Read K NNG LÀM VIC NHÓM text version

TRNG I HC NÔNG LÂM TP H CHÍ MINH ---oOo---

BÀI GING

PGS.TS NG ÌNH BÔI

-TP.HCM 2010-

LI NÓI U Chúng tôi biên son tài liu này phc v nhm phc v cho sinh viên Trng i hc Nông Lâm TP H Chí Minh cho các chng trình hc theo h thng tín ch có môn hc "K nng làm vic nhóm"vi thi lng 2 tín ch (30 tit). Phn trình bày ti sách này nh là các bài ging tóm tt nhng ni dung c bn nht ca k nng làm vic theo nhóm. K nng làm vic theo nhóm này là mt trong nhng "k nng mm" vô cùng quan trng vi con ngi trong i sng hàng ngày cng nh trong công vic. Mun có k nng làm vic nhóm tt, ngoài vic hiu rõ các lý thuyt c bn và bn cht quá trình nhóm làm vic, ngi hc còn phi vn dng, tri nghim thc t, quan sát, t rút ra các bài hc cho chính mình. K nng làm vic nhóm do ó c nhiu tác gi vit phc v cho các i tng làm vic trong kinh doanh, hành chính, nhóm công tác xã hi, xã giao, làm vic vi cng ng... Cun tài liu này do vy, ngoài nhng lý lun v làm vic nhóm nói chung, cng có nhng ni dung nhm phc v cho nhng ngi sau này công tác có liên quan n làm vic cùng cng ng. Phn lý thuyt d nh c ging dy trong 20 tit, còn dành 10 tit cho các hc viên thc hành theo nhóm. Các bài thc hành và trò chi s c vit riêng cho sinh viên thc hành trên lp. Tác gi, ngoài tham kho các tài liu ã ghi ây và nhiu tài liu khác, ã trình bày mt s kinh nghim thc hành khi tham gia các chng trình ca các t chc Quc t nh SFSP và ETSP, Helvetas (Thy S), SEANAFE (Thy in), VocTech (Hà Lan). Vi kin thc và kinh nghim còn hn ch, tài liu không tránh khi thiu sót, mong các ng nghip góp ý và ch dn. Góp ý xin gi v theo a ch: ng ình Bôi, Trng i Hc Nông Lâm TP H Chí Minh; hay qua Email: [email protected], [email protected] . Xin chân thành cm n! Tác gi

2

K NNG LÀM VIC NHÓM MC LC

I.Tng quan v nhóm : 1.1.Khái nim v nhóm: 1.2.Tm quan trng ca nhóm 1.3.Các loi nhóm II.Hot ng ca nhóm : 2.1.Phát trin nhóm: 2.2.Hot ng nhóm: 2.3.Thông tin trong nhóm: 2.4.Tho lun và ra quyt nh trong nhóm: III.iu hành nhóm: 3.1.Vai trò các thành viên trong nhóm: 3.2.Phong cách iu hành hot ng nhóm: IV.K nng làm vic nhóm: 4.1.Gii quyt các xung t: 4.2.Hp nhóm: 4.3.Mt s công c iu hành hp nhóm. 4.4.Ci thin bn thân trong nhóm làm vic TÀI LIU THAM KHO

3

K NNG LÀM VIC NHÓM I.Tng quan v nhóm : 1.1.Khái nim v nhóm: Trong xã hi loài ngi nhóm hình thành rt sm. T thi tin s, con ngi mun tn ti cn hình thành các nhóm. Nhóm chng thú d, nhóm cùng sn bn, xây dng ch chng chi vi thiên nhiên... T nh chúng ta ã sng trong gia ình, nhóm bn bè cùng xóm, cùng lp hc, cùng la tui...cho n khi trng thành hc tp và làm vic chúng ta ã vô tình hay có ý thc tham gia vào rt nhiu nhóm. Ch có iu chúng ta cha t hi vy thì ta s hòa mình vào nhóm nh th nào làm vic hiu qu nht. Và nhóm cng ã làm gì giúp cho chúng ta và giúp nhóm hot ng hiu qu. Do ó nghiên cu, hc tp v ng thái nhóm rt quan trng. T u th k 20 ã có nhiu nghiên cu v nhóm trong sn xut công nghip, nh hng ca nó ti nng sut lao ng ca tng ngi và nhóm ngi cng nh tác ng thay i hành vi, ng x ca cá nhân. Nhng phát hin ca các nhà xã hi hc Âu-M cho thy nhóm có tác ng tích cc và c tiêu cc n mi mt hot ng xã hi: giáo dc, sn xut, nghiên cu ...Do ó mi ngi cn c trang b nhng kin thc và k nng v nhóm và làm vic nhóm. Ngày nay, sng trong xã hi công nghip, mi cá nhân hot ng trong mt s nhóm. Các t chc cng tìm cách huy ng ti a kh nng làm vic và sáng to ca các nhóm trong t chc ca h. Các nhóm d án c thành lp nhm phát huy ti a nng lc cnh tranh trong sn xut, sáng to sn phm mi, mu mã mi. Ngi ta coi các nhóm làm vic là nhân t c bn làm nên vn nhân lc trong mt t chc. Nghiên cu v nhóm làm vic càng tr nên quan trng và bc thit. Nhng kin thc và hiu bit v hot ng nhóm do ó không nhng cn cho các nhà hot ng xã hi, vn hóa, công tác thanh thiu niên, các nhà giáo dc, nhân viên các d án phát trin mà còn rt cn cho mi ngi trong các lnh vc công nông nghip sn xut ra ca ci vt cht. Vy nhóm là gì? Nhóm là tp hp nhiu

4

ngi cùng có chung mc tiêu, thng xuyên tng tác vi nhau, mi thành viên có vai trò nhim v rõ ràng và có các quy tc chung chi phi ln nhau. Có th chia ra thành nhóm chính thc và nhóm không chính thc. Nhóm chính thc là nhóm c hình thành xut phát t nhu cu ca mt t chc, trên c s quyt nh ca t chc ó. Nhóm không chính thc là nhóm hình thành t nhiên t nhu cu ca mi thành viên ca nhóm , thí d nh nhóm bn bè có cùng s thích, nhóm ngi có cùng mi quan tâm...Trong mt t chc thng tn ti c nhóm chính thc và nhóm không chính thc. Thi gian tn ti ca nhóm cng là mt yu t quan trng. Có nhóm tn ti sut thi gian tn ti ca t chc. Có nhóm tn ti theo tng d án. Có nhóm li ch hot ng trong thi gian ngn tính bng phút nh các nhóm thc hin các bài tp , trò chi trong các bui tp hun...Các nhóm d án là các nhóm làm vic, nó là tp hp nhng thành viên có nng lc làm vic b tr cho nhau, cùng cam kt thc hin mc tiêu chung, gn vi mc ích ca t chc . Mt trong nhng yu t quan trng nht ca nhóm là phi có mc tiêu nhóm. Mc tiêu chung (hay mc ích) ca nhóm phi c th, rõ ràng. Mc tiêu này phi c các thành viên nhóm hiu rõ và cùng cam kt thc hin. Mc tiêu xuyên sut quá trình hot ng ca nhóm , nhng cng có th iu chnh thay i phù hp môi trng mà nhóm tn ti. Tuy nhiên mc tiêu tng thành viên, mc tiêu ca nhóm phi phù hp vi mc tiêu ca t chc. Yu t th hai ca mt nhóm là các thành viên phi tng tác, liên h, giao tip vi nhau thng xuyên. Tip xúc và tng tác s làm nh hng ln nhau gia các thành viên và tác ng nh hng này làm nên ng lc phát trin nhóm: có th tích cc hoc tiêu cc. Yu t th ba là các quy tc nhóm. Nhóm phi xây dng c quy tc, quy nh, ni quy ca nhóm sao cho nhóm hot ng hiu qu. ây là nhng quy tc chính thc. Trong nhóm còn có nhng quy tc ngm không công b nhng cng có hiu lc không kém phn quan trng. Quy tc ngm có mt tích cc và mt tiêu cc.

Yu t cui cùng là vai trò, trách nhim rõ ràng ca các thành viên trong nhóm. Nhóm ch hot ng hiu qu khi các thành viên c bit rõ nhim v, phù hp nng lc ca mình, không chng chéo, gim p lên nhau. Nhóm làm vic c thành lp gii quyt và thc hin công vic nào ó có mc tiêu rõ ràng mà mt cá nhân không th hoàn thành . Nu nhng công vic n gin, có th gii quyt bi 1 cá nhân, không òi hi phi phi hp, không cn phi hp nhiu k nng thì không cn thit ti thành lp nhóm.

5

1.2.Tm quan trng ca nhóm làm vic: Làm vic theo nhóm là xu hng chung ca các t chc, doanh nghip, công ty trên th gii. Ti sao vy? Mt s c im sau ây có th lý gii xú hng này. Làm vic theo nhóm to iu kin tng nng sut và hiu qu ca công vic. Nhiu nghiên cu ã chng minh rng làm vic theo nhóm nng sut và hiu qu ca mi cá nhân cao hn hn nng sut và hiu qu trung bình ca mi cá nhân khi làm vic riêng l. Vì trong nhóm, khi làm vic các k nng và kinh nghim b tr ln nhau. Làm vic theo nhóm có th gim c mt s nhân s, khâu trung gian nên linh hot hn. Vì linh hot nên t chc d thay i i phó vi thay i ca môi trng, nm bt c hi và gim thiu nguy c. Nhóm có th to ra môi trng làm vic mà các kin thc và kinh nghim ca các cá nhân b tr cho nhau, các quyt nh a ra toàn din và phù hp hn. Nhóm làm vic có kh nng hoàn thành mt d án hoàn chnh trong khi mi cá nhân ch có th hoàn thành mt phn vic. Nhóm có th tn dng nhng gì tt nht ca mi cá nhân trong công tác chuyên môn và c ngoài chuyên môn. Các thành viên t rút ra nhng gí tt nht hc hi ln nhau, ci thin thái và ng x ca mình. Nhóm làm vic hiu qu là nhóm hi t mt s c im c bn nh các thành viên hiu rõ lý do tn ti ca nhóm; các nguyên tc và quy ch c tho lun, ng thun; thông tin trong nhóm thông t; các thành viên h tr nhau; có nhng quy tc kim tra, ánh giá, khen thng rõ ràng. có nhng c im trên nhóm phi gi giá tr cn bn ca nhóm, ly ó làm nh hng hot ng ca mình ch không phi là thi hành theo ch th cp trên. Các nhim v ca cá nhân và nhóm c nêu rõ bng các mc tiêu (SMART). Nhóm phi phi hp ln nhau, sáng to. Tuy nhiên nhng c im trên không phi là có ngay mà phi hình thành xây dng dn dn trong các giai on phát trin ca nhóm. Tác ng ti s làm vic hiu qu ca nhóm là các yêu t bi cnh, quy mô nhóm, s a dng ca thành viên nhóm, các chun mc nhóm, lãnh o... 1.3.Các loi nhóm: T "nhóm" có ngha ch mt tp hp t hai ngi tr lên. Có khi t này dùng vi ngha chung ch nhóm ngi rt rng. Khái nim nhóm chúng ta dùng ây là nhóm tp hp mt s ngi có mc tiêu chung, có tng tác vi nhau, có xây dng các quy tc chung thành viên tuân theo và các thành viên m nhn nhng vai trò rõ ràng. Trong ó có th chia làm nhóm chính thc ­ c thành lp bi nhu cu ca t chc trên nhóm, có quyt nh thành lp và mc tiêu phi phù hp vi mc tiêu chung ca t chc và nhóm không chính thc ­ nhóm c hình thành t nhiên do nhu cu xã hi ca nhng ngi tham gia, mc tiêu ca nhóm có th không trùng mc tiêu ca t chc. Trong mt t chc ng thi có th tn ti nhiu nhóm chính thc và không chính thc. Các nhóm làm vic trong mt c quan, t chc, nhà máy thng là nhóm "chính thc". Tuy nhiên vai trò và nh hng ca các nhóm không chính thc cng rt quan trng. Các nhóm không chính thc có khi nh hng rt mnh n kt qu hot ng ca các nhóm chính thc.

6

II.Hot ng nhóm: 2.1.Phát trin nhóm. Thông thng mt nhóm nào ó chính thc hay không chính thc u tri qua 5 giai on trong quá trình phát trin ca nhóm. Các giai on này c mô t di ây. Giai on 1: Hình thành nhóm. Giai on này các thành viên nhóm bt u tp hp li. H mang n nhóm nhiu im khác bit nhau t tính cách n cách làm vic, kin thc và k nng. H cn có thi gian tìm hiu, thm dò ln nhau có th th hin vai trò ca h hoc không th trong nhóm. Vai trò trng nhóm giai on này là thúc y các thành viên ci m, giao tip vi nhau, sau ó cùng phi hp xây dng nh hng hot ng ca nhóm hoc mc tiêu hot ng nhóm. Nhóm trng và các thành viên tìm hiu các thành viên khác v tính tình, kh nng làm vic, s t tin, trách nhim và nhng suy ngh óng góp cho nhóm...Sau ó nhóm quyt tâm xây dng hoc hiu rõ mc tiêu mà nhóm phi hoàn thành. Các mc tiêu c xây dng bi nhóm thng c ánh giá bng các tiêu chí c th, o c, c ng thun, kh thi và có thi hn xác nh (SMART). Nu nhóm không xây dng c mc tiêu hoc các thành viên không hiu rõ mc tiêu ca nhóm thì nhóm không th hoàn thành công vic hoc sm tan rã. Giai on 2: Hn lon/ bão táp. Giai on này xy ra khi các thành viên xung t nhau v cách làm vic, công vic phân công và chia s trách nhim. Mi hình thành nhóm nên có mt s thành viên t ra ni tri, mt oàn kt có th xy ra. Truyn thông , giao tip trong nhóm cha suôn s, ngi mun thng tr, lôi kéo, ngi thì hãy th . Trng nhóm lúc này phi là ngi cng rn, gng mu, gn gi các thành viên, tránh xy ra cng thng quá, t chc tt công vic và làm cho công vic bt u có hiu qu. Làm sao cho các thành viên nhóm hiu nhau nhiu nht, hiu công vic, tránh các thành viên cnh tranh nhau tr thành i th. Tng cng giao tip trong nhóm. Chuyn các công vic do thành tích cá nhân sang thành tích chung ca nhóm. Giai on 3: n nh Giai on này các thành viên bt u n lc óng góp vào công vic chung ca nhóm. Các thành viên nhóm tin tng ln nhau, gn kt vi nhau qua công vic. lãnh o nhóm to iu kin các thành viên h tr nhau. Bo m các kênh thông tin trong nhóm thông sut, xây dng c c ch phn hi tích cc. Thành viên tin tng ln nhau, cùng gn kt bi mc tiêu chung. Nhóm viên lng nghe ý kin ln nhau.

7

Giai on 4: Hot ng. Sau giai don n nh là giai on hot ng hiu qu. c trng giai on này là các thành viên hoàn toàn hòa hp nhau, to ra nng sut làm vic cao, mi tim nng ca cá nhân và tp th nhóm c phát huy, vn c gii quyt hiu qu, các mâu thun không còn xy ra. Tuy nhiên không phi là ã loi b ht xung t, vì xung t lúc nào cng thng trc tác ng n bt c nhóm nào bt c giai on nào. Các thành viên phi t hoàn thin mình trong nhóm, thích ng vi thay i, chp nhn s khác bit, hng mc tiêu chung, tham gia vào vic qun lý chung. Giai on 5: Kt thúc (hay tan rã!). Giai on này các thành viên ã hoàn thành mc tiêu chung (hoc không hoàn thành mc tiêu nào c). Các thành viên ít ph thuc vào nhau. Nhim v hoàn thành thì nhóm s kt thúc vai trò (các nhóm nghiên cu, nhóm d án thng kt thúc nh vy), xây dng hoc tp hp thành các nhóm mi vi mc tiêu mi. Hot ng ca nhóm thng c giám sát và ánh giá rút kinh nghim và bài hc cho các nhóm khác, d án khác. 2.2.Hot ng nhóm: Nhóm là tp hp nhiu ngi do ó luôn có nhng thành viên mi vi thành viên c, có quen nhau t trc hoc hoàn toàn cha quen nhau. Ngi trng nhóm luôn phi gii quyt nhiu vn v oàn kt, tranh chp, xung t, ra quyt nh, hài hòa các chc nng ca nhóm. Các thành viên cng cn hiu rõ cá ng thái ca nhóm xây dng nhóm làm vic. Nhóm mun vn hành hiu qu thì cn làm tt các hot ng sau: 1.Hi nhp thành viên mi vào nhóm. Khó khn luôn xy ra khi nhóm mi thành lp hoc có thêm thành viên mi nhp vào nhóm. Thành viên mi cng phi t mình gii quyt vn hi nhp. Các thành viên mi có th thuc mt trong ba dng chính nh ngi thích tranh cãi, ngi tt bng hoc ngi có lý, ba dng này u gây khó khn cho quá trình hi nhp. Ngi thích tranh cãi hay phn ng li mi vn , mun khng nh s ni tri ca mình trong nhóm. Ngi tt bng thì có thái ph thuc ngi khác, luôn mun tìm phe nhóm da, s hãi nhng iu bt ng, nhu cu an toàn cao. Ngi có lý thì lo lng v nhu cu cá nhân ca mình trong nhóm, bng bnh khi hòa hp nhu cu cá nhân và nh hng ca nhóm. 2.Lãnh o nhóm liên quan n nhim v và các mi quan h. t c nng sut trong làm vic nhóm thì phi tha mãn hai nhu cu: nhu cu liên quan n nhim v và nhu cu liên quan n các mi quan h. Hai nhu cu này toàn th thành viên nhóm và lãnh o nhóm phi cùng phn u tha mãn. Các công vic gm nêu ra tt c các ý kin, tìm kim thông tin, làm sáng t các nhim v, làm rõ và tóm tt ni dung các cuc hp nhóm, tho lun nhóm, khuyn khích các thành viên, dung hòa s khác bit, tng cng giao tip, khuyn khích tham gia, tránh các thái gây ri... 3.Vai trò trong nhóm và s vn ng. Trong nhóm làm vic các thành viên luôn có mt vai trò và mun ngi khác cng có vai trò rõ ràng. Nu vai trò không rõ thì s d gây hiu lm, mt oàn kt nh hng n nng sut chung. Các thành viên cng mong mun c bit ngi khác ch i gì cá nhân ó. Không nen vai trò ca ngi này quá

8

nhiu (quá ti) và ngi khác thì quá ít. Xung ôt v vai trò có th xy ra bi cá nhân vi cá nhân , bi cá nhân vi tp th, bi chính cá nhân vi vai trò ca anh ta. 4.Các chun mc, quy nh ca nhóm. ây là các quy ch, quy tc mà nhóm t ra các thành viên theo ó mà thc hin. Các chun mc ca nhóm rt quan trng, nó cho phép các thành viên trong nhóm nhn các thông tin phn hi tích cc. Các chun mc c xây dng có s tham gia, sao cho mc tiêu ca nhóm c thc hin mt cách tt nht. 5.S gn kt trong nhóm. S gn kt trong nhóm làm cho nhóm hot ng hiu qu và bn vng. Các thành viên càng t hào v mình c tham gia nhóm thì s gn kt trong nhóm càng cao. Nh vy các thành viên cng nh trng nhóm phi làm sao cho nhóm áng t hào v các công vic làm. Trng nhóm và các thành viên cn phn u có s gn kt trong nhóm cao và s tuân theo chun mc ca nhóm cng cao, hình thành nhóm lý tng, có hiu sut làm vic cao. 2.3.Thông tin trong nhóm: Thông tin trong nhóm rt quan trng , nó nh là các mch máu nuôi dng c th nhóm. Thông tin rõ ràng, chính xác thì mi ngi s hiu nhau và hiu nhim v hp tác vi nhau. Thông tin có ngun phát ra và có ni tip nhn qua mt kênh truyn nào ó, ri li phn hi li ni phát thông tin. C ch này phi thông sut trong nhóm. Quá trình thông tin luôn tip din không ngng. Trong nhóm thì thông tin xy ra gia cá nhân mi thành viên vi nhóm trng và ngc li, các thành viên vi nhau và ngc li. Thông tin c truyn bi các kênh truyn thông tin. Các kênh này nh nói, vit, ngôn ng c th (ng tác tay, chân, nét mt...) Khi thông tin thì có nhng rào cn ca thông tin. Các rào cn này làm hn ch hoc trit tiêu thông tin mà mi thành viên mun gi cho nhau và mun nhn c. Do ó mun nh thông tin tt thì chúng ta phi rèn các k nng truyn thông tin và nhn thông tin. Các k nng này s cp n trong phn " k nng giao tip". 2.4.Tho lun và ra quyt nh trong nhóm: Nhóm là mt tp th làm vic t c mc tiêu. Rt nhiu công vic cn phi c cùng bàn bc, tho lun và cui cùng là ra quyt nh. Cho nên i ti quyt nh nh cui cùng là nhim v rt quan trong ca nhóm. Quá trình ra quyt nh có s tham gia có nhng c trng riêng mà mi cá nhân trong nhóm cn phi hiu làm. ra quyt nh có th theo mt s cách sau:

9

Ra quyt nh theo kiu th : mt ngi nào ó a ra ý tng, các thành viên khác không quan tâm và do ó quyt nh c nhanh chóng thông qua. Theo kiu này mt s ý tng hay khác không c phân tích và b b qua. Ra quyt nh t trên xung: Theo kiu này ngi lãnh o nhóm hay cp cao hn ch cn ph bin, thông báo, nhân danh c nhóm thông qua mà không qua tho lun. Ra quyt nh kiu này nhanh chóng, nhng cng nh kiu trên có th nhiu ý kin hay khác b b qua. Nó tr nên xu nu ngi ra quyt nh có quá ít thông tin, ch quan và c oán. Khi thc hin quyt nh s xy ra vn khác không lng trc. Ra quyt nh theo kiu thiu s: Cách này mt hoc mt vài cá nhân gi ý ri thúc gic, ép mi ngi theo ý kin mình. Khuyt im ca cách này cng nh trên. Ra quyt nh theo nguyên tc a s: Theo cách này mang danh dân ch qua b phiu hoc gi tay tán thành ly s ông. Quyt nh s thông qua nhng không phi tt c các thành viên u hài lòng. Mt s không hài lòng s làm nh hng n cht lng, hiu sut công vic. Nguy c trong nhóm s kéo bè cánh ly phiu áp o cho quyn li ca mt nhóm nào ó. Ra quyt nh theo nguyên tc ng thun: cách này ch ra quyt nh khi ã tho lun k mi ý tng, không b qua ý kin nào k c các ý kin trái ngc. Quyt nh c ra khi có a s tán thành nhng thiu s khác cng c nghe, c phân tích và có ý kin ca mình. Kiu ra quyt nh này mt nhiu thi gian nhng s tin ti dn s ng thun hoàn toàn ­ là lý tng i vi tin trình ra quyt nh. ra quyt nh các thành viên cn c bit nhng khó khn và thun li khi ra quyt nh, nht là quyt nh có s ng thun, có s tham gia. Nhng thun li ây có th là nhóm có nhiu hiu bit, có nhiu la chn hn mt ngi. Nhóm mt khi ng thun thì có ng lc cùng thc hin quyt nh. Khó khn là có mt s thành viên nh b bt phi ng ý, phi theo mt ý tng, có th có bè phái và áp t ý tng ca các nhóm nh, tho lun nhiu thì chm ra quyt nh và có th mt c hi. Nhóm cng cn phi tránh kiu "t duy nhóm" ngha là oàn kt quá thiu dn t duy phê phán. Tham gia trong nhóm lâu nên các thành viên gn kt , không còn sn sàng phê phán ý tng ca thành viên khác. Cn phát hin sm t duy nhóm và có bin pháp phòng tr. ra quyt nh các thành viên và nht là nhóm trng cn có các k nng phát huy ý tng các thành viên khi tho lun, bàn bc và ra quyt nh. Các k nng này nh phng pháp ng não, cây vn , phng pháp Delphi (dùng bng hi gi trc), tho lun nhóm, óng vai chu cá...

10

III.iu hành nhóm: 3.1.Vai trò các thành viên trong nhóm: Các thành viên nhóm thng có vai trò nht nh, c phân công hoc nhn nhng nhim v c th. Nhóm chính thc có trng phó nhóm, th ký, hu cn...Nhóm không chính thc cng có th có các vai trò ó. Trng nhóm gi vai trò ngi t chc, ngi thc hin và ngi iu hành. Trng nhóm phi lo b trí các cuc hp t bui gp mt u tiên n khi nhóm tan rã. Vic t chc cuc hp bàn k hoch sao cho có s tham gia bình ng gia các thành viên là k nng cn có ca trng nhóm. Lp k hoch và phân công công vic cho các thành viên cng là ngh thut ca trng nhóm. Tt c các giai on hot ng ca nhóm, ngi nhóm trng phi nm vng và iu hành cho tt. Các k nng iu hành hot ng nhóm ã có rt nhiu sách vit và có nhng lp tp hun k càng. Nhng quan trng nht là trng nhóm phi là ngi có các k nng truyn thông và thúc y và càng có nhiu tri nghim càng tt ( xem phn K nng giao tip). Các k nng này c xây dng da trên nn tng ca 4 thái : cm thông, tôn trng, quan tâm và tin tng vào tim nng nhóm. Tóm li trng nhóm phi là ngi có trách nhim vi công vic ca nhóm, vi tng thành viên ca nhóm và vi c nhóm nói chung. Ngoài ra khi cp n vai trò thành viên còn li trong nhóm ngi ta thng phân các thành viên thành các "kiu vai trò" h tr hay cn tr các hot ng ca nhóm. Có ba loi vai trò nh vy. Loi th nht là các thành viên h tr cho viêc hoàn thành công vic nh ngi khi xng, ngi làm sáng t, ngi thc hin, ngi thông tin, ngi óng góp. Loi th hai là các thành viên cng c nhóm nh ngi khuyn khích, ngi gi ca, ngi quan sát, ngi xut và cng c quy tc, ngi ùa vui. Nhóm th ba là nhóm nhng ngi tiêu cc nh ngi gây hn, ngi phu thuc, ngi thng tr, ngi ùa dai, ngi lè phè, ngi phá ám... Hai nhóm u là nhóm tích cc. Khi có nhng hành vi tiêu cc cn a quy tc, quy ch ca nhóm ra các thành viên t giác tuân theo. 3.2.Phong cách iu hành hot ng nhóm: ây là nói v phong cách ca ngi iu hành nhóm hay trng nhóm. Các phong cách này thng thy các nhóm chính thc. 3.2.1.Phong cách chuyên quyn. Trng nhóm a ra mc ích công vic, quyt nh phng thc làm vic, phân công nhim v, thông tin ch yu t trên xung. Phong cách này c nhóm b ng theo dn dt ca trng nhóm, các thành viên c lp vi trng nhóm, ôi khi âm thm chng li trng nhóm. Phong cách này d gây ra cá nhân ch

11

ngha, ganh ua, ng vc ln nhau nhng có u im là ôi khi nhóm nhanh trin khai công vic và t mc tiêu, có hiu qu. 3.2.2.Phong cách t do. Trng nhóm không a ra quyt nh, nhóm t do t chc gii quyt các công vic. Nhóm có th t t chc thành công hoc sinh ra nhng th lnh t phát, làm gim uy tín ca trng nhóm. Phong cách này cng d dn ti tht bi vì nhóm không có kh nng t t chc, ngi chm, ngi li sinh xung t gia các thành viên. 3.2.3.Phong cách cng tác. Ngi trng nhóm là ngi ch huy xut các phng án khác nhau nhóm bàn bc, la chn. Trng nhóm phân công nhim v khi c bàn bc thng nht. Hot ng nhóm theo cách tip cn có s tham gia, có s hp tác ca mi thành viên. Phong cách này có nhc im là mt nhiu thi gian cho tho lun, bàn bc. Nu cn gii quyt gp rút công vic thì không phù hp. Nhng phong cách này có s hài lòng ca các thành viên và a s trng hp mang li tính hiu qu ca công vic. IV.K nng làm vic nhóm: 4.1.Gii quyt các xung t: K nng qun lý nhóm quan trng nht là k nng qun lý xung t, mâu thun do nhóm c to nên bi nhiu ngi có t tng, quan im, vn hóa, ngun gc xã hi, cách làm vic... khác nhau. Xung t là s bt ng xy ra gia cá nhân vi cá nhân trong nhóm, gia các nhóm trong mt t chc do khác bit v nhu cu, giá tr, mc ích hay cnh tranh v quyn li, tài nguyên, quyn lc hay bt ng v vai trò, nhim v, trách nhim. Xung t có th là yu t phá hoi nhng cng có th là yu t xây dng i vi hiu qu làm vic ca nhóm. Xung t nu lôi kéo mi ngi tham gia vào gii quyt vn và a ti gii pháp cho vn thì mang tính tích cc. Nu xung t làm chch hng mc tiêu, phá hng hot ng nhóm, chia r thành viên thì mang tính tiêu cc, cn phát hin và loi b sm. Hiu bit v xung t các nhóm, các thành viên có th qun lý và gii quyt xung t sao cho có li cho hot ng ca nhóm. làm c vic qun lý xung t mt s li khuyên sau ây cn c áp dng. Nhóm cn gii quyt xung t nh trc khi tr thành ln. Tng cng giao tip trong nhóm, nhóm cn tìm ra nhng nguyên nhân thc s trc khi i

12

kim tìm gii pháp. Linh hot tìm nhng gii pháp khác nhau cho cùng mt nguyên nhân. Công bng và minh bch trong gii pháp. Tìm gii pháp gii quyt vn xung t ch không tìm gii pháp chng li nhau. Mi thành viên cn có thái tôn trng nhau, thông cm thc s vi nhau. Mun ngi khác xem xét vn ca mình thì mình cn xem xét vn ca ngi khác trc h. Nhìn thng vào vn , nói ra, tránh im lng ngm ngm. Qun lý xung t ch không àn áp xung t hay tiêu dit xung t, là mt ngh thut cng c hp tác gia các thành viên trong nhóm. Ngi ta chia ra nm cách ng phó vi xung t. Cách th nht là cng rn, áp o (kiu cá mp). Cách này mt bên luôn áp o bên kia, t quyn li ca mình hay nhóm mình trc quyn li ca nhóm khác. Nhóm này phi thng trong tranh chp. Nh vy s t mi quan h các bên vào tình trng nguy him, to thù ch, có k thng, ngi thua. Nó cng có mt tích cc là có th to thay i hay dn n tin b. Cách th hai là né tránh (kiu con rùa). ây là cách khi gp xung t thì né tránh s va chm, s i u vi mâu thun, không quan tâm n nhu cu ca các bên, thua cng không sao. Cách này d to ra kt qu các bên cùng thua. Cách th ba là nhng nhn, xoa du (gu bông). Cách này quan tâm n gia các mi quan h ch không cn quan tâm n kt qu quyn li. Vì vy loi ngi gii quyt xung t theo kiu này có th hy sinh quyn li ca mình nhng gia c mi quan h thân thin vi mi ngi khác nhóm khác là c. Cách th t là cách tha hip (con chn). Mi bên có th phi hy sinh mt chút quyn li t c mt s quyn li khác. H cùng nhau tìm nhng gii pháp trung hòa ôi bên cùng có mt phn li ích. Có th to ra kt qu cùng thng hoc cùng thua thit. Cách cui cùng là hp tác (chim cú). Cách này coi trong c mc ích và mi quan h. Các bên hp tác vi nhau tìm ra gii pháp tt nht cho c ôi bên, chú trng s ng thun. Tt c các bên phi cùng theo ui tìm kim gii pháp tt cho các bên ch không ch cho mt bên. Cách này to ra c kt qu c hai bên u thng. Nên nh rng trong nhóm bao gi cng có các thành viên mun gii quyt xung t theo mt trong 5 cách nói trên. Mun qun lý tt xung t ngi ta thng i theo 4 bc. 1.Nhìn nhn ra xung t , coi nó là vn cn c gii quyt, xác nh rõ ni dung chi tit ca xung t, không quy kt, dán nhãn, t cáo. 2.Mi ngi lng nghe nhau, sn sàng thay i quan im ca chính mình, phát hin nhng khác bit gia hai bên. Sn sàng hp tác, xây dng vì mc ích chung. 3.Tìm hiu hoàn cnh và iu kin ca ngi có xung t vi mình hiu quan im ca h

13

4.Có gng tin dn ti s tha thun gia hai bên. Nhóm trng (lãnh o nhóm) cn khách quan, công bng, vì mc ích chung. Cách gii quyt phi linh hot, nh nhàng vi c hai bên, da vào các thành viên tích cc qun lý và gii quyt mâu thun. 4.2.Hp nhóm: c im ca sinh hot loài ngi là nhóm hp, tp trung li làm vic gì ó, bàn bc, hi han, hi hè, vui chi , hc tp...Nhiu khi ngi ta lm dng hi hp lãng phí bit bao thi gian, tin bc. Nhng con ngi vn phi hp nhóm cho dù ngày nay có th có các cuc hp o (thông qua các phn mm hi hp), nhng hp gp mt nhau vn là hình thc ph bin và có nhiu mt tích cc. Vn là hp làm gì, tin hành nh th nào. tránh lãng phí thì cn có t chc cuc hp sao cho hiu qu. Trc khi triu tp hp cn xem xét hp có phi là hình thc tt nht trong trng hp này không hay có th có hình thc nào tt hn. Có th thay th mt cuc hp bng gi tài liu phát tay, vit thông báo trên bng, gi Email, gi in thoi...hay không? K nng t chc mt cuc hp phù hp cng là mt yu t quyt nh n s thành bi ca cuc hp vì các cuc hp có mc tiêu khác nhau: thông tin, thuyt phc, thu thp ý kin, ra quyt nh... Thông thng mt cuc hp nhóm , dù quy mô ln nh th nào, ngi trng nhóm iu hành (hoc ngi thay th trng nhóm iu hành) cng phi vn dng các k nng iu hành cuc hp. Di ây s trình bày v mt s k nng ó. Trc tiên là bc chun b hp nhóm. Bc này ngi iu hành xem xét trc xem ch cuc hp, mc tiêu và ni dung cuc hp có rõ ràng không, thành viên cn tham gia là ai. Lp k hoch iu hành cuc hp, các k hoch s dng công c trc quan ( bng biu, tài liu, máy chiu...). Các k hoch v thi gian, a im, phòng c, hu cn, giy mi, thông báo...ai chun b và chun b n âu. Trc ngày hp nên chun b sc khe, tinh thn, làm quen phng tin, phòng hp... Bc tip theo là bt u cuc hp. Bc này cn làm nhng vic nh làm quen các thành viên, to không khí thân thin, thng nht khung chng trình làm vic, chnh sa mc tiêu cuc hp nu cn, thng nht cách làm vic. Bc th ba là a ra tng ch , phân tích tng ch . ây là bc quan trng nht ca mt cuc hp. Các thành viên c tho lun, tham gia ý kin cui cùng ra quyt nh ca nhóm, các quyt nh này phù hp vi mc tiêu cuc hp.

14

Bc th t là lp k hoch hành ng. bc này toàn nhóm lp ra mt k hoch sau cuc hp c các thành viên nht trí chp thun. K hoch này thng bao gm : công vic gì cn làm, ai làm, làm nh th nào, kt qu mong mun, thi gian, cn iu kin, h tr gì...Nu cuc hp mà không có k hoch hành ng, hay nói cách khác nu sau cuc hp mà các thành viên thy không phi làm gì thì là cuc hp không hiu qu hay không nên hp. Bc cui cùng là b mc cuc hp. Các cuc hp nhóm nên dành thi gian ánh giá, suy ngm v tin trình hp, kt qu cuc hp, các vn còn b sót, các vn gác li cuc hp sau, kt qu cuc hp ã tài liu hóa cha, các thành viên s nhn kt qu này nh th nào, cuc hp thành công n mc nào qua ánh giá nhanh. tin hành tt nm bc này ngi iu hành thng s dng các công c nh: tho lun nhóm nh, cây vn , lp k hoch theo khung logic, ng não, bn t duy, chu cá, óng vai, tranh lun... mà mt s k nng này s trình bày ngn gn sau ây. 4.3.Mt s công c iu hành hp nhóm. 4.3.1.K thut ng não: ng não là k thut nhn ý tng ca các thành viên. Nguyên tc là càng nhiu ý tng nhn c càng tt, do ó ngi iu hành cn to ra môi trng nhn ý tng. làm tt k thut này có các th màu (kích thc 1/3 kích thc t giy A4) vit các ý tng. Phát các t giy màu cho tng thành viên ngh h vit ngn gn mi ý tng ca h vào mt th màu ó ri dùng bng dính (loi giy xé) dán các th này lên. Sau ó có th cho các thành viên gom nhóm, phân loi các ý tng, ri tho lun la chn u tiên ý tng. Nu không có th màu có th dùng giy A0 c thành viên vit ý tng trên ó mi khi có thành viên phát biu. Chú ý k thut này coi trong s lng các ý tng hn cht lng , không phê phán, bình lun, chp nhn mi ý tng có th l lùng, trái chiu. 4.3.2. S dng cây vn : T vn chính cn tho lun ngi iu hành v nó nh thân ca mt cây. Sau ó t các câu hi ti sao tìm các nguyên nhân chính t vào phía di nh các r chính ca cây, có th t thêm câu hi ti sao vào các nguyên nhân chính to ra các r cây cp hai... và có th tip tc. Phn cành cây là các nhánh chính tr li cho câu hi kt qu th nào. Cng nh các "r cây", các cành nhánh ca cây cng có cành bc hai khi t câu hi tip kt qu ra sao cho các nhánh kt qu chính. C nhóm s xây dng c mt hình tng cái cây mà thân cây là vn , r cây là các nguyên nhân và cành cây là các kt qu. 4.3.3.S dng bn t duy (mind map). Công c này xut phát t mt vn chính coi nh mt nhánh, i phân tích tip mi liên h vi các vn khác chi tit hn, ri li phân tích tip các vn chi tit hn, c nh

15

vy cho n ý kin chi tit, c th. Hình v th hin nh mt dây thn kinh t nhánh ln n nhánh nh và ti các nhánh nh nht. 4.3.4.S dng khung logic. Khung này là mt ma trn dng bng gm 4 ct và 4 hàng. Bn ct t trái sang phi gm có ct các ni dung, ch báo, ngun chng minh, iu kin (hay gi nh). Bn hàng t trên xung di gm mc ích, mc tiêu, kt qu mong i, các hot ng. Da trên ma trn này mà nhóm tho lun và kt qu c a vào tng ô ca ma trn. 4.3.5.K thut s dng chu cá. Chu cá là dng tho lun nhóm có óng vai. Mt nhóm 4 n 5 thành viên ngi gia tho lun v mt vn nào ó. Có mt thành viên óng vai ngi thúc y cuc hp nhóm. Có mt gh trng ngi ngoài khi mun tham gia tranh lun thì ngi vào ó, phát biu xong thì phi i ra gh trng cho c hi tham gia ca ngi khác. Các thành viên còn li ngi xung quanh nghe nhóm trong tho lun và khi mun tham gia thì phi ngi vào gh trng phía trong. Ngi thúc y cui bui tho lun phi tng kt và tóm tt nhng iu ã tho lun và nht trí ca nhóm. Mt s k nng khác s c trình bày phn "k nng giao tip". 4.4.Ci thin bn thân trong nhóm làm vic: Trong mt nhóm, nh ã trình bày trên, thng là tp hp nhng thành viên có khác bit trong cách giao tip, ngôn ng, quan im, suy ngh, cách ra quyt nh, khác cp bc, nhim v và quyn hn..., nói tóm li là khác bit v vn hóa. Mi ngi có khó khn làm vic trong nhóm nh vy. ci thin bn thân trong nhóm a vn hóa, mi ngi cn nm phng châm: hãy i x vi thành viên khác nh cách mà mình mun ngi khác i x vi mình. làm tt, th nht trong nhóm các thành viên luôn luôn cn hc hi các nn vn hóa khác. Làm nh vy có th hiu c nhiu nht các thành viên khác ngh gì và hành ng nh th nào qua giao tip cá nhân ­ cá nhân. hc hi cn c sách báo v các nn vn hóa, tìm hiu v lch s, tôn giáo, giá tr, phong tc ca ni các thành viên khác xut x. Th hai, mi ngi phi ci thin k nng vit, mt kênh giao tip quan trng. Vit sao cho rõ ràng, ngn gn, tránh s dng thành ng, ting lóng... Làm sao cho ngi c hiu thông ip mình mun gi n h nh mình hiu. Th ba ci thin k nng nói. Vì hp và gp nhau mt giáp mt là hot ng thng xuyên ca nhóm nên k nng nói vi nhau là rt quan trng. Luyn sao cho trng ,

16

cao , âm lng và âm vc ting nói ca bn là rõ ràng, d hiu vi ngi nghe. Ngoài ra khi nói, kt hp vi ngôn ng không li (ng tác tay, chân, nét mt...) phù hp vi ng cnh gây n tng vi ngi nghe. Th t là phi ci thin k nng nghe. Lng nghe ngi khác là biu th tôn trng h. Các k nng này s c trình bày k hn trong phn k nng giao tip. Có th tóm tt nhng phng châm xây dng bn thân hot ng trong nhóm nh trong bng sau: i vi bn thân -Nói lên iu mình ngh -Có thái ci m -Có t duy tích cc -Luôn sn sàng giúp ngi khác -Hãy là chính mình -Bit ngng úng lúc -Gi bí mt nhng iu riêng t i vi ngi khác -Hãy khoan dung -ng òi hi s hoàn ho -Hãy c gng hiu h -Hãy c tìm cái tt ni h -Hãy phê phán hành vi, không phê phán vào con ngi -Hãy tp thng yêu ngi khó gn -Hãy luôn da trên s kin khách quan -Bit cm thông -Làm ch thái ca bn -Hãy là ngi hiu bit

17

TÀI LIU THAM KHO 1.Michel Maginn; Thúc y nhóm làm vic hiu qu; Nhà xut bn tng hp TP HCM, 2007. 2.Trn Th bích Nga; Phm Ngc Sáu; Nguyn Thu Hà (biên dch); Xây dng nhóm làm vic hiu qu; Nhà xu bn tng hp TP H Chí Minh, 2006. 3.PGS.TS V Hoàng Ngân, ThS Trng Th Nam Thng; Xây dng và phát trin nhóm làm vic; Nhà xut bn Ph n, 2009. 4.ThS.Nguyn Th Oanh; Làm vic theo nhóm; Nhà xut bn Tr, 2007.

18

Information

K NNG LÀM VIC NHÓM

18 pages

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

239652