Read Microsoft Word - CAIET SARCINI ERP publicat SEAP.doc text version

CAIET DE SARCINI

SN RADIOCOMUNICATII

FORMULARE SI MODELE pagina 1

Cuprins Structuri si cadrul organizatoric ................................................................... 4 Descrierea organizatiei............................................................................ 4 Context legal........................................................................................ 5 Structuri organizatorice si dispersie teritoriala ............................................... 5 Activitatea Companiei ............................................................................... 6 Obiectul de activitate.............................................................................. 6 Autonomie si aspecte colaborative.............................................................. 9

Obiectul licitatiei ­ Sistem Informatic Integrat .............................................................. 10 Situatia actuala in cadrul Radiocomunicatii SA ............................................................ 12

investitionale în derulare.......................................................................... 12 Aplicatii software instalate in cadrul companiei .............................................. 12

Structura echipamentelor de tehnica informatiei în functiune si obiect al proceselor

OBIECTIVELE PROIECTULUI SI BENEFICIILE ESTIMAT A FI ATINSE PRIN IMPLEMENTAREA SII ..................................................................................................... 13

informatice integrate ............................................................................... 13

Obiectiv central dat de tema prezentului proiect ­ implementarea unei solutii

Obiective generale la nivelul Radicomunicatii S.A. si beneficii estimate a se obtine prin introducerea SII ..................................................................................... 14 Obiective .......................................................................................... 14 Beneficii ........................................................................................... 15

PROCESE DE BUSINESS IMPORTANTE DESFASURATE IN CADRUL S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. CE SE DORESC A FI MODELATE IN CADRUL SII. 17 Solutia conceptuala propusa pentru modelarea proceselor si cerintelor de business ale companiei ...................................................................................................................... 18 CERINTE GENERALE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT .. 19

Cerinte generale ale sistemului informatic integrat ........................................... 19 Managementul de Proiect ......................................................................... 21 COMUNICATIA CU CONTRACTANTUL .................................................... 23

Cerinte privind managementul de proiect si comunicatia cu contractantul............. 21

CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SI AL ARHITECTURII PROPUSE........................................................................................ 24

CERINTE FUNCTIONALE SI DE UTILIZARE .............................................. 24 1. Financiar-Contabilitate ......................................................................... 24 1.1. Contabilitate Generala ........................................................................ 24 1.2. Contabilitatea furnizorilor si a platilor ..................................................... 25 1.3. Contabilitatea clientilor si a incasarilor .................................................... 28

SN RADIOCOMUNICATII

FORMULARE SI MODELE pagina 2

1.4. Managementul Trezoreriei ................................................................... 30 1.5. Imobilizari corporale si necorporale ........................................................ 34

1.6. Gestiunea bugetelor...........................................................................34

1.7. Reporting Sistem............................................................................... 34

2. Logistica........................................................................................................................... 36

2.1. Contabilitatea de gestiune.................................................................... 36 2.2. Gestiunea fluxului de aprovizionare ....................................................... 37 2.3. Gestiunea stocurilor ........................................................................... 40 2.4. Gestiunea vanzari ............................................................................. 43

3. Gestiune Intretinere si mentenanta ............................................................................. 50

3.1. Cerinte specifice desfasurarii proceselor intretinere si mentenanta ................... 50 3.1.1. Cerinte specifice privind structurarea echipamentelor si instalatiilor............ 50 3.1.2. Cerinte specifice proceselor de intretinere preventiva .............................. 51 3.1.3. Cerinte specifice proceselor de executie a intretinerii si reparatiilor ............. 52 3.2. Gestiunea parcului auto ...................................................................... 53 3.3. Gestiune operatiuni vama.................................................................... 53

4. Gestiunea proiectelor..................................................................................................... 54 5. Resurse Umane............................................................................................................... 56

5.1. Gestiune Resurse Umane .................................................................. 56 5.2. Salarizare..................................................................................... 60

6. Sistem de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru ................... 63

6.1. Cerinte functionale Modul de Arhivare ................................................. 63 6.2. Cerinte functionale Modul Document Management .................................. 64 6.3. Cerinte functionale Modul Captura...................................................... 69

7. Cerinte specifice privind Sistemul de instruire a utilizatorilor............................... 73 8. Cerinte specifice de integrare ....................................................................................... 74

8.1. Integrare ERP cu "Mind" (aplicatia de billing)......................................... 74 8.2. Integrarea aplicatiei DM cu sistemul ERP .............................................. 74 8.3. Integrarea ERP cu alte sisteme............................................................ 75

9. Cerinte servicii Managed Service ................................................................................ 81 Livrabile............................................................................................................................... 84

Clauze contractuale ................................................................................ 84

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 3

INFORMATII GENERALE

Structuri si cadrul organizatoric

Descrierea organizatiei

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A, denumita in continuare S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., este unul dintre principalii furnizori de retele si servicii de comunicatii electronice din Romania si, in acelasi timp, lider de piata in domeniul broadcasting-ului. In prezent, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. s-a angajat intr-un proiect extins de modernizare in vederea cresterii competitivitatii si diversificarii serviciilor de telecomunicatii oferite, utilizand infrastructura cea mai complexa din Romania. Pornind de la cele doua domenii de activitate: broadcasting si telecomunicatii, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. a evoluat continuu, dovedind maturitate si inovare in dezvoltarea sa permanenta. Portofoliul variat de servicii oferite de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. se adreseaza, in principal, segmentului business: Internet, VPN, linii inchiriate, telefonie nationala si internationala, servicii integrate de comunicatii: date & Internet & telefonie, videoconferinta, servicii de comunicatii prin satelit. Incepand cu anul 2004, odata cu lansarea serviciilor de cartele telefonice preplatite si abonamente pentru convorbiri nationale si internationale, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si-a extins adresabilitatea serviciilor sale si catre segmentul utilizatorilor finali. S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. urmareste, prin investitii permanente in tehnologii moderne, furnizarea de noi servicii precum si imbunatatirea celor existente, in scopul furnizarii catre clienti de servicii care sa raspunda cerintelor si asteptarilor acestora. S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. dispune in prezent de peste 2200 specialisti cu inalta calificare, aflati intr-un continuu proces de instruire si adaptare la cele mai noi tehnologii din domeniu. Garantia serviciilor de cea mai inalta calitate furnizate de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. a fost recunoscuta prin obtinerea certificatului pentru Sistemul de Management Integrat de Calitate, Mediu, Sanatate si Securitate in Munca, conform standardelor SR EN ISO 9001:2000, SR EN ISO 14001:2005 si OHSAS 18001:2004.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 4

Business Initiative Directions (BID) a acordat, cu ocazia desfasurarii Quality Summit New York 2006 in data de 14 mai 2006, pentru S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., distinctia Gold Award for Excellence and Business Prestige.

S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. isi propune sa devina principalul furnizor national atat de servicii de broadcasting pentru posturile publice si private cat si de retele si servicii de comunicatii electronice, cu o prezenta notabila pe piata regionala si cu un rol semnificativ pe piata locala de comunicatii electronice, in transformare - dintr-o societate de stat intr-o companie privata, moderna si profitabila.

Context legal

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. s-a infiintat in anul 1998 conform H.G. nr. 372/1998 prin reorganizarea Regiei Autonome de Radiocomunicatii S.A. Este o persoana juridica, societate pe actiuni cu capital integral de stat, care functioneaza pe baza de gestiune economica si autonomie financiara. Potrivit art. 4 din Hotararea de infiintare, Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A (S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.) isi desfasoara activitatea in domeniul telecomunicatiilor, avand ca obiect principal de activitate transportul si difuzarea cu mijloace radio a programelor nationale de radio si televiziune, ca servicii de interes public national, precum si alte servicii in diferite benzi de frecventa alocate in acest scop in temeiul legii si al licentelor si autorizatiilor acordate de Ministerul Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiilor ori alt organ competent".

Structuri organizatorice si dispersie teritoriala

S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. este format dintr-un sediu central in Bucuresti si 4 sucursale in tara. Fiecare sucursala raspunde de activitatile dintr-un numar de judete (fiecare judet apartine de o sucursala si numai una), in fiecare judet exista un numar de locatii (aprox 600), in care pot exista echipamente in functiune, se pot oferi diferite servicii etc. In jur de 150 dintre acestea au personal permanent.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 5

Structura organizationala, in mare, este urmatoarea (organigrama detaliata este confidentiala, va putea fi consultata de catre implementator in masura in care este necesar): Financiar Strategie Dezvoltare Contabilitate Financiar Servicii Centralizate (achizitii, derulare contracte, administrativ, asistenta Tehnica Vamala) Investitii Tehnic (comunicatii electronice) Tehnic (comunicatii fixe si broadcasting) Comercial Marketing Vinzare "Comunicatii Electronice" Vinzare Retail (de exemplu cartele Ring) etc Diferite birouri si departamente de suport Sucursalele nu au personalitate juridica, au conturi bancare din care fac plati, pot lua imprumuturi bancare, incheia contracte etc. Un angajat si un departament dintr-o sucursala au subordonare dubla: fata de conducerea sucursalei si fata de conducerea societatii. Exista 2 departamente de vinzari paralele (cu diferite moduri de vinzare, clienti, servicii, tipuri contracte, activitati, personal). Exista citeva depozite dar un numar foarte mare de gestiuni (fiecarei locatii ii este alocata o gestiune).

Activitatea Companiei

Obiectul de activitate

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. este singurul operator national de interes public in domeniul radiocomunicatiilor, potrivit art.1 alin (3) din Actul constitutiv al societatii, asigurand in principal difuzarea programelor de radiofuziune si televiziune publica in tara si strainatate. Obiectul principal de activitate al Societatii Nationale de Radiocomunicatii S.A. consta in: prestarea si comercializarea de servicii de comunicatii; intretinerea si exploatarea, dezvoltarea si modernizarea sistemului national de radiocomunicatii (retele proprii de radiorelee, radiodifuziune, televiziune, radiocomunicatii mobile, comunicatii

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 6

prin satelit si retele telefonice de conectare prin radio la reteaua publica comutata); organizarea serviciilor de radiocomunicatii necesare sistemului national de operare si de siguranta nationala in conditiile legii; asigurarea activitatii de semnatar la organizatiile internationale de comunicatii prin satelit, la care Romania este parte. Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. (S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.) administreaza si exploateaza infrastructura proprie pentru difuzarea programelor nationale de radiofuziune si televiziune, ca unic furnizor/operator de servicii de radiocomunicatii pe intreg teritoriul Romaniei. In acest sens, potrivit art. 4 alin. (4) din Actul constitutiv al societatii, societatea are ca obiect de activitate in domeniul radiocomunicatiilor: Servicii: administrarea si exploatarea infrastructurii proprii pentru difuzarea programelor nationale de radiofuziune si televiziune, ca unic furnizor/ operator de servicii; difuzarea programelor de radio si televiziune ale tertilor; servicii de teletext, RDS etc; servicii de radiodifuziune si televiziune digitala TDAB, DTVB etc; administrarea si exploatarea infrastructurii proprii de radiorelee pentru realizarea altor tipuri de comunicatii; servicii de telecomunicatii mobile GSM, DCS 1800, NMT; servicii de radiocomunicatii navale; servicii cu valoare adaugata de tip radio, VSAT, transmisii de date, radiotelefonie mobila, Internet; proiectare, constructii, punere in functiune, exploatare si

intretinere de echipamente de radiocomunicatii si echipament auxiliar al acestora; utilizarea spectrului de frecvente alocat pentru serviciile de radiofuziune la nivel national si pentru serviciile de radiocomunicatii terestre si spatiale;

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 7

servicii de comunicatii prin satelit, cu asigurarea accesului la satelitii de comunicatii si, asigurarea, in calitate de semnatar, a segmentului spatial pentru utilizatori;

cursuri si programe de perfectionare profesionala si reconversie in domeniul comunicatiilor;

consultanta administrarea

in si

comunicatii,

studii

si

cercetari

privind de

dezvoltarea

sistemului

national

radiocomunicatii si pentru imbunatatirea calitatii prestatiilor; corelarea sistemului national de radiocomunicatii cu celelalte sisteme de comunicatii din Romania si din strainatate; servicii de transmisie pentru orice tip de comunicatii, asigurate prin echipamentul propriu; orice alte tipuri de comunicatii prin radio, conform

reglementarilor legale in vigoare; Comercializare servicii de comunicatii realizate prin orice sistem de comunicatii prin satelit, cu respectarea reglementarilor organizatiilor internationale la care Romania este parte; echipamente, piese de schimb, ansambluri si subansambluri de comunicatii din productia proprie a tertilor; import ­ export, inclusiv prin realizarea de operatiuni de tip clearing, barter, leasing, de export, tranzit: produse ale industriei de telecomunicatii (echipamente, aparate, piese de schimb) electrice si electronice; programe de radio si televiziune; Productie de : echipamente de reparatii; productie de audiovizual prin studiouri proprii; montaj, reglaje, masuratori si service, in tara si in strainatate; radiocomunicatii, instalatii, aparate de

transmitere a informatiilor, instrumente de masura, inclusiv

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 8

Autonomie si aspecte colaborative

Societatea Nationala de Radiocomunicatii S.A. îsi realizeaza în mod autonom obiectul sau de activitate. Pentru realizarea acestuia, societatea poate întretine relatii de colaborare, în cadrul legislativ existent, cu alte societati cu capital de stat, privat sau mixt si cu regii/companii autonome, precum si cu organisme guvernamentale si autoritati publice locale, atât din tara cât si din strainatate.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 9

Obiectul licitatiei ­ Sistem Informatic Integrat

Compania urmeaza sa implementeze un Sistem Informatic Integrat (SII) performant pentru Managementul Activitatilor ca solutie informatica integrata, adresata domeniului specific, solutie cu grad scazut de risc si recunoastere internationala (verificata prin implementari în plan global), la nivelul actual al tehnicii si tehnologiei informatiei. Sistemul orientat catre gestiunea activitatii S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. va realiza modelarea si automatizarea proceselor de afaceri, atât financiare cât si mare parte din cele tehnico-operative si va oferi suportul informational pentru analize si luarea deciziilor. În cele ce urmeaza, solutia ce face obiectul licitatiei va fi referita si ca: SII ­ sistem informatic integrat. Caracteristicile tehnice generale si specifice necesar de implementat ale sistemului integrat sunt prezentate în capitolele urmatoare. Ofertantul trebuie sa raspunda punctual la fiecare dintre cerintele exprimate în continuare si sa mentioneze în clar daca cerinta este îndeplinita de sistemul standard (functionalitate standard a SII ofertat), daca necesita customizari si/sau dezvoltari aditionale. Toate cerintele care nu se regasesc punctate in grila de evaluare tehnica sunt considerate implicit minime si obligatorii. Ofertantul va livra urmatoarele produse si servicii ce rezolva cerintele generale si specifice atingând obiectivele (globale si specifice la nivel de proces), precum si beneficiile estimate, conform strategiei asa cum rezulta din capitolele aferente: Propunere integrata a unei arhitecturi functionale si fizice a SII si/sau identificarea suitei de aplicatii dedicate domeniului care sa raspunda nevoilor si obiectivelor avansate de prezentul caiet de sarcini ­ obiective detaliate si rafinate ulterior, pe parcursul Analizei de detaliu, ca prima faza a implementarii SII. Modelarea conceptuala a afacerii specifice, modelare procese si/sau parametrizarea proceselor optimizate din aplicatia dedicata concretizata minimal în modelul companiei; consultanta ce vizeaza în principal bunele practici internationale implementate în SII; indicarea deciziilor interne cu impact în scurtarea implementarii, a adaptarii si adoptarii sistemului; sprijin în implementarea Politicilor de firma impuse/sprijinite de noul SII. Implementarea propriu-zisa a solutiei prin cedarea de competente, livrarea, instalarea si startarea elementelor ca: Aplicatii

CAIET DE SARCINI pagina 10

SN RADIOCOMUNICATII

Manualele

de

utilizare,

in

limba

romana,

pentru

toate

componentele Sistemului Informatic Integrat ce va fi implementat Va pune la dispozitie echipamente, infrastructuri, software baza, baze de date si utilitare ca suport aplicativ, precum si prestarea serviciilor adiacente, servicii necesare implementarii si sustinerii unei solutii la cheie. Propuneri cu caracter organizatoric si strategic legate de conceptele de Data Center. Propunerile si aspectele organizatorice tratate de Ofertant (conform solutiei identificate si arhitecturilor ofertate) vor referi atât elementele concrete necesare instalarii echipamentelor de calcul conform cu actualul caiet de sarcini si necesare bunei functionari a SII propus, cât si directii de dezvoltare vizând viitoare procese investitionale. Propunere de Mentenanta a SII pe baza de contract anual, pentru un orizont de timp de minim 5 ani; servicii incluse, mod prestare etc. Livrarea aplicatiilor si echipamentelor se va face conform planului de proiect ce va fi prezentat de fiecare ofertant si va fi urmata de implementarea sistemului pe durata ceruta de prezentul caiet de sarcini. Durata de implementare este de maxim 18 luni de la semnarea contractului de achizitie. Este obligatoriu ca abordarea ofertantului cu privire la realizarea acestui proiect sa fie bazata pe configurarea unui set de aplicatii cu functionalitati standard cu minim de programare, si aceasta doar pentru functionalitati extrem de specifice S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.. În acest sens, în timpul perioadei de evaluare a ofertelor, Autoritatea contractanta, dupa evaluarea documentelor de calificare si a propunerilor tehnice, poate solicita organizarea unei sesiuni demonstrative a functionalitatilor standard ale sistemului integrat propus de catre ofertant.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 11

Situatia actuala in cadrul Radiocomunicatii SA

Structura echipamentelor de tehnica informatiei în functiune si obiect al proceselor investitionale în derulare

In prezent in S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. exista urmatoarea inzestrare tehnica: Aproximativ 650 Pc-uri cu Windows XP, cu procesoare X86 peste 1GHz, memorie peste 512MB Exista LAN-uri la nivelul fiecarui sediu, un WAN care leaga principalele locatii

Aplicatii software instalate in cadrul companiei

In prezent exista in functiune urmatoarele aplicatii: Programe de contabilitate, salarii, mijloace fixe, "gestiune flota automobilefleet care" (cite unul pentru fiecare sediu, de tipuri diferite). In aplicatiile de contabilitate actuale exista un plan de conturi analitic (dezvoltare in analitic ce cuprinde diferite marimi, de ex gestiune etc) si o lista de centre de cost/ profit. Programe dezvoltate cu forte proprii care rezolva anumite probleme punctuale ("ACC Activity" pentru vinzari retail, Gestiune Resurse pentru Biroul "Alocare Resurse", etc) O multitudine de aplicatii Excel Se solicita preluarea functionalitatilor acestora in noul sistem informatic integrat (SII) pe baza unei analize detaliate la momentul implementarii.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 12

OBIECTIVELE PROIECTULUI SI BENEFICIILE ESTIMAT A FI ATINSE PRIN IMPLEMENTAREA SII

În cele ce urmeaza au fost structurate obiectivele ce trebuie sa fie atinse de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. prin implementarea noului sistem informatic integrat în: Obiective generale, obiective la nivelul societatii, derivate din decizia de organizare a întregii activitati pe criterii de eficienta si aliniere la conformitati, precum si la procese optimizate prin bunele practici internationale, de sprijinire a abordarii strategice si a deciziilor tactice pe un sistem performant care sa permita trendul de redefinire a companiei pe o piata concurentiala dinamica. Obiective locale/ departamentale si/ sau la nivel de procese generale si specifice desfasurate pe tot lantul de valoare adaugata de la receptia materialelor necesare desfasurarii procesului, la echipamentele de transport, executia serviciilor etc (pentru nivelul si aria de cuprindere a se vedea si structurarea organizatorica capitolul 1.1.3).

Obiectiv central dat de tema prezentului proiect ­ implementarea unei solutii informatice integrate

Obiectivul central este sustinerea deciziei strategice de implementare a unei solutii informatice integrate, care sa asigure modelarea proceselor de baza si specifice prin arhitecturi moderne si functionalitati (asa cum se va mentiona în capitolele urmatoare), astfel încât sa sustina atingerea atât a obiectivelor generale, cât si a celor specifice. Alaturi de obiectivul central au fost identificare urmatoarele obiective: Alinierea IT-ului la business-ul specific pentru a asigura suportul în implementarea planurilor strategice si de perspectiva ­ atât prin (re)modelarea proceselor si a actualului mod de abordare manifestat în elemente de optimizare/ restructurare, cât si prin elementele de bune practici ce vor suplimenta solutia specifica, atât cu elemente consacrate, cât si cu o deschidere catre trendurile internationale. Formalizarea si informatizarea Politicilor de companie, inclusiv sprijinirea managementului calitatii, precum si alinierea la cerinte de mediu si Conformitati specifice.

CAIET DE SARCINI pagina 13

SN RADIOCOMUNICATII

Sistemul trebuie sa asigure securitatea si confidentialitatea datelor si informatiilor, precum si sprijin în implementarea unei politici de securitate în conformitate cu standardele moderne si caracterul strategic al activitatii, cu particularitatile domeniului de activitate. Securitatea si securizarea SII trebuiesc abordate concomitent cu factori ca ,,transparenta" si acces la date, trasabilitate, pregatirea sistemului pentru audit intern si extern.

Obiective generale la nivelul Radicomunicatii S.A. si beneficii estimate a se obtine prin introducerea SII

Obiective

Cresterea substantiala a eficientei pe toate nivelurile, începând cu cele operationale si un management performant; Reducerea costurilor tuturor operatiilor; Imbunatatirea profitabilitatii companiei; Cresterea vizibilitatii companiei si consolidarea bunului renume; Eficientizarea actului de conducere la toate nivelurile (Sediul Central si structuri subordonate); Accelerarea si sustinerea unui sistem de calitate modern si performant. Sistemul informatic oferit trebuie sa permita promovarea/accelerarea si sustinerea unui sistem de calitate (conform ISO 9001/2000). Serviciile de implementare oferite de furnizor trebuie de asemeni sa fie certificate conform ISO 9001/2000. Implementarea si/sau alinierea la necesarul de Conformitati atât în ceea ce priveste setul de norme si reglementari românesti în domeniu, cât si regulamentele si normele internationale (EU). Obiectivul vizeaza alinierea la normele, normativele si standardele generale cu care opereaza compania, standardele departamentale si/sau la nivelul proceselor specifice, precum si dorinta de standardizare, restructurare si aliniere a Radicom S.A. la bunele practici internationale, la procese optimizate modelate de aplicatia specifica. Utilizarea optimizata a infrastructurii existente si fundamentarea directiilor de dezvoltare a acestora. Implementarea si sustinerea unui sistem de securitate si securizare în concordanta cu caracterul strategic al companiei si cu specificitatea domeniului de activitate

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 14

Beneficii

Beneficiile rezida în însasi atingerea obiectivelor, precum si prin armonizarea obiectivelor generale de la nivelul Diviziilor cu obiectivele si politica Sediului Central. Se urmareste obtinerea de importante beneficii tehnice si economice ce decurg din cunoasterea operativa si accesarea usoara a unui volum foarte mare si diversificat de informatii din toate sectoarele de activitate ale companiei, la nivelul acuratetei si preciziei impuse de sistemul calitativ al firmei si de legislatia în vigoare. În urma introducerii noului sistem informatic integrat specific activitatii societatii, dintre beneficiile asteptate a se obtine la nivelul organizatiei se mentioneaza câteva mai jos. La aceste beneficii se vor adauga cele asteptate din atingerea obiectivelor specifice, precum si cele detaliate de Ofertant, beneficii induse de solutiile propuse. Optimizarea activitatii si o crestere globala a eficientei prin procesul de modelare a proceselor si identificarea elementelor neconforme cu bunele practici, prin constientizarea carentelor si realiniere a companiei, optimizare perceputa ca un proces continuu, motiv pentru care s-a încercat identificarea mai jos a beneficiilor aduse de SII si atingerea unor obiective masurabile în efecte benefice si timp. Cresterea eficientei procesului managerial ­ decizional, prin: obtinerea informatiilor necesare, în timp real, la toate nivelele: strategic functional operational cresterea calitatii suportului de decizie pentru management, în scopul de a putea raspunde rapid cerintelor specifice pietei, imperativelor strategice si situatiilor de criza în domeniu; Implementarea de metode moderne de evidenta, management si conducere, inclusiv prin instrumente si aspecte procedurale de managementul situatiei de criza/ a deciziilor rapide. furnizarea de jurnale de bord, instrumente performante de analiza. posibilitatea de a stoca, compara informatii si a decela trenduri. Reducerea costurilor prin reducerea consumurilor de resurse, datorita urmaririi si corectarii operative a costurilor pentru fiecare proiect si activitate; Modelarea proceselor sustinuta si implementata într-un sistem elastic trebuie sa permita adaptarea rapida a Radiocomunicatii

CAIET DE SARCINI pagina 15

SN RADIOCOMUNICATII

S.A. la tendintele pietei si mentinerea concordantei cu schimbarile legislative din domeniu; Sa acopere prin scalabilitate si logica initiala a arhitecturilor o integrare cât mai buna a proceselor ce definesc atât obiectul de activitate, cât si pozitionarea pe piata a companiei. Implementarea de multiple forme de organizare a diviziunii muncii, a individualizarii responsabilitatilor si a efortului fiecarui centru de cost, conducând la instituirea unei discipline economico ­ financiare si la tratarea unitara a fenomenelor.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 16

PROCESE DE BUSINESS IMPORTANTE DESFASURATE IN CADRUL S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. CE SE DORESC A FI MODELATE IN CADRUL SII

Procesele si procedurile sint descrise in detaliu in documentatia interna Radiocom; aceasta este confidentiala, va putea fi consultata de implementator.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 17

Solutia conceptuala propusa pentru modelarea proceselor si cerintelor de business ale companiei

Pentru a indeplini necesitatile S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., trebuie implementat un nou SII (sistem informatic integrat) prin indeplinirea urmatoarelor activitati: De implementat un sistem ERP cu urmatoarele module/ functionalitati: Contabilitate Generala Contabilitatea Furnizorilor si a platilor Contabilitatea Clientilor si a incasarilor Managementul Trezoreriei Contabilitatea Mijloacelor fixe si Obiecte de Inventar Gestiune Bugete Reporting Sistem Contabilitate de Gestiune Gestiunea fluxurilor de aprovizionare Gestiunea stocurilor Gestiiunea vanzarilor Mentenanta/ Service Gestiune operatii vama Gestiune parc auto Gestiune Proiecte Gestiune Resurse Umane Salarizare De implementat o solutie de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru, integrata cu ERP-ul ales. De configurat/ programat fluxurile de operatii/ documente necesare bunei desfasurari a activitatii in cadrul Radicom conform proceselor si procedurilor detaliate in documentatia specifica Radiocom De integrat aplicatia de billing « Mind », existenta, cu solutia ERP

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 18

CERINTE GENERALE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT

Cerinte generale ale sistemului informatic integrat

Se solicita implementarea unui sistem informatic integrat (SII) care sa aiba ca parte centrala o aplicatie de tip ERP. Sistemul Informatic Integrat trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte: 1. In date sa existe redundante minime, o informatie sa fie introdusa o singura data in sistem 2. Sistemul sa nu permita inregistrarea dubla a documentelor; 3. Folosirea planului de conturi astfel incat acesta sa raspunda specificului companiei. 4. Constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes general (nomenclator unic, banci de date proprii si banci de date publice in societate); 5. Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intre utilizatori; 6. Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informatie pe paliere de competenta; 7. Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, administrarea si asigurarea calitatii si integritatii acestor colectii de informatii; 8. Asigurarea suportului informational pentru raportare si informare online; 9. Respectarea legislatiei romanesti. Sa fie adaptat legislatiei romanesti si sa nu necesite o interventie speciala pentru a realiza aceasta compatibilitate. 10. Sa fie complet in limba romana (interfata, mesajele de eroare); 11. Asigurarea unui grad inalt de confidentialitate a datelor. Sa asigure delimitarea responsabilitatilor fiecarui individ cat si inregistrarea tuturor actiunilor ale fiecaruia; 12. Sa lucreze in timp real; 13. Sa fie complet configurabil; 14. Sa asigure accesul concurent la informatii, cu evitarea blocarilor reciproce; 15. Sa permita completarea de catre beneficiar a produsului informatic cu rapoarte specifice pe baza structurii bazei de date, a procedurilor si a legaturilor dintre module, puse la dispozitie de furnizor; 16. Sa asigure preluarea informatiilor din aplicatiile actuale, conform specificatiilor de import furnizate de ofertant; 17. Sa prezinte garantii cu privire la dezvoltari ulterioare ale sistemului; 18. Sa fie up-gradabil ­ sa suporte extinderea activitatii institutiei, inclusiv modificarea structurii acesteia; 19. Sa permita o intretinere usoara; 20. Sistemul sa poata fi utilizata in arhitectura tip client / server; 21. Sa asigure confidentialitatea, responsabilitatea, securitatea informatiilor si monitorizarea accesului la date printr-un sistem de drepturi si parole de acces la nivel de:

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 19

utilizator; functie; modul;

22. Sa asigure multiple forme de organizare a diviziunii muncii, a individualizarii responsabilitatilor si a efortului fiecarei structuri organizatorice, conducand la instituirea unei discipline economicofinanciare si la tratarea unitara a fenomenelor; 23. Sa fie usor folosit de catre utilizatori; 24. Fiecarui utilizator i se stabileste multimea functiilor la care are acces; 25. Toate mesajele si informatiile sa fie in limba romana; 26. Existenta unui sistem de «help» ; 27. Sa permita accesul la structura datelor cat si posibilitatea de export/import a datelor in alte formate de baze de date; 28. Sistemul de rapoarte standard trebuie sa permita selectii si optiuni multiple; 29. Sistemul de rapoarte sa afiseze rezultate in urmatoarele formate: .txt, .pdf, .xls; 30. Sistemul va avea meniuri bara, popup, precum si meniuri pull-down, astfel incat sa asigure o navigare confortabila in sistem; 31. Sistemul trebuie sa permita navigarea in toate modulele la care utilizatorul are acces, fara sa trebuiasca sa se deconecteze si reconecteze la sistem; 32. Sa permita interfatarea cu module ERP existente pe care institutia doreste sa le utilizeze in continuare; 33. Sistemul sa preia toate tranzactiile neinchise din sistemul/ele vechi; 34. Sa asigure instruirea personalului pe toate modulele si in ansamblul produsului pana la functionarea intregului sistem; 35. Sa asigure accesul simultan pentru un nr. suficient de mare de utilizatori. 36. Sistemul sa permita posibile viitoare integrari cu sisteme de tip CRM.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 20

Cerinte privind managementul de proiect si comunicatia cu contractantul

Managementul de Proiect

Ofertantul va nominaliza un manager de proiect si va prezenta explicit rolul acestuia in urmatoarele: autoritate in luarea deciziilor cu caracter tehnic, incluzand aici modificari si ordine de schimbare legatura intre ofertantului administrare si autorizare financiara asigurarea calitatii autoritatea pentru managementul de contract fata de subcontractori Managerul de proiect al ofertantului va fi pe deplin responsabil de activitatile aflate sub controlul ofertantului, si va fi permanent asistat de managerul de proiect al S.N. RADIOCOMUNICATII S.A.. Managerul de proiect al ofertantului va fi persoana de legatura pentru managerul de proiect al S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si echipa de management a proiectului. In cadrul ofertei se va prezenta un plan detaliat de implementare a sistemului informatic integrat bazat pe estimarile initiale. Acest plan va fi evaluat din punct de vedere al indeplinirii sarcinilor necesare implementarii SII conform cerintelor prezentului caiet de sarcini. Se cere ca ofertantul sa utilizeze un sistem automatizat de management a proiectelor, cum ar fi MS Project, CA SuperProject, Primavera Project Manager, sau un grafic echivalent PERT (Program Evaluation and Review Technique), cu o prezentare grafica (schematica) a etapelor si termenelor de finalizare a acestora (milestones), resursele si sistemul de calcul al costurilor, pentru dezvoltarea si prezentarea planului de lucru. Planul acceptat va servi drept punct de plecare (Baseline) pentru performanta proiectului in timpul derularii acestuia. Planul va trebui sa includa : Un grafic de activitati planificate si termene de realizare (milestones), cu date estimative privind inceperea lucrarilor si durata lor, evidentiind interdependenta activitatilor detaliat pe

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 21

S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si firma

sistemele functionale, asa cum sunt descrise in Capitolul "CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC

INTEGRAT SI AL ARHITECTURII PROPUSE"

Dupa completarea fiecarei componente, modulele individuale si interfetele vor fi integrate in aplicatia completa. Dupa aceea abilitatea functionala a modulelor individuale si a interfetelor din sistem vor fi verificate cu teste speciale de integrare propuse de ofertant, care vor demonstra functionalitatea intregului sistem.

Echipa de proiect si resursele materiale ale contractantului principal, subcontractantilor, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., incluzand aici si articolele livrate folosite ca resurse asociate activitatilor.

In cazul existentei unor module executate de subcontractanti se cere descrierea intrarilor de la fiecare dintre parteneri, precum si distributia fiecaruia. si interactiunea activitatilor si responsabilitatile

Costurile estimative asociate resurselor umane, serviciilor si articolelor livrate (echipamente hardware si licente soft )

Se cere realizarea de catre contractor a unui raport scris lunar cu privire la progresul realizat in luna precedenta, nu mai tarziu de a 5-a zi lucratoare a lunii urmatoare. Raportul va oferi detalii cu privire la datele de incepere si finalizare ale fiecarei activitati, schimbarile intervenite in alocarea personalului, intirzierile produse sau anticipate, impreuna cu motivele intarzierilor, precum si problemele existente si anticipate. Acest raport poate sa contina o revizuire a planului proiectului descris la punctul 3 de mai sus, atat timp cat proiectul original este pastrat ca baza in scopuri comparative. Raportul contractorului va servi drept baza pentru intalnirile formale, cerute de S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., contractor sau subcontractor, la fiecare trei luni, sau mai des, daca se considera necesar de catre S.N. RADIOCOMUNICATII S.A., In cadrul intalnirilor vor fi discutate progresele pana la acea data si problemele produse sau asteptate, concluziile putand eventual determina schimbari ale planului proiectului. Se va nota ca raportarea contractorului si supravegherea performantelor proiectului cerute aici sunt aditionale prevederilor

CAIET DE SARCINI pagina 22

SN RADIOCOMUNICATII

contractuale cu S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si nu inlocuiesc prevederile contractului / facturii, platile si alte probleme de contabilitate financiara cerute de contract in concordanta cu legile si actele normative in vigoare. Cu toate acestea, este de dorit ca facturile contractorului referitoare la costurile etapelor si resursele planului de proiect, sa fie realizate in termenii prevazuti in contract, pentru a facilita eficienta si efectivitatea managementului proiectului. Planul proiectului nu va fi o metodologie generala, acesta va face obligatoriu referinta la cerintele generale si specifice din Caietul de sarcini.

COMUNICATIA CU CONTRACTANTUL

Integratorul solutiei va asigura un serviciu de HELP DESK ca unic punct de contact pentru problemele tehnice si de operare care nu pot fi rezolvate de personalul de specialitate al S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. si care va escalada problemele catre integrator. Acesta serviciu va fi capabil: Sa opereze la o capacitate adaptata cererilor pe durata programului de lucru; Sa produca rapoarte de utilizare lunar, pentru identificarea incidentelor repetitive si a necesarului de pregatire de specialitate a utilizatorilor finali si introducere a incidentelor si solutiilor in cadrul sistemului de invatare online; Sa asigure suport tehnic calificat pentru sistemele de operare, aplicatiile dedicate ale S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. prin interpretarea mesajelor de eroare, stocarea si accesarea datelor in arhive si asistenta pentru parcurgerea pasilor de instalare a produselor noi; Sa asigure suport tehnic pentru izolarea si identificarea naturii disfunctionalitatilor semnalate : eroare de software, eroare de hardware, eroare de aplicatie specifica sau eroare de operare, declansand prompt procedurile de asistenta tehnica specifica;

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 23

CERINTE SPECIFICE LA NIVELUL SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SI AL ARHITECTURII PROPUSE

In continuare este expusa o varianta de clasificare a functionalitatilor necesare; Functionalitatile vor fi oferite pentru un numar de 150 (unasutacincizeci) utilizatori

CERINTE FUNCTIONALE SI DE UTILIZARE

1. Financiar-Contabilitate Sistemul va furniza facilitati pentru toate activitatile specifice acestui domeniu de activitate si va trebui sa raspunda tututor cerintelor legislatiei in vigoare. 1.1. Contabilitate Generala O cerinta de baza pentru modulul de contabilitate generala, este aceea de a permite gestionarea informatiei contabile pentru o entitate cu structura complexa, cu functiuni operationale si de raportare distincte. Sistemul va administra planul de conturi si perioadele contabile si va integra toate inregistrarile contabile. Cerinte functionale: Folosirea planului de conturi astfel incat acesta sa raspunda specificului companiei, asigurand o imagine completa a situatiei financiare a acesteia. Sistemul informatic integrat trebuie sa raspunda mai multor raportari financiare in paralel in conformitate cu standardele romanesti de contabilitate (RAS) si cu standardele de contabilitate internationale (IAS, GAAP). Sa nu conditioneze prelucrarea informatiilor dintr-o perioada de finalizare a lucrarilor intr-o alta perioada; Sistemul sa permita adaugarea de documente auxiliare prin diverse note contabile. Sa asigure posibilitatea reflectarii fenomenelor economice si a rapoartelor in valute diferite: una de BAZA (LEU) si alta de REFERINTA ($, Euro, etc); Sistemul sa permita consolidarea conturilor in vederea intocmirii situatiilor financiare consolidate aferente reglementarilor legale in vigoare. Sistemul sa fie complet configurabil: sa contina un plan de conturi general care sa poata fi ulterior dezvoltat; Definirea si intretinerea planului de conturi al institutiei si posibilitatea de a dezvolta conturi sintetice de gradul 1 si 2, precum si conturi analitice ; sa permita o monografie completa a oricarei tranzactii;

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 24

contabilitatea tranzactiilor sa fie propusa/executata de catre sistem pe baza monografiilor intocmite (contare implicita/automata); activitatea sa se desfasoare pe baza unei multimi de variabile de setare, stabilite de catre administrator, dand astfel posibilitatea alegerii unei metode de organizare si conducere; Sa permita obtinearea registrelor contabile obligatorii Sa realizeze toate rapoartele financiare impuse de legislatia si practica romaneasca: fisa cont sintetica si analitica, carte mare, balanta de verificare sintetica si analitica, registrul jurnal, jurnale TVA, bilant, contul de profit si pierdere, cash-flow, notele la bilant, etc. Posibilitatea contabilizarii automate a tuturor operatiunilor contabile in baza unor sabloane definite de utilizator. Operatii de închidere: pregatirea si executarea tuturor procedurilor care sunt necesare pentru: închiderea unei zile închiderea unei luni închiderea unui an Posibilitatea inregistrarii tuturor operatiunilor atat in lei cat si intr-o valuta de conversie (USD, EUR). Introducerea unui document sa comporte urmatoarele etape: o pregatirea documentului; o listarea (optional); o validarea documentului din punct de vedere tehnic-operativ; o modificarea, daca este cazul, a inregistrarilor contabile propuse de sistem; o validarea din punct de vedere contabil, fapt ce induce actualizarea fenomenului in toate domeniile sistemului (din acest moment tranzactia respectiva sa fie reflectata in toate aspectele pe care le poate genera). Sistemul trebuie sa permita reevaluarea la sfarsit de an a soldurilor conturilor gestionate in valuta Sistemul trebuie sa permita inchiderea automata pentru TVA, venituri si cheltuieli Efectuarea usoara a lucrarilor de inchidere de perioada contabila, recalculul/ corectie/ simulare Obtinerea situatiilor contabile - in special pentru conturile de venituri si cheltuieli pe locatie, judet, sucursala sau pe toata compania Stabilirea de campuri obigatorii de completat la inregistrarea notelor contabile Sistemul trebuie sa permita importul datelor (bilant, Declaratia 394, Declaratia 390) in programele Ministerului de Finante 1.2. Contabilitatea furnizorilor si a platilor

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 25

Ea trebuie sa gestioneze informatia despre furnizori, sa inregistreze in sistem facturile de la furnizori, precum si alte tranzactii (note de debit, credit, plati in avans, etc.), sa asigure procesul de aprobare a facturilor pentru plata, sa efectueze platile si sa reconcilieze platile cu extrasul de cont bancar. Contabilitatea furnizorilor trebuie sa asigure instrumente eficiente de control asupra platilor, pentru a optimiza planificarea acestora. Contabilitatea furnizorilor trebuie sa fie integrata in intreg sistemul informational; informatia referitoare la tranzactiile efectuate urmeaza sa fie transmisa in contabilitatea generala, fiind inregistrata in conturile corespunzatoare. Cerinte functionale: 1. Sa defineasca furnizorii in sistem: cod, denumire, adresa, persoane de contact, nr. din registrul comertului, termeni de plata, codul taxei, codul de platitor de TVA. 2. Sa permita ca un furnizor sa aiba mai multe adrese. 3. Sa permita fuzionarea mai multor furnizori. 4. Sa permita ca un furnizor sa fie in acelasi timp client. 5. Sa asigure introducerea si gestionarea in sistem a facturilor de la furnizori. Vor fi gestionate diversele tipuri de facturi: facturi standard, plati in avans, note de debit si credit. 6. Contabilitatea Furnizorilor trebuie sa asigure functiuni si facilitati pentru gestionarea facturilor de la furnizori si controlul riguros al platilor, intelegand prin aceasta: verificarea si aprobarea facturilor pentru plata, sau blocarea lor, emiterea (sau inregistrarea) documentelor de plata, efectuarea platilor la termenele scadente, valorificarea discountului acordat de furnizor, prevenirea platilor duble, prognoza necesarului de lichiditati. 7. Este necesar un mecanism prin care sa se introduca lunar conform contractului tranzactiile pentru leasing (masini, echipamente, etc), cu calculul diferentelor de curs. 8. Gestionarea si urmarirea clara a deconturilor de deplasare pe fiecare salariat 9. Tranzactiile aprobate vor fi transferate automat in Contabilitatea Generala, preluate de aceasta si inregistrate in conturile din planul de conturi. 10. Sistemul va asigura controlul termenelor de plata la nivele diferite, incluzand nivelul articolului din catalogul de furnizori. 11. Sistemul va defini in sistem taxele care vor fi utilizate in tranzactii. 12. Taxa va fi calculata automat sau manual pe baza tipului de taxa, in factura aparand linia de taxa. Taxa va fi calculata pe intreaga factura, sau pe fiecare linie a facturii.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 26

13. Sistemul trebuie sa permita crearea si gestionarea termenelor de plata. 14. Conturile care participa la tranzactii vor fi predefinite in cadrul configurarii sistemului si vor apare automat pe documente. 15. Factura de la furnizor poate incarca contul de stoc, sau de cheltuieli; este important ca sumele din liniile facturii sa fie distribuite in conturile corespunzatoare; 16. In privinta facturilor in moneda straina, se va retine valoarea in moneda respectiva si suma convertita in lei (moneda functionala), dupa rata de schimb dorita (a institutiei, sau a utilizatorului, sau oficiala). Tranzactionarea in diverse valute pastrand ca moneda de baza a tranzactiei moneda RON; 17. Generare automata a inregistrarilor contabile in cazul : TVA-ului si a diferentelor de curs 18. Analizarea facturilor pe scadente, posibilitatea modificarii intervalelor stabilite pentru afisarea scadentelor. 19. Sistemul va permite corectarea, sau stornarea facturilor, sau liniilor de factura. 20. Blocarile de la plata ale facturilor vor putea fi anulate de utilizator, cu conditia ca acesta sa aiba autorizarea necesara. 21. Inregistrari manuale sau automate incasari. Platile se pot efectua in moduri diferite: prin cecuri, ordine de plata, etc.; plata poate fi manuala (de exemplu: cec-urile se scriu manual si doar se inregistreaza in sistem), sau automata ­ de exemplu: cec-urile se genereaza automat si se tiparesc de sistem. In ultimul caz, este necesara o evidenta riguroasa a cec-urilor emise. 22. Sistemul trebuie sa nu aiba limitari in privinta numarului de banci si conturi bancare. 23. Metodele de plata, discount-ul, data de referinta pentru plata, eventuale dobanzi la intarzierea platilor sunt parametri care se stabilesc la nivelul sistemului si al furnizorilor. 24. O plata sa se poata referi la una sau mai multe facturi. 25. O plata sa poata fi partiala sau totala. 26. Daca pentru un furnizor s-au efectuat plati in avans, la plata unei facturi catre acel furnizor, sistemul va lua in considerare platile in avans pentru a fi aplicate facturii respective. 27. Pe o factura platita sa nu se mai poata aplica alte plati. 28. Sistemul va prevedea un mod de urmarire riguroasa a cec-urilor, inregistrand cec-urile -numar, data, suma, factura la care se refera si starea cecului- daca este in asteptare, trimis, sau anulat. 29. Periodic, la nivelul unei luni, sistemul va realiza inchiderea perioadei si transferul tranzactiilor in Jurnale din Contabilitatea generala pentru a fi inregistrate in conturile din Cartea mare. Anterior transferului, sistemul ofera instrumente de auditare a informatiei stocate, on-line si prin rularea unor rapoarte. 30. Transferul in Contabilitatea generala se va realiza la diferite niveluri de detaliere - de detaliu (nivelul audit complet), nivelul facturii (audit partial), sau la nivelul sumelor pe conturi.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 27

31. Sistemul va asigura un acces rapid on-line la facturile pe care utilizatorul doreste sa le vizualizeze, inclusiv documentele in legatura cu acestea cum ar fi comenzile, platile, platile in avans, etc. Selectia se va face prin furnizor, interval calendaristic, starea facturilor. 32. Sistemul va oferi rapoartele legale si rapoarte care sa permita auditul al proceselor din contabilitatea platilor: o Registrul de facturi o Registrul de plati o Evidenta platilor in avans Registrul de cec-uri Lista facturilor in ordinea vechimii Necesarul de numerar Diferente nerealizate de schimb valutar Fise de cont Sistemul va permite reconcilierea platilor cu extrasele de cont bancar 33. Sistemul va perimite obtinerea automata a Registrului de casa din aplicatia ERP 34. Sa permita listarea scrisorilor de confirmare sold ale furnizorilor la o anumita data 35. Sistemul va permite prognoza necesarului de lichiditati. 36. Sa permita inregistrarea operatiunilor de compensare (inclusiv situatia cand furnizorul este si client) 1.3. Contabilitatea clientilor si a incasarilor Modulul de contabilitate a clientilor si a incasarilor va asigura suportul pentru activitatile legate de relatia cu clientii, avand ca scop realizarea unui control riguros asupra sumelor datorate si a celor incasate. Modulul va gestiona informatia despre clienti, atat datele de definire, cat si istoricul relatiilor cu acestia. Cerinte functionale: 1. Gestionarea informatiei despre clienti : numar, denumire client adresa pentru facturare alte adrese informatii de contact - persoana, telefon taxe banca 2. Sa permita mai multe locatii si adrese ale clientului; 3. Sa permita fuzionarea clientilor definiti multiplu; 4. Sa mentina cel putin informatia despre client din ultimii doi ani referitor la incasari, penalizari, facturi, si sa actualizeze informatia imediat, pe masura derularii proceselor zilnice;

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 28

5. Sa asigure posibilitatea de a efectua diferite tipuri de tranzactii: facturi, incasari, note de debit si note de credit, incasari in avans; 6. Sa permita inregistrarea tranzactiilor in perioada curenta, chiar daca perioada anterioara nu a fost inchisa; 7. Sa permita inregistrari de tranzactii in perioade trecute si urmatoare; 8. Sa poata crea facturi recurente pentru tranzactii care se repeta; 9. Sa genereze un numar unic pentru fiecare document creat sau introdus in sistem, cu posibilitatea ca utilizatorul sa defineasca propriile intervale de numere pentru diversele tipuri de documente; 10. Sa poata anula, storna facturi; 11. Sa calculeze taxa automat, pe baza tipurilor de taxe predefinite; 12. Sa introduca facturi in alte valute, sa converteasca valoarea in lei (moneda functionala) la cursul predefinit in sistem si sa salveze informatia in ambele monede; 13. Sa predefineasca conturile pentru clienti, taxe etc astfel incat sa apara automat la introducerea unei facturi; 14. Incasarea sa poata fi aplicata unei facturi, sau unei linii a facturii; 15. Sa permita incasari partiale ale unei facturi; 16. Sa inregistreze incasarile fara factura corespondenta intr-un cont rezervat pentru actiuni in asteptare; 17. La incasarea facturilor, sa ia in consideratie incasarile in avans, sau depozitul clientului; 18. Sa permita reconcilierea platilor cu extrasul de cont bancar; 19. Sa asigure accesul on-line la intreaga informatie stocata, informatia despre clienti, facturi, incasari prin selectii dupa criterii multiple, cum ar fi: client, perioada, starea facturii; 20. Sistemul trebuie sa asigure calculul automat de dobânzi/penalitati pentru scadente depasite, posibilitatea definirii perioadelor de gratie pentru anumiti clienti si emiterea facturii pentru aceste creante. 21. Sa ofere un set de rapoarte: Registrul de tranzactii Jurnal de vanzari pe conturi de carte mare Registrul de incasari Registrul de TVA din vanzari Raportul de TVA incasat Registrul de reconciliere TVA Balanta de verificare Raport de facturi neplatite dupa transe de perioade scadente, pe vechime Fisa contului

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 29

1.4. Managementul Trezoreriei Cerinte functionale: 1. Gestionarea conturilor de disponibilitati; 2. Sistemul va putea sa lucreze cu valute multiple; 3. Se va crea posibilitatea definirii principalelor trezorerii si conturi bancare cu care se lucreaza in mod curent (se vor putea defini conturile proprii precum si cele ale clientilor/furnizorilor); 4. Pentru conturile bancare vor fi gestionate: trezoreria, contul bancar, valuta contului, unitatea proprietara a contului bancar respectiv (client, furnizor sau firma proprietara); 5. Se va asigura preluarea electronica a extraselor bancare (prin multicash) 6. Se va crea posibilitatea de a indica (atasa) la operatia specifica trezoreriei, documentul de incasare/plata pe baza caruia se realizeaza operatia respectiva; 7. Functiunea va contine situatii de raportare, care vor sintetiza principalele operatii bancare efectuate intr-o anumita perioada, pe un anumit cont 8. Se va crea posibilitatea de a indica (atasa) la operatia specifica trezoreriei, documentul de incasare/plata pe baza caruia se realizeaza operatia respectiva; 9. Functiunea va contine situatii de raportare, care vor sintetiza principalele operatii bancare efectuate intr-o anumita perioada, pe un anumit cont; 10. Sistemul va permite urmarirea in permanenta a soldului pe fiecare cont bancar. 11. Inregistrarea incasarilor/platilor clienti/furnizori incasarile si platile sa se poata face (prin intermediul unor module dedicate) prin diferite moduri : - prin banca : cec-uri, ordine de plata (preluare din modulul banca) - prin casierie (preluare din modulul casa) - avansuri de incasare/plata (preluare din modulul casa, banca) - compensare Posibilitatea de a se face operatii de compensare (la nivel de document sau la nivel de partener) intre doi sau mai multi parteneri de afaceri. Compensarea documentelor se va face prin incasarea/plata documentelor partial sau total. Incasarile/platile sa se poata face la nivel de document primar gestionat in sistem sau la nivel de partener (fara specificarea documentului primar). Sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in moneda documentului primar.

Sa existe posibilitatea inregistrarii zilnice a cursurilor valutare pentru valutele utilizate in operatiunile curente. 12. Inregistrarea documentelor de incasare/plata (Ordine de plata, CEC-uri)

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 30

Inregistrarile documentelor de incasare/plata vor contine : numar data cont bancar firma proprietara cont bancar partener valuta partenerul pentru care se face inregistrarea respectiva documentului primar la care se refera operatiunea inregistrata (daca operatia se refera la un document primar)

suma aferenta inregistrarii curente atat in valuta cat si convertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primar sa se poata face incasare/plata totala sau partiala) 13. Incasarile/platile prin banca Acestea vor trebui sa permita: posibilitatea operarii pe conturi analitice evidentierea soldurilor pe documentele de banca (extrase) conform cu operatiile zilnice prelucrate ; in cazul in care este nevoie sistemul sa permita modificarea soldurile initiale propuse pentru extrasul curent specificarea numarului si a datei extrasului ce se inregistreaza specificarea contului bancar pentru care se face inregistrarea extrasului respectiv specificarea valutei specificarea documentului pregatitor pentru incasare/plata (CEC, ordin de plata, etc) specificarea partenerului pentru care se face inregistrarea respectiva specificarea documentului primar la care se refera operatiunea inregistrata (daca operatia se refera la un document primar) specificarea sumei aferente inregistrarii curente atat in valuta cat si cea convertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primar sa se poata face incasare/plata totala sau partiala) afisarea informativa a soldului actual pe documentul primar pe care se face operatia respectiva este de dorit ca pentru anumite tipuri de tranzactii sa se defineasca reguli de distributie a sumelor pe conturile contabile posibilitatea ca pentru o tranzactie sa se poata specifica defalcarea sa pe mai multe perechi de conturi contabile posibilitatea ca pentru inregistrarea unei pozitii de extras referitoare la un document primar sa se poata face operarea la nivel de pozitie din cadrul documentului, specificarea centrului de cost pentru care se face inregistrarea (cand este cazul),

CAIET DE SARCINI pagina 31

SN RADIOCOMUNICATII

specificarea numar/data nota de banca (sau nota contabila) asociata inregistrarii respective posibilitatea ca pentru operatiile in valuta se se poata inregistra automat diferentele de curs valutar; in cazul in care se doreste, aceste propuneri de diferente de curs sa se poata modifica sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in moneda documentului primar posibilitatea de a se introduce pozitii de extras, de incasare/plata, care sa nu afecteze soldul extrasului.

evidentierea tranzactiilor pe un anumit cont pe o perioada de timp specificata, atat detaliat cat si centralizat. evidenta tuturor tranzactiilor pe zi, luna, detaliat si centralizator. 14. Incasarile/platile prin casierie Inregistrarea acestor operatiuni vor permite: evidentierea soldurilor (initiale si finale) conform cu operatiile zilnice prelucrate posibilitatea de a se defini mai multe casierii pentru care se fac inregistrarile; pentru fiecare dintre ele sa se poata defini la inceput, daca este cazul, soldul initial de casa specificarea valutei si a cursului valutar specificarea partenerului pentru care se face inregistrarea respectiva, sa se poata face inregistrarea operatiilor specifice de casa la nivel de tip de partener (ex. Particular, Client, Furnizor, Salariat, Centru de Cost) specificarea documentului primar la care se refera operatiunea inregistrata (daca operatia se refera la un document primar) specificarea sumei aferente inregistrarii curente atat in valuta cat si cea convertita in lei (in cazul in care este referitoare la un document primar sa se poata face incasare/plata totala sau partiala) afisarea informativa a soldului actual al documentului primar pentru care se face operatia respectiva este de dorit ca pentru anumite tipuri de tranzactii sa se defineasca reguli de distributie a sumelor pe conturile contabile posibilitatea ca pentru o tranzactie sa se poata specifica defalcarea sa pe mai multe perechi de conturi contabile posibilitatea de a se specifica numarul chitantei de casa cu care s-a facut incasarea-plata posibilitatea ca pentru inregistrarea unei pozitii de casa referitoare la un document primar sa se poata face operarea la nivel de pozitie din cadrul documentului specificarea centrului de cost pentru care se face inregistrarea (cand este cazul) specificarea numar/data nota contabila asociata inregistrarii respective

CAIET DE SARCINI pagina 32

SN RADIOCOMUNICATII

posibilitatea ca pentru operatiile in valuta sa se poata inregistra automat diferentele de curs valutar; in cazul in care se doreste, aceste propuneri de diferente de curs sa se poata modifica posibilitatea inregistrarii si urmaririi operatiilor privind avansurile de decontare cu salariatii sa existe posibilitatea de a se face incasari/plati in alta moneda decat in moneda documentului primar.

evidentierea tranzactiilor pe un anumit cont pe o perioada de timp specificata, atat detaliat cat si centralizat evidenta tuturor tranzactiilor pe zi, luna, detaliat si centralizat. 15. Gestiunea si urmarirea avansurilor clienti/furnizori: inregistrarea unui avans : numar avans, partener, valuta adaugarea de documente ce constituie avans (ordin de plata, casa, extras), posibilitatea de a se `stinge' documente primare din avansul constituit (partial sau total document) posibilitatea de a se modifica, sterge un document primar care a diminuat un avans

posibilitatea de a se inregistra din punct de vedere contabil operatia de `stingere' a documentelor din avansuri. 16. Incasarile/platile prin Compensare posibilitatea de a se realiza compensari in valute diferite posibilitatea de a se realiza compensarea intre mai multi parteneri (nu numai firma proprietara cu clientul/furnizorul) posibilitatea de se specifica documentele ce intra intr-o compensare posibilitatea ca intr-o compensare sa intre nu numai documente ci si sume ce se refara la incasari/plati pentru partenerul respectiv posibilitatea de a se inregistra automat in conturi compensarea efectuata posibilitatea de a se evidentia in mod automat si eventualele diferente de curs rezultate din compensare

posibilitatea de a se realiza compensarea pe sume diferite (suma de incasari diferita de cea de plati), rezultatul putand fi urmarit prin intermediul documentelor de incasare-plata (de ex. Ordin de plata) sau avansurilor. 17. Situatii de raportare liste de rapoarte referitoare la tertele parti si obligatii cu defalcarea sumelor restante in functie de vechime (30, 60, 90, ... zile), balante analitice pentru un cont contabil care sa contina detaliat informatii privind : solduri initiale pe partener-valuta, rulaje curente, sold final (si componenta soldului) listarea rapoartelor : Fisa Clienti si Fisa Furnizori (detaliat pe operatiile efective realizate si centralizat la nivel de client/furnizor), pe o perioada specificata

CAIET DE SARCINI pagina 33

SN RADIOCOMUNICATII

listarea de rapoarte specifice care vor permite urmarirea incasarilor de la clienti si a platilor catre furnizori, conform termenelor de incasare/plata scadente. listarea documentelor de incasare/plata de la clienti/catre furnizori, cu legatura la documentele primare (daca acestea sunt gestionate in baza de date). rapoarte speciale pentru urmarirea incasarii/platii documentelor, precum si a situatiei debitorilor/creditorilor. datele primare, la nivel de clienti/furnizori, vor fi prelucrate si vor putea fi raportate sub forma unor situatii statistice, ce vor face obiectul analizelor in cadrul instrumentelor suport de decizie. situatii privind operatiile realizate prin intermediul unui cont bancar situatii privind operatiile efectuate pe o anumita nota contabila (defalcat si centralizat la nivel de grupe de conturi) situatie cu incasarile pe unul sau mai multi clienti, zilnic/lunar.

1.5. Imobilizari corporale si necorporale Cerinte functionale: Sistemul va permite importul datelor din aplicatia care tine evidenta operativa a imobilizarilor corporale si necorporale , precum si a materialelor dea natura obiectelor de inventar. Deasemenea sistemul va permite emiterea de rapoarte aferente contabilitatii financiare si de gestiune. 1.6. Gestiunea bugetelor Cerinte functionale: Sistemul va permite introducerea bugetului de venituri si cheltuieli in formatul stabilit prin HG 208/2005. Activitatile de prestari servicii de broadcasting, comunicatii si celelalte activitati se urmaresc a fi incluse in bugetul de venituri si cheltuieli(BVC). Ele se urmaresc la nivel de societate, respectiv sucursale. Ca orizont de timp, bugetul de venituri si cheltuieli este defalcat pe luna, trimestru, semestru, an. Se solicita, de asemenea, ca in procesul de bugetare sa se tina cont de alocarea codurilor CPV, definite conform cu legislatia in vigoare. 1.7. Reporting Sistem Cerinte functionale: Se solicita posibilitatea de calcul a indicatorilor financiari standard

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 34

1. Conducerea, coordonarea si controlul activitatii sa se realizeze prin: sistem de indicatori; jurnale de bord, analize economice la zi sub forma forma de situatii de raportare. 2. Sa permita definirea practic nelimitata a: registrelor de contabilitate; jurnalelor de bord; indicatorilor; rapoartelor de bilant; contabilitatilor analitice. 3. Sa permita prezentarea starii financiare, a rentabilitatii pana la cel mai mic nivel posibil cu ajutorul mai multor instrumente, exprimate in valuta de BAZA sau de REFERINTA: rapoarte financiare; bugete; jurnale de bord; analize economico-financiare; statistici; previziuni; indicatori economico-financiari. 4. Analizele economice sa aiba in vedere: cifra de afaceri; cheltuielile variabile; cheltuielile fixe; riscul de exploatare; rentabilitatea; starea financiar-patrimoniala gestiunea activelor fixe.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 35

2. Logistica

2.1. Contabilitatea de gestiune Cerinte functionale: 1. Prin implementarea noului sistem informatic se solicita corecta inregistrare si urmarire a costurilor si veniturilor aferente societatii, la nivelul activitatilor specifice care le-au generat. De asemenea, se urmareste alocarea corecta a cheltuielilor indirecte pe obiecte de cost, pe baza mecanismelor specifice din companie. 2. Noul sistem trebuie sa permita raportarea costurilor si veniturilor pe categoriile de servicii furnizate de societate, pentru a se putea analiza profitabilitatea acestora, atat la nivelul intregii companii, cat si la nivelul fiecarei sucursale. 3. Contabilitatea interna trebuie sa fie in stransa legatura cu contabilitatea financiara, astfel incat tranzactiile din contabilitatea financiara relevante, ce presupun inregistrari pe conturi de profit si pierdere, sa fie transmise automat contabilitatii de gestiune. De asemenea, sistemul trebuie sa permita reconcilierea dintre contabilitatea financiara si cea interna. 4. Modulul de contabilitate de gestiune trebuie sa permita definirea obiectelor de cost (centre de cost, centre de profit, alte obiecte daca este cazul) conform cu cerintele societatii, planificarea costurilor si veniturilor companiei, inregistrarea tuturor costurilor si veniturilor specifice activitatii desfasurate, respectiv obtinerea de rapoarte relevante, conform cu necesitatile exprimate. 5. Sistemul va permite gestiunea costurilor in doua monezi (RON si USD) 6. Definirea obiectelor de cost va tine cont de structura companiei fiind necesare o mapare intre aceste doua elemente. 7. Sistemul va permite inregistrarea si alocarea costurilor distinct functie de categoriile de servicii furnizate de societate. 8. Pentru proiecte este necesara posibilitatea de a defini bugete si de a face analize ale costurilor efective versus cele bugetate. 9. Va fi necesara posibilitatea de definire de ierarhii de centre de cost/ profit. 10. Este necesar sa fie puse la dispozitie functionalitati specifice de verificare, control, corectie de înregistrari costuri la închidere de perioada. 11. Generarea de analize plan fata de efectiv, respectiv plan recalculat fata de efectiv.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 36

2.2. Gestiunea fluxului de aprovizionare Cerinte functionale: 1. Modulul trebuie sa permita configurarea in sistem a limitelor pentru proceduri de achizitie si achizitii directe ­ daca aceste limite sint depasite sa se avertizeze direct din aplicatie. Daca nu exista o pozitie aprobata in Programul anual, sa se impuna existenta unui referat de oportunitate aprobat de persoanele indreptatite. Sa permita consumul distribuit in timp din aceasta limita, sa se stabileasca cind e nevoie de numerar, si de cit este nevoie. 2. Modulul trebuie sa permita fluxuri de documente pentru aprovizionare (cerere de aprovizionare/ cheltuiala, aprobare, comanda achizitie, trimitere la furnizor, primire confirmare de expediere, receptie, inregistrare nir, inregistrare factura, etc). Daca in faza de cerere de aprovizionare s-a trecut departamentul/ locatia care primeste produsul, la iesirea din flux materialul (mijloc fix etc) receptionat sa fie alocat pentru acel departament/ locatie/ proiect. 3. Modulul trebuie sa ofere suport pentru gestionarea contractelor, mecanisme de avertizare automate daca un contract urmeaza sa expire intr-o perioada - cu posibilitatea de introducere de conditii de cantitate, pret, valoare, distribuite pe mai multi ani. 4. Pe contracte se vor preciza produsele si preturile, cu posibilitatea de a detalia pe pret de lista, rabat, cheltuieli de transport, etc. 5. Se vor preciza, de asemenea, termene de livrare, conditii de livrare, conditii de plata. Se solicita posibilitatea de programare a livrarilor. 6. Se vor putea defini acorduri cadru cu cantitate minima si maxima. Se vor putea defini si acorduri cadru, din care se vor crea ulterior contracte subsecvente. 7. Modulul/Aplicatia trebuie sa permita atât intrarea bunurilor cu referinta la contractele existente cât si fara referinta la un contract (achizitii directe de valori mici). 8. În cazul intrarii bunurilor cu referinta la un contract existent, aplicatia va aduce din contract liniile respective cu toate datele aferente, solicitînd operatorului numai confirmarea cantitatii receptionate. 9. Aplicatia va tipari NIR-ul în forma specificata de lege. 10. Modulul trebuie sa permita introducerea facturilor furnizor doar daca acestea sunt asociate unei receptii de bunuri, sau, în cazul serviciilor si lucrarilor, daca sunt asociate unui contract sau au aprobarile necesare 11. Modulul trebuie sa verifice automat daca prin însumarea pozitiilor facturii si a taxelor se obtine valoarea totala a facturii. Va verifica si daca taxele sunt introduse corect. În caz de erori va avertiza operatorul. Aplicatia va permite blocarea la plata a unor facturi sau a unor furnizori. 12. Modulul trebuie sa ofere suport pentru crearea de grafice de livrari si de plati de diferite tipuri (sponsorizari, acord cadru, contract subsecvent, de produse, lucrari servicii, training, asigurare auto/ de viata/ echipamente,cladiri, promovare produse/ imagine, inchiriere, etc).

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 37

13. Modulul trebuie sa permita propunerea, definirea, urmarirea, gestionarea Programului anual de achizitii de produse/ servicii/ lucrari. 14. Modulul va usura urmarirea derularii contractelor, va asigura verificarea respectarii de catre furnizori a clauzelor contractuale, va permite înregistrarea tuturor miscarilor de materiale atât în interiorul companiei cât si catre / dinspre terti. 15. Modulul trebuie sa permita definirea in sistem a tuturor tipurilor de documente de aprovizionare necesare desfasurarii proceselor specifice: Referate de necesitate; Cereri de oferta; Oferte; Comenzi de aprovizionare (simple sau cu referinta la contracte); Contracte; Grafice de livrare (generale pe perioade mai lungi sau detaliate pentru perioad scurte); 16. Posibilitatea crearii tuturor acestor documente cu referinta la alt document de aprovizionare care exista in sistem sau, in unele cazuri cu referinta la mai multe documente (ex: comanda de aprovizionare cu referinta atat la un referat de necesitate, cat si la un contract); 17. Posibilitatea crearii unor strategii diferite de aprobare a oricarui document de aprovizionare, in functie de necesitati, dupa criterii liber definibile; 18. Posibilitatea utilizarii monedelor necesare in raport cu fiecare furnizor; 19. Posibilitatea definirii unor parametrii specifici pentru fiecare material in relatia cu un anumit furnizor: Termeni de livrare; Taxe; Conditii de pret specifice cu posibilitatea definirii acestora pe anumite perioade de timp; Conditii de livrare; Posibilitatea definirii de preturi diferite in functie de unitati de masura diferite; Limite de sublivrare sau supralivrare specifice furnizorului; Cantitati minime de livrare; Durate minime pana la expirarea produsului; Producator preferat in cazul unor intermediari. 20. Definirea unor liste sursa cuprinzand furnizorii agreati. 21. Definirea unui furnizor preferential in cazul in care se doreste determinarea automata a unui furnizor in referatele de necesitate. 22. Utilizarea in procesul de aprovizionare a unui subcod specific relatiei material ­ producator. 23. Definirea de conditii speciale de pret si evidentierea separata a acestora in documente pentru taxe, discount-uri, cheltuieli de transport, vama, etc.. 24. Posibilitatea existentei unui istoric al preturilor in relatia cu furnizorii. 25. Posibilitatea comunicarii automate a documentelor de aprovizionare furnizorului si prin alte metode convenite: fax, e-mail.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 38

26. Posibilitatea comunicarii cu furnizorul folosind codul de material utilizat de acesta. 27. Crearea de grafice de livrare in fiecare document de aprovizionare trimis furnizorului. 28. Posibilitatea definirii unor adrese de livrare diferite; 29. Posibilitatea introducerii automate sau manuale de texte definite anterior in datele de baza ale materialului, furnizorului sau in documente de aprovizionare premergatoare; 30. Posibilitatea alocarii unui obiect de cost in documentele de aprovizionare, in cazul in care materialul nu se aprovizioneaza pentru stoc sau in cazul aprovizionarii cu servicii externe (comenzi de productie, centre de cost, etc.). 31. Posibilitatea definirii in documentele de aprovizionare a tipului de aprovizionare (standard, in custodie, subcontractare, livrare catre o terta parte). 32. Posibilitatea compararii automate a preturilor unor oferte, luand in considerare toate cheltuielile de aprovizionare. 33. Posibilitatea tiparirii in formatul dorit a documentelor trimise furnizorilor. 34. Posibilitatea identificarii si procesarii tuturor referatelor de necesitate alocate unui furnizor in momentul crearii unei comenzi de aprovizionare catre acesta. 35. Posibilitatea crearii unor contracte atat cantitativ, cat si valoric. 36. Posibilitatea utilizarii pentru fiecare document a mai multor versiuni. 37. Posibilitatea crearii automate a comenzilor pe baza referatelor de necesitate aprobate si care au furnizor cunoscut, in conditii determinate. 38. Inregistrarea modificarilor aduse unui document de aprovizionare si a utilizatorului care le-au efectuat. 39. Inregistrarea in comanda de aprovizionare sau in contract a istoricului tuturor operatiilor (documentelor) efectuate cu referinta la aceasta. 40. Posibilitatea verificarii on-line din documentele de aprovizionare a situatiei stocurilor de materiale existente, precum si a tuturor cerintelor existente la momentul respectiv si a stadiilor in care se afla acestea. 41. Posibilitatea definirii de conditii de pret specifice serviciilor, atat pentru serviciul respectiv, cat si in relatie cu un anumit furnizor. 42. Posibilitatea crearii unui document de acceptanta a serviciilor executate de un furnizor si a aprobarii acestuia functie de o strategie liber definibila. 43. Posibilitatea tiparirii documentului de acceptanta si, de asemenea, a transmiterii automate a acestuia furnizorului, dupa aprobare, prin diverse alte metode (fax, e-mail). 44. Posibiliatea monitorizarii in timp real a procesului de aprovizionare, dupa diverse criterii, prezetand informatii despre toate campurile existente in documentele de aprovizionare. 45. Posibilitatea crearii unor situatii statistice pentru activitatea de aprovizionare, dupa criterii liber definibile. Acestea trebuie sa prezinte situatiile cerute atat pentru momentul respectiv, cat si pentru orice alta perioada necesara, atat tabelar, cat si grafic. 46. Posibilitatea aprovizionarii unor materiale sau servicii care nu sunt definite in nomenclatoare, prin introducerea manuala a tuturor informatiilor necesare.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 39

47. Posibilitatea aprovizionarii de la furnizori ocazionali, fara a exista necesitatea definirii furnizorului in nomenclatorul specific. 48. Posibilitatea evaluarii automate a furnizorilor in functie de pret, calitatea produselor, respectarea termenelor de livrare si a cantitatilor specificate. 49. Posibilitatea crearii automate de atentionari, la termene prestabilite, in cazul intarzierilor. 50. Posibilitatea anularii documentelor de aprovizionare numai in cazul in care nu exista documente ulterioare create cu referinta la ele. 51. Pentru materiale necesare activitatii care au valori mici si pot fi aprovizionate in mod curent, sistemul trebuie sa permita urmatoarele functionalitati: Determinarea automata a necesarului de planificat in cazul materialelor pentru care exista posibilitatea stabilirii unor nivele de stoc. Sistemul trebuie sa determine necesarul pe baza nivelului minim si maxim al stocurilor, al stocului de siguranta si al timpului planificat de livrare. De asemenea, trebuie sa tina cont de posibilele rotunjiri necesare ale cantitatilor de aprovizionat; Crearea automata de referate de necesitate in cazul celorlalte materiale, pe baza unor rezervari introduse in sistem; Sa creeze un centralizator al disponibilitatii materialelor, care sa cuprinda situatia acestora in functie de consumul istoric mediu si de documentele de aprovizionare existente (acoperire de stoc); Sa permita corectii on-line a documentelor rezultate, direct din raportul situatiei materialelor, dupa rularea programului de determinare a necesarului. De asemenea sa permita crearea de noi documente direct din respectivul raport si modificarea rezultatelor finale tinand cont de corectiile facute; Sa permita rularea in mod de simulare a programului de determinare a necesarului de materiale.

2.3. Gestiunea stocurilor Cerinte functionale: In aria de gestiune a stocurilor, sistemul trebuie sa raspunda, in principal, urmatoarelor cerinte: Gestiunea cantitativ si valorica a stocurilor; Crearea de documente de material si contabile pentru toate miscarile de bunuri; Inventarierea fizica a materialelor; Sa fie complet integrat cu modulele de contabilitate financiara, contabilitatea costurilor, aprovizionare, planificarea si urmarirea productiei, vanzari si distributie, managementul calitatii materialelor. Pentru indeplinirea acestor cerinte, sistemul trebuie sa permita urmatoarele:

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 40

1. Posibilitatea introducerii in timp real a tuturor miscarilor de material si recalcularea automata a stocurilor rezultate in urma acestor miscari. 2. Crearea automata a unor documente financiar-contabile corespunzatoare si, eventual, a unor documente de costuri in modulul de gestiune a costurilor. 3. Modulul trebuie sa permita operarea tuturor miscarilor de stocuri necesare functionarii unei companii: intrari, iesiri, transferuri, casari, diferente de inventar; stornari, etc. Aplicatia va permite tiparirea documentelor aferente miscarilor de stocuri in forma solicitata prin lege. 4. Sistemul va permite înregistrarea tuturor miscarilor de materiale atât în interiorul companiei cât si catre / dinspre terti. 5. Modulul va permite gestionarea unei game complete de materii prime, piese de schimb, materiale consumabile, marfuri, obiecte de inventar, etc. Totodata, modulul/aplicatia va permite gestionarea materialelor aflate în stoc în magazii cât si a celor în tranzit sau în custodie. 6. Descarcarea stocurilor se va face la pretul mediu ponderat calculat la nivel de sucursala (exista un numar mare de gestiuni). Pentru stocurile care vor deveni obiecte de inventar sau mijloace fixe valoarea stocului trebuie descarcata cu metoda FIFO, la nivel de sucursala. 7. Modulul trebuie sa permita gestiunea stocurilor, stoc de siguranta, avertizari ca stocurile au scazut sub un minim, operatii de completare stoc (replenishment). Este necesar ca operatiile de aprovizionare sa decurga cit se poate de repede pentru a nu se intirzia operatiunile viitoare din cauza lipsei stocului necesar. 8. Posibilitatea verificarii on-line din documentele de aprovizionare a situatiei stocurilor de materiale existente, precum si a tuturor cerintelor existente la momentul respectiv si a stadiilor in care se afla acestea. 9. Modulul va permite operatii de inventariere, de inregistrare a diferentelor cantitative rezultate in urma inventarului dar numai dupa o etapa de analiza si eventual corectie a diferentei. Inventarierea se face pentru o data anterioara, inregistrarea diferentelor trebuie facuta retroactiv, pentru acea data. 10. Modulul va integra cât mai bine partea logistica cu partea financiara prin generarea automata, imediata, de note contabile aferente operatiunilor logistice înregistrate (acolo unde e cazul). 11. Pentru fiecare material se vor defini cel putin urmatoarele informatii: Unitatile de masura, formulele de transformare dintr-o unitate de masura în alta Dimensiunile, volumul, greutatea Conditiile de depozitare Conturile (care apar implicit in tranzactii dar pot fi modificate de operator inainte de salvarea tranzactiei) de material si de cheltuieli pentru materialul respectiv (pentru înregistrarea automata a notelor contabile aferente miscarilor de materiale). Categorie material. 12. Modulul va permite lucrul cu loturi de materiale. Un lot va grupa o anumita cantitate dintr-un material cu proprietati similare (produsa la aceeasi data, cu aceeasi data de expirare, etc).

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 41

13. Modulul va permite lucrul cu numere seriale pentru materiale. 14. Modulul trebuie sa permita urmarirea stocurilor de orice tip, oriunde sunt ele: in depozit, in curs de transport, in custodia ASM-ului (area sales manager) sau a clientului. 15. Este necesar sa existe nativ o varietate de rapoarte referitoare la stocuri si miscari de stocuri, cu diferite marimi dupa care se face selectie, sortare, totalizare, afisare: Balanta stocurilor la o data pe cod/ furnizor/ tip produs/ sucursala/ gestiune/ locatie/ etc Registrul stocurilor la data Miscari de stocuri intr-o perioada, etc 16. Cheltuielile de aprovizionare sa poata fi introduse in evaluarea materialelor (implicit a pretului acestora); 17. In cazul receptiei de materiale pe baza de comanda, sistemul trebuie sa: Propuna pentru receptie cantitatile din comanda de aprovizionare pentru a usura introducerea acestora; Verifice automat tolerantele admise la livrare din punct de vedere cantitativ; Creeze automat in comanda de aprovizionare un istoric al miscarilor de material efectuate; Permita introducerea materialelor in stocuri speciale, pentru inspectie de calitate sau blocate; Permita informarea automata a responsabilului de aprovizionare despre receptia materialelor. 18. Posibilitatea crearii de rezervari si utilizarea acestora ca referinta pentru miscarile de materiale. 19. Inregistrarea tuturor tipurilor posibile de miscari, inclusiv la nivel de lot, daca este cazul: Receptii de materiale, atat pentru comenzi de aprovizionare, cat si pentru comenzile de productie; Consumuri de materiale pentru toate obiectele de cost posibile si eventuale retururi la magazie; Transferuri de materiale; Esantionari pentru inspectii de calitate; Casari de materiale; Retururi la furnizori; 20. Tiparirea tuturor documentelor de material create (receptii, consumuri, etc.). 21. Gestionarea stocurilor de materiale la nivel de lot, sau in cazuri speciale, la nivel de numar serial. 22. Gestionarea stocurilor speciale de materiale: Stocuri in custodie ale furnizorilor sau la clienti Stocuri la subcontractori Stocuri de ambalaje returnabile, etc.. 23. Sa nu permita consumul de materiale din stocuri blocate sau aflate inca in inspectie de calitate. 24. Introducerea datei de expirare a materialelor si, in anumite conditii, sa poata bloca receptia acestora daca data de expirare este sub o limita prevazuta.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 42

25. Monitorizarea stocurilor pe magazii, atat a celor nerestrictionate, cat si stocurilor speciale, inclusiv la nivel de lot. 26. Anularea unor documente de material si, implicit a documentelor contabile corespunzatoare. 27. Rapoartele de stocuri trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte: Sa prezinte situatia exacta a acestora in timp real, inclusiv la nivel de lot; Sa prezinte istoricul situatiei materialelor pentru fiecare magazie; Sa prezinte, in functie de diverse criterii, toate documentele de material sau contabile aferente miscarilor de stoc; Sa permita compararea valorii stocurilor cu valoarea contabila a acestora din modulul financiar si sa evidentieze posibilele diferente; Sa permita identificarea stocurilor nefolosite intr-o perioada de timp sau a celor cu miscare lenta; Sa prezinte cerintele de consum existente la un moment dat impreuna cu situatia stocurilor. 28. Executarea tuturor functiilor necesare realizarii inventarului fizic, pe magazii, ori de cate ori este nevoie: Crearea automata sau manuala de documente cu toate materialele supuse inventarierii, inclusiv la nivel de lot daca este cazul; Introducerea cantitatilor numarate in cadrul procesului de inventariere; Renumararea materialelor in cazul in care este necesar; Blocarea sau inghetarea stocurilor pe perioada inventarierii; Crearea de documente de diferente de inventar intre stocul scriptic si cel numarat; Crearea de documente contabile pe baza documentelor de diferenta; Reevaluarea stocurilor in caz de necesitate. 29. Sistemul sa permita evitentierea stocului de natura obiectelor de inventar. 2.4. Gestiunea vanzari Cerinte functionale: Sistemul de vanzari si distributie trebuie sa asigure totalitatea relatiilor intre companie si clienti, incepand cu momentul primului contact si al activitatilor de promovare a produselor pana la fazele de livrare si facturare a acestora. Principalele functionalitati pe care trebuie sa le permita sistemul sunt urmatoarele: Integrabilitate totala atat cu sistemele financiar-contabile si de gestiune a costurilor, cat si cu celelalte sisteme logistice: gestiunea materialelor, planificarea si urmarirea productia, managementul calitatii; Vizibilitate asupra intregului proces de vanzare si distributie, documentele intregului flux trebuind sa fie interconectate si prezentate in conformitate cu desfasurarea procesului;

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 43

Gestiunea unor nomenclaoare unice pentru datele de baza, integrate, unde este cazul, cu celelalte module; Posibilitatea de reprezentare in sistem a oricarui tip de vanzare, distributie sau facturare; Gestionarea intregii activitati de distributie; Posibilitati de optmizare a procesului de facturare;

Functionalitatile unui sistem de vanzari si distributie trebuie sa permita: Gestiunea centralizata a preturilor si conditiilor de formare a preturilor (rabaturi, discount-uri, promotii , taxe, etc.) si existenta unui istoric al tuturor preturilor, dicounturilor, taxelor, etc, structurate pe perioade de valabilitate. Posibiliatea crearii de proceduri de pret complexe, functie de o varietate de factori: Material; Relatia client-material; Cerinte specifice ale clientului, Cantitati comandate, etc.. 1. Cataloage (liste) de preturi si a termenelor de valabilitate a acestora. 2. Utilizarea oricarei monede necesare in relatia cu clientii. 3. Gestiunea clientilor si a altor tipuri de parteneri (ex. agenti de vanzari). Gestiunea produselor finite, marfurilor. Managementul creditului acordat clientilor si posibilitatea de blocare automata a unei tranzactii in cazul in care creditul stabilit a fost depasit. Procesarea mesajelor (tiparirea si transmisia documentelor specifice vanzarii). Gestionarea centralizata a taxelor de vanzare (TVA , taxe de transport, etc) Gestiunea produselor in liste specifice clientilor; Getiunea excluderilor (materiale care nu mai sunt disponibile pentru vanzare sau sunt inlocuite de alt material). Gestiunea unor texte standard specifice acestui domeniu de acrivitate in mai multe limbi si posibilitatea de folosire a lor in mod autimat sau manual. Determinarea automata a conturilor necesare crearii documentelor contabile, functie de tipul tranzactiei. Nomenclatorul de produse trebuie sa fie unic si sa fie continut in aceeasi baza de date cu toate celelalte materiale, avand toate functionalitatile cerute pentru acestea. Posibilitatea definirii unice a unui client, atat pentru procesele de vanzari si distriburie, cat si pentru activitatile financiar-contabile. Posibilitatea clasificarii clientilor. Posibilitatea definirii unor texte standard pentru fiecare client, texte utilizabile automat sau nu in documentele de vanzari.

CAIET DE SARCINI pagina 44

SN RADIOCOMUNICATII

Posibilitatea definirii unor informatii generale complete despre clienti: adrese diferite in cazul unor sedii diferite, persoane de contact, termeni de cautare, limba de comunicare, termeni si metode de plata, etc. Posibilitatea blocarii totale sau partiale a operatiilor pentru un anumit client. Posibiliatea utilizarii loturilor de material in tot procesul de vanazri si distributie. Posibilitatea modificarii in masa a unor anumite valori in toate datele de baza. Inregistrarea tuturor modificarilor aduse datelor de baz si a utilizatorilor care au efectuat modificarea. Sistemul de raporatare trebuie sa prezinte, atat cantitativ, cat si valoric: Comenzi de vanzare: deschise, total comenzi Liste Oferte Liste Contracte Lista Livrari Livrari total Livrari de prelucrat (ridicare din depozit si iesire din gestiune) Lista Facturi Documente de facturat Documente blocate Documente incomplete 4. Rapoartele sa poata contine informatii combinate, obtinute din documentele de vanzare (comenzi, facturi, retururi, comenzi deschise, documente de credit si debit, etc.), care sa poata fi defalcate pe fiecare obiect in parte: departament de vanzari, canalul de distributie, divizia de produse, client, regiune, birou de vanzari, agent de vanzari, produs, grupa de produse, moneda de raportare, perioada de raportare, etc.. 5. Tranzactiile din cadrul procesului de vanzare trebuie sa fie inregistrate in sistem prin intermediul documentelor de vanzare. Sistemul trebuie sa contina cel putin urmatoarele tipuri de documente: Cereri de oferta de la clienti si oferte catre clienti; Comenzi de vanzare; Contracte (valorice sau cantitative); Retururi, reclamatii cu posibilitati de livrari suplimentare,etc Principalele functionalitati pe care trebuie sa le permita sistemul sunt urmatoarele: 1. Documentele care se creaza in sistem trebuie sa preia automat datele relevante din datele de baza existente (produse, clienti, conditii de pret, etc.). 2. In cazul in care exista contracte, datele si conditiile se preiau din contract pentru toate documentele create cu referinta la contract si au prioritate fata de celelalte surse de date posibile. 3. Introducerea codului de produs al clientului.

CAIET DE SARCINI pagina 45

SN RADIOCOMUNICATII

4. Verificarea eventualei disponibilitati de stoc si verificarea posibilitatii de livrare a produsului la termenul cerut. Daca termenul cerut nu poate fi respectat, sistemul trebuie sa propuna o data de livrare posibila, creand o planificare a livrarilor. 5. Introducerea tuturor specificatiilor clientului (marca, cerinte speciale de calitate, ambalare, marcare, conditii de livrare, etc.) si transferul lor automat in mod operational catre modululele beneficiare (planificarea si urmarirea productiei, aprovizionare, managementul calitatii, desfacere). 6. Comanda de vanzare trebuie sa ofere si informatii asupra costurilor necesare fabricarii produsului cerut pentru a putea fi comparat cu pretul de vanzare. 7. Sistemul ERP trebuie sa îmbunatateasca procesarea comenzilor/contractelor de prestare servicii si diverse vânzari, de la introducerea comenzii/ contractului, a pretului, esalonarea în timp a prestatiilor contractate/ alocarea produselor, la livrarea si facturarea acestora. 8. Modulul specializat va fi integrat cu modulul de contabilitate clienti, cu cel de gestiune materiale si modulul financiar si va permite introducerea datelor despre contracte, monitorizarea contractelor de colocare (echipamentele tertilor gazduite in locatii proprii), de servicii de date (linii inchiriate, Internet, VPN, telefonie) precum si cele de vanzare a cartelelor telefonice. 9. Modulul trebuie sa realizeze gestiunea facturilor emise clientilor care se fac in baza unui contract si pot avea citeva caracteristici: pot fi in suma fixa (conforma contractului, pentru servicii de comunicatii electronice) sau depinzind de consum (servicii de telefonie/ internet pentru cartele Ring sau servicii de broadcasting tv, radio). Pe prima factura a unui contract pot aparea suplimentar serviciile de instalare pentru un client (site survey etc). Facturile aferente unui contract ,,cu suma fixa" se fac lunar, pe toata perioada de valabilitate a contractului ; pentru aceste contracte trebuie sa existe un mecanism de emitere automata, lunara de comenzi de vinzare urmind sa se faca apoi verificare si facturare. Contractele prevad in general suma in euro iar factura se face la cursul BNR al euro din ziua facturarii. Factura trebuie emisa chiar daca suma de plata (pe o linie sau pe factura) este zero ­ se comunica astfel clientului ca nu datoreaza ceva pentru acel serviciu pentru acea perioada. 10. Modulul de contractari servicii si diverse vânzari va gestiona vânzarea/livrarea de: servicii de colocare servicii de punere in functiune (internet, VPN); dare in custodie a anumitelor echipamente; stipularea consumului de energie in contract (si facturarea catre client a acestuia) servicii de transmisii ocazionale sau de urgenta

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 46

cartele telefonice in regim de consignatie si in viitor internet pentru rezidentiali diverse echipamente pentru furnizarea serviciului de internet 11. Modulul de contractari servicii si diverse vânzari va permite gestionarea urmatoarelor date sau operatiuni: termene de plata perioade de gratie, de proba, de suspendare al serviciului (in caz de neplata, daca clientul isi intrerupe activitatea) indicatori ca pentru acel client se calculeaza penalizari (sau nu), ce procent etc taxe si tarife utilizate. conditii de pret penalitati la plata, discounturi, somatii de plata; analize lunare privind: contractele pe agent de vanzari, cantitatile (capacitatile) livrate, cantitatile facturate/incasate existenta a doua perioade de facturare: retroactiv si in avans stabilirea rutelor de transport pentru livrarea stocurilor tampon de cartele telefonice la clienti raportarea minutelor consumate de pe cartelele telefonice, tinandu-se cont de numerele de serie ale cartelelor sistemului de facturare direct la client si validarea facturilor la sediul central retururi din consignatie 12. Se solicita rapoarte pe clienti, contracte si facturi. Urmarirea si analiza contractelor se vor efectua dupa urmatoarele criterii minimale: la nivel de tip de serviciu, valoare si capacitate; la nivel de regiune; la nivel de termen scadent; încasari realizate; termene de notificare; alte analize complexe în functie de datele gestionate. 13. Modulul va permite inregistrarea/raportarea unei serii de indicatori care vor permite departamentelor de Contractari si diverse vânzari sa detecteze si sa evalueze din timp schimbarile pietei si tendintele economice. 14. Toate datele si indicatorii (ex: cantitatile totale, cantitatile facturate), marjele de profit, (ex: de eficienta sau performanta) vor fi integrate si analizate în diferite moduri si sub diferite aspecte: de la tarif special sau material la consum total sau totalul vânzarilor pentru un grup de servicii sau produse: de la un anumit client pâna la grupuri sau ierarhii de clienti; pe tipuri de servicii prestate sau diverse vânzari; media procentului de penalitate (nr zile scadenta); 15. Modulul trebuie sa ofere posibilitatea introducerii in rapoartele de clienti a unui camp in care sa fie precizat motivul incetarii colaborarii cu clientul. 16. Modulul trebuie sa permita calculul bonusurilor vinzatorilor pentru facturile incasate in termen, conform cu diferiti algoritmi.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 47

17. Pentru o monitorizare eficienta a activitatii agentilor de vanzari si pentru gestionarea sistemului flexibil de bonusuri, vor trebui sa existe rapoarte zilnice si lunare privind: numarul de contracte la nivel de agent (birou vanzari) numarul facturilor incasate volum vanzari dealeri pentru stabilirea comisioanelor 18. Factura va trebui sa poata fi transmisa pe e-mail sau fax catre diferite persoane de contact, angajati ai clientului. 19. Sa se permita trimiterea unei notificari pe sms catre client in momentul emiterii facturii 20. In cadrul negocierii contractului cu clientul, se intocmeste un document numit "marja negociere" prin care se pot acorda unui contract client reduceri fata de lista de pret (intr-o limita ce depinde de nivelul de competenta al semnatarului, cu escaladare catre persoane cu functii mai mari in caz de nevoie); aceste reduceri nu trebuie sa apara pe factura, dar in rapoartele manageriale sa se vada aceste reduceri si motivul acordarii lor. In facturi trebuie sa apara pretul conform contractului si reducerile fata de acesta cu motivul reducerilor (de exemplu datorate suspendarii serviciului pe o perioada). 21. Este necesar ca aplicatia sa permita facturarea prestatiilor executate in trecut iar in rapoarte/ analize sa apara corect aceste prestatii, pentru lunile in care au fost executate. 22. Este necesar ca modulul/aplicatia sa permita obtinerea unei multitudini de rapoarte, printre care: Facturi pe clienti si contracte comparativ cu cele din luna anterioara (sau aceeasi luna din anul anterior), in euro. Sa existe motivul diferentei (coduri: upgrade, reziliere, intreruperi nefacturate, clienti pierduti si cauzele etc); Sa apara niste date referitoare la contract (de ex capacitatea contractata). Vor fi 3 tipuri de asemenea rapoarte: Data prestare serviciu intr-o perioada definita de operator Data facturare serviciu intr-o perioada definita de operator Data incasare factura intr-o perioada definita de operator Raport calcul penalizari pentru intirzierea de plata a facturilor. Inregistrarea contabila a penalitatilor nu se va face automat ci cind se doreste acest lucru, cu emiterea unei facturi. Raport care sa evidentieze pentru o perioada, pentru fiecare client, ponderea veniturilor pe fiecare serviciu din total venituri.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 48

In cadrul acestor procese de distributie si livrare sunt necesare urmatoarele functiuni: 1. Monitorizarea datelor scadente ale livrarilor. 2. Crearea si procesarea livrarilor scadente la nivel individual, pentru fiecare comanda in parte, cit si colectiv, pe baza listei de livrari scadente ­ sistemul poate propune crearea de livrari comune in cazul in care exista mai multe livrari scadente pentru acelasi client, sau livrari separate pentru fiecare comanda in parte 3. Planificarea si monitorizarea listelor de lucru pentru activitatile de expeditie: Afisarea pentru prelucrare directa a dispozitiilor de livrare ce urmeaza a fi ridicate din depozit si pregatite pentru transportul la clienti; Afisarea dispozitiilor de livrare ce au fost deja ridicate din depozit dar pentru care nu s-au inregistrat docuemntele de gestiune si notele contabile aferente; 4. Monitorizarea disponibilitatii produselor si procesarea comenzilor de iesire din stoc. 5. Ambalarea produselor. 6. Planificarea livrarilor si a transportului, rute si mijloace de transport. 7. Tiparirea si trimiterea dispozitiilor de livrare si a avizelor de expeditie. 8. Actualizarea automata a stocurilor la iesirea produselor. 9. Crearea automata a notelor contabile si de gestiune a costurilor, aferente iesirii produselor din stoc. 10. Livrarile trebuie sa permita utilizarea de numere serialesi sa actualizeze automat situatia stocurilor la nivel de numar serial. 11. Posibilitatea de blocare manuala a livrarilor.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 49

3. Gestiune Intretinere si mentenanta Cerinte generale Scopurile pe care sistemul de intretinere si mentenanta trebuie sa le indeplineasca sunt: 1. Reprezentarea structurilor organizatorice din punctul de vedere al activitatii de intretinere; 2. Sa permita reprezentarea structurii tehnice ale echipamentelor si instalatiilor care vor fi subiectul activitatii de intretinere; 3. Planificarea si executia detaliata a activitatilor de intretinere: Inspectii privind starea sistemelor aflate in intretinere; Intretinerea preventiva a echipamentelor si instalatiilor; Reparatii accidentale ale echipamentelor si instalatiilor; 4. Planificarea capacitatilor si a resurselor; 5. Planificarea si calculul final al costurilor; 6. Crearea unui sistem statisitic al activitatii de intretinere si intretinerea unui istoric al activitatilor desfasurate; 7. Sistemul de intretinere si reparatii sa fie complet integrat cu sistemele de planificarea productiei, gestiunea materialelor si a serviciilor externe, financiar-contabil, mijloace fixe, gestiunea costurilor, resurse umane; 8. Sistemul trebuie sa contina functionalitati specifice pentru gestiunea parcului auto; 3.1. Cerinte specifice desfasurarii proceselor intretinere si mentenanta 3.1.1. Cerinte specifice privind structurarea echipamentelor si instalatiilor Un sistem informatic in domeniul intretinerii si mentenantei poate functiona corect doar daca obiectele si sistemele tehnice vizate de aceste activitati sunt reprezentate corect. Din acet motiv, reprezentarea sistemelor tehnice trebuie sa indeplineasca cateva cerinte de baza: 1. Posiblitatea de structurare variabila a echipamentelor si instalatiilor cu un numar nelimitat de nivele ierarhice. Aceasta structurare variabila trebuie sa permita instalarea sau dezinstalarea unui subechipament la un echipament superior, inlocuirea unui echipament cu altul, etc.; 2. Istoricul acestor operatii de structurare trebuie sa existe in sistem impreuna cu datele aferente; 3. Posibilitatea de individualizare a oricarui echipament si instalatie, a.i. la nivelul obiectelor tehnice sa se poata: gestiona date individuale de intretinere; realiza sarcini individuale de intretinere; pastra evidenta sarcinilor de intretinere efectuate; colecta si evalua date despre obiect in perioade mari de timp; 4. Posibilitati de intretinere centralizata a structurilor utilizand structuri de referinta si posibilitatea de transfer ierarhic de date in cadrul unei structuri pentru obtinerea unot avantaje in activitatea curenta:

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 50

reducerea timpului necesar gestionarii obiectelor; simplificarea gestionarii mentenantei si solicitarilor de intretinere; reducerea timpului necesar introducerii datelor de intretinere; datele referitoare la intretinere pot fi evaluate individual, rapid si in detaliu; 5. Posibilitatea de reprezentare a legaturilor existente intre diferite echipamente si instalatii 6. Posibilitatea de regasire rapida in sistem a codurilor ecipamentelor si instalatiilor in cazul in care nu sunt cunoscute 7. Posibilitate de definire a unor contoare de masurare a activitatii obiectelor tehnice, in orice unitate de masura necesara 8. Posibilitatea introducerii in sistem a masuratorilor privind activitatea unui echipament sau a unor parametri de functionare; 9. Posibilitatea de a introduce in sistemul informatic date despre garantiile oferite de producatori sau executantii de lucrari 10. Posibilitate de definire in sistem a unei liste de materiale (piese de schimb,etc.) sau subansamble continand componentele echipamentului sau instalatiei respective 11. Posibilitatea de a accesa un istoric al tuturor interventiilor executate asupra unui obiect tehnic in decursul timpului si al costurilor aferente; 12. Posibilitatea de a urmari eventuale stocuri de obiece tehnice, la nivel individual 13. Posibilitatea de a crea o legatura intre obiectele tehnice si obiecte din domeniul financiar (mijloace fixe, centre de cost,etc.) sau logistic (echipa de intretinere, etc.) 14. Posibilitatea de definire a unui sistem de clasificare al obiectelor tehnice dupa criterii liber definibile 3.1.2. Cerinte specifice proceselor de intretinere preventiva Intretinerea preventiva reprezinta un complex de activitati ce are ca scop mentinerea functionalitatilor unui sistem tehnic pe o durata mare de timp. Pentru realizarea acestui deziderat, sistemul trebuie sa permita: 1. Crearea unor liste de sarcini de intretinere pentru fiecare obiect tehnic sau pentru grupe de obiecte tehnice pentru definirea activitatilor ce trebuie realizate (operatii ce trebuie efectuate, consumuri normate de materiale sau servicii externe, timpi de masina sau manopera normati, utilaje necesare, etc.); 2. Evaluarea volumului sarcinilor de intretinere preventiva si inspectii, precum si momentele la care trebuie efectuate asupra echipamentelor si locatiilor functionale; 3. Stabilirea automata a frecventei (ciclurilor) intretinerii periodice (bazata pe timp, performanta sau alte strategii specifice) si sincronizarea activitatilor pentru mai multe obiecte tehnice; 4. Calculul costurilor aferente intretinerii preventive si inspectiilor planificate a avea loc in viitor;

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 51

5. Crearea de planuri de intretinere care sa tina cont de recomandarile producatorului sau de cerintele legale sau de mediu; 6. Planificarea necesarului de materiale sa tina cont de cerintele planurilor de intretinere preventiva; 7. De asemenea, aceste planuri sa fie luate in calcul de sistemul de planificare a capacitatilor; 8. Simularea activitatii de planificare pentru a analiza posibilele incarcari de capacitate sau costuri; 3.1.3. Cerinte specifice proceselor de executie a intretinerii si reparatiilor Executia operatiilor de intretinere si mentenanta se refera atat la activitatile planificate, cat si la cele accidentale. Functionalitatile sistemului informatic in acest domeniu trebuie sa permita: 1. Crearea, in cazul defectiunilor, a unui document primar de constatare si instiintare, care sa poata furniza anumite informatii necesare: Obiectul la care s-a produs evenimentul; Tipul de eveniment; Motivul care au dus la producerea evenimentului; Sarcinile trasate pentru rezolvarea problemei aparute; Activitatile executate pentru rezolvarea problemei; 2. Crearea, atat in cazul intretinerii planificate, cat si a reparatiilor, a unei comenzi de intretinere cu urmatoarele functii: Identificarea operatiilor ce trebuie efectuate, a parametrilor normati si a altor informatii liber definibile necesare; Posibilitatea calcularii costurilor planificate; Posibilitatea verificarii capacitatilor si resurselor existente, a disponibilitatii materialelor necesare si planificarii operatiilor; Posibilitatea transmiterii catre sistemul de planificare a productiei starea de eventuala nefunctionare a sistemului tehnic pentru replanificarea activitatilor de productie; Crearea unei rezervari automate de materiale pentru comanda respectiva sau a unor referate de necesitate pentru servici externe sau piese speciale care nu sunt in stoc; 3. Crearea de comenzi de reparatii piese de schimb, care sa permita repararea unor loturi de piese de schimb si sa fie complet integrate cu sistemul de gestiune a stocurilor. 4. Introducerea datelor despre realizarea activitatilor necesare, pe parcursul executie sau la final. Aceste date trebuie sa se refere la: Materialele utilizate; Manopera sau timpii masina utilizati; Cantitatile reparate in cazul comenzilor de reparatii piese schimb; 5. Calculul costurilor efective pe comanda in urma introducerii datelor despre activitatile realizate. 6. Toate informatiile despre activitatile si elementele utilizate in cadrul comenzilor de intretinere sa poata fi regasite in sistem ca date istorice pe tipuri de activitati sau de obiecte tehnice.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 52

3.2. Gestiunea parcului auto Cerinte generale Scopurile pe care sistemul de gestiune a parcului auto trebuie sa le indeplineasca sunt: 1. Situatia gradului de înzestrare al sucursalelor pe tip de autovehicul 2. Evidenta nominala a autovehiculelor dupa numarul de înmatriculare 3. Evidenta nominala a autovehiculelor grupate pe structuri administrativ teritoriale (pana la nivel de judet) 4. Evidenta gradului de utilizare a autovehiculelor (numarul de kilometrii parcursi) cu posibilitatea de raportare lunara, bianuala si anuala. 5. Posibilitatea introducerii în sistem a kilometrilor parcursi pe baza foilor de parcurs. 6. Posibilitatea înregistrarii caracteristicilor fiecarui autovehicul în parte (model, tip, culoare, numar VIN etc.)

3.3. Gestiune operatiuni vama Cerinte generale Scopurile pe care sistemul de gestiune a operatiunilor prin vama trebuie sa le indeplineasca sunt: 1. Evidenta Facturi ­ DVI - Plati 2. Inregistrarea facturilor de la furnizori externi prin contabilizarea informatiilor uzuale si prin referirea contractului de catre apartin. 3. Inregistreaza DVI-urile aferente facturilor de la furnizorii externi 4. Inregistrarea (absorbtia) in costul produselor a cheltuielilor aditionale de achizitie (vama, transport, asigurare, procesare vamala).

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 53

4. Gestiunea proiectelor Cerinte functionale: In cadrul sistemului ERP trebuie sa existe un modul specializat pentru managementul proiectelor care sa raspunda urmatoarelor cerinte: 1. Sa permita definirea unui program / subprogram de activitati (proiecte) 2. Sa permita gestiunea financiara a proiectelor si a subcontractorilor acestora. 3. Sa permita gestiunea tranzactiilor platilor pentru proiecte 4. Sa permita integrarea in componenta financiara a tranzactiilor pe proiecte Sa permita gestionarea distincta de diferite categorii de proiecte cu functionalitati specifice pe fiecare categorie (proiecte de investitii in infrastructura, proiecte de tip cercetare- dezvoltare ­ strategii) Sa permita gestionarea proiectelor derulate in diferite locatii cu posibilitati de analiza pe fiecare din locatiile acoperite de un proiect. Sa permita gestionarea proiectelor cu responsabilitati cross departamentale, cu posibilitatea de definire responsabilitati per proiect, etape din proiect, activitati. 5. Sa permita definirea de resurse asociate proiectelor 6. Sa permita definirea de drepturi resurselor asociate proiectelor functie de rolurile pe care le detin 7. Sa permita definirea concisa a cerintelor pentru fiecare resursa 8. Sa permita asigurarea cautarii in sistem a resurselor adecvate pentru proiectul potrivit si in intervalul de timp potrivit 9. Sa permita trecerea in revista a candidatilor selectati 10. Sa permita vizualizarea comparativa a informatiilor planificate si realizate in legatura cu utilizarea resurselor 11. Sa permita activitati de planificare prognozare, precum si de urmarire a prognozelor 12. Sa asigure executia sincronizata a proiectelor 13. Sa asigure monitorizarea coordonata si flexibila a proiectelor 14. Sa permita gestiunea in timp real a proiectelor 15. Sa asigure securitatea accesului la informatia de proiect pe baza de roluri 16. Sa permita definirea de grafice Gantt, cu termene, si relationari intre activitati, atat in stadiu de planificare cat si de executie. 17. Sa permita posibilitatea corelarii graficelor Gantt aferente proiectelor diferite, prin stabilire dependente intre proiecte. 18. Sa permita posibilitatea alocarii milestone-uri pentru a marca trecerea de la o etapa la alta in cadrul proiectului. 19. Sa permita posibilitatea derularii de proiecte pe mai multi ani gestionarea proiectelor cu finantare din surse diferite (interne sau externe), in moneda corespunzatoare fiecarei surse, cu posibilitatea definirii de surse dedicate (echipamente, C+M, etc.).

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 54

20. Sa permita definirea / modificarea planului de proiect 21. Sa permita definirea, versionarea si aprobarea bugetelor pe proiecte 22. Sa permita gestiunea performantelor proiectelor 23. Informatiile sa poata fi urmarite in flux si comparate in orice moment; sa poata compara estimatul din cadrul programului de investitii cu realizatul cantitativ si valoric. 24. Sa permita gestiunea costurilor pe proiect, atat in stadiu planificat cat si efectiv, la nivel de rezumat sau detaliere, inclusiv categoriile privind materiale si echipamente, forta de munca, cheltuieli, cu posibilitatea de inregistrari reale si analize in diferite monede. 25. Sa permita gestiunea contractelor cu furnizorii interni si externi de echipamente si a achizitiilor pe proiecte. 26. Sa permita gestiunea contractelor cu furnizorii de servicii, cu posibilitatea administrarii mai multor contracte pentru acelasi proiect 27. Sa permita stocarea informatiilor cu acces protejat, asigurarea securitatii datelor si posibilitatea definirii dpreturilor de acces la diferite nivele/categorii de informatii 28. Sa permita obtinerea de situatii/ jurnale periodice, cu gruparea informatiilor pe categorii de proiecte, pe fiecare proiect, etapa, sau responsabil. 29. Sa permita comunicarea rapida si relevanta a starii proiectului putand obtine rapoarte privind stadiul proiectului, analiza variatiilor (planificat vs. realizat), analiza tendintelor, atat in domeniul evolutiei costurilor cat si a bugetelor si mai ales a termenelor de executie, la nivel de rezumat sau detaliat.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 55

5. Resurse Umane 5.1. Gestiune Resurse Umane Modulul de resurse umane trebuie sa asigure managementul eficient al angajatilor. O buna administrare a resurselor umane inseamna capabilitati de angajare, de motivare si pastrare a angajatilor deosebiti si specializati, inseamna o informatie corecta si la timp, precum si asigurarea calitatii fortei de munca si a conditiilor de munca sigure si sanatoase. Aplicatia de management a resurselor umane trebuie sa foloseasca aceeasi baza de date cu celelalte aplicatii ale sistemului, evitand redundantele. Cerinte functionale: 1. Sa permita inregistrarea si intretinerea nomenclatorului de personal si a datelor aferente personalului (nume, sex, adresa, calificare, premii, statut marital, numere de telefon, informatii despre locul de munca, cod numeric personal). 2. Solutia va asigura suport informatic pentru urmatoarele activitati: gestiunea flexibila a structurilor organizationale selectia si recrutarea personalului evidenta istoricului de angajare a personalului instruirea si perfectionarea continua a angajatilor evaluarea performantei profesionale a angajatilor gestiunea carierei gestiunea competentelor motivarea si asigurarea satisfactiei angajatilor raportare operativa si manageriala

Solutia trebuie sa asigure urmatoarele functionalitati: Gestiunea structurilor organizatorice trebuie sa permita: 1. Proiectarea si verificarea variantelor de structuri organizatorice (organigrama) si a statului de functii, pe baza consultarii bazei de date, cu urmatoarele detalii: 2. Intocmirea, actualizarea (modif. Nr. de functii intr-un serviciu, modific. denumire serviciu...), modificarea (reorganizarea), vizualizarea si listarea urmatoarelor documente: 3. Organigrama SNR 4. Stat de functii (Posturi incadrate, Vacante, Cu timp partial, Perioada nedeterminata/deteminata ) 5. Stat de personal (inclusiv drepturi salariale din CIM/Act Aditional la CIM) continind miscarile de personal (intrari, plecari, mutari, schimbarea locului de munca, suspendare CIM , detasare, delegare, trecere temp alt loc, etc.) vizualizarea si listarea unor formulare standardizate necesare in cadrul activitatii de miscare de personal.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 56

existenta unei evidente cu istoricul miscarilor de personal

6. Vizualizare grafica a organigramei pe toate nivelele structurii organizatorice cu evidentierea angajatilor si posturilor asignate fiecarei subdiviziuni 7. Definirea tipurilor de subdiviziuni organizatorice specifice regiei cu precizarea atributelor de identificare 8. Atasarea unui numar nelimitat de adrese tinând cont de tipul acestora pentru fiecare structura organizatorica definita în aplicatie 9. Implementarea modificarii structurii organizatorice a regiei în timp real cu pastrarea istoricului activitatii desfasurate anterior. Astfel, toate elementele privind structura organizatorica sa poata fi gestionate cu istoric. 10. Gestiunea structurilor de lucru: functii, posturi si calificari 11. Definirea structurilor de lucru la nivelul întregii organizatii 12. Gestionarea statului de functiuni ­ cu definirea posturilor existente în el 13. Asocierea de scheme si criterii de promovare cu structura de calificari si existenta pe post a personalului. 14. Stabilirea cerintelor de calificare pentru fiecare post de lucru 15. Verificarea rapida dupa criterii configurabile a ocupantilor diferitelor posturi. 16. Evidenta posturilor vacante; sa se poata specifica posturile vacante oricât de detaliat. 17. Uniformizarea indicatorilor de resurse umane de la Sediul Central i cele patru sucursale. Informatiile despre angajati gestionate de sistem sa cuprinda: 1. evidenta datelor personale - nume, CNP, vârsta, sex, adresa, act identitate, stare civila, parinti, copii, handicap, statut marital, numere de telefon, situatie medicala, fotografia angajatului 2. evidenta datelor de angajare ­ loc munca, tip contract angajare (determinat / ne-determinat), functie, data angajare în munca, în SNR, durata munca, conditii munca, etc. 3. evidenta deducerilor ­ deduceri personale inclusiv pentru persoanele aflate în întretinerea angajatului 4. folosirea CNP - ului fiecarui angajat pentru o identificare rapida a acestora. 5. înregistrarea mai multor adrese pentru o persoana (domiciliu stabil, flotant, case vacanta). 6. definirea unor tipuri diferite de personal: angajati, persoane externe (colaboratori externi), etc.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 57

7. înregistrarea persoanelor care sunt în legatura cu un anumit angajat: sotia, parintii, copiii, persoane aflate în întretinere; 8. gestionarea urmatoarelor informatii lunare: salariu de baza, sporuri, adaosuri, indemnizatii, alte drepturi salariale, retineri, concedii, pontaje, pe subunitati si categorii de personal, lunar si cumulat 9. monitorizarea utilizarii timpului de lucru lunar de catre fiecare angajat cu identificarea modului de plata 10. înregistrarea pregatirii profesionale a angajatilor cu evidentierea urmatoarelor elemente: studii, cursuri si calificari obtinute, limbi straine cunoscute 11. urmarirea tuturor modificarilor în timp intervenite în relatia contractuala cu un angajat de la: schimbarea functiei, tip de contract ­ durata determinata / ne-determinata, durata de munca, schimbarea locului de munca, detasari, suspendari. 12. centralizarea i valorificarea periodic a celor cinci baze de date pentru determinarea urmtoarelor situaii numerice: a) continuarea aplicaiei privind calculul salariilor potrivit legii pentru salariaii din Sediul Central i generalizarea acestui sistem cu aceeai configuraie i la cele 4 sucursale ale S.N.Radiocomunicaii b) compoziia i structura personalului S.N. Radiocomunicaii din care s rezulte: vrst, raportul brbai-femei, stare civil, copiii i vrsta acestora, domiciliul, telefon de contact, acte de identitate, CNP, marca, categorii de vize de ieire din ar i termenul de valabilitate, legitimaii de acces pe numere i serii; funcii îndeplinite (grupate pe nivele ierarhice) si domeniile de activitate (grupate pe execuie sau conducere), compartimentele din organigrama societii în care îi desfoar activitatea corelate cu evoluia modificrilor, vechimea în astfel de funcii, istoricul funciilor ca denumire si vechimea în astfel de funcii, pe perioade i compartimente; seria i numrul carnetului de munc i data încheierii;

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 58

vechimea în societate, în munc, în specialitate i pe domenii de activitate;

categorii de contracte de munc, termene de prob i perioade de suspendare a CIM; data semnrii fiei de post corespunztor funciei i locului de munc la care lucreaz;

nivelul i durata studiilor de baz, specialitatea acestora, anul absolvirii, inclusiv a cursurilor de pregtire/ perfecionare, cursuri post universitare, masterat, doctori sau doctoranzi; calificri suplimentare: categoria permisului de conducere, etc.

limbi strine cunoscute i gradul de însuire al acestora;

Cerintele referitoare la gestiunea evaluarilor, a instruirii de personal si a planului de cariera sunt: 1. Posibilitatea definirii fiselor de evaluare 2. Posibilitatea inregistrarii de evaluari cu unul sau mai multi evaluatori la nivel de fiecare angajat si agregarii automate a rezultatelor evaluarii intro singura fisa de evaluare. 3. Posibilitatea vizualizarii completarii de catre angajat a autoevaluarii, inregistrarea de comentarii la evaluarile primite precum si vizualizarii calificativului final primit in urma evaluarii. 4. Posibilitatea inregistrarii in sistem a cursurilor deja efectuate de catre angajati pana la data implementarii sistemului. 5. Posibilitatea definirii sesiunilor de training interne si externe la care urmeaza sa participe angajatii. 6. Posibilitatea definirii/vizualizarii/ intretinerii unui calendar de cursuri si a propunerii de participare la curs de catre managerii de departamente pentru fiecare angajat. 7. Sistemul sa permita transmiterea de notificari/ avertizari automate privind participarea la cursuri, catre participanti si/sau persoanele desemnate de administratorul sistemului. 8. Sa permita inregistrarea participantilor la cursuri precum si a evaluarilor/rezultatelor primite in urma finalizarii cursurilor. 9. Sa permita asocierea dintre post-competente-cursuri 10. Sa permita definirea de obiective pornind de la cel mai inalt nivel al structurii organizatorice si posibilitatea transferului lor si extinderii listei pana la nivel de angajat (companie ­ departament ­ post ­ angajat) 11. Sa permita evidentierea unei perioade de timp aferente obiectivelor, a evidentierii de categorii si caracteristici la nivel de obiective( de performanta, de comportament, profesionale, etc.)

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 59

12. Sa permita definirea planului de cariera la nivel de post/ angajat cu indicarea pozitiilor vizate, a planului de inlocuire a angajatilor cu alti angajati pe masura ce acestia evolueaza in cariera. 13. Sa permita generarea de rapoarte grafice referitoare la evolutia profesionala a fiecarui angajat cu referinta la obiectivele si criteriile de evaluare utilizate in sistem. Cerintele referitoare la gestiunea compensatiilor si beneficiilor sint urmatoarele: 1. Sistemul sa permita definirea si intretinerea unor indicatori de performanta cuantificabili numeric. 2. Sistemul sa permita definirea de pachete de compensatii valorice fixe sau procentuale si beneficii la nivel de post 3. Sistemul sa permita definirea/ intretinerea de bonusuri exprimate in sume nete sau brute sau ca procent cu referire la alte elemente (salariu de incadrare sau brut, etc). 4. Sistemul de permita corelarea rezultatelor obtinute la evaluarile de personal cu activitatea de acordare de compensatii si beneficii. 5. Sistemul sa permita crearea si intretinerea unui nomenclator de beneficii (autoturism serviciu, telefon, cazare gratuita, hrana gratuita, abonamente diverse, etc.) Selectia si recrutarea personalului va permite: 1. Definirea si monitorizarea posturilor vacante 2. Posibilitatea lansarii procesului de recrutare intern si/sau extern 3. Definirea etapelor în procesul de selectie: primirea aplicatiilor, interviuri, testari, etc. 4. Urmarirea costurilor de recrutare 5. Introducerea solicitantilor interni si externi cu informatiile aferente acestora cu posibilitatea de reutilizare a datelor acestora 6. Asistenta în selectia solicitantilor prin compararea competentelor acestora cu competentele necesare ocuparii pozitiei vacante 7. Monitorizarea stadiului recrutarii 8. Generarea automata de corespondenta specifica procesului de recrutare catre solicitanti 9. Monitorizarea istoricului solicitantilor 10. Convertirea facila a solicitantului în angajat

5.2. Salarizare Cerinte functionale:

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 60

Modulul de salarizare trebuie sa functioneze integrat cu cel de resurse umane si cu modulele de gestiune financiara, asigurand: 1. Gestiunea completa a procesului de salarizare in conformitate cu legislatia romana si cu CCM - ul in vigoare, avand ca finalitate calculul drepturilor salariale ale angajatilor regiei. 2. Gestiunea tuturor elementelor de salarizare care intervin în calculul salarial al angajatului si urmarirea evolutiei acestora pe intervale de timp formate din una sau mai multe perioade fiscale 3. Calculul automat al procentilor de vechime lunar aferent fiecarui angajat corelat cu o grila de procente definite pe numar de ani de vechime 4. Configurarea atributelor stabilite prin lege si CCM: grila de impozitare, salariul minim pe economie, coeficienti de deducere, praguri de indexare, sarbatori legale 5. Definirea / Introducerea si calcularea de sporuri (permanente sau ocazionale), adaosuri, indemnizatii, prime, retineri, popriri, penalizari si alte drepturi salariale ce vor fi utilizate in calculul drepturilor salariale. 6. Definirea unei grile de salarizare si actualizarii acesteia cu pastrarea istoricului in cazul renegocierii grilei de salarizare. 7. Definirea de programe de lucru (regie/ tura, timp partial, etc) si utilizarea combinata a acestora la nivel de persoana. 8. Evidenta si tratarea orelor suplimentare unde este cazul. 9. Evidenta numarului de zile de concediu de odinha (de efectuat afferent anului in curs; reportat din ani anteriori, efectuat , ramas de efectuat) cu referinta la data de 31 dec a anului current. 10. Posibilitatea introducerii / calcularii salariului de baza 11. posibilitatea efectuarii calculului avansului chenzinal. 12. Calcul indemnizatiilor de concedii medicale, concedii odihna si alte tipuri de concedii conform legislatiei romane si CCM - ului în vigoare cu referinta la un istoric cu posibilitatea modificarii formulei de calcul in functie de CCM si cu acordarea unui avans daca este permis. 13. Calcul drepturilor salariale pentru urmatoarele tipurile de angajati: permanenti sau cu perioada determinata, cu regim de lucru normal sau partial 14. Posibilitatea inregistrarii pontajului pe tip de activitate la nivel de salariati (ore de noapte, ore suplimentare, etc.), si evidentierea in cadrul sucursalelor/ departamentelor/ punctelor de lucru/ sau la nivel de angajat. 15. Calculul drepturilor salariale aferente lichidarii. 16. Calculul retroactiv si generarea de state de diferenta pe fiecare element de calcul modificat, precum si intocmirea declaratiilor rectificative. 17. Calcul drepturilor salariale pentru colaboratorii externi daca este cazul 18. Generarea automata a fisei individuale a fiecarui salariat (document care cuprinde datele de personal si drepturile salariale detaliate ale fiecarui angajat, acordate lunar si cumulat pe total an).

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 61

19. Calculul salariilor nete pornind de la brut si a salariilor brute pornind de la net. 20. Calculul retroactiv si generarea de state de diferenta pe fiecare element de calcul modificat, precum si intocmirea declaratiilor rectificative. 21. Calculul contributiilor angajatorului. 22. Generarea de fisiere/rapoarte pentru viramente bancare 23. Generarea de note contabile cu defalcare pe centre de cost si proiecte. 24. Intocmirea statelor de plata, a centralizatoarelor aferente si a fluturasilor de salarii / avans cu posibilitatea generarii lor la nivel de sucursala/department/punct de lucru 25. Intocmirea si listarea tuturor declaratiilor prevazute de lege(Ex.: fisa fiscala, declaratia nominala CAS, declaratie nominala somaj, etc.) 26. Importul / exportul de date specifice salarizarii în diverse formate doc, xls, pdf.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 62

6. Sistem de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru Sistemul de gestiue electronica a documentelor si fluxurilor va cuprinde : Modul/Componenta de arhivare. Modul/Componenta de Document Management, prevazut cu capacitati de workflow pentru distributia documentelor si urmarirea acestora. Modul/Componenta de Captura Sistemul trebuie sa poata acoperi sediile S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. din Bucuresti, cele 4 sedii din tara, precum si utilizatorii din sediile / centrele / locatiile / statiile din intreg teritoriul. 6.1. Cerinte functionale Modul de Arhivare 1. Integrare nativa in cadrul Sistemului de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru 2. Scalabilitate si capacitatea de a rula pe sisteme de operare variate (minim MS Windows 2003 Server, o versiune comerciala de Linux, o versiune comerciala de Unix) 3. Stocarea documentelor si a informatiilor asociate intr-o baza de date relationala 4. Stocarea centralizata a documentelor si structurarea lor in ierarhii, in functie de necesitati. 5. Sa aiba o componeneta de administrare centralizata care sa permita unui administrator sa realizeze managementul platformei de pe orice statie din cadrul organizatiei prin interfata Web, dar si in linie de comanda de la o consola de administrare. 6. Functii de automatizare /programare: sa ofere posibilitatea de construire politici care sa permita marirea spatiului alocat pentru back-up precum si pentru log-uri sau alte informatii. 7. Sa ofere capabilitati de conectare la medii de tip SAN (Storage Area Network) pentru back-up si sa permita utilizarea acestor medii concomitent cu alte aplicatii 8. Sa ofere clase de securitate pentru orice nivel de stocare Back-up automat nesupravegheat, incremental, viteza mare de stocare, perioada lunga de disponibilitate a datelor, disponibilitatea datelor in intreaga organizatie. 9. Suport extins pentru sisteme de operare (Unix, Linux, Windows) 10. Solutia de arhivare trebuie sa dispuna de un depozit unic pentru intregul continut al arhivei (documente scanate, documente generate electronic) 11. Proiectarea si personalizarea de catre administratorul aplicatiei a bibliotecilor de documente in functie de necesitati.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 63

12. Cautari si regasiri de documente pe baza metadatelor, dar si prin cautari de tip asociative in continutul documentelor (cautare in continut, independent de limba, bazata pe retele neurale. Rezultatele cautarii sa fie exprimate in procente de relevanta iar procentele de relevanta sa poata fi setate si afisate prin culori diferite). Se apreciaza existenta nativa a acestei facilitati. 13. Arhivarea e-mail-urilor. 14. Arhivarea oricarui tip de document in format electronic, de tipul: fisiere office, fisiere text, imagini (jpg, gif, tiff, bmp, etc), fisiere proprietare (psd, cdr, etc), fisiere cad, fisiere multimedia audio-video (avi, mp3, mpg, etc) 15. Salvarea criteriilor de arhivare intr-un fisier, si refolosirea acestora ori de cate ori este necesar. 16. Automatizarea procesului de arhivare dar si prin executarea acestei operatii din linie de comanda, ca orice comanda sistem. 17. Arhivarea pe medii WORM, conform standardelor de arhivare, stocare pe medii optice ca: drive SCSI, autochanger, jukebox, etc 18. Sa aiba posibilitatea de arhivare automata pe mediu de stocare secundar, stocare optica sau banda magnetica, oferind astfel un cost total al proprietatii cat mai scazut. 19. Sistemul trebuie sa ofere suport pentru dispozitive de Compresia datelor 20. Sa permita definirea de sabloane de completare de metadate prin intermediul unor unelte vizuale, folosibile de catre utilizatori care nu poseda cunostinte avansate de programare 6.2. Cerinte functionale Modul Document Management Principalul obiectiv al sistemului de flux al documentelor cerut este de a oferi organizatiei un mecanism informatic care sa sustina cresterea vitezei de reactie si a vitezei de comunicare, ducind la cresterea calitatii activitatii proceselor de luare a deciziilor si a controlului realizarii acestora, prin asigurarea urmatoarelor functionalitati minime si obligatorii: 1. Modelarea structurii ierarhice a organizatiei; 2. Circulatia documentelor, pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingerii acestora 3. Crearea standardizata, distribuirea si circulatia informatiilor si documentelor interne in interiorul organizatiei, precum si cele generate in relatia cu alte organizatii, asigurindu-se cele mai inalte standarde de securitate si confidentialitate 4. Documentele inregistrate de catre angajatii Institutiei se vor trimite catre unul sau mai multi Destinatari pentru a fi rezolvate. Fiecare Destinatar va crea raspunsuri la documentul primit, avind posibilitatea de a trimite documentul catre alte Directii / Departamente incluse in structura organizatorica.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 64

5. Accesul utilizatorului se va face numai la documentele ce au fost initiate, au fost trimise de catre un utilizator sau la cele la care este nominalizat cu drepturi de acces. 6. Drepturi de acces trebuie sa fie definite la nivel de obiecte stocate respectiv la nivel de functionalitate. 7. Informatiile vor fi organizate pe categorii, institutii etc. Orice informatie poate fi regasita prin utilizarea motoarelor de cautare incorporate care permit regasirea facila a acesteia dupa o anumita categorie, cuvant cheie sau orice alta informatie asociata sau continuta intr-un document. 8. Fiecare utilizator se va autentifica in sistem prin cod utilizator, parola si certificat electronic emis intern de catre un furnizor de certificata autorizate 9. Sistemul trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici: Sa asigure confidentialitatea informatiilor Sa garanteze integritatea datelor transmise Sa asigure protectia datelor cu caracter personal

10. Sistemul de Document Management si Workflow trebuie sa fie construit din module/aplicatii care sa acopere urmatoarele functionalitati: Publicarea de informatii cu caracter general intr-un mediu de lucru unitar (Avizier electronic), unde toti angajatii sistemului vor putea avea acces. Aceste informatii pot fi de tipul: () o Proceduri o Manualul calitatii o Declaratii ale Pofiticii si Obiectivele Calitatii o Fise de post o Regulament de ordine interioara o Regulament de organizare si functionare o Hotarari si Decizii ale managementului o Documente interne Alte tipuri de documente cu caracter public intern: Modelarea organigramei si structurarea problematicilor care intra in responsabilitatea fiecarui departament si rutarea automata a documentelor pe baza acestor asocieri. Inregistrarea documentelor care intra, ies sau circula intern in organizatie, transmiterea lor automata spre informare, verificare, aprobare pe baza unor fluxuri de lucru precum si inregistrarea circulatiei acestor pana in momentul stabilirii unei rezolutii finale.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 65

Sistemul va stoca intreg istoricul unui document atat din punct de vedere al modificarilor efectuate asupra lui, precum si din punct de vedere al traseului urmat in cadrul organizatiei. Sistemul va pastra referinte temporale ale fiecarei actiuni, si va permite notificari in cazul depasirii unor termene de realizare a diferitelor activitati.

Modalitatile de vizualizare a documentelor trebuie sa se poata face dupa: initiator/cod directie, data inregistrarii, numar de inregistrare, emitent, persoana - cuprinde persoanele ce au actionat asupra documentelor principale sau raspunsuri, modalitatile de rezolvare, starea documentelor.

Aplicatia trebuie sa permita cautarea documentelor pe baza unor expresii de interogare ad-hoc, pe baza unor interogari construite ad-hoc folosind informatiile asociate unui document precum si pe baza unor rapoarte specifice

Aplicatia trebuie sa permita obtinerea de rapoarte pentru o anumita directie / departament si pentru un interval de timp definit de utilizator

Pentru fiecare document, sa se poata urmari circulatia acestuia intre directii, data intrarii si iesirii in / din directie, cu rezolutiile si termenele de rezolvare care au fost puse.

Fiecare utilizator va putea urmari documentele pe care le-a emis si stadiul in care se afla acestea.

Stocarea documentelor se va face centralizat. Formulare electronice, cu drepturi de acces la nivel de camp, reguli de validare si completare a campurilor si posibilitatea de preluare de informatii din alte sisteme.

Administrarea centralizata a nomenclatoarelor, utilizatorilor drepturilor de acces.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 66

Posibilitatea de a crea documente interne administrative. Este necesara circulatia acestora pe un flux de lucru pentru verificari, informari, aprobari Emiterea sarcinilor si urmarirea acestora ()

Observatie: Tipurile de documente, informatiile continute intr-un document, fluxurile exacte dupa care se face circulatia documentelor in organizatie, vor fi specificate in etapa de analiza de implementare. 11. Managementul documentelor are ca principal scop gestiunea unitara si controlata a informatiilor de tip document electronic sau tiparit pe hârtie. 12. Aplicatia trebuie sa prezinte facilitati de integrare cu dispozitivele de tip scanner pentru a putea prelua documentele tiparite, care nu sunt accesibile electronic. 13. Documentele trebuie sa poata fi procesate electronic, astfel încât sa se obtina varianta acestora sub forma de text, permitându-se indexarea continutului acestuia. 14. Aplicatia trebuie sa se integreze nativ cu aplicatiile Office, astfel încât sa permita editarea / salvarea documentelor direct pe server. 15. Aplicatia trebuie sa asigure suport pentru ciclul de viata al unui document (creare, validare, aprobare, publicare, arhivare). 16. Aplicatia trebuie sa permita gestiunea istoricului versiunilor pentru fiecare document. 17. Aplicatia trebuie sa permita posibilitatea alocarii de numere de înregistrare fiecarui document. 18. Aplicatia trebuie sa permita organizarea documentelor într-o structura ierarhica intuitiva. Aceasta organizare ierarhica trebuie sa fie prezentata într-o structura arborescenta, similara sistemelor de fisiere comune/obisnuite. Se doreste ca documentele sa poata fi organizate în structuri care sa simuleze modalitatea reala de organizare în dosare si fisete. 19. Aplicatia trebuie sa permita printarea documentelor în functie de necesitati. 20. Aplicatia trebuie sa permita definirea de tipuri de documente si de metadate specifice acestor tipuri. 21. Aplicatia trebuie sa fie flexibila si sa permita modificarea tipurilor de documente si a metadatelor. 22. Aplicatia trebuie sa permita definirea de metadate flexibile si dinamice la nivel de document si de informatie (acestea vor fi de 2 tipuri: optionale sau obligatorii). 23. Aplicatia trebuie sa ofere posibilitatea de asociere pe fiecare document în parte a unor informatii auxiliare despre data crearii, autor, cuvinte cheie, tipul documentului si descriere pe fiecare versiune în parte. 24. Aplicatia trebuie sa permita indexarea si cautarea documentelor si informatiilor dupa diverse criterii care au la baza aceste metadate, astfel încât utilizatorii sa poata regasi informatiile din documente, informatii necesare desfasurarii în bune conditii a activitatii.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 67

25. Aplicatia trebuie sa ofere suport pentru blocarea accesului (pentru modificare) la un fisier atâta timp cât un alt utilizator lucreaza în acel document. Sistemul trebuie sa poata afisa si care este utilizatorul care lucreaza în acel moment cu documentul în cauza. 26. Salvarea documentelor sa se faca în baza de date. 27. Aplicatia sa permita integrarea cu celelalte sisteme informatice ale Beneficiarului. 28. Aplicatia client sa permita si functionare WEB in cadrul unui web browser independent de platforma. 29. Aplicatia trebuie sa permita implementarea viitoare a fluxurilor informationale si sa ofere un model flexibil de modificare a acestora în functie de schimbarile solicitate, cu impact minim asupra sistemului informational existent al Beneficiarului. 30. Aplicatia trebuie sa ofere posibilitatea definirii viitoare de fluxuri de procesare. În cadrul acestora se vor defini pasii, aplicatia stocând descrierile acestor pasi ai fluxurilor de lucru. 31. Bazându-se pe definitiile fluxurilor de lucru, aplicatia trebuie sa fie capabila in viitor sa distribuie sarcinile automat utilizatorilor carora le sunt destinate si sa avanseze automat în fluxul de procesare. 32. Pentru fiecare pas din cadrul fluxului de procesare, aplicatia trebuie in viitor sa puna automat la dispozitia utilizatorului responsabil de prelucrarea respectiva documentele necesare si va permite transmiterea mai departe a documentelor create de catre acesta, eventual si a celor primite. 33. Aplicatia trebuie sa ofere o reprezentare grafica, intuitiva, a fluxurilor de procesare, sub forma unei diagrame care sa prezinte pasii pe care trebuie sa îi parcurga documentele în cadrul procesului respectiv. Schema fluxului de procesare rezultat trebuie sa poata fi salvata pentru referinte ulterioare. 34. Utilizatorii cu drepturi ce implica responsabilitate în cadrul organizatiei trebuie sa poata urmari vizual avansarea prelucrarilor în cadrul fluxurilor de procesare, stadiul în care s-a ajuns, precum si un istoric al actiunilor realizate pâna la momentul consultarii 35. Modulul de management al fluxurilor trebuie sa fie in viitor bazat pe roluri, activitatile din cadrul unui flux fiind atribuite unor roluri. 36. Fluxurile de lucru trebuie sa permita includerea de fluxuri în cadrul activitatilor sub forma de sub-fluxuri, precum si posibilitatea reutilizarii acestora. 37. Aplicatia trebuie sa permita in viitor transmiterea de notificari pe e-mail pentru activitatile care trebuie întreprinse. Notificarea trebuie sa permita accesul direct la activitatea ce trebuie întreprinsa de catre utilizatorul care a fost notificat. 38. Aplicatia trebuie sa permita in viitor posibilitatea delegarii activitatilor / responsabilitatilor catre o alta persoana. 39. Aplicatia trebuie sa permita in viitor posibilitatea de amânare autorizata a unei activitati si notificarea ulterioara.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 68

40. Aplicatia trebuie sa ofere in viitor suport pentru activitati de workflow automate sau manuale. 41. Aplicatia trebuie sa modeleze intre 150 si 200 de procese, cu cite 3-4 documente/ process, cu 10-20 pasi fiecare process. In unii pasi trebuie sa se citeasca sau sa scrie date in ERP. 42. Sa permita definirea de workflow-uri prin intermediul unor unelte vizuale, folosibile de catre utilizatori ai beneficiarului care nu poseda cunostinte avansate de programare 43. Sa permita cautari atat in documentele aflate in locatia electronica on-line cat si in cele arhivate. 44. Sa permita transmiterea prin email a documentelor; 45. sa aiba posibilitatea versionarii (realizarea de revizii minore sau majore pentru un nou document sau crearea unei noi versiuni). 46. Consultarea istoricului documentelor cu posibilitatea de vizualizare a oricarei versiuni anterioare. 47. Sa permita auditarea activitatilor administrative ( de ex. Crearea userilor,bibliotecilor,etc.) 48. Sa permita auditarea activitatilor utilizatorilor in aplicatie prin urmarirea evenimentelor, cum ar fi crearea, modificarea si stergerea documentelor, adaugarea, stergerea paginilor, crearea, modificarea, stergerea informatiilor index, vizualizarea, tiparirea, exportul sau transmiterea prin email a documentelor din arhiva, crearea, stergerea, indexarea loturilor de documente, salvarea, stergerea, executarea, modificarea criteriilor de cautare in arhiva, operatiile de tip check in si check out, etc. 49. Auditarea evenimentelor trebuie sa poata fi realizata atat in baza de date care sustine sistemul de arhivare electronica, cat si intr-un fisier aflat intro locatie stabilita de catre administrator. 50. Sa permita accesul diferentiat la biblioteci in functie de utilizator, pe baza autentificarii cu un nume de utilizator si o parola, care vor furniza acces la majoritatea modulelor sistemului. 51. Sa permita importul si sincronizarea cu utilizatorii sistemului de operare. 52. Sa aiba facilitati de setare a securitatii la diverse nivele precum si crearea de profile in acest sens.( Useri, grup,profile) 6.3. Cerinte functionale Modul Captura Pentru a asigura o flexibilitate maxima, solutia de captura trebuie sa utilizeze, ca unitate de procesare, lotul de documente. Loturile de documente care pot fi definite in cadrul subsistemului de captura trebuie sa aiba o structura arborescenta, pe mai multe niveluri, fiecare nivel reprezentand un tip de document caruia i se pot atasa unul sau mai multi metadescriptori. Solutia de captura va trebui sa implementeze urmatoarele functionalitati minime si obligatorii:

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 69

1. Solutia de captura a documentelor trebuie sa permita ca etape distincte din cadrul unui flux (scanare, indexare) sa poata fi executate de pe statii diferite si chiar de utilizatori diferiti. 2. Sistemul trebuie sa permita mai multe niveluri de organizare a colectiilor digitale (documentele scanate). Cel mai inalt nivel de organizare trebuie sa fie biblioteca de documente. Bibliotecile vor fi alcatuite din documente. Fiecare document va avea unul sau mai multe campuri index atasate care se vor comporta ca o eticheta pentru documentul respectiv. Documentele vor putea contine una sau mai multe pagini. Sistemul trebuie sa permita in faza de implementare alegerea modului de versionare a continutului intre versionarea la nivel de document si cea la nivel de pagina, in functie de necesitatile institutiei 3. Solutia de scanare trebuie sa permita introducerea documentelor prin scanare sau import 4. Sistemul trebuie sa permita definirea si customizarea de noi fluxuri de captura a documentelor, astfel incat orice schimbari organizatorice la nivelul institutiei sa poata fi implementate in cadrul sistemului de arhivare direct de catre personalul de specialitate al RADIOCOM. 5. Sistemul trebuie sa asigure in mod automat succesiunea fazelor procesului de captura asa cum a fost el proiectat si implementat. Astfel, operatorul de indexare, de exemplu, nu trebuie decat sa ia decizia ca a terminat de indexat si imediat sistemul va transmite lotul de documente catre urmatoarea etapa din cadrul fluxului, de exemplu la validare. 6. Sistemul: o trebuie sa permita captura distribuita a documentelor (loturile de documente scanate in mai multe locatii sa poata fi transmise la nivel central) si stocarea la nivel central in sistemul de gestiune a arhivei. o trebuie sa permita gestionarea diferitelor tipuri de documente in format fizic sau electronic. o trebuie sa permita afisarea, tiparirea, transmiterea prin fax sau email a documentelor capturate. o trebuie sa permita stabilirea anumitor drepturi de acces la fiecare biblioteca. o trebuie sa permita accesul la mai multe biblioteci diferite de documente printr-o singura conectare. o trebuie sa permita, pentru fiecare biblioteca, definirea de campuri index personalizate, specificandu-se tipul informatiei si formatul ei o trebuie sa permita indexarea de tip full-text a documentelor. Aceasta facilitate trebuie sa permita indexarea full-text cel putin pentru urmatoarele tipuri de documente: imagini scanate (cu ajutorul unui motor de recunoastere OCR), documente electronice tip office (MS Word, Excel, Power Point), PDF, HTML, etc.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 70

o trebuie sa contina un modul specializat in recunoasterea optica a caracterelor (OCR) din documentele de tip imagine arhivate. Motorul de OCR trebuie sa permita: asigurarea unei inalte calitati a procesului de recunoastere optica a caracterelor; aplicarea recunoasterii optice a caracterelor la nivel de document, la nivel de pagina sau la nivel de zona a unei pagini; o trebuie sa permita administratorului configurarea tuturor modulelor si a loturilor de documente scanate. o trebuie sa permita ulterior extensia facila prin adaugarea de statii de scanare sau de statii de procesare a documentelor. o trebuie sa permita atat definirea de utilizatori si grupuri de utilizatori cat si acordarea de drepturi la nivelul fiecarui utilizator. o trebuie sa permita stabilirea de drepturi ale utilizatorilor pentru : crearea de loturi de documente; vizualizarea si prelucrarea loturilor de documente (detaliat pentru fiecare tip de prelucrare in parte); exportul loturilor de documente in sistemul de gestiune a arhivei, etc. 7. Sistemul trebuie sa permita tuturor utilizatorilor configurarea modului in care acestia vizualizeaza bibliotecile, documentele si informatiile index atasate. 8. Sistemul trebuie sa fie usor de utilizat, intuitiv si sa beneficieze de interfata grafica atat pentru utilizatori cat si pentru administrator. 9. Solutia de scanare trebuie sa permita selectarea echipamentului de scanare utilizat. 10. Solutia de captura trebuie sa permita configurarea rezolutiei, a modului de scanare (alb-negru sau color), a dimensiunii paginii, etc., in functie de facilitatile oferite de echipamentul de scanare. 11. Sistemul trebuie sa ofere suport cel putin pentru urmatoarele interfete de scanare: ISIS si TWAIN. 12. Sistemul trebuie sa permita scanarea duplex a documentelor printr-o singura trecere a documentului prin echipamentul de scanare. 13. Sistemul trebuie sa permita la o singura scanare obtinerea atat a imaginii alb-negru cat si a imaginii color. 14. Pentru optimizarea procesului de scanare, solutia trebuie sa permita detectia automata, urmata eventual de eliminarea automata a paginilor albe si a separatorilor de documente. Nivelul de pagina alba trebuie sa fie configurabil si sa permita detectarea ca pagina alba inclusiv a documentelor ce prezinta gauri de indosariere. 15. Sistemul trebuie sa permita definirea structurii arborescente a lotului de documente, fara a limita sau impune numarul maxim sau tipul documentelor in cadrul acestuia.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 71

16. Sistemul trebuie sa permita manipularea documentelor in cadrul structurii arborescente a lotului. 17. Sistemul trebuie sa permita rescanarea documentelor necorespunzatoare. Aceasta operatiune poate sa fie solicitata atat de operatorii de scanare a documentelor cat si de operatorii modulelor ulterioare (precum indexare sau validare), care trebuie sa poata marca paginil ce trebuie rescanate. Operatiunea de rescanare nu trebuie sa permita modificarea structurii lotului de documente. 18. Solutia de captura trebuie sa permita aplicarea de algoritmi de detectie/imbunatatire a imaginilor scanate precum : Indreptarea imaginilor, data acestea prezinta un anumit grad de inclinare; Detectarea si eliminarea impuritatilor de fond (noise); Detectarea si eliminarea automata a bordurilor negre; Detectarea si eliminarea automata a paginilor albe; Detectarea, interpretarea si eliminarea separatorilor de documente; Detectarea si recunoasterea codurilor de bare; Netezirea contururilor din imagine (in special pentru caractere, pentru imbunatatirea rezultatelor procesului de OCR). 19. Sistemul de captura trebuie sa permita atasarea de metadescriptori la documentele scanate, fara sa limiteze sau sa impuna numarul sau tipul acestora. Totodata, subsistemul trebuie sa permita coexistenta in acelasi lot de documente a mai multor tipuri de documente carora le sunt atasate seturi diferite de metadescriptori. 20. trebuie sa permita utilizarea si sa asigure validarea aferenta, cel putin pentru urmatoarele tipuri de metadescriptori: Alfanumerice; Numerice; Data calendaristica; Valoare logica (Da/nu). 21. Solutia de captura trebuie sa permita limitarea posibilitatii utilizatorilor de a introduce valori nepermise prin utilizarea de sabloane asupra metadescriptorilor si a listelor de valori predefinite sau obtinute pe baza interogarii unor surse de date externe. 22. Sistemul trebuie sa ofere o interfata ergonomica si facila operatorilor de indexare. 23. Trebuie sa permita preluarea metadescriptorilor atat manual cat si automat (din coduri de bare, prin extinderea capabilitatilor cu functii de recunoastere optica a caracterelor ­ OCR. 24. Trebuie sa permita extinderea capabilitatilor de validare a metadescriptorilor prin definirea de functii custom in biblioteci dinamice externe.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 72

7. Cerinte specifice privind Sistemul de instruire a utilizatorilor 1. Furnizorul va asigura scolarizarea unui numar de 10 specialisti desemnati de SN Radiodifuziune, in vederea testarii, punerii in functiune, administrarii sistemului si instruirii utilizatorilor. 2. Furnizorul va asigura scolarizarea personalului SN Radiodifuziune înainte de testarea functionalitatilor pe platforma de testare.Cursurile urmand a fi accesibile oricarui angajat. 3. Scolarizarea personalului SN Radiodifuziune va avea loc la centrul de pregatire al Furnizorului din Romania sau în centre de instruire recomandate de Furnizor si acceptate de SN Radiodifuziune. 4. Scolarizarea se va desfasura în limba româna.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 73

8. Cerinte specifice de integrare 8.1. Integrare ERP cu "Mind" (aplicatia de billing) 1. Sistemul de billing actual (Mind) trebuie va integrat in viitorul SII, el gestioneaza serviciile de telefonie, internet, si pe viitor probabil si altele. Baza de date folosita de aplicatia de billing Mind e de tip Oracle, S.N. RADIOCOMUNICATII S.A. cunoaste structura tabelelor folosite, exista proceduri de interogare trimise de furnizor, se poate cere ajutorul furnizorului. 2. Trebuie scrisa o aplicatie care, la fiecare sfirsit de luna va face interogari pe baza de date de billing, si va introduce in modulul ERP de vinzari, pentru fiecare client, cite o comanda de vinzare care va contine cite o linie pentru fiecare gen de serviciu prestat, linie care va avea totalul consumului din perioada, pretul din contract, etc. In acest sens este necesara si o integrare cu modulul ERP de contracte clienti. 3. In billing exista o mare varietate de configurari pentru servicii (de exemplu se pot si se solicita a se configura tarife diferite pe tip diferit de clienti, intervale orare, preturi promotionale acordate unor clienti, preturi promotionale pentru convorbirile cu o anumita zona intr-o perioada, etc). In faza de analiza detaliata post-achizitie se va face o analiza detaliata asupra acestei integrari. 8.2. Integrarea aplicatiei DM cu sistemul ERP 1. Aplicatia de gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru trebuie sa ofere suport pentru integrarea sistemului de arhivare cu aplicatia de tip ERP prin: 1. Componentele de integrare cu aplicatia de tip ERP trebuie sa fie certificate si compatibile cu ea. 2. Aplicatia de document management sa permita utilizatorilor aplicatiei ERP sa execute cautari de documente utilizand metadate sau cautari asociative in continut. 3. Aplicatia de document management sa permita utilizatorilor aplicatiei de ERP vizualizarea rezultatelor cautarilor sub forma unei liste de rezultate, in cadrul aplicatiei de ERP. 4. Aplicatia de document management sa permita utilizatorilor aplicatiei de ERP vizualizarea documentelor din arhiva in cadrul view-erului inclus in aplicatia ERP. 5. Aplicatia de document management sa permita anumitor utilizatori non-ERP sa caute documente apartinand aplicatiei de ERP direct din aplicatia de document management. 6. Aplicatia de document management sa permita arhivarea documentelor specifice ERP (ex: print list-uri, balante, etc) direct din cadrul aplicatiei de ERP.

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 74

API nativ; Componente vizuale;

7. Documentele arhivate din aplicatia de ERP sa poata fi convertite in formate ce garanteaza pastrarea pe terment lung (TIFF format sau PDF). 8. Aplicatia de ERP sa contina un viewer ce permite vizualizarea tuturor formatelor de fisiere (minim 150) ce pot fi arhivate si vizualizate de aplicatia de document management. 9. View-erul aplicatiei de ERP sa permita pentru documente: adnotarea, stampilarea, markere etc. 10. Aplicatia de ERP, la procesarea documentelor specifice ei, sa poata integra functii specifice aplicatiei de document management, precum: controlul automat al versiunilor, conversie automata la PDF. 11. Sistemul trebuie sa furnizeze accesul la functiile si la bazele de documente prin interfata de automatizare. Functiile (cum ar fi adaugarea unui document, afisarea lui, trimiterea pe fax, printarea si multe altele) trebuie sa poata fi executate dintr-o aplicatie software integrata. In acelasi timp, informatiile existente in aplicatia software integrata vor putea fi folosite pentru indexarea unui nou document, extragerea sau afisarea de documente. 12. Integrarea dintre aplicatia de document management si cea de ERP, sa 13. reprezinte o solutie viabila, dovedita ca si functionalitate in timp, recunoscuta si certificata. 8.3. Integrarea ERP cu alte sisteme Solutia ERP trebuie sa aiba la baza o infrastructura care sa-i permita integrarea cu alte sisteme pe baza de arhitectura de tip SOA

Cerinte de inzestrare cu echipamente hardware si de comunicatii

Solutia conceptuala propusa trebuie sa aiba asigurat suportul hardware si de comunicatii corespunzator. In acest sens, arhitectura hardware si de comunicatii ce trebuie asigurata trebuie sa fie de de natura sa sigure disponibilitatea maxima a solutiilor software instalate. Aceasta presupune ca echipamentele necesar a fi puse la dispozitie trebuie sa indeplineasca cateva conditii de baza recomandate de bunele practici in domeniu: Arhitectura hardware trebuie sa fie in configuratie cluster cu suport pentru failover Serverele de aplicatii si baze de date trebuie sa aiba la baza tehnologii verificate de-a lungul timpului in implementari echivalente. In acest sens, este recomandat ca sistemele pe care vor rula solutiile software sa fie de tip enterprise,

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 75

dotate cu procesoare cu arhitectura de tip RISC, EPIC pe 64 biti sau substantial echivalenta. Sistemele de operare instalate pe serverele de aplicatii si baze de date sa fie pe 64 de biti si sa ofere suport nativ pentru cluster. Este recomandabil ca sistemele de operare instalate pe serverele de aplicatii si baze de date sa fie din familia UNIX si de tip enterprise. Se recomanda, pentru o mai buna gestiune a resurselor hardware, ca sistemele sa ofere suport pentru virtualizare si partitionare logica sau fizica a resurselor interne: procesoare, memorie, dispozitive de intrare/iesire. In acest fel este asigurata posibilitatea de mapare facila a resurselor de procesare catre aplicatiile care au un grad de solicitare mai mare la un moment dat. Se recomanda ca sistemele pe care vor rula aplicatiile sa aiba instalate resurse suficiente pentru procesare si stocare in termeni de: Procesoare, Memorie interna, unitati de stocare interna etc. Se recomanda, datorita volumului mare de date ce urmeaza a fi stocate si datorita faptului ca este recomamdabila o solutie de tip cluster, ca solutia de stocare sa aiba la baza dispozitive de stocare externa, conectate la serverele de aplicatii si baze de date prin intermediul unor legaturi si echipamente de mare viteza (ex. Conexiune de tip FC) Se recomanda, de asemenea, implementarea unei solutii de backup externe pentru a evita eventuale pierderi de date accidentale. Pe baza recomandarilor enuntate mai sus se solicita ca furnizorul Sistemlui Informatic Integrat sa puna la dispozitie , pe langa solutia software, si solutia hardware(incluzand software-ul de infrastructura) si de comunicatii care sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte: Arhitectura oferita va fi de tip cluster cu suport pentru failover si va contine minim 2 noduri (servere). Sistemele de operare tip server din arhitectura cluster pe care vor rula serverele de aplicatie/baza de date sa fie de tip enterprise. Sistemele de tip server sa permita partitionarea resurselor de procesare/stocare/intare-iesire la nivel logic sau fizic Serverele sa fie dotate cu procesoare de tip RISC/EPIC (pe 64 de biti) sau substantial echivalente Numarul de unitati de procesare (CORE) sa fie de minim 8/server (instalate si active) cu capacitate de extensie/expandabilitate la minim 16/server; Memorie interna : minim 32GB/server instalata si activa si upgradabila la 128 GB/server. Sistemele server vor dispune de Capabilitati RAS (reliability, availability, serviceability): Ventilatoare si surse redundante si hot-swap Mecanisme de protectie a memoriei Disk-uri hot-swap

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 76

Procesor de servicii dedicat Sistem de operare tip UNIX 64bit Software de cluster dedicat pentru inalta disponibilitate pentru sistemul de operare ofertat.

port integrat pentru consola si acces web securizat SSL la consola, monitorizare si diagnosticare hardware a sistemului, controlul si monitorizarea surselor de alimentare

Performanta minima a sistemelor server ofertate sa fie dovedita dovedita prin urmatoarele performante certificate oficial pe site-ul organismelor in cauza: minim 30.000 [email protected] Sistemele server trebuie sa aiba capacitate de scalare. Sistemul de stocare externa cu disk-uri FC (un echipament) cu minim urmatoarele caracteristici: numar de discuri FC instalate: 16 discuri de 146 GB/15000 RPM nivele RAID suportate: 1, 1+ 0, 5 memorie cache instalata pe controller: 2 GB expandabila la 8GB porturi dedicate pentru conectare în SAN : 8 porturi FC la 4Gbps capacitate maxima: 224 discuri (fara licentiere suplimentara) numar de bucle FC-AL (Fibre Channel - Arbitrated Loop) instalate pe sistem, pentru conectarea interna a discurilor: 8 FC-AL Switched la 4 Gbps sistemul sa permita upgrade-ul software si hardware fara oprirea sistemului sa aiba aplicatie inclusa pentru replicarea locala a volumelor snapshot si clona sistemul sa includa aplicatia pentru managementul cailor de acces dinspre servere înspre sistemul de stocare si functii permitând atât comutarea traficului între cele doua cai redundante de acces, ambele active, cât si balansarea încarcarii pe caile redundante (load balancing) indiferent de numarul de servere conectate sa ofere suport pentru replicare la distanta mod sincron si asincron prin licentiere ulterioara sa includa surse de alimentare si ventilatoare redundante sa ofere suport pentru cluster dual-node sau multinod sa include aplicatie pentru administrarea si configurarea sistemului de discuri sa permita o viteza de transmitere a datelor: 1600 MB/s si un Numar de operatii I/O: 225.000 IOPS. sa aiba garantie hardware si mentenanta software (upgrade-uri majore si minore) de 3 ani

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 77

Infrastructura redundanta de conectare la sistemul de disk-uri extern. In acest sens vor fi puse la dispozitie minim 2 SAN switchuri cu minim urmatoarele caracteristici: Sa puna la dispozitie o capacitate totala de minim 16 porturi FC cu negocierea automata a ratei de transfer (1, 2, 4 Gbps) plus 4 porturi FCIP Sa ofere suport pentru topologia fabric Sa ofere interfata web, SNMP si telnet pentru management cu acces securizat si diferentiat în functie de utilizator aceasta facilitate trebuie inclusa în solutie Sa includa suport pentru urmatoarele protocoale: FC, FCIP, iSCSI Sa ofere posibilitatea crearii de zone de acces în interiorul retelei SAN (prin intermediul porturilor switch-urilor sau prin intermediul adreselor WWN (World Wide Number) ale interfetelor FC; astfel, echipamentele conectate în reteaua SAN nu vor putea accesa decât alte echipamente aflate în aceeasi zona; facilitate inclusa în solutie Sa permita gruparea a pâna la 16 legaturi inter-switch (ISL - Inter-Switch Link) fizice într-o singura legatura logica de mare viteza (trunking); facilitate inclusa în solutie Sa dispuna de surse de alimentare redundante cu capabilitati ,,hot-swap" Biblioteca de benzi pentru backup (un echipament) care sa indeplineasca minim urmatoarele caracteristici numar de drive-uri de benzi instalate: 2 x Ultrium(sau echivalent) 4 Fibre Channel Tape Drive cu interfata FC la 4 Gbps numar de drive-uri de benzi suportate (in configuratie maxima): 16 unitati de banda Ultrium(sau echivalent) 4 Fibre Channel Tape Drive cu interfata FC la 4 Gbps capacitatea de stocare nativa (fara compresie) pe o banda: 800 GB rata de transfer nativa (fara compresie) in configuratie maxima: 5 TB/hr numar minim de sloturi pentru benzi initial instalate: 70 numar maxim de sloturi pentru benzi (in configuratie maxima): 350 display frontal de tip touch-screen pentru administrarea / operarea bibliotecii interfata grafica pentru administrarea / operarea bibliotecii, atât local, cat si de la distanta conectivitate FC la 4 Gbps la nivelul drive-urilor de banda si conectivitate FC pentru conectarea intregii biblioteci in SAN, prin intermediul a patru porturi FC la 4 Gbps surse de alimentare redundante asigurarea alimentarii cu UPS Sa fie implemenata solutia software (inclusiv licentele) pentru salvare si restaurare care sa indeplineasca minim urmatoarele cerinte: Sa fie o solutie de salvare/restaurare centralizata, capabila sa opereze în mediu eterogen (Microsoft Windows, Linux, UNIX)

CAIET DE SARCINI pagina 78

SN RADIOCOMUNICATII

Sa ofere suport pentru un numar nelimitat de clienti de backup Sa ofere posibilitatea efectuarii operatiei backup prin SAN Sa ofere interfata grafica comuna pentru UNIX si Windows Sa ofere managementul centralizat al solutiei Sa ofere posibilitatea alocarii acelorasi setari unor grupuri de clienti Sa permita excluderea automata a unor anumite perioade de timp predefinite Sa ofere drepturi predefinite pentru administrator operator si utilizator Sa asigure autentificare interna la nivel de aplicatie Sa ofere posibilitatea de a limita functionalitatiile aplicatiei în functie de utilizator Sa ofere suport pentru backup prin SAN (de pe copii sau snapshot-uri) fara impact asupra performantelor volumelor de productie Aplicatia trebuie sa permita efectuarea backup-ului doar pentru fisierele care au suferit schimbari de la ultimul backup si pentru fisierele nou create. Pentru sistemul de fisiere FAT/NTFS, solutia trebuie sa fie capabila de a salva doar portiunea modificata a unui fisier Administrarea solutiei de backup trebuie sa se poata realiza prin intermediul unei interfete web pentru mai multe servere de backup, indiferent de platforma pe care ruleaza acestea. Clientii de backup trebuie sa ofere propria interfata web, independenta de cea de administrare, astfel incat administratorii sa aiba la dispozitie un mecanism facil de operare de la distanta direct cu clientul de backup Solutia trebuie sa dispuna de un model de administrare flexibil si sa permita accesul mai multor utilizatori (administratori si operatori), fiecare cu nivel de autorizare diferit. Solutia de backup trebuie sa asigure copii de siguranta pentru mai multe versiuni ale aceluiasi fisier, astfel incat sa ofere posibilitatea restaurarilor selective. Solutia trebuie sa fie capabila de a sterge copiile de siguranta ale versiunilor expirate ale fisierelor (in conformitate cu politica de backup) astfel incat sa se elibereze spatiu pe mediile de stocare (benzi). In cazul in care in timpul procesului de backup/restore conexiunea dintre client si server se intrerupe, solutia trebuie sa fie capabila de a relua acest proces din momentul intreruperii si nu de la inceput. Securitate: solutia trebuie sa fie capabila de criptarea datelor transmise de la client la server in timpul procesului de backup/restore Aplicatia trebuie sa permita setarea perioadelor de pastrare a datelor salvate. Salvare / restaurare online baze de date: solutia trebuie sa asigure salvarea online (fara oprirea serviciilor) a bazelor de date. Aplicatia trebuie sa genereze rapoarte locale cat si rapoarte consolidate asupra intregului mediu de backup Trebuie implemenata solutia software(inclusiv licentele aferente) pentru cluster (arhitectura de inalta diponibilitate) in vederea

CAIET DE SARCINI pagina 79

SN RADIOCOMUNICATII

realizarii unei solutii de înalta disponibilitate prin implentarea functionalitatilor de cluster între serverele de baze de date. Software-ul trebuie sa asigure protejarea aplicatiilor în fata caderilor hardware sau software. Software-ul trebuie sa asigure monitorizarea cel putin a procesoarelor, a memoriei si a adaptoarelor LAN si a aplicatiilor ce ruleaza pe nodurile clusterului si sa realizeze operatiile de fail-over în cazul indisponibilitatii uneia sau mai multor componente de la nivelul unui nod al clusterului. Software-ul trebuie sa se integreze cu sisteme de fisiere proiectate pentru a fi accesate concurent de nodurile unui cluster; Software-ul trebuie sa suportate minim urmatoarele sisteme de fisiere: JFS, VxFS, CFS. Pentru clusterul prezentat mai sus se va oferi consola de management

Cerinte de timp pentru implementarea sistemului

Sistemul Informtatic Integrat va fi implementat in termen de maxim 18 luni de la semnarea contractului Implementarea se va desfasura in 2 Faze conform grilei prezentate. Arie de activitate/Durata Financiar ­ Contabilitate: 7 luni (Luna1- Luna7) Logistica: 7 luni (Luna2-Luna8) Gestiunea Intretinere si Mentenanta: 5 luni (Luna9- Luna13) Gestiunea proiectelor: 7 luni (Luna2-Luna8) Resurse Umane: 14 luni (Luna2-Luna15) Document Management: 15 luni (Luna2-Luna16) Integrari conform cerintelor specificate: 14 luni (Luna3-Luna16) Luna 1 reprezinta prima luna de la semnarea contractului.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 80

9. Cerinte servicii Managed Service Furnizorul va trebui sa instaleze aplicatia achizitionata in Data Center-ul acestuia. Furnizorul va trebui sa realizeze customizarile/extensiile necesare pentru obtinearea unei solutii integrate conforme cu procesele de business ale clientului. Furnizorul va trebui sa realizeze implementarea aplicatiei in conformitatea cu procesele de business ale clientului si sa furnizeze Servicii de Mentenanta dupa lansarea in productie a sistemului, precum si servicii de tip managed service pe o perioada de 5 ani. Furnizorul va furniza Servicii de Mentenanta pentru dezvoltarile / extensiile din cadrul implementarii (customizari si dezvoltari). Furnizorul va trebui sa asigure un canal privat de comunicatii (VPN) intre Sediul Central S.N. RADIOCOMUNICATII S.A si potentialul furnizor. Potentialul furnizor va fi responsabil de conexiunea intre acesta si sediul SNR, de problemele aparute in legatura cu largimea de banda, latenta exagerata, intreruperea retelei si/ sau alte probleme aparute din cauza providerului deservicii Internet sau din cauza legaturii la retea.

Furnizorul va trebui sa asigure servicii de tip Managed Service bazate pe Service Level Agreement care sa cuprinda urmatoarele: Servicii de Help Desk Fault Management Suport in caz de urgenta Rapoarte de deranjamente si corelarea erorilor Subscriptii software

Service Level Agreement Clasificare nivelelor de deranjament - Definitiile prioritatilor de deranjament sunt cele de mai jos: Prioritate Descrierea nivelului de prioritate CRITIC - Deranjamente care afecteaza serviciile, cauzand nefunctionarea sistemelelor sau blocarea functiilor importante de retea sau subsisteme. - Aceste deranjamente afecteaza in mod direct serviciile furnizate de elementele sau subsistemele de retea , restrictioneaza in mod semnificativ activitatile de operare in retea sau clientul este afectat in totalitate. MAJOR - Problemele majore care au un impact semnificativ in funtionarea sistemelor si

SN RADIOCOMUNICATII CAIET DE SARCINI pagina 81

MINOR

-

afecteaza in mod direct serviciile clientilor. Aceste probleme nu sunt tolerate in folosinta sistemelor. Problemele minore nu au un impact semnificativ in funtionarea sistemelor si nu afecteaza in mod direct serviciile clientilor. Aceste probleme sunt tolerate in folosinta sistemelor.

Timpi de raspuns si rezolutii Timpii de raspuns si rezolutiile problemelor sunt stabilite pentru fiecare categorie in parte. La sfarsitul fiecarui caz deschis furnizorul va efectua o analiza a cauzelor care au dus la producerea deranjamentului si va fi inclusa in recomandarea finala. Furnizorul va respecta urmatorii timpi de raspuns:

Timp de raspuns Critic Major Minor 15 min 1h 4h Timp de remediere 4 ore 8h 48h

Timpii de mai sus sunt calculati din momentul in care furizorul a fost instiintat de aparitia problemelor. Furnizorul va garanta ca SLA-ul mai sus mentionat se bazeaza pe servicii de suport software furnizate. In cazul in care apare un deranjament hardware, timpii de raspuns sunt calculati deasemenea pe baza tabelului de mai sus. Puncte de contact si escaladare pentru serviciile de suport. Furnizorul va pune la dispozitia SNR un punc unic de contact pentru raportarea incidentelor bazat pe telefon de tip hotline, email si site suport. Descrierea serviciilor de suport Furnizorul va oferi un conturi de utilizator in cadrul aplicatiei de tip Help Desk. Operatorii care vor inregistra problemele ridicate de SNR sunt specialisti ai furnizorului. Definitii: Definitiile , care sunt scrise mai jos cu caractere italice , se aplica la Service Level Agreement:

Timp de Remediere

Durata de timp pana la oferirea solutiei finale

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 82

Timp de Raspuns

Timpul scurs de la contactul initial dintre SNR si furnizor HELPDESK si raspunsul primit de la echipa de suport a furnizorului catre SNR. Aceasta actiune se va desfasura prin intermediul telefonului. Service Level Agreement, asa cum este reprezentat in acest document, care identifica funtionalitatile si defineste procesele care implica livrarea de catre furnizor a diferitelor servicii de suport catre SNR. Acces inregistrat la modificari, corectari, si/sau updateuri de Software; incluzand Hotfixuri, Service Packuri, Feature Packs, si/sau Upgradeuri majore, oferite catre SNR prin intermediul suportului electronic (mail) sau prin suport fix media. Telefonul de suport tehnic, asistenta web si e-mail oferite de furnizor pentru a ajuta SNR in rezolvarea problemelor aparute Suportul este oferit la un Major Release al produsului si la un Release Secvential Anterior al produsului.

SLA

Subscriptie Software

Suport

HELPDESK

Centrul de asistenta tehnica este un serviciu de preluare a cererilor prin telefon, web si e-mail operat de catre personalul care face parte din suportul furnizorului oferind asistenta cu diagnosticare si rezolutie al defectiunilor si/sau avariilor aparute in cazul produselor implementate in cadrul SII.

Valabilitatea HELPDESK-ului

Accesul la suportul telefonic, web sau e-mail trebuie sa fie disponibile pentru SNR sapte zile pe saptamana, 24 ore pe zi, 365 zile ale anului.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 83

Livrabile Oferta va cuprinde: Arhitectura sistemului propus (software si hardware) Descrierea aplicatiilor ce compun Sistemul Informatic Integrat, precum si a infrastructurii software; Descrierea solutiei hardware Descrierea solutiei de comunicatii; Metodologia de implementare si managementul proiectului; Descrierea modului în care se va asigura instruirea utilizatorilor si mentenanta SII post implementare; Data sheet-uri ale aplicatiilor si echipamentelor oferite; Raspunsul punct cu punct la cerintele detaliate exprimate in caietul de sarcini; Manualele de utilizare, in limba romana, pentru toate componentele software ofertate Prezentarea echipei de implementare, însotita de CV-uri; Certificatele ISO 9001 ale ofertantului si ale eventualilor membri în consortiu; Referinte nationale si internationale ale componentelor solutiei propuse. Oferta financiara

Clauze contractuale Durata contractului :48 de luni de la semnare Plata: in rate lunare. Plata pretului contractului se va face in 48 de rate lunare, calculate astfel : PC=Pretul din propunerea financiara/ 48 rate Pana la implementarea sistemului (respectiv in 18 luni),lunar , Prestatorul va trebui sa presteze si/sau sa furnizeze in valoare de cel putin "PC". Dupa plata integrala a pretului

contractului aplicatia va trece in proprietatea SN Radiocomunicatii SA.

Inaintea anuntarii clasamentului ofertantilor, autoritatea contractanta solicita acestora organizarea unei sesiuni demonstrative a functionalitatilor standard ale sistemului integrat propus care sa sustina oferta tehnica. Toate cheltuielile aferente acestei sesiuni vor fi suportate de catre ofertanti.

SN RADIOCOMUNICATII

CAIET DE SARCINI pagina 84

Information

Microsoft Word - CAIET SARCINI ERP publicat SEAP.doc

84 pages

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

320337


You might also be interested in

BETA
Microsoft Word - CAIET SARCINI ERP publicat SEAP.doc