Read Microsoft Word - How to write a letter CG.LM.doc text version

Kako da napisete formalno pismo

KAKO DA NAPISETE FORMALNO PISMO

Formalna pisma su po svom obliku i sadrzini specificna u odnosu na druge vste pisama. Njima se moze prenositi poslovna poruka, informisati, predstavljati preduzee ili organizacija, stvarati i razvijati meusobni odnosi i odnosi s javnosu. S obzirom na to da formalna pisma odrazavaju kulturu i imidz institucije, organizacije ili preduzea, prilikom pisanja potrebno je postovati odreena pravila. U parlamentu se nesporno pravila formalnog pisanja pisama moraju postovati na najvisem moguem nivou, pa je stoga korisno imati na umu nekoliko savjeta koji mogu olaksati taj posao. U nastavku je tekst koji ima za cilj da vam pomogne da savladate vjestinu pisanja od toga kako se pise adresa, kako se naslovljava, do toga kako se zavrsava pismo i, sto je najvaznije, kako se pise razumljiv sadrzaj sa jasnom porukom koju zelite da prenesete pismom. Nudimo Vam i dodatne savjete za pravilno pisanje pisma na engleskom jeziku (u italicu) s obzirom na to da se vrlo vjerovatno mozete nai u prilici da formalno, putem pisma (koje se moze slati i elektronskom postom), komunicirate sa predstavnicima stranih parlamenata, organizacija, institucija i slicno.1 Stil Prije nego pocnete da pisete na bilo kom jeziku veoma je vazno da u kratkim crtama odredite svrhu pisma. Namjera koju imate mora jasno biti iskazana u pismu. Tek nakon sto ste ukratko naveli razloge zbog kojih ste pismo uputili upustite se u dalja objasnjenja. Ovaj stil pisanja, poznat pod nazivom ,,stil obrnute piramide", je klasicna meunarodna tehnika za brzo i efikasno sastavljanje pisama. Vi piramidu gradite odozgo navodei na samom pocetku najvazniju informaciju. Na taj nacin e onaj ko pismo cita, cak i ako sa citanjem ne nastavi nakon prvog paragrafa, dobro znati sta ste Vi to zapravo htjeli da kazete. Nakon toga pismo treba da ukljuci sva neophodna objasnjenja. Pismo zavrsite ocekivanjima za neku dalju akciju u vezi sa temom vaseg pisma. a) Naglasite svrhu pisma b) Pruzite dodatna objasnjenja c) U poslednjem pasusu se obicno iznose ocekivanja za neku dalju akciju u vezi sa temom vaseg pisma Formalna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete paznju i na podatke kojih ima mnogo, ukratko ih spomenite u pismu, a detaljnije ih predstavite u prilogu koji ete dostaviti. Formalna komunikacija treba da bude kratka i jasna, koliko god je to mogue, i da ve u pocetku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. Ukoliko vase pismo ipak ima vise strana, a saljete ga postom, postarajte se da stranice budu zaheftane. Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo saljete elektronskom postom. Ako posaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogunost da primalac nee moi da ga procita posto nema taj font. Arial i Times New Roman su mozda najprimjereniji za ovakva pisma, a maksimalna velicina fonta je 12. Prilikom pisanja poslovnih pisama, obratite paznju i na to da misli izrazavate logicnim redom, sazeto, da koristite rijeci koje najbolje izrazavaju misao i da provjerite njihovo znacenje da bi izbjegli dvosmislenost, da pisete u uctivom i ozbiljnom tonu, pregledno i citljivo, da koristite

1

Navedena pravila se ne odnose na diplomatsku komunikaciju koja se po formi i sadrzini razlikuje od uobicajene formalne komunikacije i zahtijeva poznavanje posebnog seta pravila i diplomatske terminilogije.

Prirucnik za sluzbenike Skupstine Crne Gore NDI/Crna Gora, septembar 2008.

1

Kako da napisete formalno pismo

kratke, gramaticki ispravne recenice bez praznoslovljenja, pri cemu uvijek imajte na umu cilj koji zelite da ostvarite pismom tako da onaj ko ga procita pozeli da odmah i odgovori. Forma Postoje cetiri osnovna oblika poslovnog pisma: Blok ili pravougana forma ­ Pisanje u blok formi podrazumijeva da pasusi pocinju u istoj ravni i da se izmeu pasusa pravi red razmaka. Podaci primaoca i ostali djelovi pisma takoe su poravnati sa osnovnim sadrzajem pisma. Ova forma naziva se jos i americka. Zupcasta ili stepenasta forma ­ U zupcastoj formi pasusi se nastavljaju odmah jedan ispod drugog, razlikuju se po tome sto se pocetak svakog od njih malo uvlaci. Podaci primaoca se mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Vas potpis, odnosno potpis posiljaoca se stavlja u desni ugao strane. Ova forma naziva se jos evropska ili francuska. Kombinovana forma ­ predstavlja kombinaciju evropskih i americkih oblika i sve vise su u upotrebi. Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim sto se podaci primaoca, kao i potpis posiljaoca stavljaju u desni dio strane. Njihova glavna odlika je preglednost nastala kombinacijom oblika. Slobodna forma ­ Nije neophodno da se u potpunosti pridrzavate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata mozete i da mijenjate, sve dok ne narusavate jasnost odvajanja pasusa, sadrzajnost, preglednost i urednost pisma, odnosno dok god je na prvi pogled uocljivo ko pise kome, koja je osnovna svrha pisma, kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. Pisma na engleskom jeziku se pisu u blok formi, sto znaci da su svi djelovi teksta (osim eventualno naziv mjesta i datuma pisanja) meusobno poravnati u odnosu na lijevu marginu i da se pasusi odvajaju jednim praznim redom. Poceci pasusa se ne uvlace. Posiljalac Podaci posiljaoca se uvijek prvi naznacavaju u pismu. Oni mogu biti ve unijeti u zaglavlju, odnosno memorandumu, ili se mogu otkucati (naziv ili ime posiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, email, veb adresa ili drugi bitni podaci). Kada pisete pismo na engleskom, nemojte ovdje stavljati vase licno ime. Primalac (osoba, organizacija, kompanija ili sl.): Ispod podataka o posiljaocu se uvijek naznacuju podaci adresata ­ naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upueno, adresa i mjesto. Na engleskom, podaci adresata ­ ime konkretne osobe kojoj je pismo upueno (ako ga znate) ili samo funkcija, naziv organizacije, adresa i mjesto, pisu se u lijevom dijelu strane. Mjesto i datum pisanja Pravilo gdje staviti datum nije striktno, ali je izricito da se naznaci u pismu. U principu se pise u gornjem desnom uglu strane, meutim, ako imate prostora u donjem lijevom uglu strane, mozete i tamo naznaciti mjesto i datum. Kada pisete na engleskom, datum mozete staviti u desni ili lijevi ugao prije adrese primaoca. Pozeljno je mjesec napisati slovima.

Prirucnik za sluzbenike Skupstine Crne Gore NDI/Crna Gora, septembar 2008.

2

Kako da napisete formalno pismo

Oslovljavanje primaoca Ako pisete konkretnoj osobi, pismo zapocnite sa ,,Postovani gospodine XY," ili ,,Postovana gospoo/ice XY,". Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pisete, stavite samo ,,Postovani". Ukoliko ve poznajete osobu kojoj se obraate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje moze biti neformalnije, tipa ,,Dragi gospodine XY" ili ,,Draga Ana" i sl. Na engleskom se primalac oslovljava sa Dear Sir or Madam, ukoliko ne znate ime osobe kojoj pisete. Uvijek je bolje osobu osloviti imenom, tako da se preporucuje da ga saznate. Predmet Pismo ne mora da zapocinje oslovljavanjem primaoca, nego da sadrzi samo naznaku predmeta pisma, u kratkom i jasnom opisu. Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i pocinje prvi pasus pisma. Na primjer: ,,Predmet: Izvjestaj". Zavrsetak pisma Pismo se moze zavrsiti rijecima ,,S postovanjem", ,,Ocekujui Vas odgovor, srdacno Vas pozdravljamo", ,,Pozdravljam Vas u nadi da emo saraivati na obostrano zadovoljstvo" i sl. Pismo na engleskom najbolje je zavrsiti rijecima ,,Sincerely Yours". Potpis posiljaoca Na kraju pisma se obavezno potpisite, a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime i funkciju ili zvanje. Prilozi Ako uz pismo saljete i dodatne dokumente, obavezno to naznacite tako sto ete u donjem lijevom uglu strane napisati ,,Prilozi:" i ispod toga ih nabrojati pod crticama. Skraenice N/R = na ruke, oznacava da je pismo upueno direktno osobi na koju je naslovljeno s.r. (iza otkucanog imena i prezimena posiljaoca u potpisu) = oznacava da potpisujete pismo umjesto nekog ko nije trenutno tu da ga sam potpise cc = carbon copy (kada posaljete primjerak pisma na vise od jedne adrese, koristite ovu skraenicu da obavijestite recipijente o tome) enc. = enclosure (kada prilazete i druge papire uz pismo) pp = per procurationem (latinska fraza koja oznacava da potpisujete pismo umjesto nekog ko nije trenutno tu da ga sam potpise) RSVP = please reply (molim vas odgovorite) Izvori: Prirucnik za rad u izbornoj jedinici, NDI/BIH, 2003. http://znanje.infostud.com/saveti/#21, pristupljeno: avgust 2008. http://www.usingenglish.com/resources/letter-writing.html, pristupljeno: avgust 2008.

Prirucnik za sluzbenike Skupstine Crne Gore NDI/Crna Gora, septembar 2008.

3

Information

Microsoft Word - How to write a letter CG.LM.doc

3 pages

Find more like this

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

487632


You might also be interested in

BETA
Microsoft Word - How to write a letter CG.LM.doc