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Informe de Auditoría DA-00-14 18 de enero de 2000 DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS (Unidad 1035)

Período auditado: 1 de marzo de 1985 al 31 de diciembre de 1998

CONTENIDO Página Información sobre la unidad auditada.... .. ..... ..... .. ..... ..... ..... .. ..... ....... ............................... ....... ..... ..... ..... .. ..... Período cubierto y normas aplicables .... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ............................... ....... ..... ..... .. ..... ....... ..... .. ..... Opinión ........................................................................................................................................................... 3 Clasificación y contenido de los hallazgos . ..... .. ..... ..... .. ..... ...................................... ....... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... Informe de auditoría anterior.... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ....... ...................................... ....... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... Otro anejo ............... ....... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ....... ............................... ....... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... Recomendaciones ................ ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ...................................... ....... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... Cartas a la gerencia ....... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... ....... ...................................... ..... .. ..... ....... ..... .. ..... ..... .. ..... Comentarios de la gerencia.. ..... .. ..... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ....... ............................... ....... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... Reconocimiento ............ ....... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ...................................... ....... ..... ....... ..... .. ..... ..... .. ..... Anejo 1 - Hallazgos: 1 - Fiscalización inadecuada de los formularios relacionados con la contribución deducida, retenida y depositada por los patronos de los salarios de los empleados y otras deficiencias .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ...................................... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... 2 - Atrasos en la imposición de recibos al cobro por deficiencias determinadas en las contribuciones retenidas y no depositadas por los patronos ....... ..... .. ..... ..... .. ..... ..... 3 - Deficiencias en el control y la distribución de los comprobantes de retención del año 1997 ..... .. ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ...................................... ....... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... ....... 4 - Falta de verificaciones para determinar si los contribuyentes que solicitaron prórrogas rindieron las planillas de contribución sobre ingresos ..... ..... .. ..... ..... ..... .. ... .. 5 - Controles inadecuados en el sistema computadorizado para evitar la emisión de cheques de reintegro duplicados . ..... ...................................... ....... ..... ..... .. ..... ..... .. ..... Anejo 2 - Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado ........ ....... ..... ..... .. ... .. ..... 5 6 7 7 8 9 9 2 3

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

18 de enero de 2000

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes: Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Negociado de Contribución sobre Ingresos del Departamento de Hacienda (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes . La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este es el segundo y último informe y cubre las operaciones relacionadas con la retención y el pago de las contribuciones deducidas por los patronos de los salarios de los empleados, la imposición de recibos al cobro, el control y distribución de los comprobantes de retención, las prórrogas para rendir las planillas de contribución sobre ingresos y los cheques de reintegros a los contribuyentes . En el primer informe, DA-00-5 del 5 de noviembre de 1999, presentamos el resultado del examen de las operaciones relacionadas con las apelaciones administrativas y la revisión de casos investigados, planillas de pensiones y fideicomisos de empleados, declaraciones informativas, sociedades especiales, cancelaciones de recibos de contribución sobre ingresos puestos al cobro y conversiones involuntarias.

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Negociado de Contribución sobre Ingresos estaba adscrito al Area de Rentas Internas y Recaudaciones del Departamento y lo dirigía un Director nombrado por el Secretario de Hacienda (Secretario) . La responsabilidad principal del Negociado era administrar y aplicar las disposiciones de la Ley Núm. 91 del 29 de junio de 1954, conocida como "Ley de Contribuciones sobre Ingresos de 1954" (Ley Núm. 91). Dicha ley fue derogada por la Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, conocida como "Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994" (Código de Rentas Internas). A partir del 1 dejulio de 1996 se cambió la organización estructural del Area de Rentas Internas del Departamento . En la Orden Administrativa Núm. 96-07, aprobada por el Secretario el 19 de julio de 1996, se establece oficialmente la referida organización mediante la cual se elimina el Negociado y se crean los negociados de Auditoría Fiscal, de Procesamiento de Planillas, y de Asistencia Contributiva y Legislación. Además, en la referida Orden se establecen las funciones y responsabilidades de cada uno de éstos y de los otros negociados del Area de Rentas Internas. El Negociado de Auditoría Fiscal es responsable de preparar y evaluar el Programa de Auditoría Fiscal, el cual debe incluir las auditorías que se requieran bajo las diferentes leyes de incentivos contributivos aprobadas y que su fiscalización corresponda al Secretario. Por su parte, el Negociado de Procesamiento de Planillas tiene la responsabilidad de dirigir el proceso de las planillas o documentos radicados; tramitar las solicitudes de información, de copias de documentos y de planillas; e informar al Negociado de Recaudaciones sobre las deudas contributivas. Las funciones del Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación son: someter recomendaciones sobre consultas formuladas por los contribuyentes, agencias del Gobierno y otras entidades o personas en relación con la interpretación del Código de Rentas Internas ; preparar, administrar y evaluar un Programa de Asistencia Contributiva que facilite la atención inmediata al contribuyente y resuelva sus asuntos contributivos ; evaluar y someter recomendaciones sobre las peticiones de exención contributiva que se radican; y desarrollar un programa 2

encaminado a orientar, regular y adiestrar a las personas que se dedican a llenar planillas de contribuciones y a orientar a la comunidad. En los años fiscales 1993-94 al 1997-98 se recaudaron en el Departamento $17,028,262,000 por contribución sobre ingresos, según se indica : Año fiscal 1993-94 1994-95 1995-96 1996-97 1997-98 Total Importe $ 2,856,134,000 3,220,937,000 3,368,175,000 3,610,016,000 3,973,000,000 $17.028 .262.000

PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de marzo de 1985 al 31 de diciembre de 1998 . En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. OPINION Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los hallazgos que se resumen a continuación clasificados como principales : Efectuamos las pruebas que

1 . El examen de 15 patronos obligados a retener y depositar $12,791,068 por contribución sobre ingresos correspondiente a los salarios pagados a sus empleados en los años 1995 al 1997 reveló lo siguiente : a. La Sección de Investigaciones los formularios "Planilla Trimestral de Patrono de Patronales no realizaba una revisión de Contribución sobre Ingresos Retenida"

(Formulario 499 R-1B), "Depósito Mensual de Contribución Retenida" (Formulario 499 R-1A), "Comprobante de Retención" (Formulario 499 R-2/W-2PR) y el "Estado de Reconciliación"

(Formulario 499 R-3) para determinar si los patronos los rendían dentro del término establecido y depositaban íntegramente y dentro del término requerido por la ley las contribuciones retenidas . b. La Sección de Investigaciones Patronales no solicitaba al Area de los Sistemas de Información que realizara pareos computadorizados de los referidos formularios con la lista de patronos registrados para identificar aquéllos que no cumplían con su obligación de rendir sus planillas y depositar íntegramente las contribuciones retenidas. Las situaciones comentadas en los apartados "a" y "b" impiden al Negociado identificar con prontitud aquellos patronos que no rindieron los referidos formularios, los que no depositaron las contribuciones retenidas y los que radican y depositan tardíamente las retenciones de contribución sobre salarios para imponerles las penalidades correspondientes. Ello priva al Fondo General de recursos

necesarios para los gastos de funcionamiento del Gobierno. El referido Fondo se afecta aún mas cuando los empleados de los patronos que no cumplen con el depósito de las contribuciones retenidas reclaman reintegros mediante sus planillas de contribución sobre ingresos y éstos son pagados por el Departamento . Ejemplos demostrativos de la fiscalización deficiente determinada son los siguientes : - Por solicitud de nuestros auditores, el 5 de octubre de 1998 personal relacionado con el Sistema PRITAS realizó un pareo de las cintas computadorizadas de comprobantes de retención recibidos en el año 1995 en la Administración del Seguro Social Federal con los récords de patronos del Departamento. Como resultado de dicho pareo se determinó que existían 1,159 patronos que retuvieron 4

contribuciones sobre ingresos de los salarios a sus empleados por $15,261,165, las cuales se informaron a la referida Administración, pero no se depositaron en la cuenta del Secretario . - Al 21 de octubre de 1998 los récords del Sistema PRITAS reflejaban que 9,949 patronos que retuvieron contribuciones sobre ingresos por $34,172,223 de los salarios de sus empleados en los años 1995 y 1996 no las depositaron en la cuenta del Secretario . A la fecha de nuestra auditoría, a dichos patronos no se les había hecho requerimientos para que efectuaran el depósito de las referidas retenciones. 2. Al 30 de septiembre de 1998 no se había registrado en el Sistema Electrónico las deudas ni se habían impuesto recibos al cobro por $3,446,602 correspondientes a 41 patronos investigados por deficiencias determinadas en las contribuciones retenidas en los años del 1985 al 1997 . Las referidas

deficiencias fueron convenidas con los patronos entre junio de 1990 y julio de 1998, por lo que había transcurrido entre 79 días y 8 años sin que se impusieran los recibos al cobro. De éstas, 17 por $536,544 se encontraban en la Sección de Administración de Ajustes y las otras 24 por $2,910,058 estaban pendientes de revisión en la División de Revisión. La situación comentada impide que el Negociado de Recaudaciones pueda efectuar las gestiones de cobro correspondientes para allegar fondos adicionales al erario . Además, trae como

consecuencia que se acumulen deudas contributivas que finalmente resulten con poca o ninguna probabilidad de cobro . En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos resumidos y los hallazgos 3 al 5 clasificados como secundarios . CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios . Los principales incluyen

desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, 5

sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: 1 . Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación . Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor . 3 . Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación . Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. En la Sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados . Referente a las situaciones que la gerencia ofreció

información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente . INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en el Hallazgo 1 fueron objeto de recomendaciones en el Informe de Auditoría DA-92-6 del 25 de noviembre de 1991 (informe de auditoría anterior).

OTRO ANEJO El Anejo 2 contiene una relación de los funcionarios y empleados principales del Negociado que actuaron durante el período auditado . RECOMENDACIONES

A la Secretaria del Departamento de Hacienda 1 . Ver que el Director del Negociado de Auditoría Fiscal: a. Se asegure de que el Jefe de la División de Investigaciones : (1) Requiera revise los formularios "Planilla al personal de la Sección de Investigaciones Patronales que Contribución sobre Ingresos Retenida"

Trimestral de Patrono de

(Formulario 499 R-1B), "Depósito Mensual de Contribución Retenida" (Formulario 499 R-1A), "Comprobante de Retención" (Formulario 499 R-2/W-2PR) y el "Estado de Reconciliación"

(Formulario 499 R-3) que someten los patronos para que determinen si los rinden dentro del término establecido y si depositan íntegramente y en el término requerido por ley las contribuciones que retienen a sus empleados [Hallazgo 1-a(1) al (4)]. (2) Imponga las penalidades correspondientes cuando los patronos no rinden los referidos formularios o los rinden tardíamente [Hallazgo 1-a(2) y (3)]. (3) Solicite al Director del Area de los Sistemas de Información que realice pareos computadorizados de los formularios que rinden los patronos con la lista de patronos registrados para que identifiquen aquéllos que no cumplen con su obligación de rendir sus planillas ni depositan íntegramente las contribuciones retenidas a sus empleados (Hallazgo 1-b).

b. Se asegure que el Jefe de la División de Revisión de Casos Investigados revise la corrección de las deficiencias determinadas en los casos de patronos investigados para que envíe los mismos a la Sección de Administración de Ajustes del Negociado de Procesamiento de Planillas. Esto con el propósito de que se registren en el Sistema Electrónico las deudas y se impongan los recibos al cobro (Hallazgo 2). 2. Ver que el Director del Negociado de Procesamiento de Planillas: a. Requiera al Jefe de la Sección de Administración de Ajustes que registre en el Sistema Electrónico las deudas e imponga los recibos al cobro por las deficiencias determinadas a los patronos investigados relacionadas con las contribuciones retenidas a los empleados (Hallazgo 2). b. Requiera al Jefe de la Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada que tome las medidas necesarias para que se controle la distribución de los comprobantes de retención y vea que no se repitan situaciones como las comentadas en el Hallazgo 3. c. Solicite al Director del Area de los Sistemas de Información que realice pareos

computadorizados entre las solicitudes de prórrogas procesadas y las planillas de contribución sobre ingresos radicadas para que determinen los casos que no rinden planillas (Hallazgo 4). 3 . Requerir al Secretario Auxiliar del Area de Sistemas de Información que establezca las medidas de control necesarias en el sistema computadorizado que impidan la emisión de cheques duplicados de reintegro (Hallazgo 5). CARTAS A LA GERENCIA El borrador de este informe se sometió a la Hon. Xenia Vélez Silva, Secretaria de Hacienda (Secretaria) y al Lcdo. Juan A. Alvarado Zayas, ex Secretario de Hacienda Interino, para comentarios, mediante cartas del 13 de diciembre de 1999 .

COMENTARIOS DE LA GERENCIA 1. El 30 de diciembre de 1999 la Secretaria contest6 el borrador del informe que le h e sometido (carta de la Secretaria). - Sus observaciones heron consideradas en la redacci6n final del informe. En 10s hallazgos incluimos parte de sus comentarios.

2. El licenciado Alvarado Zayas no contest6 el borrador del informe que le fbe sometido.

RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a 10s funcionarios y empleados del Negociado por la cooperaci6n que nos prestaron durante nuestra auditoria.

Por:

DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS

Anejo 1

Hallazgos

Hallazgo 1 - Fiscalización inadecuada de los formularios relacionados con la contribución deducida, retenida y depositada por los patronos de los salarios de los empleados y otras deficiencias La Sección de Investigaciones Patronales de la División de Investigaciones' del Negociado de Auditoría Fiscal tenía la responsabilidad de revisar la información incluida en los formularios "Planilla Trimestral de Patrono de Contribución sobre Ingresos Retenida" (Formulario 499 R-1B), "Depósito Mensual de Contribución Retenida" (Formulario 499 R-1A), "Comprobante de Retención" (Formulario 499 R-2/W-2PR) y el "Estado de Reconciliación" (Formulario 499 R-3) que rendían los patronos por la contribución sobre ingresos que debían deducir, retener y depositar de los salarios de sus empleados. El examen de 15 patronos2 obligados a retener y depositar $12,791,068 por contribución sobre ingresos correspondiente a los salarios pagados a sus empleados en los años del 1995 al 1997 reveló lo siguiente : a. La Sección de Investigaciones Patronales no realizaba una revisión de los formularios mencionados para determinar si los patronos los rendían dentro del término establecido y depositaban íntegramente y dentro del término requerido por la ley las contribuciones retenidas, según se indica a continuación: (1) Al 26 de agosto de 1998, ocho de los 15 patronos (53 por ciento) no habían depositado en la cuenta del Secretario de Hacienda retenciones por $66,516. Según la información registrada ' Antes de la Reforma Administrativa del Departamento de julio de 1996 se conocía como Oficina de Investigaciones del Negociado de Contribución sobre Ingresos. 2 El Area de Sistemas de Información del Negociado no nos pudo suministrar el universo de patronos obligados a retener y depositar las contribuciones deducidas de los salarios de los empleados en los años del 1995 al 1997 y el importe de las mismas debido a la conversión que se estaba realizando del Sistema de Reforma Contributiva de 1987 (BEFO) al Sistema Integrado de Administración de Impuestos de Puerto Rico (PRITAS, por sus siglas en inglés). 10

(Cont. Anejo 1) en el Sistema Electrónico sobre los pagos efectuados por los patronos y los comprobantes de retención, éstos retuvieron de los salarios de sus empleados $1,157,238 y depositaron $1,090,722 . (2) Los referidos 15 patronos no rindieron la "Planilla Trimestral de Patrono de Contribución sobre Ingresos Retenida" (Formulario 499 R-1B) en los años del 1995 al 1997 de retenciones efectuadas entre 1 y 10 trimestres por $935,247 . A dichos patronos no les impusieron las penalidades

correspondientes por $36,500 por lo que el Departamento no recibió dichos ingresos. (3) Nueve de los 15 patronos (60 por ciento) que retuvieron contribuciones por $335,033 durante los años 1995 al 1997 no rindieron el Formulario 499 R-1B dentro del término establecido en el Código de Rentas Internas de retenciones efectuadas entre uno y siete trimestres. A dichos patronos tampoco se les impusieron las penalidades correspondientes por $90,023 por lo que el Departamento tampoco recibió dichos ingresos . (4) Catorce de los 15 patronos depositaron con atrasos de 1 hasta 133 días la Dicha contribución correspondía a retenciones

contribución sobre ingresos retenida por $1,394,566.

efectuadas entre 2 y 12 trimestres de los años del 1995 al 1997. b. La Sección de Investigaciones Patronales no solicitaba al Area de los Sistemas de

Información que realizara pareos computadorizados de los formularios mencionados con la lista de patronos registrados para identificar aquéllos que no cumplían con su obligación de rendir sus planillas y depositar íntegramente las contribuciones retenidas. Situaciones similares a las señaladas en los apartados "a" y "b" se comentaron en el informe de auditoría anterior. En la Sección 1141 de la Ley Núm . 91 se establecen disposiciones sobre la obligación de todo patrono a deducir, retener, rendir su planilla y depositar las contribuciones de los salarios de los empleados. Se dispone, además, sobre las penalidades aplicables a los patronos que no cumplan con las mismas. En la Sección 1141 del Código de Rentas Internas se establecen disposiciones similares . 11

(Cont. Anejo 1) En el "Manual de Procedimientos del Negociado de Contribución sobre Ingresos" (Manual de Procedimientos), aprobado por el Director de dicho Negociado el 1 de julio de 1972, se establece la función de gestionar que se cumplan las disposiciones de las referidas leyes y los procedimientos relativos al recibo, control y revisión de los formularios relacionados con la retención y depósito de las contribuciones deducidas y retenidas de los salarios de los empleados. En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico" (Ley Núm . 230), se establece que los jefes de dependencias serán responsables de la legalidad, corrección, exactitud, necesidad y propiedad de las operaciones fiscales que sean necesarias para llevar a cabo sus respectivos programas. Como parte de esto, y como norma de sana administración, la gerencia debe desarrollar políticas y procedimientos que promuevan la eficiencia en todas las actividades de la empresa con el propósito de lograr sus objetivos . En este caso realizar pareos entre los diferentes formularios rendidos por los patronos con la lista de patronos que permita la administración y aplicación efectiva del Código de Rentas Internas. Las situaciones comentadas en los apartados "a" y "b" impiden al Negociado identificar con prontitud aquellos patronos que no rindieron los referidos formularios, los que no depositaron las contribuciones retenidas y los que radican y depositan tardíamente las retenciones de contribución sobre salarios para imponerles las penalidades correspondientes. Ello priva al Fondo General de recursos

necesarios para los gastos de funcionamiento del Gobierno. El referido Fondo se afecta aún más cuando los empleados de los patronos que no cumplen con el depósito de las contribuciones retenidas reclaman reintegros mediante sus planillas de contribución sobre ingresos y éstos son pagados por el Departamento . Esto tiene consecuencias económicas adversas para el Departamento y para el Presupuesto General de Gastos del Gobierno.

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(Cont. Anejo 1) Ejemplos demostrativos de la fiscalización deficiente determinada son los siguientes : - Por solicitud de nuestros auditores, el 5 de octubre de 1998 personal relacionado con el Sistema PRITAS realizó un pareo de las cintas computadorizadas de comprobantes de retención recibidos en el año 1995 en la Administración del Seguro Social Federal con los récords de patronos del Departamento . Como resultado de dicho pareo se determinó que existían 1,159 patronos que retuvieron contribuciones sobre ingresos de los salarios a sus empleados por $15,261,165, las cuales se informaron a la referida Administración, pero no se depositaron en la cuenta del Secretario. - Al 21 de octubre de 1998 los récords del Sistema PRITAS reflejaban que 9,949 patronos que retuvieron contribuciones sobre ingresos por $34,172,223 de los salarios de sus empleados en los años 1995 y 1996 no las depositaron en la cuenta del Secretario . A la fecha de nuestra auditoría, a dichos patronos no se les había hecho requerimientos para que efectuaran el depósito de las referidas retenciones . El Director del Negociado de Auditoría Fiscal en funciones no había establecido las medidas necesarias para ejercer una fiscalización adecuada de las operaciones relacionadas con los patronos. En la carta de la Secretaria ésta informó, entre otras cosas, lo siguiente : Para corregir esta deficiencia solicitamos al equipo de trabajo del sistema PRITAS que programe el mismo para que dicho sistema reconozca automáticamente la fecha de radicación de la planilla y calcule intereses, recargos y penalidad por rendir tarde . Además, el sistema impone automáticamente una tasación cuando el patrono informa una contribución retenida y depositada mayor a los pagos registrados en el sistema PRITAS y acreditados en la cuenta de éste [apartado a(1) y (3)] . El Negociado de Procesamiento de Planillas comenzó un proyecto piloto para requerir planillas trimestrales Al ser un proyecto piloto se establecieron parámetros de número de comprobantes solicitados . Se estableció un procedimiento para los Técnicos que trabajarán los casos. Además, como medida correctiva se impartieron instrucciones al Negociado de Procesamiento de Planillas y al equipo de trabajo del proyecto PRITAS para que realicen pareos con la cinta que envía la Administración del Seguro Social con la información que se entra de los comprobantes de retención que someten los contribuyentes en sus respectivas planillas [apartado a(2)].

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(Cont. Anejo 1) Actualmente el sistema PRITAS captura la fecha en que el banco o la colecturía procesa el pago y calcula intereses y recargos si dicho pago se efectuó en una fecha posterior a la de vencimiento [apartado a(4)]. Véase la recomendación 1-a. Hallazgo 2 - Atrasos en la imposición de recibos al cobro por deficiencias determinadas en las contribuciones retenidas y no depositadas por los patronos Los expedientes de los casos de patronos investigados por la Sección de Investigaciones Patronales de la División de Investigaciones por el incumplimiento con las disposiciones del Código de Rentas Internas se sometían a la División de Revisión de Casos Investigados 3 (División de Revisión) del Negociado de Auditoría Fiscal . Esto, para ser revisados y verificar la corrección de la deficiencia determinada por la referida Sección. Luego dichos expedientes se enviaban a la Sección de Administración de Ajustes del Negociado de Procesamiento de Planillas para que registraran en el Sistema Electrónico el importe de la deficiencia y se impusiera el recibo al cobroá El examen efectuado sobre las operaciones relacionadas con la tasación de las deudas de patronos investigados reveló que al 30 de septiembre de 1998 no se habían registrado en el Sistema Electrónico las deudas ni se habían impuesto recibos al cobro por $3,446,602 correspondientes a 41 patronos investigados por deficiencias' determinadas en las contribuciones retenidas en los años del 1985 al 1997 . Las referidas deficiencias fueron convenidas6 con los patronos entre junio de 1990 y julio de 1998, por lo que había transcurrido entre 79 días y 8 años sin que se impusieran los recibos al cobro. De éstas, 17 por $536,544 se

3 Antes de la Reforma Administrativa del Departamento de julio de 1996 se conocía como Oficina de Revisión de Casos Investigados del Negociado de Contribución sobre Ingresos . 4 Registrar la deficiencia e imponer el recibo al cobro se conoce en el Negociado como tasar la deuda. ' Las deficiencias incluían contribuciones retenidas y no depositadas, intereses, recargos y/o penalidades. 6 La Sección de Investigaciones Patronales había discutido y acordado el importe de la deficiencia con el patrono.

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(Cont. Anejo 1) encontraban en la Sección de Administración de Ajustes y las otras 24 por $2,910,058 estaban pendientes de revisión en la División de Revisión. En el Manual de Procedimientos se establece un término de 30 días a la División de Revisión para tasar los casos con deficiencias convenidas . De existir alguna dificultad que impida cumplir con dicho requisito, el Jefe de la División de Revisión podrá adoptar aquellas normas que juzgue convenientes para lograr cumplir con el mismo. La situación comentada impide que el Negociado de Recaudaciones pueda efectuar las gestiones de cobro correspondientes para allegar fondos adicionales al erario. Además, trae como consecuencia que se acumulen deudas contributivas que finalmente resulten con poca o ninguna probabilidad de cobro. El personal de la Sección de Administración de Ajustes y de la División de Revisión no cumplieron con sus responsabilidades en cuanto a la situación comentada. Por su parte, los funcionarios que actuaron como directores del Negociado y del Negociado de Procesamiento de Planillas no ejercieron una supervisión adecuada de las operaciones mencionadas . En la carta de la Secretaria ésta informó, entre otras cosas, lo siguiente : El Negociado de Procesamiento de Planillas terminó la imposición de las deficiencias que estaban pendiente en su inventario. La dilatación en la imposición de las deudas se debió a los problemas que confrontaron con el nivel de seguridad en el sistema PRITAS, ya que el mismo no le permite al usuario de dicho Negociado realizar esa función . La dilatación no fue por negligencia intencional . Una vez finalizados estos casos le corresponde al Negociado de Auditoría Fiscal la imposición de las deficiencias de los casos investigados. Véanselas recomendaciones 1-b y 2-a . Hallazgo 3 - Deficiencias en el control y la distribución de los comprobantes de retención del año 1997 La Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada del Negociado de Procesamiento de Planillas tenía la responsabilidad de requisar al almacén del Departamento, y controlar y distribuir a los patronos los comprobantes de retención prenumerados del año 1997 . 15 Esta responsabilidad le fue

(Cont. Anejo 1) designada por el entonces Secretario mediante carta del 20 de junio de 1997, a la Directora del Negociado de Procesamiento de Planillas . La distribución de los referidos comprobantes también estaba a cargo de una compañía privada contratada para esos propósitos. Todo comprobante de retención a distribuirse tenía que controlarse por medio del Sistema Integrado de Administración de Impuestos de Puerto Rico (FRITAS, por sus siglas en inglés) . En dicho Sistema se incluía el nombre del patrono, el número de la cuenta y los números de serie de los comprobantes asignados, entre otros . En el 1997 se adquirieron 3,550,000 comprobantes de retención por $116,440. El examen efectuado sobre el control y distribución de los referidos comprobantes reveló lo siguiente : a. El Supervisor de la Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada no realizó un inventario físico de los comprobantes de retención recibidos entre el 15 de septiembre y el 13 de noviembre de 1997 en el Almacén del Departamento (Almacén), ni de los existentes en dicha Sección a las referidas fechas . Esto con el propósito de comparar dichos totales con los balances reflejados en los récords del Almacén, en los registros de los comprobantes distribuidos en FRITAS y en la propia Sección . b. No se actualizaba la información en FRITAS cuando los comprobantes de retención se asignaban a otro patrono distinto al originalmente asignado. La Directora de Análisis y Programación de FRITAS nos suministró una relación de patronos a quienes se les habían asignado los

comprobantes de retención del 1997 con números de serie 71898901 al 72391700 . Dicha relación incluía 785 comprobantes de retención con el mismo número de serie asignado a 25 patronos distintos . c. El examen de cuatro requisiciones de comprobantes de retención, emitidas entre el 14 de octubre y el 17 de diciembre de 1997, reveló que dos de dichas requisiciones de

2,391,700 comprobantes no tenían las firmas de las personas que recibieron los referidos comprobantes.

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(Cont. Anejo 1) La requisición del 17 de diciembre de 1997 por 1,202,600 comprobantes tampoco tenía la firma de la persona que despachó los comprobantes . En la Ley Núm . 230 se establece como política pública que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia o entidad corporativa . Como parte de esto, y como norma sana de administración, las agencias deben establecer los controles internos necesarios para proteger sus activos y documentos. Entre ellos, la toma de inventarios físicos y la comparación del resultado de los mismos con los balances, según los registros internos correspondientes, que se actualice la información en los sistemas computadorizados relacionada con la distribución de los referidos comprobantes y que se llenen en todas sus partes los formularios relacionados con el recibo y despacho de los comprobantes de retención . d. Al 29 de enero de 1999 la Sección mencionada no había registrado en PRITAS los números de serie de los 696,300 comprobantes de retención que fueron distribuidos por la compañía privada. En el "Procedimiento para el Envío de Comprobantes de Retención" del 25 de febrero de 1998, preparado por el Jefe de la Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada, se establece que se registrará en PRITAS el número de serie de los comprobantes de retención enviados . Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "d" impiden a la Sección mantener un control adecuado del recibo y distribución de los comprobantes de retención . Además, propician el ambiente para la comisión de irregularidades en dichas operaciones y que las mismas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades . Ejemplo de ello es que en un análisis efectuado por nuestros auditores sobre los comprobantes recibidos, distribuidos y el balance existente en el Almacén al 29 de enero de 1999 se determinó que 231,021 no estaban registrados en PRITAS ni en los récords de la Sección . De éstos,

115,212 (50 por ciento) se rindieron con las planillas de los contribuyentes cuyo número de cuenta

17

(Cont. Anejo 1)

patronal era el 660-433481 (111,122) y con los de otras cuentas patronales distintas (4,090). De los restantes 115,809 (50 por ciento) se desconoce que ocurrió con los mismos . Estas situaciones denotan que el Supervisor de la Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada no cumplió adecuadamente con su responsabilidad al respecto . Por su parte, la Directora del Negociado de Procesamientos de Planillas no ejerció una supervisión adecuada sobre dichas operaciones. En la carta de la Secretaria ésta informó, entre otras cosas, sobre las medidas tomadas para corregir las situaciones señaladas. Véase la recomendación 2-b .

Hallazgo 4 - Falta de verificaciones para determinar si los contribuyentes que solicitaron prórrogas rindieron las planillas de contribución sobre ingresos

En los años contributivos 1995 y 1996 se procesaron 22,610 solicitudes de prórroga de individuos con pagos por $26,438,984. En el examen que realizamos sobre las transacciones relacionadas con dichas prórrogas determinamos que el Negociado de Procesamiento de Planillas no verificaba si los contribuyentes que solicitaron prórroga cumplieron con su obligación de rendir la planilla de contribución sobre ingresos . Desde el 1991 el Negociado no solicitaba al Area de los Sistemas de Información pareos computadorizados entre las solicitudes de prórrogas procesadas y las planillas de contribución sobre ingresos radicadas para determinar si los contribuyentes que se les procesó las prórrogas rindieron sus planillas. En la Sección 54 de la Ley Núm. 91 se establece que el Secretario podrá requerir de cualquier persona, mediante notificación, que rinda una planilla. Por su parte, en la Sección 291 de la referida ley se disponen las penalidades y adiciones a imponerse al contribuyente en caso de incumplimiento por no rendir su planilla . En las secciones 1054 y 6048 del Código de Rentas Internas se establecen disposiciones

similares, respectivamente . 18

(Cont. Anejo 1) En la Sección 1025 del Título 11 del Manual de Procedimientos se establece que se verificará el índice general de contribuyentes para determinar si el contribuyente radicó la planilla. Esta situación impide que el Negociado pueda hacer los requerimientos pertinentes a los contribuyentes que solicitaron prórroga y no rindieron la planilla de contribución sobre ingresos. Ello puede reducir, además, los ingresos del erario . Por ejemplo, en un pareo realizado el 27 de enero de 1999 por solicitud de nuestros auditores, entre las solicitudes de prórrogas y las planillas radicadas en los años 1995 y 1996 se determinó que en 4,010 de 22,610 solicitudes (18 por ciento) los contribuyentes no rindieron sus planillas . La Directora del Negociado de Procesamiento de Planillas en funciones no cumplió con sus responsabilidades al respecto . En la carta de la Secretaria ésta informó, entre otras cosas, lo siguiente : El Negociado de Procesamiento de Planillas comenzó a realizar los requerimientos de planillas por el sistema PRANS . Los datos que utiliza el sistema provienen de las cintas recibidas de la Administración de Seguro Social, las Declaraciones Informativas que se procesan en el sistema ODE y las cintas que se reciben del Negociado de Rentas Internas Federal . El sistema PRANS identifica a los contribuyentes que omiten ingresos o no rinden planillas. El sistema ODE es un programa de entrada de datos para luego hacer los pareos . El Negociado de Procesamiento de Planillas comenzó a enviar requerimientos de planillas a los contribuyentes que solicitaron prórroga y no rindieron planilla. Se tomó como base las prórrogas del año contributivo 1997, y una vez se identifica al contribuyente se verifica si hay otros años al descubierto . Véase la recomendación 2-c . Hallazgo 5 - Controles inadecuados en el sistema computadorizado para evitar la emisión de cheques de reintegro duplicados El Secretario Auxiliar del Area de Sistemas de Información no había establecido controles adecuados en el sistema computadorizado de procesamiento de planillas (BEFO) para evitar la emisión de cheques de reintegros duplicados por contribución sobre ingresos de individuos. 19 De acuerdo con los récords del

(Cont. Anejo 1) Negociado, de enero de 1994 a septiembre de 1997 se emitieron 296 cheques de reintegro duplicados por $104,952, de los cuales 148 (50 por ciento) por $52,476 no procedían. Sobre el particular, seleccionamos una muestra de cinco contribuyentes a los que se les emitieron 10 de los cheques de reintegro duplicados por $12,694 entre abril de 1996 y junio de 1997 . Verificamos la disposición final de los 5 cheques duplicados por $6,347 y determinamos que 4 de éstos fueron cancelados en la Sección de Administración de Ajustes del Negociado de Procesamiento de Planillas mediante comprobante dejornal . El quinto cheque caducó y nunca fue pagado o anulado. Al 21 de mayo de 1998 éste aparecía en el Informe de Deudas Pendientes de Pago de la División de Conciliación del Area del Tesoro del Departamento . En el Artículo 4(g) de la Ley Núm. 230 se establece, entre otras cosas, que los procedimientos para realizar desembolsos tendrán los controles adecuados que impidan o dificulten la comisión de irregularidades y que permitan, que de éstas cometerse, se puedan fijar responsabilidades, y que garantice; además, la claridad y pureza en los procedimientos fiscales . La situación comentada impide al Departamento mantener un control adecuado de la emisión de cheques de reintegro por contribución sobre ingresos . Además, propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades . Ejemplo de ello es que, a petición de nuestros auditores, la Directora del Negociado de Procesamiento de Planillas seleccionó una muestra de nueve contribuyentes a quienes se les emitieron cheques de reintegro duplicados por $10,582. Esto, para determinar cuál podría ser la causa de que se emitieran cheques duplicados . Dicha funcionaria determinó que el sistema computadorizado permitió, en el caso de uno de los contribuyentes, la emisión de uno de los cheques por $722 con la copia de la planilla . Ambos cheques caducaron y al 3 de diciembre de 1998 nadie los había reclamado. El Secretario Auxiliar del Area de Sistemas de Información en funciones no estableció las medidas de control necesarias en el sistema computadorizado que impidieran la emisión de cheques duplicados de reintegro. 20

(Cont. Anejo 1) En la carta de la Secretaria ésta informó, entre otras cosas, lo siguiente : El sistema de procesamiento de planillas (BEFO) que fue implantado en el año 1989 contiene un control específico para evitar la entrada de información de un mismo contribuyente, para un mismo año. El sistema detecta la duplicidad, pero el usuario del Negociado de Procesamiento de Planillas decide lo que realizará con esa planillas pues podría darse el caso de que sea una corrección. Para el procesamiento de planillas del año contributivo 1998 se realizó un ajuste en la programación para que en la etapa de índice de las planillas, el sistema detecte la posible duplicidad y notifique al usuario en una etapa inicial del procesamiento. No estamos de acuerdo con los planteamientos de la Secretaria. El sistema computadorizado no tiene controles adecuados para evitar que el usuario registre nuevamente la información de una planilla que ya se procesó y se emita un cheque duplicado . En dicho caso se debe establecer un control para que el sistema requiera autorización de un supervisor y no del usuario . Véase la recomendación 3.

DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado Período

Anejo 2

Nombre Hon. Xenia Vélez Silva Lcdo. Juan A. Alvarado Zayas Hon. Manuel Díaz Saldaña Sr. Angel A. Rivera Rodríguez Lcdo. Ramón García Santiago CPA Juan Agosto Alicea Lcdo. Eduardo J. Negrón Méndez Lcdo. Juan A. Alvarado Zayas Vacante Lcdo. Juan A. Alvarado Zayas CPA Yesmín Valdivieso Galib Sra. Rosa M. González Lugo Sr . Rafael Carrazo Hernández Sr. Jorge L. Mendín Marín Vacante CPA Alejandro Méndez Ramos CPA Ana Agosto Zayas CPA Teresita Fuentes Marimón Lcdo. Raúl Maldonado Gautier CPA Juan Zaragoza Gómez

Cargo Secretaria de Hacienda Secretario de Hacienda Interino Secretario de Hacienda

53

Desde

Hasta

20 nov 97 1 oct 97 1 ene 93 14 jul 92 16 ago 89 1 mar 85 8 dic 97 20 nov 97 1 oct 97 1 ene 97 1 ene 93 1 ene 90 17 ene 89 8 abr 85 1 mar 85 1 sep 98 1 ene 97 1 ene 96 1 feb 93 6 mar 89

31 dic 98 19 nov 97 30 sep 97 31 dic 92 13 jul 92 15 ago 89 31 dic 98 7 dic 97 19 nov 97 30 sep 97 31 dic 96 31 dic 92 31 dic 89 16 ene 89 7 abr 85 31 dic 98 31 ago 98 31 dic 96 31 dic 95 31 ene 93

53

53

Subsecretario de Hacienda

53

53

53

Subsecretaria de Hacienda

53

Subsecretario de Hacienda

53

53

Secretario Auxiliar de Rentas Internas Secretaria Auxiliar de Rentas Internas

53

Secretario Auxiliar de Rentas Internas

53

22

(Cont. Anejo 2) Período

Nombre Vacante CPA Edgardo Sanabria Valentín Lcda . Ana M. Bigas Kennerly

Cargo Secretario Auxiliar de Rentas Internas " Secretaria Auxiliar de Apelaciones Administrativas y Procedimiento Adjudicativo Secretario Auxiliar de Apelaciones Administrativas y Procedimiento Adjudicativo

15

Desde

Hasta

8 oct 88 1 mar 85 1 oct 97

5 mar 89 7 oct 88 31 dic 98

Lcdo. Luis Torres Marrero

21 ene 97

30 sep 97

Lcdo. Juan A. Alvarado Zayas Lcda . Vanya Febles Gordián

19 ene 93 1 jul 90

31 dic 96 15 ene 93

Secretaria Auxiliar de Apelaciones Administrativas y Procedimiento Adjudicativo' Director del Negociado de Auditoría Fiscal Director del Negociado de Auditoría Fiscal Interino $ Director del Negociado de Contribución sobre Ingresos

53

Sr. Tomás E. Pagán Rodríguez Sr. Daniel Agosto Alejandro Sr. Rubén Guzmán Viera Sr . Jorge Castro Rodríguez Sr. Arcángel Cáceres Carlo CPA Rosa M. Rodríguez Ramos CPA Alejandro Méndez Ramos CPA Ana Agosto Zayas Sra. Aida Figueroa de Ramírez Sr. Rafael Ducós Miranda

1 may 98 1 jul 96 1 ene 93 1 oct 86 2 mar 85 1 sep 98 1 ene 97 1 jul 96 1 abr 89 1 mar 85

31 dic 98 30 abr 98 30 jun 96 31 dic 92 30 sep 86 31 dic 98 31 ago 98 31 dic 96 30 jun 96 31 mar 89

53

Directora del Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación Director del Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación Directora del Negociado de Asistencia Contributiva y Legislación$ Jefa de la Oficina de Consultas y Legislación Jefe de la Oficina de Consultas y Legislación 23

(Cont. Anejo 2) Período

Nombre Sra. Evelyn Nieves Sánchez Sr. Manuel Martínez Martínez

15

Cargo Directora del Negociado de Procesamiento de Planillas Director del Negociado de Procesamiento de Planillas$ Jefe de la Oficina de Control y Procesamiento de Documentos Jefe de la Oficina de Control y Procesamiento de Documentos Jefa de la Oficina de Control y Procesamiento de Documentos Jefe de la Oficina de Apelaciones Administrativas Interino Jefe de la Oficina de Apelaciones Administrativas " Jefe de la División de Investigaciones

15

Desde

Hasta

13 ene 97 1 jul 96 11 sep 95 1 ene 93 1 mar 85

9

31 dic 98 12 ene 97 30 jun 96 10 sep 95 31 dic 92

Sr. Pedro Vázquez Figueroa Srta. Marta Haddock Ramírez Sr. Pedro Collado Sr. Wilberto Vargas Lizardi Sr. Juan E. Alvarado Peñalvert Sr . Gilberto Puig Pérez CPA Luis E. Rivera Aponte " Sr. Daniel Agosto Alejandro Sr. Rafael Ortiz Pepín Sr. Miguel H. Morales Vega Sr. José L. Ramírez Rodríguez Sr. Marcial López Matos Sra. Aida Cabrera González

9

1 feb 97 3 jun 96 2 ene 96 1 ene 93 1 ene 89 1 nov 87 1 ene 87 1 mar 85 1 ene 97

31 dic 98 31 ene 97 2 jun 96 1 ene 96 31 dic 92 31 dic 88 31 oct 87 31 dic 86 31 dic 98

Jefe de la División de Investigaciones Interino Jefe de la División de Investigaciones

53

53

53

Jefe de la División de Investigaciones Jefa de la División de Revisión de Casos Investigados 24

(Cont. Anejo 2) Período

Nombre Sr. José E. Rosado de Choudéns Sr. Miguel Morales Vega Sr. Cándido Rodríguez Reyes

Cargo Jefe de la División de Revisión de Casos Investigados

53

Desde

Hasta

1 ene 93 16 mar 85 1 mar 85

31 dic 96 31 dic 92 15 mar 85

53

7 Puesto de nueva creación. 8 Negociados creados por la Orden Administrativa Núm. 96-07 aprobada por el Secretario de Hacienda el 19 de julio de 1996. 9 El Area de Recursos Humanos del Departamento no localizó información sobre las fechas.

25

Information

Departamento de Hacienda-Negociado de Contribución so bre Ingresos Departamento de Hacienda Negociado de Contribución Sobre Ingresos

27 pages

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