catatkan tarikh pemulangan buku dalam Daftar Pemulangan Buku

Imbas buku (masuk) yang dipulang pada Pengimbas Buku (Book Scanner)

Letakkan buku kembali di rak berkenaan

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

107

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Penerimaan Bahan Bacaan dari Pembekal

MULA

Terima bahan bacaan yang dihantar oleh pembekal

Periksa bahan bacaan yang dihantar dengan kandungan di dalam Nota Penghantaran Kuantiti Judul Buku No ISBN

Tandatangani Nota Penghantaran apabila semakan selesai

Tandatangani invois apabila semua penghantaran bahan bacaan telah lengkap

Serahkan nota penghantaran,invois dan LO kepada BPPA

Proses bahan bacaan

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

108

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Pengurusan Bahan Bacaan Yang Baru Diterima

MULA

Asingkan jenis bahan bacaan yang diterima Buletin/Jurnal Buku berharga bawah RM 400.00 Buku berharga lebih RM 400.00 Ensiklopedia Kamus

Cop "Pusat Sumber ILP Mersing" pada muka surat pertama , muka surat 21 dan muka surat akhir Cop tarikh diterima pada muka surat pertama

Cop alamat ILP Mersing pada sisi atas,tepi dan bawah bahan bacaan

Cop "Untuk Rujukan Sahaja" pada muka surat pertama bagi bahan bacaan kategori ensiklopedia dan kamus

Cop "Hadiah" bagi bahan bacaan berbentuk buku yang diterima secara sumbangan

Cop nombor perolehan pada penjuru atas sebelah kanan muka surat pertama kecuali pada bahan bacaan berbentuk buletin/jurnal

Cari nombor panggilan bagi bahan bacaan melalui internet

Tampal nombor panggilan pada tulang bahan bacaan berjarak 2 cm dari bawah sisi dengan Font Arial bersaiz 16. warna putih untuk bahan layanan terbuka warna kuning untuk kamus dan ensiklopedia

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

109

MANUAL PROSEDUR KERJA

Tampal stiker bulat berwarna merah pada atas nombor panggilan pada tulang bahan bacaan yang berharga lebih dari RM 400.00

Tampal lampiran tarikh pemulangan pada muka surat belakang bahan bacaan

Susun bahan bacaan di rak mengikut kategori berdasarkan nombor panggilan

TAMAT

Carta Alir Penerimaan Bahan Bacaan Berbentuk Sumbangan

MULA

Terima bahan bacaan yang dihantar

Lengkapkan borang penerimaan yang disertakan (sekiranya ada)

Hantar (fax/pos) borang penerimaan kepada institusi terlibat

Proses bahan bacaan

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

110

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Perolehan Bahan Bacaan

MULA

Terima memo berkaitan peruntukkan bahan bacaan daripada ibupejabat

Telefon syarikat pembekal bahan bacaan untuk hantar senarai bahan bacaan bersama dengan harga (sekurang-kurangnya 3 syarikat Bumiputera)

Buat pemilihan bahan bacaan dari senarai yang ada bersama-sama Ketua Bahagian

Buat pemilihan bahan bacaan dari senarai yang ada bersama-sama Ketua Bahagian

Dapatkan senarai bahan bacaan yang telah dipilih bersama jumlah harga dari syarikat pembekal

Hantar senarai bahan bacaan kepada BPPA

Hantar senarai bahan bacaan kepada pihak ibupejabat untuk dikeluarkan LO

Terima LO dari ibupejabat

Hantar salinan LO dan senarai bahan bacaan kepada syarikat pembekal

Terima bahan bacaan dari syarikat pembekal

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

111

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Kawalan Sistem P.A di Dewan Besar & DKU

MULA

Terima memo arahan

Kenalpasti peralatan yang diperlukan

Sediakan dan sambungkan mikrofon

Buat `backdrop' (sekiranya perlu)

Hidupkan LCD Projector

Hidupkan suis speaker pada rak

Hidupkan suis pada papan mixer

Hidupkan butang untuk kawalan mikrofon

Laraskan `volume' untuk mikrofon dan speaker

Hidupkan butang kawalan dan laraskan `volume' pada papan mixer (sekiranya diperlukan) CD player DVD player Computer audio

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

112

MANUAL PROSEDUR KERJA

Setelah selesai program, matikan Suis kawalan untuk mikrofon dan peralatan lain (cd player/dvd player/computer audio) suis papan mixer suis speker pada rak LCD projector

Kemas dan simpan semua mikrofon ke dalam bilik PA system

TAMAT

Carta Alir Merancang Kursus Customised/Modular

MULA

Bincang dengan kakitangan berkenaan senarai kursus yang ingin dianjurkan

Senaraikan kursus yang dirancang

Buat anggaran perbelanjaan untuk tentukan yuran kursus

Beri maklumat kursus berserta nilai yuran kepada BKKL untuk tujuan promosi

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

113

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Pendaftaran Kad Matrik

MULA

Terima borang kad matrik dari pelajar. Pastikan NDP pelajar telah diberi (pelajar baru)

Minta pelajar mengisi maklumat dalam borang yang disertakan (pelajar yang kehilangan kad matrik)

Ambil gambar pelajar

Buka program Card Five pada komputer

Isi butiran pelajar ke dalam template kad matrik Gambar Nama NDP Kursus Sesi kemasukan Barcode (ikut NDP)

Cetak kad matrik

Serahkan pada pelajar

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

114

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Mengemaskini Kandungan Papan Elektronik

MULA

Dapatkan maklumat berkaitan peristiwa yang berlaku di ILP Mersing daripada semua bahagian

Buka program EBB pada laptop

Masukkan maklumat peristiwa secara mukasurat demi mukasurat (page by page). Satu mukasurat untuk satu peristiwa

Setkan `effect' dan `delay' yang bersesuaian

Simpan mengikut tarikh kemaskini

Sambungkan `display cable' dari papan elektronik ke laptop

Tekan butang `submit' pada program EBB tadi

Perhatikan paparan di papan elektronik untuk memastikan paparan yang betul terhasil

Tidak

Paparan betul?

Ya TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

115

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Melaksanakan Kursus Customised/Modular

MULA

Terima permohonan dari peserta

Sediakan keperluan kursus Tarikh, tempat dan masa makan/minum kelengkapan nota alatulis

Maklumkan kepada peserta berkenaan tarikh,tempat dan masa kursus

Buat pendaftaran peserta

Laksanakan proses pengajaran

Hantar pendaftaran peserta pada pihak BKKT untuk tujuan pengeluaran sijil

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

116

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Pengendalian Dan Penyelenggaraan Infranstruktur Dan Sistem ICT

MULA

Pantau keseluruhan system ICT Laman web Mail server Proxy server DNS server DHCP server Anti virus server Training Management System

Pantau keseluruhan infranstruktur ICT Kesemua server Firewall Access Point Switch Router JTMNet & Streamyx

Baik pulih system atau insfranstruktur jika perlu

Dapatkan vendor jika perlu

Selenggara system dan infranstruktur secara berkala

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

117

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Operasi Pemantauan Dan Penyelenggaraan Peralatan ICT Pejabat

MULA

Pantau keseluruhan peralatan ICT pejabat kakitangan dari segi keselamatan

Terima borang aduan kerosakan peralatan ICT pejabat

Selenggara peralatan ICT pejabat berkenaan

Panggil pembekal jika perlu

Rekodkan aktiviti selenggaraan pada kad KEW-PA.2

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

118

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Operasi Penyelenggaraan Berjadual Peralatan ICT Pejabat Oleh Pembekal

MULA

Terima jadual penyelenggaraan dari ibupejabat

Maklumkan kepada pengguna peralatan ICT berkenaan

Semak dan pantau kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan

Rekodkan aktiviti selenggaraan pada kad KEW-PA.2

TAMAT

Carta Alir Pelupusan Harta Modal Dan Inventori

MULA

Dapatkan maklumat peralatan yang hendak dilupuskan

Lengkapkan borang KEW-PA 15 dan 16

Hantar permohonan ke BPPA

Iring pegawai pelupusan semasa pemeriksaan

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

119

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Perolehan Bahan Guna Habis

MULA

Kenalpasti keperluan pegawai dan kakitangan

Sediakan senarai dan spesifikasi bahan guna habis

Isi borang BK-S04-01 dan dapatkan pengesahan PP (PSM)

Hantar senarai dan spesifikasi kepada BPPA

Terima makluman dari BPPA berkenaan status

Terima bahan guna habis

Rekod mengikut tatacara kewangan dan pengurusan stor (TPS)

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

120

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Operasi Penyelenggaraan Berjadual Peralatan ICT di Makmal / Pejabat / Bilik Server

MULA

Tentukan peralatan yang perlu dibuat Preventive Maintenance

Sediakan jadual penyelenggaraan berdasarkan Borang BK-S10-01

Laksanakan penyelenggaraan mengikut jadual tersebut

Tandatangan borang selepas kerja selesai

TAMAT

Carta Alir Peminjaman Harta Modal Dan Inventori

MULA

Rekod butiran peminjaman dalam Buku Pergerakkan Aset & Inventori

Isi Pas Pintu sekiranya aset perlu di bawa keluar dari kawasan ILP

Rekod butiran dalam Buku Pergerakkan Aset & Inventori semasa pemulangan

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

121

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Penerimaan Dan Perekodan Peralatan Yang Diterima

MULA

Terima peralatan dari pembekal

Semak spesifikasi peralatan yang diterima dengan spesifikasi yang ditentukan

Tentukan lokasi penempatan peralatan

Pantau pengujian peralatan oleh pembekal

Hadiri Kursus Latihan Peralatan (jika ada)

Lengkapkan borang SAP (Sijil Akuan Penerimaan) samada secara 100% atau 80%

Mohon kod daftar dengan Pegawai Aset

Daftarkan peralatan ke dalam kad KEW-PA 2 (Harta Modal) atau KEW-PA 3 (Inventori)

Tuliskan kod daftar pada peralatan dan aksesorinya (jika ada)

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

122

MANUAL PROSEDUR KERJA

5. BAHAGIAN PENGURUSAN

LATIHAN (PL) ____________________________________

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

123

MANUAL PROSEDUR KERJA

5.

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

5.1

OBJEKTIF Memudahkan pembelajaran di dalam bentuk teori dan amali bertepatan dengan sukatan latihan dengan penekanan dan corak disiplin latihan yang jitu.

1.

2.

Berusaha

untuk

melahirkan

pelatih

yang

berkualiti,

berhemat,

berwawasan, berdisiplin tinggi bersesuaian dengan kehendak dan keperluan negara.

3. 4. 5. 6.

Mengeluarkan juruteknik yang mahir bagi pihak industri dalam bidang kemahiran. Membentuk kerjasama yang baik dengan pihak industri dan bidang kemahiran bagi meningkatkan kualiti. Menyediakan persekitaran dan kemudahan latihan yang kondusif dan relevan Memupuk nilai-nilai murni, sikap yang positif dan budaya kerja yang sihat kepada pelajar

5.2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA Penyediaan Pelan dan jadual Pengajaran Merancang dan membuat permohonan bekalan bahan-bahan latihan. Penyediaan alat bantuan mengajar dan bahan-bahan latihan. Mengajar Teori dan Amali. Mengendalikan Penilaian Teori dan Amali. Penyelenggaraan komputer dan peralatan bengkel. Menyedia dan mengawas keselamatan dan kebersihan bengkel dan bilik kuliah.

8. 9.

Menyelia dan Mengawas disiplin pelajar semasa di bengkel dan bilik kuliah. Menjalankan kursus-kursus modular dan customized

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

124

MANUAL PROSEDUR KERJA

5.3

PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVTI UTAMA

Aktiviti 1 : Penyediaan Pelan dan Jadual Pengajaran

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1 2 3 4

Ketua Bahagian Ketua Bahagian Ketua Jabatan Ketua Bahagian

Sediakan pelan pengajaran Sediakan jadual pengajaran Pengesahan Pelan Dan Jadual Pengajaran. Pinda Pelan dan/atau Jadual Pengajaran sekiranya berkaitan Sahkan pindaan Pelan dan Jadual Pengajaran Arahkan untuk digunapakai

5 6

Ketua Bahagian Ketua Jabatan

Aktiviti 2 : Merancang dan Membuat Permohonan Bekalan Bahan-Bahan Latihan.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Ketua Bahagian

Semak silibus dan NOSS dan senaraikan bahanbahan latihan berdasarkan kuantiti pelajar. Buat pesanan dengan mengisi borang pesanan perolehan yang boleh didapati dari BPPA. Majukan borang pesanan kepada Ketua Bahagian untuk tindakan selanjutnya. Semak dan hantarkan borang permohonan ke BPPA untuk diproses.

2

Penyelia Stor / PPLV

3

Penyelia Stor / PPLV

4

Ketua Bahagian / Ketua Jabatan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

125

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 3 : Penyediaan Alat Bantuan Mengajar dan Bahan-Bahan Latihan.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PLV/PPLV

Rujuk jadual latihan dan sukatan pelajaran bagi menentukan penyediaan kertas-kertas mengajar Dapatkan bahan-bahan rujukan yang diperlukan untuk tajuk tersebut. Sediakan bahan dan alat bantuan mengajar untuk tajuk-tajuk yang berkaitan. Kemukakan kepada Ketua Jabatan / Ketua Bahagian untuk pengesahan. Sediakan pelan mengajar.

2 PLV/PPLV 3 PLV/PPLV

4

KJ / KB

5

PLV/PPLV

Aktiviti 4 : Mengajar Teori dan Amali.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PLV/PPLV

Sediakan cadangan-cadangan pelajaran mingguan dan kemukakan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan. Semak tajuk yang hendak diajar berdasarkan silibus dan NOSS. Menggunakan pelan mengajar (lesson plan) dan alat bantuan mengajar sebagai bantuan semasa mengajar. Masuk ke kuliah/bengkel mengikut jadual yang ditetapkan. Mengajar mengikut pelan mengajar yang di sediakan.

2 PLV/PPLV 3 PLV/PPLV

4

PLV/PPLV

5

PLV/PPLV

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

126

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 5 : Mengendalikan Penilaian Teori dan Amali. BIL JAWATAN PROSES KERJA

1

PLV/PPLV

Terima arahan bagi mengadakan ujian teori dan amali. Bincang dengan pelajar dan tetapkan tarikh dan masa ujian akan diadakan. Sediakan soalan dan bahan-bahan ujian. Kemukakan kepada Ketua Jabatan / Ketua Bahagian untuk pengesahan. Jalankan ujian mengikut masa dan tarikh seperti yang telah di tetapkan. Merekodkan dan mengedarkan keputusan ujian.

2

PLV/PPLV

3 4

PLV/PPLV KJ/KB

5

PLV/PPLV

6

PLV/PPLV

Aktiviti 6 : Penyelenggaraan Mesin dan Peralatan Bengkel. BIL JAWATAN PROSES KERJA

1

Ketua Bahagian

Sediakan jadual penyelenggaraan mesin, peralatan bengkel dan komputer. Menyemak jadual penyelenggaraan mesin, peralatan dan komputer bagi tujuan preventive maintenance. Laksanakan penyelenggaraan mencegah pada mesin, peralatan dan komputer mengikut jadual yang ditetapkan. Laporkan kerosakan mesin, peralatan dan komputer kepada BPPA menggunakan borang laporan kerosakan. Kemaskini rekod penyelenggaraan pada kad KEW.PA-2 dan 3.

2

PLV/PPLV

3

PLV/PPLV

4

Ketua Bahagian

5

Ketua Bahagiran

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

127

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 7 : Menyedia dan Mengawas Keselamatan dan Kebersihan Bengkel dan Bilik Kuliah.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PLV/PPLV

Cadangkan kepada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian perubahan-perubahan yang perlu berdasarkan kepada maklumat maklumat yang didapati bagi meningkatkan mutu latihan. Beri taklimat ringkas kepada Pelajar berkenaan dengan amalan kebersihan dan susunatur peralatan dan bahan latihan di bengkel dan bilik kuliah. Arahkan Ketua Pelajar membuat jadual tugas menjaga kebersihan bengkel dan bilik kuliah. Pastikan Pelajar mengikut jadual yang ditetapkan. Awasi susun atur bahan-bahan latihan yang telah di tetapkan dan pastikan pelajar menyimpan di tempat yang betul setelah menggunanya.

2

PLV/PPLV

3

PLV/PPLV

4

PLV/PPLV

5

PLV/PPLV

Aktiviti 8 : Menyelia dan Mengawas Disiplin Pelajar Semasa di Bengkel dan Bilik Kuliah.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PLV/PPLV

Arah pelajar berbaris di bengkel/bilik kuliah mengikut masa yan ditetapkan. Ketua akan melaporkan kedatangan pelajar kepada pengajar. Periksa barisan pelajar dan pastikan pelajar mematuhi peraturan yang di tetapkan.

2

PLV/PPLV

3

PLV/PPLV

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

128

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

4

PLV/PPLV

Tegur pelajar yang melanggar displin seperti ; i. ii. iii. iv. Berambut panjang Tidak memakai tag nama. Tidak memakai baju/jaket ilp Memakai kasut yang tidak sesuai.

5

Ketua Bahagian

Melaporkan kepada jawatankuasa Disiplin Pelajar II ILP MERSING jika terdapat pelajar yang melanggar peraturan Institut.

Aktiviti 9 : Merancang dan Menjalankan Kursus-Kursus Modular dan Customized

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Ketua Bahagian

Bincang dengan pengajar berkenaan senarai kursus yang ingin dianjurkan Senaraikan kursus yang dirancang Buat anggaran perbelanjaan untuk tentukan yuran kursus Beri maklumat kursus berserta nilai yuran kepada BKKL untuk tujuan promosi Sediakan nota, bahan kursus, bahan latihan dan tempat kursus berdasarkan kursus yang dijalankan. Melaksanakan kursus mengikut silibus dan masa yang ditetapkan.

2 3

Ketua Bahagian Ketua Bahagian

4

Ketua Bahagian

5

PLV/PPLV

6

PLV/PPLV

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

129

MANUAL PROSEDUR KERJA

5.4

CARTA ALIRAN KERJA Carta Alir Penyediaan Pelan dan Jadual Pengajaran

Mula

Rangka Draf Plan Mengajar

Sediakan Plan Mengajar (BK-T04-01)

Rangka Draf Jadual Pembelajaran

Sediakan Jadual Pembelajaran (BK-T04-02)

Pensyarah Menyemak Jadual Pembelajaran

Ada Pertindihan? Tiada

Ada

Sahkan Dan Digunapakai

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

130

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Merancang dan Membuat Permohonan Bekalan Bahan-Bahan Latihan.

Mula

Semak Silibus dan NOSS

Senaraikan Bahan Latihan

Buat Pesanan Bahan Latihan

Majukan kepada Ketua Bahagian

Tidak

Semak permohonan Lulus Hantar permohonan ke BPPA

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

131

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Penyediaan Alat Bantuan Mengajar dan Bahan-Bahan Latihan.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

132

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Mengajar Teori dan Amali.

Mula

Semak Silibus dan NOSS

Amali

Kenalpasti

Teori

Sediakan WIM

Sediakan WIM

Sediakan Makmal/ Bengkel dan Peralatan

Sediakan Kelas Dan Peralatan

Rekod Kehadiran Pelajar

Jalankan Sesi Pengajaran Dan Pembelajaran

Rekodkan Perjalanan Pengajaran

Semakkan Dan Pengesahan Pembelajaran

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

133

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Mengendalikan Penilaian Teori dan Amali.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

134

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Menyedia dan Mengawas Keselamatan dan Kebersihan Bengkel dan Bilik Kuliah.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

135

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Menyelia dan Mengawas Disiplin Pelajar Semasa di Bengkel dan Bilik Kuliah.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

136

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Penyelenggaraan Komputer dan Peralatan Bengkel.

Mula

Sediakan jadual penyelenggaraan mesin, peralatan bengkel dan komputer.

Menyemak jadual penyelenggaraan bagi tujuan preventive maintenance.

Laksanakan penyelenggaraan mencegah mengikut jadual yang ditetapkan.

Kemaskini rekod penyelenggaraan pada kad KEW.PA-2 dan 3.

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

137

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Alir Menjalankan Kursus-Kursus Modular dan Customized.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

138

MANUAL PROSEDUR KERJA

6. BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN (BKP) ____________________________________

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

139

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (BKP)

6.1

OBJEKTIF

Mengurus dan menyelaras tindakan-tindakan yang perlu dilakukan berkaitan dengan pentadbiran, personal, pusat sumber, kewangan dan

penyelenggaraan stor diurus dengan sistematik dan terkini.

1.

Unit Pentadbiran dan Sumber Manusia

Mengurus perkara-perkara yang berkaitan dengan pentadbiran dan personel termasuk pusat sumber dan asrama.

Menyelenggara sistem fail dan dokumen.

2.

Unit Kewangan

Pengurusan kewangan ILP Mersing secara keseluruhan. Menyediakan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan tahunan dan laporan perbelanjaan setiap bulan.

Mengawal perbelanjaan peruntukan menyelenggara akaun dan rekod kewangan.

3.

Unit Stor dan Rekod

Penyelenggaraan stor pusat ILP Mersing termasuk memesan, menerima dan menyelenggara barang di stor.

Menyelenggara sistem fail dan rekod.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

140

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.2

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA

6.2.1

Unit Pentadbiran dan Sumber Manusia

1. 2. 3.

Keperluan Kenderaan Jabatan Urusan Panggilan Telefon dan Kaunter Pengurusan Mengambil dan Menghantar Dokumen-Dokumen/Surat-Surat ke Pejabat Pos dan Lain-lain Jabatan

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Mengendalikan Urusan Surat Menyurat, Fail dan Edaran Pekeliling Mengendalikan Sistem Perakam Waktu Mengendalikan Buku Perkhidmatan Menguruskan Pengisian Perjawatan Urusan Kenaikan Pangkat Menguruskan Perlantikan Pengesahan Dalam Perkhidmatan / Pemberian Taraf Berpencen / KWSP Pelanjutan Tempoh Percubaan Urusan Menanggung Kerja / Pemangkuan Urusan Penyediaan Persaraan Urusan Rekod Cuti Urusan Laporan Perisytiharan Urusan Kemasukan ke Dalam Jawatan Berpencen Urusan Permohonan Pertukaran

6.2.2 1. 2. 3. 4.

Unit Kewangan Menyediakan Penyata Pemungut Mengeluarkan Resit Pembayaran Pada Hari Kutipan (KEW 38. PIN-2/86) Mengemaskini Buku Tunai Cerakinan (KEW. 248 PIN 2/88) Menyediakan Penyata Penyesuaian VOT Akaun Mengurus / Amanah dan Deposit

5.

Proses Penyediaan Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

141

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.

Proses Penyediaan Baucar Bayaran Dengan Kontrak dan Invois Tanpa Pesanan Tempatan

7.

Proses Penyediaan Baucar Bayaran Dengan Tuntutan Perjalanan / Pendapatan Bercukai dan Lain-Lain Tuntutan

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Proses Penyediaan Baucar Jurnal Panjar Wang Runcit Waran Penerbangan Udara Mengunci Masuk Waran Peruntukan Mencetak Laporan BV 343, 340, 341, 381 Menyediakan Penyata Perubahan Gaji Bulanan Menyediakan Nota Minta dan Pesanan Tempatan Proses Permohonan Pinjaman Perumahan / Kenderaan / Komputer

6.2.3 1. 2.

Unit Stor dan Rekod Pengurusan Fail Pengurusan Stor Pusat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

142

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.3

PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVTI UTAMA

6.3.1

Unit Pentadbiran dan Sumber Manusia

Aktiviti 1 : Keperluan Kenderaan Jabatan

BIL 1

JAWATAN Pembantu Tadbir N22 Pen. Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir N22

PROSES KERJA Terima tempahan dan semak borang tempahan

2 3

Perakuan dan kelulusan Memaklumkan keputusan kepada pemohon dan mencatatkan di borang tempahan sekiranya permohonan diluluskan/tidak diluluskan. Tetapkan jenis kenderaan yang diperlukan dan dicatatkan di whiteboard dan mengeluarkan arahan kepada pemandu. Mendapatkan kunci kenderaan, kad minyak dan Touch N Go (Smart Tag) Menjalankan tugas mengikut arahan dan mencatatkan butiran perjalanan perbatuan serta menyerahkan resit pembelian petrol. Memaklumkan kerosakan atau keperluan pembaikan. Membersihkan kenderaan sebelum disimpan. Menyimpan semula kunci kenderaan, kad minyak dan Touch N Go (Smart Tag) setelah diserahkan oleh pemandu. Menyemak dan menandatangani pengesahan buku log.

4

Pembantu Tadbir N22

5

Pemandu

6

Pemandu

7

Pemandu

8 9

Pemandu Pembantu Tadbir N22

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

143

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2 : Urusan Pangilan Telefon dan Kaunter

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pegawai Khidmat Pelanggan

Menyediakan: i. Panduan telefon ii. Senarai nama pegawai agensi kerajaan dan lain-lain iii. Borang pesanan berada disisi telefon Menyambut panggilan: i. Menjawab panggilan dengan segerA (3 kali deringan) ii. Menjawab panggilan dengan panggilan yang sesuai. Mengendalikan panggilan: i. Memberi maklumat dengan tepat ii. Menyambung panggilan dengan tepat dan berkesan iii. Mengambil pesanan dengan tepat iv. Menggunakan kata-kata yang sopan semasa menjawab panggilan Menamatkan panggilan: i. Tamatkan panggilan dengan sebutan yang sopan ii. Tidak menamatkan panggilan dengan tergesa-gesa. Melayan pelanggan luar dan dalam dengan senyuman dan bersopan. Memberi tunjuk arah kepada pelanggan ke bahagian yang hendak dituju. Menerima surat/surat rasmi/surat berdaftar daripada Pegawai Pos dan mengasingkannya; Surat/surat berdaftar personel dimasukkan di' Pigeon" bahagian/unit/bengkel yang disedidkan. Surat rasmi/surat berdaftar rasmi diserahkan kepada Setiausaha Pejabat.

2

Pegawai Khidmat Pelanggan

3

Pegawai Khidmat Pelanggan

4

Pegawai Khidmat Pelanggan

5

Pegawai Khidmat Pelanggan

6

Pegawai Khidmat Pelanggan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

144

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Mengambil dan Menghantar Dokumen-Dokumen/suratsurat Rasmi ke Pejabat Pos dan Lain-Lain Jabatan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pembantu Tadbir Rendah

Menerima surat-surat daripada pegawai/ kakitangan setiap unit/bahagian/bengkel untuk diposkan serta menampal setem. Merekod surat-surat berdaftar untuk dihantar ke Pejabat Pos. Menerima surat-surat rasmi/surat berdaftar daripada Pegawai Khidmat Pelanggan. Membuka surat rasmi untuk di cop "Terima" dan direkodkan ke dalam Buku Terimaan Surat sebelum diserahkan kepada Tuan Pengarah untuk diminitkan. Setelah diminit dan ditandatangan oleh Pengarah, surat-surat berkenaan diagihkan kepada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian/PPT dan dimasukkan ke dalam Pigeon yang disediakan. Menerima surat-surat rasmi daripada pegawai yang bertanggungjawab untuk ditandatangani oleh Pengarah dan diserahkan semula kepada pegawai berkenaan. Surat-surat rasmi yang telah ditandatangani oleh Ketua Jabatan untuk dipos/despact hendaklah terlebih dahulu di fotocopy untuk simpanan fail dan float. Surat-surat tersebut diserahkan kepada pegawai yang membuat pengeposan.

2

Pembantu Tadbir Rendah Setiausaha Pejabat

3

4

Setiausaha Pejabat / Pengarah

5

Setiausaha Pejabat

6

Pegawai Bertanggungjawab

7

Pegawai Bertanggungjawab

8

Pembantu Tadbir Rendah

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

145

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 4 : Mengendalikan Urusan Surat Menyurat, Fail dan Edaran Pekeliling

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1 2

Setiausaha Pejabat Setiausaha Pejabat

Terima surat dan surat dicopkan tarikh terima. Daftarkan surat dalam Buku Daftar Masuk/computer i. ii. iii. Pos Biasa / dengan tangan Pos Laju Faks

3

Setiausaha Pejabat

Hantar surat ke Pejabat Pengarah untuk ditandatangani Mengklafikasikan surat mengikut fail Rekod nama jawatan yang diarahkan untuk mengambill tindakan di dalam Buku Daftar Pergerakan Surat dan diserahkan kepada PPT. Menerima, menyemak, menandatangani ringkas surat dan menyerahkan kepada PT untuk diedarkan dan difailkan. Menentukan fail yang berkaitan dan menyerahkan kepada PT Pengurusan Fail. Kandungkan surat dalam fail. Rekodkan pergerakan fail dalam Buku Pergerakan Fail. Edarkan kepada pegawai-pegawai yang telah dipertanggungjawabkan. Tindakan diambil.

4 5

Setiausaha Pejabat Setiausaha Pejabat

6

PPT/ PT

7

PT Pengurusan Fail

8 9

PT Pengurusan Fail PT Pengurusan Fail

10

Pegawai/kakitangan

11

Pegawai/kakitangan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

146

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 5 : Mengendalikan Sistem Perakam Waktu

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah

Sediakan kad perakam waktu

2

Taip nama pegawai mengikut susunan organisasi.

3

Cop tarikh cuti umum

4

Letakan kad perakam waktu dirak mengikut nombor turutan Memeriksa kad untuk tujuan laporan mengikut peringkat(harian, mingguan dan bulanan) Tukarkan kad mengikut laporan/arahan

5

6

7

Tukarkan kad kuning kepada kad hijau setelah tiga (3) kali lewat (catatan merah) tanpa alasan (tandatangan pegawai membenarkan) Pegawai berkenaan dikehendaki memberi surat tunjuk sebab. Tukarkan kad hijau kepada kad merah setelah dua(2) kali lewat (catatan merah) tanpa alasan (tandatangan pegawai membenarkan). Tindakan tatatertib boleh dikenakan kepada pegawai berkenaan. Tukarkan kad hijau kepada kad kuning semula sekiranya tiada sebarang catatan merah pada kad merah. Kutip kad dan simpan.

8

Pegawai berkenaan

9

Pembantu Tadbir Rendah

10

Pegawai berkenaan

11

Pembantu Tadbir Rendah

12

Pembantu Tadbir Rendah

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

147

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 6 : Mengendalikan Buku Perkhidmatan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pengarah

Menerima pegawai baru melapor diri bagi jawatan baru dilantik.

2

Pembantu Tadbir BKP Mendapat maklumat peribadi dari pegawai : i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. Nama No. Kad Pengenalan Tempat / Tarikh Lahir Agama Nombor KWSP Sijil Kerakyatan Persekutuan dan Tarikh Waris ­ nama dan alamat waris terdekat Kelayakan Pelajaran Nombor Jabatan (jika ada)

3

Pembantu Tadbir BKP Mencatat butir-butir perkhidmatan i. ii. Tarikh layak dimasukan ke jawatan berpencen Tarikh sampat umur dihadkan ­ (tarikh layak berpencen)

4

Pembantu Tadbir BKP Mencatatkan segala perubahan bagi peritiswaperistiwa dalam perkhidmatan: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Perlantikan sementara, tetap dan kontrak Perlanjutan tempoh percubaan Keputusan Tapisan Keselamatan Pengesahan tarikh lantikan rasmi Lulus peperiksaan jabatan/peperiksaan yang diwajibkan Menghadiri kursus Modul Induksi Umum dan Khusus Pengesahan dalam perkhidmatan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

148

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. xvii. xviii. xix. xx. xxi. xxii. xxiii. xxiv. xxv. xxvi. xxvii. xxviii. xxix. 5

Pergerakan gaji/pelarasan gaji/elaun Pemberian taraf berpencen Pemangkuan/penanggungan kerja Kenaikan pangkat Pemilihan Opsyen skim perkhidmatan Perubahan skim atau tangga gaji Mengambil kira perkhidmatan lepas Kursus dalam perkhidmatan Pinjaman perumahan, kenderaan dan Komputer Cuti tanpa gaji Pindaan tarikh lahir/ejaan nama Perintah Mahkamah/tatatertib yang membawa kesan Potongan gaji, buang kerja dan lain-lain Pertukaran sementara / biasa Penyerapan jawatan Pertukaran Perkhidmatan Penganugerahan Kemudahan tambang percuma Pengisytiharan Harta Tamat tempoh kontrak Perletakan jawatan lepas dengan izin. Persaraan awal / wajib/ meninggal dunia

Pembantu Tadbir BKP Menyimpan buku rekod perkhidmatan dalam Kabinet berkunci Pembantu Tadbir BKP Memproses kesemua maklumat daripada Buku Rekod Perkhidmatan ke dalam Sistem HRMIS.

6

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

149

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 7 : Menguruskan Pengisian Perjawatan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PPT

Menerima arahan untuk menguruskan pengisian jawatan Semak rekod perjawatan dan carta organisasi Sediakan justifikasi dan keperluan Kemukakan kepada pihak Ibu Pejabat.

2 3 4

Pembantu Tadbir PPT PPT

Aktiviti 8 : Urusan Kenaikan Pangkat

BIL 1

JAWATAN Penolong Pegawai Tadbir/Pembantu Tadbir BKP Pembantu Tadbir BKP/pegawai berkenaan Pembantu Tadbir BKP

PROSES KERJA Terima surat edaran makluman urusan urusan kenaikan pangkat daripada Penolong Pegawai Tadbir. Keluarkan surat edaran kepada pegawai yang layak dan berminat untuk kenaikan pangkat.

2

3

Terima borang-borang permohonan dan semak dan sediakan dokumen-sokumen seperti; i. Borang permohonan kenaikan pangkat ii. Borang bebas daripada tindakan tatatertib iii. Laporan Nilaian Prestasi Khas iv. Borang perakuan PTPN v. salinan kelulusan perisytiharan harta vi. salinan kelulusan peperiksaan PTK vii. surat perakuan Ketua Jabatan Majukan kepada Ketua Jabatan untuk perakuan dan tandatangan. Kemukakan dokumen-dokumen yang telah lengkap ke Ibu Pejabat untuk mendapatkan kelulusan.

4

PT BKP/Setiausaha Pejabat Pembantu Tadbir BKP/

5

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

150

MANUAL PROSEDUR KERJA

BIL 6

JAWATAN Setiausaha Pejabat

PROSES KERJA Terima surat kelulusan kenaikan pangkat daripada Ibu Pejabat. Serahkan kepada Penolong Pegawai Tadbir untuk edaran. Terima surat edaran kelulusan kenaikan pangkat daripada PPT. Maklumkan kepada pegawai yang berjaya dengan memberi salinan asal surat penyiaran kenaikan pangkat. Sediakan Kew.8 kelulusan kenaikan pangkat dan pelarasan gaji. Majukan kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan tandatangan. Serahkan Kew.8 yang telah di tandatangani ke Bahagian Kewangan untuk urusan pelarasan gaji. Kemukakan 2 salinan ke Akauntan Negara untuk bayaran gaji; 1 salinan ke Ibu Pejabat 1 salinan fail peribadi 1 salinan mainfail Catatkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan Sistem HRMIS.

7

Setiausaha Pejabat/PPT Pembantu Tadbir BKP Pembantu Tadbir BKP

8

9

10

Pembantu Tadbir BKP Setiausaha Pejabat

11

12

Pembantu Tadbir BKP

13

Pembantu Tadbir (Kew)

14

Pembantu Tadbir BKP

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

151

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 9 : Menguruskan Pelantikan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1.

Penolong Pegawai Tadbir/Pembantu Tadbir BKP

Semak senarai/nama pegawai/kakitangan yang baru dilantik dan buka fail peribadi pegawai.

2.

Pembantu Tadbir BKP Dapatkan dokumen berikut semasa pegawai melapor diri: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. Surat Tawaran Lantikan daripada SPA Surat Tawaran Lantikan daripada JPA Surat Penempatan daripada KSM Surat Setuju Terima Pelantikan Surat Akuan Doktor Surat Akuan Sumpah Surat Aku Janji Borang Tapisan Keselamatan

3.

PT BKP/PT(Kew)

Penyata Perubahan (Kew.8) Pelantikan Baru / KPSL perlu disediakan. 2 salinan diserahkan ke Bahagian Kewangan bagi urusan pembayaran gaji.

4.

Pembantu Tadbir BKP Sediakan surat beserta semua dokumen-dokumen di para 2 di atas. Hantar ke Ibu Pejabat JTM untuk dipanjangkan ke Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bagi tujuan pengesahan lantikan. Setiausaha Pejabat Setiausaha Pejabat / PT BKP Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan. Serahkan kepada Pembantu Tadbir bertanggungjawab untuk dikemukakan ke Ibu Pejabat. Kandungkan sesalinan ke mainfail/fail peribadi/float dan sesalinan kepada pegawai berkenaan. Terima kelulusan daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam dan rekodkan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan Sistem HRMIS.

5. 6.

7.

Pembantu Tadbir

8.

Pembantu Tadbir BKP

9.

Pembantu Tadbir BKP Serahkan salinan asal kepada pegawai dan / Pegawai Fail sesalinan ke dalam mainfail dan fail peribadi.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

152

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 10 : Pengesahan Dalam Perkhidmatan / Pemberian Taraf Berpencen / KWSP

BIL 1

JAWATAN Penolong Pegawai Tadbir/Pembantu Tadbir BKP

PROSES KERJA Semak Buku Perkhidmatan pegawai/kakitangan dan sekiranya memenuhi syarat boleh diperakukan Pengesahan Dalam Perkhidmatan / Pemberian Taraf Berpencen atau KWSP; syarat-syaratnya, Mendapat pengesahan lantikan Mencukupi tempoh percubaan selama 1 hingga 3 tahun Lulus Peperiksaan JPA dan Jabatan jika perlu Hadir Kursus Induksi Modul Umum dan Khusus Hadir Kursus Pedagogy selama 9 bulan (hanya untuk Gred J29 ­ J41) Dapatkan fail peribadi dari Pegawai Fail . Sediakan surat beserta dokumen-dokumen yang perlu untuk dihantar ke Ibu Pejabat JTM untuk dipanjangkan ke SPA/JPA. Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan dan dikemukakan ke Ibu Pejabat. Terima surat kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan daripada SPA serahkan salinan asal kepada pegawai dan kandungkan 1 salinan ke dalam mainfail dan 1 salinan ke dalam fail peribadi. Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) sebanyak 3 salinan; salinan asal dihantar ke Ibu Pejabat, 1 salinan mainfail dan 1 salinan fail peribadi. Rekodkan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan sistem HRMIS kelulusan pengesahan tersebut.

2

Pembantu Tadbir BKP

3 4

Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir BKP

5

Setiausaha Pejabat/ Ketua Jabatan Pembantu Tadbir BKP

6

7

Pembantu Tadbir BKP

8

Pembantu Tadbir BKP

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

153

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 11 : Perlanjutan Tempoh Percubaan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Penolong Pegawai Tadbir/Pembantu Tadbir BKP Pembantu Tadbir BKP

Semak Buku Perkhidmatan pegawai/kakitangan setiap bulan.

2

Sekiranya terdapat pegawai/kakitangan yang telah hampir tamat tempoh percubaan tetapi belum memenuhi syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan, pastikan pegawai berkenaan membuat surat permohonan untuk perlanjutan tempoh perscubaan tersebut dalam masa 3 bulan dari tamat tempoh tersebut.

3

Pembantu Tadbir BKP Majukan surat permohonan pegawai ke Ketua / Setiausaha Pejabat Jabatan beserta dokumen-dokumen seperti berikut:i. Kenyataan Rekod Perkhidmatan ii. Keputusan peperiksaan iii. Surat sokongan bagi melanjutkan tempoh percubaan iv. Borang Perakuan perlanjutan tempoh percubaan Setiausaha Pejabat Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan. Majukan dokumen-dokumen berkenaan ke Suruhanjaya Perkhidmatan Awam melalui Ibu Pejabat JTM. Failkan sesalinan ke dalam fail peribadi pegawai. Terima surat kelulusan daripada SPA. Serahkan surat asal kepada pegawai berkenaan, 1 salinan mainfail dan 1 salinan fail peribadi. Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dan dihantarka Ibu Pejabat dan salinan ke mainfail dan fail peribadi. Rekod ke dalam Buku Perkhidmatan dan sistem HRMIS.

4

5

Pembantu Tadbir BKP

6 7

Pegawai Fail Pembantu Tadbir BKP

8

Pembantu Tadbir BKP

9

Pembantu Tadbir BKP

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

154

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 12 : Urusan Menanggung Kerja / Pemangkuan

BIL 1

JAWATAN Penolong Pegawai Tadbir/Pembantu Tadbir BKP PPT / BP BKP Pengarah / PPT / PT BKP

PROSES KERJA Semak senarai perjawatan dan ambil tindakan ke atas kekosongan jawatan.

2 3

Maklumkan kepada Ketua Jabatan/Pengarah. Arahan supaya ambil tindakan seperti berikut; i. keluar surat arahan menanggung kerja(Lampiran D) ii. rujuk Ibu Pejabat untuk pemangkuan Majukan surat permohonan pemangkuan ke Ibu Pejabat. Majukan permohonan kelulusan menanggung kerja dalam tempoh 3 bulan beserta dengan dokumendokumen berikut; i. Lampiran D ii. Lampirah F iii. Lampiran G jika permohonan lebih dari seorang iv. Dokumen-dokumen lain yang diperlukan v. Sokongan Ketua Jabatan Buat perakuan pemangkuan setelah mendapat kelulusan Ibu Pejabat beserta dokumen lengkap. Kemukakan ke Ibu Pejabat untuk mendapatkan kelulusan. Terima surat kelulusan daripada Ibu Pejabat. Serahkan surat asal kepada pegawai berkenaan, 1 salinan ke mainfail dan 1 salinan ke fail peribadi. Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8); Catatkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan Sistem HRMIS.

4

PT BKP

5

PT BKP / PT Pentadbiran

6

Pengarah / PPT

7

Pembantu Tadbir BKP

8

Pembantu Tadbir BKP

9 10

Pembantu Tadbir BKP Pembantu Tadbir BKP

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

155

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 13 : Urusan Penyediaan Persaraan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pembantu Tadbir BKP

Sediakan senarai nama kakitangan/pegawai yang akan bersara. Semak Buku Rekod Perkhidmatan dan pastikan rekod terakhir dikemaskini. Sediakan maklumat asas bakal pesara 2 tahun sebelum persaraan wajib mencapai umur 55, 56 atau 58 tahun dan di tandatangani oleh Ketua Jabatan. Semak dan kemukakan ke Ibu Pejabat. Sediakan borang-borang seperti berikut; i. pinjaman perumahan ii. borang penyelesaian cukai pendapatan dan hantar kepada jabatan-jabatan berkenaan iii. Kumpulkan dokumen-dokumen berikut; iv. penyata penyelesaian hutang dari Perbendaharaan v. penyata cukai pendapatan daripada Lembaga Hasil Dalam Negeri Sediakan dokumen untuk proses pengiraan gantian cuti rehat (GCR) yang boleh dikumpulkan Sediakan borang dan dokumen-dokumen persaraan 6 bulan sebelum tarikh persaraan dan minta bakal pesara menandatangani semua dokumen dengan lengkap. Hantar ke Ibu Pejabat untuk tujuan semakan sebelum di hantar ke Jabatan Perkhidmatan Awam Bahagian Pencen (PASCA) Tandatangan borang-borang persaraan pegawai. Terima kelulusan pengiraan GCR daripada Ibu Pejabat. Serahkan satu salinan kepada bakal pesara.

2

PenolongPegawai Tadbir / PT (BKP) Pembantu Tadbir BKP

3

4 5

PPT / PT (BKP) PT (BKP)

6

PT (Bah.Cuti)

7

PT (BKP)

8

PT (BKP)

9 10

Ketua Jabatan Ketua Jabatan/PPT

11

PT (BKP)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

156

MANUAL PROSEDUR KERJA

12

PT(BKP) / PT(Kew)

Proses bayaran Gantian Cuti Rehat untuk bakal pesara melalui Kew.8. Catatkan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan Sistem HRMIS.

13

PT (BKP)

Aktiviti 14 : Urusan Rekod Cuti

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PT (Pentadbiran)

Terima borang permohonan cuti rehat/ kecemasan / tanpa rekod daripada pegawai/kakitangan dalam masa 3 hari. Minta kelulusan daripada Ketua Jabatan/Pengarah.

2

PT (Pentadbiran)/ Ketua Jabatan/ Pengarah PT (Pentadbiran)

3

Setelah mendapat kelulusan, rekodkan ke dalam Buku Rekod Cuti. Serahkan keratan borang cuti yang telah diberi kelulusan kepada pegawai berkenaan dan failkan satu borang ke dalam fail cuti pegawai berkenaan. Rekodkan cuti ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan Sistem HRMIS (6 bulan sekali) Sediakan Kemukakan borang Lampiran A ­ Pengumpulan Cuti Rehat pada setiap akhir tahun kepada semua kakitangan. Menerima borang Lampiran A daripada semua kakitangan untuk ditandatangani oleh Pengarah. Buat 2 salinan Lampiran A untuk diberikan kepada setiap kakitangan dan 1 salinan untuk simpanan fail. Kemaskini cuti pada akhir tahun untuk tujuan simpan GCR / dibawa ke tahun hadapan.

4

PT (Pentadbiran)

5

PT (Pentadbiran)

6

PT (Pentadbiran)

7

PT (Pentadbiran) / Pengarah PT (Pentadbiran)

8

9

PT (Pentadbiran)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

157

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 15 : Urusan Laporan Perisytiharan Harta

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Setiausaha Pejabat/Pengarah

Terima surat arahan dari Ibu Pejabat mengenai pengisian Borang Pengisytiharan Harta pegawai/kakitangan. Majukan kepada Penolong Pegawai Tadbir. Terima arahan daripada PPT untuk edar kepada semua pegawai dan kakitangan. Edarkan borang-borang kepada kepada semua pegawai/kakitangan. Semak borang-borang yang telah disempurnakan dengan memastikan ianya betul dan lengkap. Pastikan semua pegawai dan kakitangan menggunakan borang yang betul semasa membuat pengisytiharan kali pertama, tambahan atau pelupusan. Keluarkan surat akuan terima kepada pegawai dan kakitangan yang telah membuat perisytiharan harta. Majukan borang-borang tersebut kepada Urus Setia untuk tandatangan. Menandatangani borang-borang pengisytiharan harta setelah berpuashati terhadap pemilikan harta pegawai/kakitangan. Majukan 3 salinan ke Ibu Pejabat untuk mendapat kelulusan/pengesahan Ketua Jabatan JTM. Serahkan 1 salinan asal kepada pegawai/kakitangan setelah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan Ibu Pejabat. 1 salinan dimasukkan ke dalam fail. Rekod kelulusan pengisytiharan harta ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan System HRMIS.

2 3

Setiausaha Pejabat PT BKP/ PPT

4

PT BKP

5

PT BKP

6

PT BKP

7

PT BKP

8

PT BKP

9

Pengarah

10

PT BKP/ PT(pentadbiran) PT BKP / PT (fail)

11

12

PT BKP

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

158

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 16:

Urusan Kemasukan ke Dalam Jawatan Berpencen

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PPT / PT BKP

Semak Buku Rekod Perkhidmatan pegawai / kakitangan yang layak masuk ke dalam jawatan berpencen. Pastikan maklumat-maklumat yang perlu disemak seperti berikut; i. telah dilantik dalam jawatan tetap. ii. Pegawai/kakitangan telah disahkan dalam perkhidmatan iii. Telah berkhidmat genap 3 tahun Sediakan borang perakuan kemasukan ke dalam Skim Berpencen (Peraturan 36) dan Kenyataan Perkhidmatan sebanyak 2 salinan. Majukan dokumen/borang-borang tersebut kepada Ketua Jabatan untuk tandatangan dan pengesahan. Kembalikan borang-borang yang telah ditandatangani dan disahkan. Majukan ke Ibu Pejabat untuk tindakan selanjutnya. Terima kelulusan Perakuan Pemberian Taraf Berpencen pegawai/kakitangan daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam melalui Ibu Pejabat. Serahkan 1 salinan asal kepada pegawai /kakitangan. Sediakan Kew.8 ; 1 salinan Ibu Pejabat 2 salinan bahagian kewangan 1 salinan fail peribadi 1 salinan fail pengesahan dalam perkhidmatan Rekod Perakuan Pemberian Taraf Berpencen ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan System HRMIS.

2

PPT / PT BKP

3

PT BKP

4

PT BKP / S/Pejabat

5

Pengarah/S/Pejabat

6 7

PT(Pentadbiran) Setiausaha Pejabat/ Pengarah / PPT

8

PT BKP

9

PT BKP / PT (Kew) / PT (fail)

10

PT BKP

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

159

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 17 : Urusan Permohonan Pertukaran

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PPT / S/Pejabat

Terima permohonan pertukaran dari pegawai / kakitangan. Majukan permohonan kepada Ketua Jabatan / Pengarah untuk disokong / tidak disokong dan dipanjangkan ke Ibu Pejabat. Kemukakan permohonan ke Ibu Pejabat untuk tindakan selanjutnya. Terima keputusan permohonan pertukaran pegawai / kakitangan. Serahkan satu salinan kepada pegawai / kakitangan, 1 salinan ke dalam fail pertukaran dan 1 salinan ke dalam fail peribadi. Sediakan Kew. 8 pertukaran dan Slip Gaji Akhir dan dikemukakan ke Akauntan Negara. Kemaskini Buku Rekod Perkhidmatan dan HRMIS.

2

PPT / Setiausaha Pejabat

3

PT BKP

4

Pengarah / PPT

5

PT BKP

6

PT BKP / PT (Kew.8)

7

PT BKP / PT(Pentadbiran) PT(Pentadbiran)

8

Hantar dokumen-dokumen berikut ke penempatan baru pegawai / kakitangan ; i. slip gaji akhir ii. kew.8 pertukaran iii. salinan pengisytiharan harta iv. Buku rekod perkhidmatan yang telah kemaskini. Pastikan pegawai/kakitangan telah menjelaskan segala hutang piutang Jabatan sekiranya ada.

9

PPT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

160

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.3.2

Unit Kewangan

Aktiviti 1 : Menyediakan Penyata Pemungut Setiap Hari Apabila Kutipan Dibuat

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pem. Tadbir (Kew)

Memastikan sebelum penyata pemugut dibuat resit telah ditulis dan ditandatangani. Mengasingkan kutipan tunai dan cek. Menyediakan penyata pemungut yang dibayar secara tunai atau cek dengan menggunakan sistem eSPKB. Langkah seperti berikut:i. Penyata Pemungut

2

Pem. Tadbir (Kew) Pem. Tadbir (Kew)

3

Pen. Pegawai Tadbir

Menyerahkan borang pergerakan dokumen penyata pemungut kepada peraku 1 untuk tindakan semakan dan memperakukan. Menghantar penyata pemungut bersama-sama hasil kutipan ke bank bagi tujuan kemasukan ke akaun kerajaan. Menyerahkan borang pergerakan beserta dokumen yang telah dikembalikan oleh bank kepada peraku 2 bagi tujuan semakan dan memperakukan. Mengemaskini penyata pemungut dan menyimpan selamat dokumen bagi tujuan pengauditan.

4

Pem. Tadbir (Kew)

5

Pengarah / PLV J44

6

Pen. Pegawai Tadbir

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

161

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2 : Mengeluarkan Resit Pembayaran Pada Hari Kutipan Dibuat (KEW 38. PIN-2/86) BIL 1 JAWATAN Pem. Tadbir (Kew) PROSES KERJA Menerima wang sama ada dalam bentuk tunai, Wang Pos, Cek, Money Order, Setem Hasil dan apaapa bentuk terimaan pembayar. Menulis terimaan hasil ke dalam buku resit (Kew. 38). Menyerahkan resit kepada yang diberikuasa menandatanggani resit. Rujuk (AP Menandatanggani resit (Kew 38.) dan memastikan butiran yang tertulis di resit adalah betul dan sama dengan jumlah terimaan. Menyerahkan resit kepada pembayar pada hari yang sama penerimaan. Jika penerimaan melalui pos resit hendaklah diposkan kembali kepada penerima.

2 3

Pem. Tadbir (Kew) Pem. Tadbir (Kew)

4

Pengarah / Pen. Peg. Tadbir

5

Pem. Tadbir (Kew)

Aktiviti 3 : Mengemaskini Buku Tunai Cerakinan (KEW. 248 PIN 2/88)

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pem. Tadbir (Kew)

Merekod setiap resit yang dikeluarkan ke dalam buku tunai cerakinan. Mendapatkan jumlah keseluruhan kutipan pada hari yang sama, Menyerahkan kepada pegawai yang diberi kuasa menandatangani buku tunai cerakinan bagi tujuan semakan dan menandatangani tunai cerakinan. Menyimpan rekod yang telah dikemaskini. Buku tunai cerakinan hendaklah dihantar ke Jabatan Audit Negara sebelum 10hb pada bulan yang berikutnya.

2

Pen. Pegawai Tadbir Pem. Tadbir (Kew)

3

4 5

Pem. Tadbir (Kew) Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

162

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 4 : Menyediakan Penyata Penyesuaian VOT Akaun Mengurus/ Amanah dan Deposit

BIL 1

JAWATAN Pem. Tadbir (Kew)

PROSES KERJA Menerima penyata flimsy vot akaun mengurus/amanah dan deposit daripada Jabatan Akauntan Negara Cawangan Johor. Membuat penyesuaian diantara flimsy ANM dan vot jabatan. Memastikan setiap urusniaga adalah betul dan tepat.

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pen. Pegawai Tadbir Pem. Tadbir (Kew)

4

Menyerahkan kepada pegawai berkenaan bagi tujuan semakan dan pengesahan. Membuat salinan jabatan. Menghantar penyesuaian yang telah siap ke Akauntan Negara cawangan Johor sebelum 10hb bulan berikutnya.

5 6

Pem. Tadbir (Kew) Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

163

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 5 : Proses Penyediaan Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pen. Pegawai Tadbir

Menerima tuntutan beserta pesanan tempatan daripada pembekal dan diserahkan kepada pembantu tadbir untuk tujuan pembayaran. Memastikan tuntutan dan pesanan tempatan telah dilengkap dengan memastikan segala dokumen yang dikehendaki oleh senarai semak disertakan. Pegawai yang berkenaan telah memperakui barangan telah diterima dengan sempurna. Membuat proses pembayaran dengan menggunakan sistem eSPKB. Langkah adalah seperti berikut:i. ii. Baucar bayaran Dengan pesanan tempatan

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pem. Tadbir (Kew)

4

Pen. Pegawai Tadbir

Menyerahkan borang pergerakan dokumen baucar bayaran kepada peraku 1 untuk tujuan semakan dan memperakukan. Meyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2. setelah perakuan dilakukan baucar bayaran akan dihantar secara elektronik ke JabatanAkuntan Negera. Penerima akan menerima bayaran melalui EFT dalam tempoh 14 hari dari tarikh tuntutan diterima oleh unit kewangan.

5

Pengarah / PLV J44

6

Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

164

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 6 : Proses Penyediaan Baucar Bayaran Dengan Kontrak dan Invois Tanpa Pesanan Tempatan

BIL 1

JAWATAN Pen. Pegawai Tadbir

PROSES KERJA Menerima tuntutan daripada pembekal dan diserahkan kepada pembantu tadbir untuk tujuan pembayaran. Memastikan tuntutan adalah lengkap dan kerja-kerja telah dilakukan dengan sempurna. Memastikan segala dokumen yang dikehendaki oleh senarai semak disertakan. Membuat proses pembayaran dengan menggunakan system eSPKB. Langkah adalah seperti berikut:i. ii. Baucar bayaran Dengan Kontrak/invois tanpa Pesanan Tempatan

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pem. Tadbir (Kew)

4

Pen. Pegawai Tadbir Pengarah / PLV J44

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk tujuan semakan dan memperakukan. Meyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2. setelah perakuan dilakukan baucar bayaran akan dihantar secara elektronik ke JabatanAkuntan Negera. Penerima akan menerima bayaran melalui EFT dalam tempoh 14 hari dari tarikh tuntutan diterima oleh unit kewangan.

5

6

Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

165

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 7 : Proses Penyediaan Baucar Bayaran Dengan Tuntutan Perjalanan / Pendapatan Bercukai dan Lain-Lain Tuntutan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pen. Pegawai Tadbir Pen. Pegawai Tadbir Pem. Tadbir (Kew)

Menerima borang tuntutan daripada kakitangan dan menyemak dokumen adalah lengkap Memeriksa tuntutan tersebut dan memdapatkan pengesahan daripada pengarah. Membuat proses pembayaran dengan menggunakan system eSPKB. Langkah adalah seperti berikut:i. ii. Baucar bayaran Tuntutan perjalana/pendapatan bercukai

2

3

4

Pen. Pegawai Tadbir Pengarah / PLV J44

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk tujuan semakan dan memperakukan. Meyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2. Setelah perakuan dilakukan baucar bayaran akan dihantar secara elektronik ke Jabatan Akuntan Negera. Penerima akan menerima bayaran melalui EFT dalam tempoh 14 hari dari tarikh tuntutan diterima oleh unit kewangan.

5

6

Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

166

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 8:

Proses Penyediaan Baucar Jurnal

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pen. Pegawai Tadbir

Menerima dokumen daripada pegawai perkenaan. Mengesahkan maklumat adalah tepat dan dokumen mencukupi. Membuat proses pembayaran dengan menggunakan sistem eSPKB. Langkah-langkah adalah seperti berikut:i. ii. Baucar Jurnal Baucar Jurnal Biasa

2

Pem. Tadbir (kew)

3

Pen. Pegawai Tadbir Pengarah / PLV J44

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk tujuan semakan dan memperakukan. Meyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2. setelah perakuan dilakukan baucar bayaran akan dihantar secara elektronik ke Jabatan Akuntan Negera. Mencetak Baucar jurnal dan mengemaskini fail baucar jurnal.

4

5

Pem. Tadbir (kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

167

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 9 : Panjar Wang runcit.

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

PegawaiPegawai Pemegang Panjar

Mengisi atau melengkapkan borang Kew 50 dan Kew 50a. Diserahkan kepada pemegang panjar. Menerima borang Kew 50 dan 50a bersama-sama dengan resit pembelian. Pemegang panjar akan menyerahkan wang kepada penerima. Menyelenggara buku rekod Panjar dan Kew.249A ­ Pin1/94 Menyediakan Rekupmen Panjar dengan menyediakan Baucar Bayaran Panjar Wang Runcit. Diserahkan untuk perakuan 1 Membuat semakan dan membuat perakuan 1. Diserahkan kepada perakuan 2 Setelah perakuan 2 dilakukan baucer bayaran akan diserahkan ke Jabatan Akauntan Negara secara Online. Menerima cek daripada Jabatan Akauntan Negara. Merekodkan penerimaan ke dalam buku daftar cek Kew. Setelah disahkan oleh pengarah diserahkan kepada Pemegang Panjar untuk ditunaikan di Bank. Menerima cek dan menyerahkan di Bank untuk ditunaikan.

2

3

Pem. Tadbir (Kew)

4

Pen. Pegawai Tadbir Pengarah / PLV J44

5

6

Pem. Tadbir (Kew)

7

Pemegang Panjar

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

168

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 10 : Waran Penerbangan Udara

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pen Peg. Tadbir

Menerima dokumen berkaitan penempahan penerbangan udara yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan. Daripada maklumat yang diperolehi menghubungi agen penerbangan bagi proses penempahan tiket. Menerima maklumat daripada agen penerbangan mengenai tempahan dan membuat pesanan melalui waran udara pukal/bukan pukal. Membuat pesanan menggunakan sistem eSPKB. Langkah-langkah adalah seperti berikut:i. ii. pesanan Waran udara pukal/bukan pukal

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pem. Tadbir (Kew)

4

Pen. Pegawai Tadbir

5

Pen. Pegawai Tadbir

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk tindakan semakan dan memperakukan. Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2 untuk tindakan semakan dan memperakukan. Mencetak pesanan dan menghantar kepada agen yang berkaitan untuk mendapatkan tiket penerbangan. Menyerahkan kepada pegawai yang membuat tempahan.

6

Pengarah / PLV J44

7

Pem. Tadbir (Kew)

8

Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

169

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 11 : Mengunci Masuk Waran Peruntukan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pen Peg. Tadbir

Menerima waran peruntukan asal, tambah. Pindah, ditarik, kecil, dan dibatalkan dari Ibu pejabat Membuat proses mengunci masuk data ke dalam sIstem eSPKB. Langkah adalah seperti berikut: i. ii. Waran Peruntukan asal, tambah. Pindah, ditarik, kecil, dan dibatalkan

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pen. Pegawai Tadbir

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk tindakan semakan dan memperakukan. Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2 untuk tindakan semakan dan memperakukan. Mencetak dan menyimpan selamat dokumen ke dalam fail.

4

Pengarah / PLV J44

5

Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

170

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 12 : Mencetak Laporan BV 343, 340, 341, 381

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pem. Tadbir (Kew)

Mencetak laporan-laporan untuk penyimpanan dan pengauditan. BV 340 ­ Laporan Bil/invois (AP103(b) dicetak secara setiap awal bulan bagi bulan sebelumnya. BV 381 ­ Laporan harian Amanah/Hasil/Vot dicetak pada setiap hari. BV343 ­ Loporan prestasi proses pembayaran Bil Sempurna dicetak pada setiap minggu dan dihantar ke Ibu pejabat. Menyerahkan kepada pegawai yang diberikuasa menyemak dan memperakukan.

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pem. Tadbir (Kew)

4

Pem. Tadbir (Kew)

5

Pen. Peg. Tadbir

Aktiviti 13 : Menyediakan Penyata Perubahan Gaji Bulanan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1 2

Pem. Tadbir (Kew) Pem. Tadbir (Kew)

Menerima dokumen bagi perubahan gaji. Menyediakan borang perubahan gaji SG20 (Kew 320) Pin 1/2006 dan mengemaskini borang perubahan gaji bersam-sama dokumen yang berkaitan. Menyerahkan borang perubahan gaji kepada Pegawai yang di beri kuasa menandatangani borang perubahan gaji. Menghantar borang perubahan gaji ke Jabatan Akauntan Negara (Unit Gaji) Mengemaskini borang perubahan gaji Mencetak laporan-laporan untuk penyimpanan dan pengauditan.

3

Pen. Peg Tadbir

4

Pem. Tadbir (Kew)

5 6

Pem. Tadbir (Kew) Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

171

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 14 : Menyediakan Nota Minta dan Pesanan Tempatan

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pem. Tadbir (Kew)

Menerima borang permohonan perolehan / bekalan / perkhidmatan / kerja (BK-SO4-01 Pindaan 3) yang telah disahkan dan diluluskan oleh ketua jabatan. Menyediakan nota minta dengan menggunakan sisten eSPKB. Langkah adalah seperti berikut:i. ii. Pesanan Nota Minta

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pen. Pegawai Tadbir

Menyerahkan borang pergerakan dokumen beserta dokumen yang berkaitan kepada peraku 1 bagi tujuan semakan dan perakuan. Menyerahkan borang pergerakan dokumen beserta dokumen yang berkaitan kepada peraku 2. Setelah perakuan 2 dilakukan. Penyedia akan menyediakan pesanan tempatan menggunakan sistem eSPKB. Langkah adalah seperti berikut:i. ii. Pesanan Pesanan Tempatan

4

Pengarah / PLV J44 Pem. Tadbir (Kew)

5

6

Pen. Pegawai Tadbir Pengarah / PLV J44 Pem. Tadbir (Kew)

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk tindakan semakan dan perakuan. Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2 untuk tujuan semakan dan perakuan. Pesanan Tempatan hendaklah dicetak 3 salinan dan satu salinan diserahkan kepada pembekal dan 2 salinan disimpan oleh jabatan.

7

8

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

172

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 15 : Proses Permohonan Pinjaman Perumahan / Kenderaan / Komputer

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pem. Tadbir (Kew)

Menerima borang permohonan yang telah dilengkapkan berserta dokumen yang dikehendaki daripada kakitanggan. Menyemak borang permohonan dan melengkapkan dokumen yang dikehendaki. Menyerahkan kepada pegawai berkenaan untuk tindakan semakan dan pengesahan. Menghantar borang permohonan ke Bahagian Pinjaman Perumahan, Perbendaharaan Malaysia. Setelah menerima maklumbalas daripada Bahagian Pinjaman Perumahan.

2

Pem. Tadbir (Kew)

3

Pengarah

4

Pem. Tadbir (Kew)

5

Pem. Tadbir (Kew)

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

173

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.3.3

Unit Stor dan Rekod

Aktiviti 1 : Pengurusan Fail

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pem. Tadbir

Mengklasifikasikan fail mengikut keperluan surat : i. Terbuka / terhad ii. Sulit Menyediakan siri nombor dan tajuk fail. Membuka fail baru. Rekod dalam buku Daftar Fail. Sediakan Kertas Minit. Kandungan surat mengikut siri bilangan berturutan. Menerima dokumen, surat-surat daripada Setiausaha Pejabat dan Pegawai. Mengasingkan dokumen dan surat mengikut tajuk dan rujukan fail. Mencatit `daripada' atau `kepada' dan tarikh terima ke dalam kertas minit. Fail disimpan dalam kabinet di bilik fail setelah tindakan selesai mengikut susunan nombor rujukan berturutan. Rekod pergerakan fail. Menutup fail apabila mencapai bilangan 100 atau setebal 4cm. Asingkan fail yang telah ditutup dalam kabinet berasingan dalam bilik fail sehingga cukup 5 tahun untuk dilupuskan sekiranya tidak berfungsi lagi. Membuat surat kebenaran dan khidmat nasihat kepada ARKIB NEGARA untuk pelupusan fail.

2 3 4 5 6 7

Pem. Tadbir Pem. Tadbir Pem. Tadbir Pem. Tadbir Pem. Tadbir Pem. Tadbir

8

Pem. Tadbir

9

Pem. Tadbir

10

Pem. Tadbir

11 12

Pem. Tadbir Pem. Tadbir

13

Pem. Tadbir

14

Pem. Tadbir

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

174

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2 : Pengurusan Stor Pusat

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pem. Tadbir

Membuat permohonan perolehan menggunakan borang permohonan perolehan. Hantar borang permohonan perolehan kepada Penolong Pegawai Tadbir untuk pengesahan. Majukan kepada Pengarah untuk kelulusan perolehan. Menghantar borang permohonan yang telah diluluskan kepada Pembantu Tadbir (Kewangan) untuk pengeluaran Pesanan Tempatan. Menyemak penerimaan barang dengan pesanan atau bil baucer barang. Merekod barang yang diterima ke dalam kad KEW.PS3 dan Kad KEW.PS-4. Menerima borang permohonan pengeluaran barang yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian. Pengeluaran barang-barang mengikut keperluan Bahagian dan Unit. Mengemaskini rekod-rekod pada kad KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

2

Pem. Tadbir / PPT

3

Pengarah

4

Pem. Tadbir (Kew)

5

Pem. Tadbir

6

Pem. Tadbir

7

Pem. Tadbir

8

Pem. Tadbir

9

Pem. Tadbir

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

175

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.4 6.4.1

CARTA ALIRAN KERJA Unit Pentadbiran dan Sumber Manusia

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

176

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

177

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

178

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

179

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN MENGURUSKAN KAD PERAKAM WAKTU

Sediakan Kad

Taipkan nama senarai kakitangan

Copkan hari cuti umum

Letakan kad perakam waktu di papan perakam waktu mengikut nombor

Memeriksa kad perakam waktu

Tukarkan kad kepada warna hijau/merah mengikut laporan/arahan.

Serahkan buku log / kunci kenderaan

Semak dan tandatangan pengesahan buku log.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

180

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

181

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN MENGURUSKAN PENGISIAN JAWATAN

Terima arahan daripada Kementerian

Semak rekod perjawatan dan carta organisasi

Sediakan justifikasi dan keperluan

Hantar ke Ibu Pejabat

Tiada peruntukan

Ada peruntukan

Tunggu pengisian jawatan daripada SPA/JPA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

182

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

183

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

184

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

185

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN PERLANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN

Semak Buku Rekod Perkhidmatan Pegawai yang belum disahkan dalam perkhidmatan Arahkan pegawai/kakitangan yang tempoh percubaan hampir tamat membuat surat permohonan perlanjutan tempoh

Terima surat permohonan perlanjutan tempoh daripada pegawai/kakiatangan

Majukan kepada Pengarah untuk perakuan dan dipanjangkan ke Ibu Pejabat

Tidak diperaku

Diperaku Majukan ke Ibu Pejabat untuk tindakan selanjutnya ke Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Terima surat makluman balas daripada Ibu Pejabat samada disokong atau tidak perlanjutan tempoh percubaan Tidak sokong

sokong Maklumkan dan serahkan 1 salinan surat asal kepada pegawai

Sediakan Kew.8 kelulusan Perlanjutan tempoh percunaan dan hantar 1 salinan ke Ibu Pejabat dan 1 salinan simpanan fail Rekodkan kelulusan perlanjutan tempoh percubaan di dalam Buku Perkhidmatan dan HRMIS

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

186

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

187

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN URUSAN PENANGGUNGAN KERJA / PEMANGKUAN

Semak senarai perjawatan yang ada kekosongan

Maklumkan kepada Pengarah

Terima arahan dari pengarah untuk membuat memo bagi melantik pegawai yang layak untuk tanggung kerja/pemangkuan jawatan yang kosong dan bekeperluan Serahkan memo dan Lampiran D kepada pegawai yang disyorkan samada terima atau tidak tawaran pelantikan Tolak

Terima Pastikan pegawai yang dilantik memenuhi syarat dan tiada pelangkauan jawatan

Sediakan dokumen-dokumen lengkap dan majukan ke Pengarah untuk pengesahan dan tandatangan

Hantar ke Ibu Pejabat untuk mendapat kelulusan

Terima surat jawapan kelulusan penanggungan kerja dari Ibu Pejabat Tidak lulus

Lulus Maklumkan kepada pegawai dan sediakan Kew.8 kelulusan untuk pembayaran pelarasan bayaran

Catatkan kelulusan dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan HRMIS

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

188

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN URUSAN KENAIKAN PANGKAT

Terima surat edaran kenaikan pangkat

Keluarkan surat edaran kepada pegawai yang layak Tolak /Tidak berminat Terima/Berminat Terima borang-borang permohonan dan semak syarat-syarat kelayakan

Majukan kepada pengarah untuk perakuan dan tandatangan

Kemukakan dokumen-dokumen yang telah lengkap dan ditandatangani oleh pengarah ke Ibu Pejabat untuk kelulusan

Terima surat kenaikan pangkat daripada Ibu Pejabat

Maklumkan kepada pegawai yang berjaya dan serahkan surat penyiaran kenaikan pangkat asal kepada pegawai

Sediakan kew.8 lantikan kenaikan pangkat dan pelarasan gaji dan serahkan ke bahagian kewangan Hantar salinan kew.8 ke Ibu Pejabat, simpan 1 salinan dalam fail kenaikan pangkat dan fail personel

Catatkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan HRMIS.

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

189

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

190

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

191

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN URUSAN PERMOHONAN PERTUKARAN

Terima permohonan pertukaran dari pegawai/kakitangan

Majukan permohonan kepada Pengarah untuk sokongan

Tolak Sokong

Kemukakan ke Ibu Pejabat untuk tindakan selanjutanya ke JPA

Terima surat dari JPA

Maklumkan kepada pegawai/kakitangan samada permohonan pertukaran diluluskan/ tidak diluluskan

Tidak lulus x Lulus

Kemaskini Buku Rekod Perkhidmatan.

Sediakan kew.8 pertukaran, slip gaji akhir dan BRP dan hantar ke penempatan baru

Pastikan pegawai/kakitangan telah menjelaskan segala keberhutangan dengan jabatan lama sekiranya ada

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

192

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.4.2

Unit Kewangan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

193

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

194

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : MENGEMASKINI BUKU TUNAI CERAKINAN (KEW. 248- PIN 2/88)

Merekod setiap resit yang telah dikeluarkan ke dalam buku tunai cerakinan

Menyerahkan kepada pegawai yang diberikuasa menyemak dan menandatangani.

Mengemaskini rekod dan menyimpan dengan kemas dan selamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

195

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : MENYEDIAKAN PENYATA PEMUNGUT SETIAP HARI APABILA KUTIPAN DIBUAT

Mengasingkan kutipan tunai atau resit

Menyediakan penyata pemungut

Menyerahkan kepada peraku 1

Menghantar penyata pemungut dan hasil kutipan ke bank

Menyerahkan kepada peraku 2 untuk perakuan

Menrima penyata pemungut yang telah di peraku 2. dikemaskini dan dimasukkan ke dalam fail

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

196

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN VOT AKAUN MENGURUS/AMANAH DAN DEPOSIT

Menerima penyata flimsy daripada Jabatan Akauntan Negara

Menbuat Penyesuaian

Menyerahkan kepada pegawai berkenaan untuk semakan dan perakuan

Menyerahkan kepada Jabatan Akauntan Negara

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

197

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : PROSES PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN

Menrima pesanan tempatan bersama tuntutan daripada pembekal Pesanan Tempatan Yang tidak lengkap dikembalikan kepada bahagian yang memohon

Melengkapkan pesanan tempatan yang diterima

Pesanan Tempatan yang telah lengkap

Membuat baucar bayaran menggunakan sistem eSPKB

Menyerahkan kepada peraku 1. semakan dan tindakan

Menyerahkan kepada peraku 2. semakan dan tandatangan

Dihantar Secara Online ke Jabatan Akauntan Negara

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

198

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : PROSES PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN DENGAN KONTRAK INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN

Menrima pesanan tempatan bersama tuntutan daripada pembekal Pesanan Tempatan Yang tidak lengkap dikembalikan kepada bahagian yang memohon

Melengkapkan pesanan tempatan yang diterima

Pesanan Tempatan yang telah lengkap

Membuat baucar bayaran menggunakan sistem eSPKB

Menyerahkan kepada peraku 1. semakan dan tindakan

Menyerahkan kepada peraku 2. semakan dan tandatangan

Dihantar Secara Online ke Jabatan Akauntan Negara

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

199

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : PROSES PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN DENGAN TUNTUTAN PERJALANAN/PENDAPATAN BERCUKAI DAN LAIN-LAIN TUNTUTAN

Menerima tuntutan daripada pegawai

Tuntutan Yang tidak lengkap dikembalikan kepada pemohon

Menyemak tuntutan yang diterima

Tuntuan yang lengkap

Membuat baucar bayaran menggunakan sistem eSPKB

Menyerahkan kepada peraku 1. semakan dan tindakan

Menyerahkan kepada peraku 2. semakan dan tandatangan

Dihantar Secara Online ke Jabatan Akauntan Negara

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

200

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : PROSES PENYEDIAAN BAUCAR JURNAL

Menrima dokumen yang telah disahkan

Menyediakan pembayaran melalui sistem eSPKB

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2

Baucar akan diserahkan secara online ke Jabatan Akauntan Negara

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

201

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : WARAN PENERBANGAN UDARA

Menrima dokumen dari pemohon

Menghubungi agen penerbangan untuk mendapatkan maklumat

Membuat pesanan menggunakan sistem eSPKB

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk semakan dan perakuan

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2

Mencetak waran penerbangan udara dan menyerahkan kepada agn penerbangan yang dilantik

Menyerahkan tiket kepada pegawai membuat tempahan

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

202

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN : MENGUNCI MASUK WARAN PERUNTUKAN

Menrima waran peruntukan daripada ibu pejabat

Mengunci masuk data ke dalam sistem eSPKB

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 1 untuk semakan dan perakuan

Menyerahkan borang pergerakan dokumen kepada peraku 2

Data akan dihantar secara online ke Jabatan Akauntan Neegara

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

203

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

204

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

205

MANUAL PROSEDUR KERJA

6.4.3

Unit Stor dan Rekod

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

206

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIRAN PENGURUSAN STOR

Mula

Membuat permohonan perolehan

Hantar borang permohonan perolehan kepada Penolong Pegawai Tadbir

Tidak Lulus

Majukan kepada Pengarah untuk kelulusan perolehan.

Lulus Pengeluaran Pesanan Tempatan.

Menyemak penerimaan barang

Merekod barang yang diterima

Permohonan pengeluaran barang

Pengeluaran barang-barang mengikut keperluan

Mengemaskini rekod-rekod pada kad KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

207

MANUAL PROSEDUR KERJA

7. UNIT KOMUNITI DAN KHIDMAT

SOKONGAN PEKERJAAN (CESS) ____________________________________

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

208

MANUAL PROSEDUR KERJA

7.

UNIT KOMUNITI DAN KHIDMAT SOKONGAN PEKERJAAN (CESS)

7.1 1.

OBJEKTIF Mencari peluang-peluang pekerjaan kepada pelajar dan memastikan mendapat pekerjaan selepas menamatkan latihan di ILJTM.

2.

Bertindak sebagai medium perhubungan dengan syarikat-syarikat di sekitar ILP Mersing dalam mempromosikan pelajar keluaran ILJTM.

3.

Menguruskan semua hal ehwal kerjasama antara industri dan institut serta meningkatkan penyertaan pihak industri dalam latihan yang dijalankan di ILJTM.

4.

Memberi keyakinan kepada industri bahawa pelajar keluaran ILJTM adalah berkualiti dan memastikan pelajar-pelajar ILJTM mendapat pekerjaan sebaik sahaja menamatkan latihan.

5.

Mencari peluang-peluang pekerjaan kepada pelajar dan memastikan mendapat pekerjaan selepas menamatkan latihan di ILJTM.

6.

Bekerjasama

dan

menjalinkan

hubungan

dengan

Industri-industri

setempat serta mempromosikan pelajar keluaran ILJTM yang berkualiti dan berdaya saing. 7. Menyokong dan memberikan perkhidmatan bimbingan kerjaya kepada pelajar-pelajar. 8. Menguruskan latihan Industri bagi pelajar-pelajar yang layak.

7.2 1. 2. 3. 4.

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA Kerjasama dengan industri/komuniti Kerjasama antara unit/ jabatan/bahagian peringkat Institut Pengurusan kerjaya pelajar Pengurusan Latihan Industri

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

209

MANUAL PROSEDUR KERJA

7.3.

PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVTI UTAMA

Aktiviti 1 : Kerjasama Dengan Industri dan Komuniti

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pegawai CESS

Terima maklumat kekosongan perjawatan daripada pihak Industri Sediakan data pelajar -pelajar tahun akhir dan bekas pelajar institut (graduan institut) Perkenalkan pihak industri dengan Penasihat Kerjaya Institut Maklumkan musim pencarian pekerjaan kepada pihak industri Terima maklumbalas dari pihak industri Buat lawatan ke Industri

2

Pegawai CESS

3

Pegawai CESS

4

Pegawai CESS

5 6

Pegawai CESS Pegawai CESS / PLV / PPLV Pegawai CESS / PLV / PPLV Pegawai CESS

7

Menyertai atau menganjurkan aktiviti sosial / amal bersama pihak industri Buat promosi dan perkenalkan Sistem CUDBUS kepada industri

8

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

210

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 2 : Kerjasama Antara Unit/Jabatan/Bahagian Peringkat Institut

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pegawai CESS

Koordinasi dengan Penasihat Kerjaya setiap unit/jabatan/bahagian Sediakan data kekosongan perjawatan dan maklumkan kepada unit/jabatan/bahagian Pantau kemajuan kerjaya pelajar Rekod data individu pelajar Buat lawatan ke sekolah menengah membincangkan peluang-peluang kerjaya semasa didalam bidang teknikal

2

Pegawai CESS

3 4 5

Pegawai CESS / KB Pegawai CESS / KB Pegawai CESS

Aktiviti 3 : Pengurusan Kerjaya Pelajar

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1

Pegawai CESS

Maklumkan kekosongan perjawatan kepada pelajar / bekas pelajar Beri maklumat lengkap syarikat kepada pelajar / bekas pelajar bagi tujuan permohonan pekerjaan Sediakan kaunseling kerjaya Selaraskan perjumpaan bersama pelajar / bekas pelajar (graduan) Bantu pelajar untuk pencarian pekerjaan (Job Hunting)

2

Pegawai CESS

3 4

Pegawai CESS Pegawai CESS

5

Pegawai CESS

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

211

MANUAL PROSEDUR KERJA

Aktiviti 4 : Pengurusan Latihan Industri

BIL

JAWATAN

PROSES KERJA

1 2 3

Pegawai CESS Pegawai CESS / KB Pegawai CESS

Mengadakan taklimat tatacara permohonan LI Menguruskan surat permohonan LI Menerima surat setuju terima dari syarikat (BKT11-02) Mengadakan taklimat dan tatacara LI Menerima borang penempatan LI (BK-T11-01) dari KB Penyerahan buku log bersama-sama dengan borang BK-T11-05,BK-T11-06, BK-T11-03 dan borang kehadiran kepada pelajar. Mengadakan Taklimat LI kepada semua PPLI mengenai susunan jadual lawatan LI (BK-T11-04) Membuat Lawatan Penyeliaan dan Penilaian Latihan Industri Menerima borang BK-T11-05, Bk-T11-06 dan BKT11-07 daripada PPLI selepas tamat LI Membuat Analisa Keberkesanan LI

4 5

Pegawai CESS Pegawai CESS

6

Pegawai CESS / KB

7

Pegawai CESS

8

PP(LI)

9

Pegawai CESS

10

Pegawai CESS

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

212

MANUAL PROSEDUR KERJA

7.4

CARTA ALIRAN KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

213

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

214

MANUAL PROSEDUR KERJA

CARTA ALIR PENGURUSAN KERJAYA PELAJAR

Mula

Maklumkan kekosongan perjawatan kepada pelajar / bekas pelajar

Beri maklumat lengkap syarikat kepada pelajar / bekas pelajar bagi tujuan permohonan pekerjaan

Tidak Pelajar mohon pekerjaan?

Ya

Sediakan kaunseling kerjaya

Ya

Pelajar perolehi pekerjaan?

Tidak

Selaraskan perjumpaan bersama pelajar / bekas pelajar (graduan)

Bantu pelajar untuk pencarian pekerjaan (Job Hunting)

Pelajar memperolehi pekerjaan

Tamat

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

215

MANUAL PROSEDUR KERJA

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

216

MANUAL PROSEDUR KERJA

A

SELEPAS LI

Lakukan Penilaian LI:(a) 25% Untuk Peringkat Sijil; i. Bidang Elektrik:- (10% lawatan pertama, 15% lawatan kedua) (b) 10% Untuk Peringkat Diploma/ Diploma Lanjutan; i. 5% lawatan pertama ii. 5% lawatan kedua PP LI

( 2 Minggu Lepas LI )

Hantar Laporan BK-T11-05 & BK-T11-06

PP LI

Lengkapkan Borang Permarkahan LI

KJ / KB

Lengkapkan Laporan Keputusan LI (a) 25% Untuk Peringkat Sijil (b) 10% Untuk Peringkat Diploma/ Diploma Lanjutan

KJ / KB

( Selewat-lewatnya Minggu Ke 4 Selepas LI )

Hantar SPC02 Ke UPP/BKKL

PP (PPL)

TAMAT

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

217

MANUAL PROSEDUR KERJA

8.

SENARAI BORANG-BORANG BERKAITAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Borang Penilaian Kursus, BK-S08-01 Borang Curriculum Vitae, BK-S08-03 Borang Soal Selidik Pensyarah, BK-S08-04 Pelan Pengajaran, BK-T04-01 Jadual Pengajaran, BK-T04-02 Borang Pendaftaran Subjek/Modul, BK-T07-01 Borang Permohonan Pensyarah Jemputan, BK-T04-03 Borang Soal Selidik Pensyarah Jemputan, BK-T04-04 Surat Aku Janji Integriti Peperiksaan Akhir JTM Borang Rekod Terima Kertas Soalan dan Skima Jawapan, BK-T13-02 Borang Senarai Kehadiran Calon Peperiksaan Akhir, BK-T13-03 Borang Rekod Kertas Jawapan Peperiksaan Akhir, BK-T13-05 Borang Senarai Pemeriksa Kertas, BK-T13-06 Laporan Keputusan Akhir, BK-T14-01 Borang Permohonan Pengeluaran Sijil/Diploma Borang Pengesahan Keputusan bagi MJKPP, BK-T14-05 Borang Maklumat Persijilan ILJTM, BT-T14-06 Perancangan Aktiviti Latihan Tahunan Senarai Kehadiran Pelajar ILP mersing Borang Cadangan Pengambilan Pelajar Borang Pendaftaran Pelajar, BK-T06-01 Borang Pendaftaran Asrama, BK-T06-02 Borang Aduan Disiplin Pelajar Borang Permohonan Pinjaman Kemahiran Borang Laporan Kerosakan,BK S10-02 Borang Penilaian Prestasi Pembekal BK-S04-02, BK-S04-03 Borang Permohonan Perolehan BK-S04-01 Borang Pendaftaran Kad Matrik Kad Daftar Harta Modal KEW-PA. 2

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

218

MANUAL PROSEDUR KERJA

30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.

Kad Daftar Inventori KEW-PA.3 Borang Perolehan BK-S04-01 Borang Pelupusan KEW-PA.15 Borang Pelupusan KEW-PA.16 Jadual Penyelenggaraan BK-S10-01 Buku Pergerakkan Aset KEW-PA Borang Sijil Akuan Penerimaan (SAP) Borang Pengesahan Lapor Diri LI, BK-T11-03 Borang Jadual Lawatan Penilaian LI, BK-T11-04 Borang Lawatan Penyeliaan LI, BK-T11-05 Borang Penilaian Majikan LI, BK-T11-06 Borang Pemarkahan Latihan Industri, BK-T11-07 Borang Aduan Pelanggan, BK-S05-01

DAN Senarai Borang-Borang Mengikut Pekeliling Semasa

Merujuk kepada: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Disediakan oleh : Jawatankuasa Pembangunan Manual Prosedur Kerja Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

Institut Latihan Perindustrian Mersing 2010

219

Information

Microsoft Word - MPK-2010-1.docx

220 pages

Find more like this

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

410215


You might also be interested in

BETA
KKR Book
Microsoft Word - MPK-2010-1.docx
untitled
SUKATAN PEPERIKSAAN TAHAP KECEKAPAN TK1
1