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OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils avancés d'organisation

Mise à jour du 20 avril 2012

Rémi Bachelet

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22

Objectifs

Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :

1. Représenter et planifier un projet en mettant en oeuvre :

­ ­ ­ ­ Des bases d'analyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateurs...etc.. Une matrice de décision

2.

Piloter un projet en utilisant :

­ ­

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3

Chapitre 1/5

Définir le périmètre du projet

En mettant en oeuvre... 1. L'analyse fonctionnelle

­ Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,

2. Les autres méthodes

­ UML,

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Représenter et planifier un projet c'est ...

1. Définir l'objectif à atteindre (un produit à fabriquer) 2. Le décomposer en sous-parties

­ Le diagramme fonctionnel

3. Définir les étapes pour le réaliser

­ Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilités (OBS/RACI) ­ Le PERT ­ Le GANTT

4. Préciser les moyens

­ Le budget

5. Inventorier et gérer les risques

À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions de problèmes, notamment le brainstorming

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5

Définir l'objectif à atteindre

C'est l'objet des méthodes de conception

· On représente d'abord l'objet en termes fonctionnels ..

­ Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe

« en termes fonctionnels » signifie en

évitant de parler de

solutions techniques.

L'analyse fonctionnelle étudie le besoin, elle permet d'obtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client.

· .. Puis, une fois le besoin validé

­ ­ ­ ­

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Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans, CAO ...

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6

Diagramme fonctionnel basique

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Source de l'image: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net

7

Diagramme fonctionnel FAST

Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur :

Séparer les étages Commander la séparation

Effectuer la séparation

Gérer le choc

Ecarter les deux morceaux après la séparation

Gérer l'environnement extérieur

Protéger contre la température Protéger contre la pression

Récupérer les débris

Gérer les débris

Eviter un trop grand nombre de débris

temps

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Contrôler l'effectuation de la tâche

Projet PERSEUS2 8 Utilisation ou copie interdites sans citation

Diagramme fonctionnel SADT

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Source de l'image: http://www.sbaysite.netsans citation Utilisation ou copie interdites

9

Diagrammes UML : de cas d'utilisation, de séquence,

d'activités (processus métiers et processus applicatifs)

Modèle de diagramme UML sous LucidChart

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Source de l'image: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net 10

Diagramme fonctionnel : « pieuvre »

Pour en savoir plus : · Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle »

Guide de base , Guide avec un exemple d'application + autres documents http://rb.ec-lille.fr

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Chapitre 2/5

Définir les tâches et les responsabilités

En mettant en oeuvre... 1. Diagrammes des travaux / des responsabilités

­ WBS/OBS

2. La matrice RACI

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Décomposer les tâches : diagramme des travaux (WBS ­ Work Breakdown Structure)

Lot de travail

Faire un découpage des lots, approprié

· ·

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trop simple : on oublie des éléments importants trop détaillé : ingérable / perte de temps

Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif

13

Diagramme des travaux /WBS

Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter à ±6 catégories de de lots avec 3-4 sous-lots équilibrés en terme de charge

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Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif

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Diagramme des responsabilités (OBS ­ Organization Breakdown Structure)

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Source : projet COMPTAGE Utilisation ou copie interdites sans citation

09-11 15

Du WBS à l'OBS : la matrice RACI

Dans le diagramme des tâches, des lots ont été définis

Lot 1 Lot 5 Lot 6

Tous les lots doivent être affectés à un responsable par une matrice RACI

Didier Claire Pilote Brice Alex DS

Lot 2

Projet XXX

Lot 3

Lot 1

Lot 7 Lot 8

Lots technique A

R

A

C

I

Lot technique B

Lot 2 Lot 3 Lot technique C Lot technique D Lot technique E Lot technique F Lot 4 Lot 5 Lot de gestion G Lot de gestion H Lot de gestion I Lot 6 Lot 7 Lot 8 Lot 9 Lot de gestion J Lot de gestion K Lot de gestion L Lot de gestion M

RA

R R R A RA A R R A RA R R A R A A R A

I

I A I I C C R C C C A C C I

Lot 4 Lot 9 Lots techniques Lots de gestion de projet

Matrice RACI

R = Réalisation, tâche A = Approbation, lead C = Consultation, avant I = Information, après

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Attention, les significations de R et A sont différentes en anglais (R = Responsible = lead)

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16

Chapitre 3/5

Planifier un projet

1. Le PERT

­ Dates au plus tôt, dates au plus tard, chemin critique

2. Le GANTT

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Le diagramme PERT

· PERT = Program Evaluation and Review Technique

(« Technique d'élaboration et de mise à jour de programme »)

· Outil développé pour la marine américaine en 1957

­ Le délai initial du programme Polaris était de 7 ans, l'application du PERT aurait permis de le réduire à 4 ans...

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Calculer un PERT

marge libre = délai de retard à la mise en route d'une tâche

Quel est son intérêt ?

Au plus tôt!

Dates au plus tôt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin où ... date au plus tôt = date au plus tard. ...

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Au plus tard !

http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

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Organiser les tâches, déterminer le chemin critique.. PERT

Quel est son intérêt ? ...

.. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet

.. Accélérer le chemin critique permet de terminer le projet plus vite Dates au plus tôt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin où ... date au plus tôt = date au plus tard. ...

http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

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20

Établir les priorités, planifier.. PERT

Quelle est l'étape la plus importante du projet ? Quelles sont les périodes les plus chargées ?

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Le diagramme de Gantt

Développé par Henry L. Gantt, ingénieur américain, vers 1910

­ Calendrier de réalisation d'un projet ­ Visualiser l'ensemble du projet

· Lots de travail (ou groupe de lots) · Réunions

­ Identifier les marges existantes sur certaines tâches, ­ Piloter le projet

Image : Wikimedia Commons

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Calendrier d'un projet : Gantt

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Utilisation ou copie interdites sans citation Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info

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Exemple de Gantt

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Rémi Bachelet

Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Chapitre 4/5

Conception d'ensemble du projet

1. Récapitulation des outils de projet

­ Questions à résoudre ­ Enchainement des outils

2. Le budget

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Concevoir un projet, c'est résoudre une série de questions en suivant un ordre rigoureux

1. Définir ce qui est demandé :

Quelles sont les fonctions à réaliser, les contraintes ?

2.

Lister les tâches

Qu'est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots ?

3.

Établir les responsabilités

Qui coordonne, réalise et valide chaque tâche ?

4.

Évaluer la durée et l'ordre des taches

Combien de temps faut-il pour faire ... ? Dans quel ordre doit-on procéder ?

5.

Prendre en compte les ressources et contraintes

Quelles sont les ressources disponibles/nécessaires (compétence + temps) ?

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Les outils de conception/planification de projet s'enchainent rigoureusement

1. Poser les bases de ce qui est demandé :

Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

2.

Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation

WBS (diagramme des travaux)

3.

Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi

OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilités)

4.

Diagramme des responsabilités + durée et ordre de succession des tâches

PERT

5.

PERT + ressources disponibles

Gantt (calendrier du projet)

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Définir et gérer les moyens: le budget

3 types de ressources

· · · Ressources humaines, personnel Mise à disposition de locaux, de machines, dons en nature ... Argent

Sert à

· · · · Évaluer la faisabilité Demander des financements Suivre l'avancement (% dépensé) .. rendre des comptes

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29

Exemple de budget

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30

Le budget est aussi un instrument de suivi

Tenir à jour un journal des dépenses.. ... dès le lancement du projet

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Chapitre 5/5

Pilotage et suivi d'avancement

1. Piloter c'est jalonner... et mettre à jour 2. Les outils de pilotage :

­ Le tableau d'indicateurs ­ La gestion des risques ­ La matrice de décision

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Le pilotage ... une mise à jour ?

Piloter un projet c'est vérifier qu'on est sur la bonne trajectoire vers le livrable final

Deux prérequis :

1. 2. Des livrables intermédiaires Des jalons (milestones) : réunions de validation à la fin des lots importants.

· Suivre l'avancement grâce aux outils utilisés lors de la conception de projet

­ ­ ­ ­ ­ ­ CdC WBS OBS/RACI PERT Planning Gantt Budget

· ·

Si on a un problème, on retravaille avec les outils de conception de projet Mais le mieux c'est d'intervenir avant d'être en difficulté... trois outils le permettent..

Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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33

Les indicateurs

Voir formation « évaluation de projet »

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

34

Définir / prioriser / suivre les risques

Voir formation « gestion des risques »

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Faire les bons choix

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Matrice de décision

Voir formation « brainstorming »

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Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif Utilisation ou copie interdites sans citation

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Conclusion

1. Retour sur les objectifs 2. Outils logiciels 3. Quelques conseils

­ Matérialiser le projet ­ Trouver l'équilibre entre gestion de projet et réalisation ­ Revenir systématiquement sur les écarts

4. Carte conceptuelle du chapitre 2

­ L'animation de réunions

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Retour sur les objectifs

Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :

1. Représenter et planifier un projet en mettant en oeuvre :

­ ­ ­ ­ L'analyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt

2.

Piloter un projet en utilisant :

­

­

Le budget, la gestion de risques, les indicateurs...etc..

Une matrice de décision

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Logiciels de gestion de projet gratuits

· La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget ne demandent

pas d'outil logiciel spécifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposés par Open Office.

­ 6 Fiches pratiques de gestion de projet sous google doc

· Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding

Environment (VUE) :

­

­

­

C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français, téléchargeable directement ici. Document-type proposé : amorce de Diagramme d'environnement (au format .vue) C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français, téléchargeable directement ici.

· Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :

­ Documents-types proposés : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS

· Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut

commencer en utilisant GanttProject

­ C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en français

­ Permet de créer des diagrammes de Gantt et des réseaux PERT, calcul du chemin critique. ­ Voici une vidéo d'introduction à GanttProject

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La remise en question de la Gestion de Projet « classique » : les méthodes agiles

· Dans les années 90 : RAD puis Scrum, Extreme programming

1.

2.

3.

Implication continue du client final, expression incrémentale de ses besoins (évoluent au fur et à mesure de l'avancement). Itérations rapides : livrables fréquents (jalons), prototypage rapide, reporting d'avancement en temps réel, affichage des problèmes rencontrés Groupe autonome, pilotage par les enjeux et les risques, importance de la motivation, adaptation des méthodes et du formalisme au besoin.

· Essentiellement en génie informatique. · Manifeste agile (Agile Manifesto, 2001) remet notamment en cause le traditionnel cycle de développement en cascade

Rémi Bachelet

Image cc-by-sa : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 41

Matérialiser le projet....

Aide à penser un objectif lointain et à se réunir autour d'un projet commun

­ Lancement de projet

· Nom du projet, logo, plaquette

­ Montage/conception de projet

· Croquis, maquette

­ Conduite de projet

· Prototypes, démonstrateurs...

Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amené à toutes les réunions.

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Image : Source1, Source2, Source3 Utilisation ou copie interdites sans citation

42

Gérer ou réaliser : trouver l'équilibre

Réaliser un projet, c'est avant tout faire..., mais c'est aussi

· · · · · Concevoir Organiser et planifier Rendre compte Contrôler ..

Il faut trouver le juste équilibre entre les tâches de management de projet et celles de réalisation

Rémi Bachelet

Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 43

Pilotage : revenir systématiquement sur les écarts

..pour les comprendre

· Principe de base : être honnête · Chercher la cause ...

­ ... et pas le bouc émissaire

· · · · · Temps insuffisant, Manque de compétence, Outils non adaptés Pas de suivi, faible motivation Objectifs pas CAMERA / SMART

· Positiver "ce qui a été fait" + Replanifier de manière plus réaliste

Découpage en livrables intermédiaires plus simples, résolution des problèmes détectés..

..objectif non atteint + cause non analysée = L'analyse des écarts et la base du pilotage de projet

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L'animation de réunions : une carte conceptuelle

Thomas Briand

Rémi Bachelet

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Questions ?

· Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ?

­ Sur ce cours et également le cours « Outils basiques d'organisation »

· Fiches pratiques de gestion de projet

· · · · · Modèle de compte-rendu de réunion Exemple de Todo List Check-list : efficacité d'une réunion Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet

Rémi Bachelet

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Rémi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille

Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement

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Mes autres cours :

· · en vidéo :

­ Comment animer un Brainstorming, analyse stratégique des projets, Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d'équipe-projet et motivation, utiliser les cartes conceptuelles, évaluer la valeur actuelle nette d'un investissement ou d'un projet. Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction à l'analyse stratégique en management de projet et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction à la gestion des risques Démarche de gestion des risques et plan de prévention

en diapositives animées :

­ ­ ­ ­ ­ ­ ­ ­

·

Rémi Bachelet

Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certaines de ces formations

Cours de finance de marché Autres cours de sociologie des organisations cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes cours de référencement / SEO Wikipédia en tant que système de gestion des connaissances

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