Read giaohangvaguihang.pdf text version

CÔNG TY ABC

QUY TRÌNH

GIAO NHN ­ VN CHUYN HÀNG HÓA

Ký hiu: GDP/YDSD/GN-VCHH

Hà Ni 2007

1

CÔNG TY ABC

*********

NI DUNG QUI NH GIAO HÀNG VÀ GI HÀNG Nguyên tc Nguyên tc chung: Thuc ch c bán hoc phân phi cho c s dc hp pháp c phép mua nhng sn phm ó theo qui nh ca pháp lut. Phi có các vn bn chng minh tính hp pháp ca cá nhân, c s ó trc khi thuc c gi Trc khi giao hàng và gi hàng, b phn giao nhn phi kim tra m bo rng cá nhân hoc t chc vn chuyn hàng, k c bên nhn hp ng vn chuyn thuc phi m bo tuân th các iu kin bo qun và vn chuyn phù hp Ch tin hành giao hàng gi hàng và vn chuyn thuc sau khi nhn c bng chng có hiu lc theo qui nh ca c s, và lnh ó phi c lu vào h s vn chuyn Ch c gi hàng khi có lnh ca BG hoc PKD H s giao gi hàng phi y thông tin có kh nng truy hi. i vi trng hp hàng hóa cn iu kin vn chuyn c bit phi ghi rõ và gi bng phng tin phù hp Phng pháp vn chuyn hàng hóa, óng gói hàng hóa phi m bo khoa hc và chc chn tránh lãng phí cng nh ko m bo Không c nhn hoc cung cp sn phm ã ht hn s dng hoc gn ht hn. trng hp ó phi báo cáo ngay lên phòng qun lý cht lng hoc ban giám c x lý."

2

CÔNG TY ABC

QUI TRÌNH CHUN

Trang 1/4 TS: SOP/YDSD/GHGH-01 Ngày: Ngày áp dng: Ban hành ln th:1

GIAO HÀNG VÀ GI HÀNG

Ngi biên son Ngi soát xét Ngi phê chun Thay th

Ngày: .............

S: .............. Ngày: ..........

1. Mc ích: Quy nh cách thc thng nht cho hot ng giao nhn vn chuyn hàng hóa nhm m bo n tay ngi nhn nhanh chóng, thun tin, m bo cht lng và an toàn nht. Nhm giúp vic giao hàng và gi hàng úng theo qui nh ca ngành dc và úng pháp lut Xây dng qui ch giao hàng và gi hàng 2. Phm vi áp dng: Các phòng ban a. Phòng qun lý cht lng: b. Phòng tài chính k toán c. Phòng hành chính qun tr d. i trng i giao hàng e. B phn Kho, f. Phòng kinh doanh . 3. Tài liu liên quan: - Quy nh 2701/2001/Q-BYT ngày 29/06/2001 v thc hành tt bo qun thuc. - Quy ch qun lý thuc c nghin. - Quy ch qun lý thuc hng tâm thn và tin cht. - Quy ch qun lý thuc c A, B. - Các quy nh ca Công ty v qun lý xut, nhp hàng hóa. - Quy trình x lý khiu ni ca khách hàng. 4. Gii thích t ng BG: Ban Giám c HKT: Hp ng kinh t HD: Hn dùng XNK: Xut nhp khu 5. Ni dung: 1 S tin trình 3

Trách nhim Phòng kinh doanh Kho B phn giao hàng Phòng kinh doanh Kho B phn giao hàng Giao hàng trc tip

S tin trình Tip nhn, kim tra hóa

Mô t 5.2.1 BM04.02.01

Xem xét yêu cu Kh nng áp ng

5.2.2

Giao hàng qua trung gian 5.2.3

Kho B phn giao hàng Kho B phn giao hàng Phòng kinh doanh Kho B phn giao hàng Phòng kinh doanh Kho B phn giao hàng

Chun b

Giao dch

5.2.3.1 5.2.3.1 5.4 QT04-01 5.2.5

Nhn, óng gói hàng hóa chuyn i

Thông tin cho khách hàng 5.2.6 Giao hàng, ký nhn H, CT Kim tra chng t v 5.2.6.1 5.2.6.2 5.2.7

B phn giao hàng Phòng kinh doanh Kho

Trao tr chng t

5.2.7.1 5.2.7.2

Lu h s

4

CÔNG TY ABC

QUI TRÌNH CHUN

Trang :2/4 TS: SOP/YDSD/GHGH-01 Ngày: Ngày áp dng: Ban hành ln th:1

GIAO HÀNG VÀ GI HÀNG

Mô t 1 Tip nhn, kim tra hóa n, chng t. Vic cp phát và xp hàng lên phng tin vn chuyn ch c thc hin sau khi có lnh xut hàng bng vn bn c th: - Nhn và kim tra hóa n, chng t ã c b phn bán hàng làm y d th tc pháp lý th kho có th cp phát hàng (có ch ký: ngi vit hóa n, k toán, th trng n v, du pháp nhân). - Trên hóa n phi ghi rõ: tên, a ch khách hàng, thi gian giao hàng, tên hàng hóa, ni sn xut, quy cách óng gói, s lng, n giá, thành tin, hình thc vn chuyn, tên, a ch, s xe ngi vn chuyn hoc giao hàng nu có. Ngoài ra có th có các chng t kèm theo: Báo giá, biên bn i chiu công n, hóa n iu chnh, hp ng kinh t, thanh lý hp ng... Sau khi tip nhn, kim tra hóa n xong ngi tip nhn ký vào phiu bàn giao và s kho. 2 Xem xét yêu cu kh nng áp ng. Ph trách phòng kinh doanh hoc t kho cn c vào yêu cu giao nhn, kh nng áp ng ti tng thi im c th cân nhc vic b trí giao nhn vn chuyn mt cách phù hp nht cho các i tng. - Nhân viên bán hàng l ca ca phòng kinh doanh: n hàng l, phng tin cn chuyn bng xe máy hoc ôtô. - Phòng kho: giao hàng cho khách hàng nhn trc tip ti kho. - Các i tng giao vn chuyn hàng hóa n tay ngi mua nu có vn phát sinh ngi giao hàng phi thông tin kp thi ti ngi chu trách nhim có bin pháp h tr, gii quyt. 5.2.3 Chun b phng tin vn chuyn hoc tin hành giao dch gi hàng. Yêu cu chung: - Hàng hóa bo qun iu kin bình thng: vn chuyn bng xe thng (xe máy, ôtô). - Hàng hóa bo qun mát: vn chuyn bng xe có iu hòa không khí. 5.2.3.1 Chun b phng tin vn chuyn: Công ty giao hàng trc tip. Sau khi hoàn thành th tc hóa n, chng t ngi nhn hàng i giao chun b phng tin vn chuyn phù hp vi yêu cu bo m c s an toàn v s lng, cht lng, hình thc trên sut l trình giao hàng. - Giao hàng l thuc nhóm thuc thông thng không yêu cu các bin pháp bo qun c bit: giao hàng bng xe máy. Giao hàng nguyên kin: Tùy theo khi lng thuc, tính cht bo qun b trí xe cho phù hp. 5

2

CÔNG TY ABC

QUI TRÌNH CHUN

Trang 3/4 TS: SOP/YDSD/GHGH-01 Ngày: Ngày áp dng: Ban hành ln th:1

GIAO HÀNG VÀ GI HÀNG

5.2.3.2 La chn n v vn ti và giao dch gi hàng: - Trng hp vic giao hàng trc tip ca Công ty không kh thi, phòng kinh doanh hoc b phn giao hàng s tin hành giao dch vi các trung gian vn chuyn gi hàng. Các phng tin này phi m bo tin cy, áp ng c các iu kin bo qun ca hàng hóa. - Ngi gi hàng có trách nhim kim tra iu kin v sinh, bo qun hàng hóa ca xe trc khi xp hàng lên. Phi nm rõ s lng, chng loi, iu kin bo qun, vn chuyn thi gian, a im giao hàng yêu cu ch phng tin kim tra li hàng hóa, xác nhn yêu cu v ch bo qun khi vn chuyn và ký vào biên bn nhn gi hàng. 5.2.4 Nhn hàng ti kho, óng gói hàng hóa chuyn i. Sau khi xem xét y các yêu cu, xác nh c công vic c th, b phn giao hàng chuyn hóa n ã c kim tra y th tc cho th kho xut hàng. - Vic cp phát hàng ti kho thc hin theo quy trình cp phát. - i vi hàng nguyên ai, nguyên kin, iu kin vn chuyn, bo qun giao nhn theo nguyên ai, kin. Vi hàng l tin hành óng gói, bo qun theo yêu cu ca tng mt hàng c th, ghi phiu óng gói. - Ngi giao hàng có th yêu cu b phn kho h tr thêm các bin pháp bo qun tng cng hàng hóa c an toàn hn. - Ngi giao hàng kim tra s lng kin nguyên, kin l ã c kho óng gói, kim tra cht lng qua phiu báo lô và hn dùng. Sau ó ký vào phiu báo lô và hn dùng. - Vic giao nhn thuc c nghin, thuc hng tâm thn và bin cht ch c thc hin bi dc s i hc hoc DSTH c y quyn hp pháp. 5.2.5 Thông tin cho khách hàng. Sau khi xp hàng lên phng tin vn chuyn, ngi giao hàng thông tin cho khách hàng nhng ni dung cn thit khách hàng chun b các iu kin cho vic tip nhn hàng hóa. 5.2.6 Giao hàng cho ngi nhn, kim tra chng t v. 5.2.6.1 Giao hàng trc tip - Giao theo úng chng loi, s lng và yêu cu ngi mua ký nhn, nu phát hin có h hao, hng v trong quá trình vn chuyn phi kp thi thông báo cho Công ty cp bù, sau ó kim tra nguyên nhân, làm biên bn tng trình. - Dc s i hc, DSTH c y quyn giao hàng là thuc c nghin, thuc hng tâm thn và tin cht phi chu trách nhim v s lng chng loi, cht lng hàng hóa trong quá trình vn chuyn và giao hàng cho khách hàng. Sau khi nhn bên mua ký và ghi rõ h tên vào hóa n bán hàng. Nhn tin thanh toán nu có. 6

CÔNG TY ABC

QUI TRÌNH CHUN

Trang 4/4 TS: SOP/YDSD/GHGH-01 Ngày: Ngày áp dng: Ban hành ln th:1

GIAO HÀNG VÀ GI HÀNG

- Trng hp ngi mua t chi nhn hàng vì bt c lý do gì, ngi giao hàng liên h vi các b phn liên quan tìm cách gii quyt. - Có trách nhim trao tr y d th tc và các chng t liên quan kèm theo (nu có) v Công ty và cho các b phn liên quan. 5.2.6.2 Giao hàng qua trung gian. - Ngi vn chuyn trung gian c yêu cu làm các công vic ca ngi giao hàng trc tip. - Ngi c giao nhim v gi hàng qua trung gian có trách nhim tip nhn, kim tra chng t tr v cho Công ty và các b phn liên quan. 5.2.7 Trao tr chng t, gii quyt công vic phát sinh vi các b phn liên quan. 5.2.7.1 Trao tr chng t Ngi giao hàng trc tip hoc ngi c giao nhim v gi hàng sau khi ã nhn và kim tra hóa n chng t y , có trách nhim tr v Công ty và các b phn liên quan. 5.2.7.2 Gii quyt công vic phát sinh. Np tin hàng (giao hàng thanh toán ngay), x lý h hao, hng v do vn chuyn, tr hàng d tha hoc khách hàng không nhn. 6. H s STT Tên h s B phn lu Thi gian lu (nm) Hóa n bán hàng Phòng kinh doanh 10 nm 1 BM01-CPH, BM02-CPH Phòng KT-HC Giy báo lô, hn dùng Kho 1 nm 2 BM03-CPH Biên bn giao nhn, gi hàng Phòng kinh doanh 1 nm 3 BM04-CPH Biên bn tng trình hàng hng, Phòng kinh doanh Theo quy nh 4 v do vn chuyn Kho BM05-CPH Phòng KT-HC 7. Ph lc: Ph lc 1: Giy báo giá Ph lc 2: Mu hp ng bán Ph lc 3: Mu hóa n bán hàng Ph lc 4: Giy báo lô, hn dùng Ph lc 5: Biên bn giao nhn gi hà Ph lc 6: Phiu kim soát Ph lc 7: Biên bn tng trình hng v do vn chuyn 7

BM02-BH BM03-BH BM01-CPH BM02-CPH BM03-CPH BM04-CPH BM06-BH BM05-CPH

8

Information

8 pages

Report File (DMCA)

Our content is added by our users. We aim to remove reported files within 1 working day. Please use this link to notify us:

Report this file as copyright or inappropriate

258866